「イベントのチケット価格を下げるべきか」という質問は、今年、クライアントや同僚から何度も聞かれたものです。 私の答えは、断固として「NO」です！
主な理由は2つあります。 まず、通常のチケット価格（またはスポンサーシップ・レベル）を支払い続けることができる人たちがいます。 チケット価格（やスポンサーレベル）を下げることで、テーブルの上にお金を置いていくことになるのです。
では、不況のためにいつものレベルで参加できない個人や企業があるとしたら、どうすればいいのでしょうか。 彼らに電話する。 話をする。 あなたのイベントに対するこれまでの支援にどれだけ感謝しているかを伝えましょう。 今年の更新をしていないことに気づいたことを説明し、（念のため）見落としだったのかどうかを尋ねます。 もしそうでなければ、どの程度のレベルで今年も参加できるかを尋ねる。 どのレベルでも歓迎し、通常より高いレベルの特典を提供し、将来はより高いレベルで戻ってくることを期待する。 スポンサーシップや個人チケットなど、企業や個人に対してこれを行う。 お金をテーブルの上に置いたり、イベントへの期待を下げたりしないでください。
なぜイベントを行うのですか？
イベントは最も時間と費用のかかる資金調達の一種ですが、なぜイベントを行うのでしょうか？
私は、すべての小規模な開発ショップはイベントを行うべきだと思いますが、年に1回だけ、あるいはせいぜい2回までです。 (イベントの欠点にもかかわらず、イベントを開催する（あるいは2回）だけの人員的余裕があれば、努力する価値は十分にあるはずです。
イベント委員会は資金調達のためにあり、計画のためではない
イベントを計画する場合、最初のステップは、理事会と理事以外のメンバーでイベント委員会を結成することです。 委員会には、さまざまな役職や肩書き、地域社会でのつながりなどを持つ多くの人が参加するのが理想的です。 各委員には、委員を務める条件として、少なくとも1つのテーブルを購入または販売することが期待されていることを、前もって伝えておきます。 時折の会合に出席し、友人や同僚に個人的なメモを添えた招待状を送るなど、さらなる期待を打ち出しましょう。
イベント委員会は資金調達委員会であり、イベントの詳細を計画することを期待されてはなりません(または期待されるべきではありません)。 私が初めて大きなイベントを運営したとき、テーブルクロスの色や夕食のメニューの選択といった決定に委員会を参加させたのは間違いでした。 イベントの詳細に関わりたい委員がいるかもしれませんが（政治的な理由でそうさせる必要があるかもしれません）、それは委員会の主な焦点であってはなりません。 委員会は、資金調達を支援するために存在します！
イベント委員会のメンバーには、次の4つの重要な責務があります：
- イベントの種類の決定、
- 受賞者および講演者の選定、
- スポンサーレベルの設定、
- チケットやテーブルの販売。
受賞者やスポンサーシップのレベルの選択など、重要な決定は常に委員会として行う（もちろん、スタッフの推薦や意見もある）。 こうすることで、委員会メンバーの参加と「賛同」が得られます。
資金調達の舞台を整える。 委員会を活動させる
Determining the Type of Event
イベント委員会が結成されたら、最初の仕事はイベントの種類を選ぶことである。 スタッフは、会話のガイドとなる1つか2つの提案を心に留めておくべきです。 委員が到着したときにアイデアを持つことができ、迅速に前進できるように、最初の会議の前に電子メールで会話を始めるとよいでしょう。
非営利団体の間で最も一般的なイベントの1つは、表彰ディナーイベントです。 友人集めと資金集めを兼ねているので、うまくいっています。 ゴルフやディナーダンス、ガラなど、他にも人気のあるイベントがたくさんあります。 私は、1つずつ物を売るような募金活動は、悪い募金活動だと考えています。 例えば、クッキーの販売（ガールスカウトの場合を除く）。 同様に、雑誌販売、包装紙販売、ベーク・セール、洗車などは、どんな小さな組織にとっても良くない資金調達イベントです。 (学校は例外かもしれません。なぜなら、学校には販売活動を行う学生という巨大な労働力集団があるからです）。 スポンサーシップは、資金調達イベントを成功させる鍵であり、一度に1つずつ販売するようなイベント（チケットであれ、クッキーの箱であれ）には手を出すべきではない。
Selecting Honorees
表彰ディナーや祝賀会を開く場合、正しい受賞者を選ぶことが重要なステップです。 あなたの組織をサポートしている企業、個人、財団、団体のリストを作成してください。 どのような人を表彰したいのか、また、スポンサーシップを売買する能力があるのか、などです。 委員会メンバーの地域社会での人脈を活用して、可能な限り最高の栄誉者を確保する。
