会社の給与計算の過程で、従業員が源泉徴収の免除を希望することが時々あります。
源泉徴収のプロセス
源泉徴収とは、連邦および州の所得税、そしてFICA税（ソーシャルセキュリティおよびメディケア）のために従業員の給与から徴収される金額の総称です。
IRSは、これらの状況に当てはまる場合、特定の年の所得税源泉徴収の免除を申請することを許可しています。
- 前年度、納税義務がなく、源泉徴収された連邦所得税の還付を受ける権利がある
- 今年度、納税義務がないことが予想され、源泉徴収された連邦所得税がすべて還付されると考えている
学生、パートタイマー、65歳以上、盲人などの従業員は、免除される場合があります。
源泉徴収免除は連邦所得税のみに適用され、州税やFICA税（ソーシャルセキュリティ/メディケア）には適用されません。
2020年1月1日より源泉徴収免除申請
W-4の新しいフォームが2020年1月1日より有効となり、すべての新規雇用者とW-4の変更希望社員が対象になっています。 免除を希望する従業員は、W-4用紙のステップ4（c）の下のスペースに「Exempt」と記入し、ステップ1と5を完了しなければなりません。
ある年の免除を希望する従業員は、その年の2月15日までに新しいW-4を渡さなければなりません。
How to Know If an Employee Is Exempt From Withholding
You can only change with documentation the employee gives you.源泉徴収の変更は、従業員から渡された書類に基づいてのみ行うことができます。 従業員が正しい書類を提出するまで、従業員が記入した最新の書類に基づいて、連邦、州、地方の所得税を源泉徴収し続けなければなりません。 従業員の免税の主張を鵜呑みにしてはいけません。
従業員が免除を主張している場合、W-4フォームの見方は以下のようになります。
- 5行目-手当の総数-空白
- 6行目-源泉徴収される追加額-空白
- 7行目-控除の主張-「Exempt」と表示
あなた（雇用者）はIRSにその主張を確認するためにW-4を送る必要があるかもしれません。
More About Withholding Exemptions
源泉徴収免除の主張は、追加メディケア税を含むFICA税の従業員負担を免除するものではありません。 すべてのFICA税は、雇用主であるあなたと従業員の両方が支払わなければなりません。
If you think an employee’s W-4 withholding exemption is incorrect, you can’t change it, but you advise the employee that the exemption may be questioned by the IRS.従業員からの源泉徴収免除はソーシャルセキュリティーの上限で停止しますが、雇用主であるあなたのソーシャルセンサーへの貢献はすべての給与について継続します。
連邦所得税の免除の主張は、従業員の州所得税や地方税の源泉徴収とは関係ありません。 従業員は、州や地方の課税当局に、この免除がそれらの管轄区域でどのように機能するかを確認する必要があります。 前述の通り、従業員が州税や地方税の免除を申請するための署名入りの書類を提出するまでは、これらの税金の源泉徴収を続けなければなりません。
従業員が源泉徴収の免除を申請したいが、その年の給与から既に源泉徴収されている場合、このお金を払い戻すことはできません。 納税時に、その年のW-2フォームで源泉徴収を従業員に通知します。
例えば、カールトンが2月にあなたのところにやってきて、今年の源泉徴収の免除を申請したいと言いました。 彼は新しいW-4フォームに記入しますが、あなたはすでに1月に彼の給与から276ドルの連邦所得税を源泉徴収しています。 7973>
学生、パートタイム労働者、季節労働者が源泉徴収を免除されるとは考えないでください。 すべての従業員は雇用時にW-4フォームを記入しなければならず、このフォームは従業員が免除を申請するために使用しなければならないものです。
弁護士は、従業員がフォームに記入するのを手助けしないように言うでしょう。 しかし、従業員が尋ねた場合、あなたは彼らが自分自身で意思決定を支援するための情報を与えることができます。 IRS Publication 505にフローチャート（8ページ）があり、従業員が源泉徴収の免除を申請できるかどうかを確認するのに役立つかもしれません。
IRSからロックインレターを受け取った場合
IRSにW-4フォームを提出する必要はありませんが、IRSは従業員の免税申請を審査し、従業員のW-4フォームの提出を求めることができます。 場合によっては、IRSが免税の主張が妥当でないと判断した場合、あなたの会社に「ロックインレター」を送り、従業員にもそのコピーを送ることがあります。 ロックインレターは、IRSの審査に基づき、従業員の源泉徴収を固定化するものです。
このレターには、その従業員に許可される源泉徴収の最大数が明記されています。 このロックインレターを受け取ったら、IRSが設定した日付から、この情報を使って従業員の給与から連邦所得税の源泉徴収を開始する必要があります。 IRSの許可を得るまでは、源泉徴収額を変更することはできません。また、源泉徴収額を変更するために、従業員から新しいW-4を受け取ることはできません。
また、この手紙のコピーを従業員に渡し、IRSに追加情報を提供する方法を説明します。 従業員にIRSに連絡してロックインの変更を依頼するよう促すことができます。
ロックインレターの源泉徴収額に基づいて従業員の源泉徴収を変更しない場合、あなたのビジネスは源泉徴収されるべきであった追加税額を支払う責任があります。