ほとんどの組織は、できるだけ多くのスポンサーシップとテーブルを活用するために、複数の栄誉者を持つことを選択します。 私の経験則では、受賞者は3～4人までにとどめています。 4人を超えると、招待状にもイベントにも、その栄誉の意味が薄れてしまいます。
注意：政治家を受賞者にするのは常に良いアイデアですが（受賞者が複数いると仮定して）、彼/彼女はチケットの売り上げやスポンサーシップを生み出すことはほとんどありません。 買いたいと思う少数の個人のために、常にチケットの価格を設定していますが、主な焦点はテーブルやスポンサーシップ・パッケージを売ることであるべきです。 イベントの収益は、伝統的な資金調達のピラミッド（10パーセントの人が90パーセントの贈り物をし、90パーセントの人が10パーセントの贈り物をする）で調達されます。 そこで、お金のあるところから始め、スポンサーを募るのです。
昨年、私はある団体に雇われ、毎年行われるイベントでより多くの資金を集める手助けをすることになりました。 イベントのスポンサーシップのレベルを検討した後、私はそれを最高レベルの5,000ドルから最高レベルの15,000ドルへと大幅に引き上げることを勧めました。 理事会と専務理事からは大きな抵抗がありましたが、私はチャンスを与えるよう説得しました。 15,000ドル、10,000ドルのレベルを設け、5,000ドルをボトムレベル（前年はトップレベルだった）としたのです。 新しいスポンサーシップ・レベルを設定したところ、3つのトップ・スポンサーシップ（各15,000ドル）と2つの10,000ドルのスポンサーシップが集まりました。 上位5名からは、例年以上に多くの寄付金が集まり、しかもそれは、チケットやジャーナル広告、オークションアイテムが1枚も売れる前の話だったのです。 言うまでもなく、彼らは適切なスポンサーシップレベルを持つだけで、このイベントで以前に集めた金額の2倍以上を集めました。
この話は、15000ドルがすべての組織にとって適切なレベルであると言うわけではなく、だからこそ委員会がスポンサーシップレベルの決定を支援することが重要である理由です。 テーブルは1,000ドルであるべきか、5,000ドルであるべきか、25,000ドルであるべきか。 この決定は、あなたの組織と理事会次第です。 委員会や理事会に企業のCEOや副社長がいらっしゃいますか？ 25,000ドル、あるいは委員会が考えうる最高額で夕食会のスポンサーになっていただけるかどうか尋ねてみてください。 そうしてもらえば、他の人たちも賛同してくれるでしょうし、今後の高い基準にもなります。 あなたの組織を安売りしてはいけません。 スポンサーシップの価格を低く設定すると、1年目以降に価格を大幅に引き上げることが難しくなります。
スポンサーシップのレベルをおよそ3つにすることが重要で、呼び名は何でもかまいません（後援者、友人、テーブルスポンサーなど、何でも構いません）。 一番上のレベルは、1件も取れなくても大丈夫なように高く設定し、1件でも取れれば大喜びです。
どのレベルを選んでも、中間レベルのスポンサーを3～5件は取れるはずです（取れない場合はレベルが高すぎる、逆にトップレベルで2件以上取れる場合はレベルが低すぎる可能性があります）。 9715>
Soliciting Sponsorships and Selling Tickets
イベントと組織のための支援を生み出すことは、委員会の最も重要な責任です。 委員会のメンバーは、自分のテーブルを後援することを約束した後、彼らの連絡先（友人や同僚）に勧誘するのを手伝ってもらう必要があります。 スタッフは、すべての手紙、封筒を作成し、郵送を完了することで、このプロセスを支援する必要があります。 ボランティア（委員会メンバー）は、招待状を送る人のリストをもらい、招待状自体やカバーレターに個人的なメモを書くよう奨励されるべきです。 彼らはまた、自分のリストから参加を促すために、招待状の前後に電話をかけるように頼まれるべきです。
招待状そのものは、実際にはほとんどスポンサーを生み出しません。 招待状が出る前が、実際にスポンサーの勧誘が行われるタイミングです。 私はいつも、委員が自分の知り合いに送るための事前招待状、スポンサーシップ・フォーム、カバーレターを用意しています。 このフォームには、上位2つのレベルのスポンサーシップのみを記載します。 理事会のメンバーはこの戦略に抵抗があるかもしれないが、フォームに下位のレベルを記載することで、企業に “イージーアウト “を与えていることになる。 もし、上位のスポンサーシップを断られたら、下位のスポンサーシップ・レベルで返事をする。 繰り返しになりますが、委員会のメンバーは、担当者にフォローアップのメールを送ったり、電話をかけたりすべきです」
最後に
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