18 Internal Communication Strategies for 2021

Updated January 2021.

メッセージをどのように伝えるかは、メッセージそのものと同じくらい重要です。 インターナルコミュニケーションに関して言えば、これは確かに真実です。 企業文化は、この変化する時代において、あなたの組織に大きな戦略的優位性を与えることができます。 しかし、従業員がそれを理解し行動するためには、企業文化の構成要素である目標、価値観、慣習をベストプラクティスに従って効果的に伝達する必要があります。

2021年は、社内コミュニケーション戦略を向上させ、チームを結びつけ、意欲を高めることができる新しい戦術を実行するときです。

Envision, Strategize & plan communications

優れたアイデアを実現するには、優れた戦略が必要です。

Reid Hoffman, Founder, LinkedIn

あなたのチームと会社のために、社内コミュニケーションで何をしたいですか？ どのようにそこに到達するのでしょうか。 今現在、どのような状況にあり、何が改善されなければならないのか？

何よりもまず、これらの質問に対する答えを使って、社内コミュニケーション戦略および/または計画を作成します。 どのようにレイアウトするかはあなた次第です。シンプルにするか、緻密にするか、一般的にするか、具体的にするかはあなた次第です。 よく練られた戦略は、あなたが軌道を維持し、社内コミュニケーションの成功に到達するために、より効率的になるはずです。

正しいコミュニケーションツールを使う

私は、コミュニケーションを強化するツールは、人々が互いに学ぶことができるという点で大きな効果があると信じている。

– ビル・ゲイツ

チームは忙しいので、煩わしく摩擦の多い社内コミュニケーション・システムは一番必要ないものです。 幸いなことに、社内コミュニケーションのベスト プラクティスに注目が集まっているため、シンプルで手間のかからない数多くのソフトウェア プログラムが提供されています。

社内コミュニケーションのベストプラクティスを促進するツールには次のようなものがあります:

• Slack、Microsoft Teams、Google Hangoutsなどの社内チャットソフトウェアの導入
• Google Driveなどのクラウドテクノロジの可能な限り使用
• すべてのメール、カレンダー、ドキュメントなどに単一のプラットフォームを使用することです。 (例: Google、Apple、Microsoft)
• デジタルサイネージによるビジュアルコミュニケーションでメールの過多を避ける

Be visual

ビジュアルはアイデアを分かりやすく表現します

Kim Garst、CEO、Boom Social

よく挙げられる統計では人口の65％は視覚学習者と言われており、職場にも多くの人がいる可能性は高いです。 正しい方法で行われた場合、ビジュアルは情報を消化しやすく伝え、テキストよりも印象に残りやすいものです。 ポスターを印刷する代わりに、デジタル化することをお勧めします。

Enplugなどの専用のクラウドベースのデジタルサイネージソフトウェアを使って、オフィスにビジュアルを表示することも検討してみてください。 これらの画面は、次のようなさまざまな目的を果たすことができます。

• 会社のお知らせ、求人情報、セールスおよびマーケティング指標、またはニュース速報や天気予報など会社以外の情報をチームに知らせる
• 目標を表示することによってチームを鼓舞する。
• ソーシャルメディアフィード、ライブハッシュタグウォール、チーム写真でチームを楽しませる

コミュニケーションを楽しくする

楽しいことは私がビジネスをする方法の中核であり、当初から私が行ってきたすべてのことにおいてキーとなっています。

リチャード・ブランソン

「仕事」と呼ばれるのには理由があり、楽しいはずはない、という考え方はもうないのです。 実際、PGiが2013年に行った調査では、ミレニアル世代の88％が “楽しくて社会的な職場環境 “で働きたいと考えていることがわかりました。 同様に、ジェネレーションZの90%は、人と人とのつながりの機会を提供する職場を重要視しています。 例えば、Enplugでは、Slackに「random」というチャンネルがあり、チームメンバーがおかしなニュースや面白いYouTubeの動画など、面白いと思ったものを共有できるようになっています。

可能な限り測定基準を含める

測定され、監視されるものはすべて改善されます。

Bob Parsons, Founder, GoDaddy

会社がどのように機能しているかを数値化して確認できることは、チームの労働意欲に大きな影響を与えます。 メトリクスは、会社の現在と過去のパフォーマンス、パフォーマンスの傾向、到達すべき目標、および進捗状況を従業員に知らせる必要があります。 デジタルサイネージを使って、オフィス全体に指標を表示することができます。

全体像を見失わない

より高い目的をアピールすることで、全員が団結し、よりよい仕事ができるようになります。

Fran Maier, Founder, Match.com

具体的で的を得た情報を伝えることは素晴らしいことですが、その代償として、会社の包括的な目標、使命、その他の文化の構成要素を見逃してしまうことがあります。 日常的な事柄に加えて、大きなアイデアを伝え、従業員がそれを思い起こすようにすることです。 電子メール、デジタルディスプレイ、社内報などにビジョンを記載し、チームに大局を思い起こさせましょう。

フィードバックやアイデアのチャンネルを用意する

最高の文化を築くための秘密兵器は、オープンな&率直なフィードバックです。 そのため、何がうまくいっているのか、さらに言えば、何がうまくいっていないのかを知ることは、私たちにとって非常に重要であり、常に改善することができるのです。 この興味深い事実もさることながら、フィードバックはどんな企業にとっても存続と成功に欠かせないものです。 顧客からのフィードバックはもちろん、従業員からのフィードバックも含まれます。

考えやアイデアが表現されないとしたら、その価値は何でしょうか。 職場、現在の製品、将来の製品候補、会社全体など、チームがフィードバックを行い、アイデアを共有できるチャンネルを必ず用意しましょう。 社内フォーラム、社内チャットソフトの指定チャンネル、オフィスのホワイトボード、クラウドベースのサービスなどです。

部門を超えたコミュニケーションとコラボレーションを奨励する

効果的なコミュニケーションは、それが対人、グループ間、グループ内、組織、または外部レベルのいずれであっても、プロとしての成功に不可欠な要素である。

マイク・マイアット（N2Growth創設者兼会長）

社内コミュニケーションの目標の1つが、従業員に互いに学んでもらうことなら、部門を超えたコミュニケーションがカギとなります。 異なる部門間でQ&Aセッションや特別なミーティングを開き、コミュニケーションを図り、協力し、洞察を共有するようにしましょう。 例えば、Enplugでは、定期的に部門別のQ&Aセッションを開催し、社員が自分のチーム以外のチームに質問をすることができるようにしています。

コミュニケーション過多を避ける

効果的な社内コミュニケーションは、人と人をつなぐだけでなく、正しい情報を正しいタイミングで提供するものでもあります。

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

インターネットの時代には、かつてないほど多くの情報や即時通信にアクセスできますが、それは祝福にも呪いにもなり得ます。 社内コミュニケーションでは、「少ないことは多いことだ」と考えてください。 シンプルに、簡潔に、要点をまとめて。 社内報の配信頻度を少なくしたり、指標の表示を少なくしたりすることを検討してください。 適切な情報を適切な人に、適切なタイミングで送ることに集中しましょう。

情報を提供するだけでなく、行動を促す

競争力を維持し成功したい企業は、同僚を巻き込み、動機づけ、刺激する必要があります。

Viktoria Tegard, Head of Internal Communications, Virgin Atlantic Airways

まず何よりもチームに情報を伝える必要がありますが、内部コミュニケーションの実施は最終的に行動につながるはずです。

そのためには、次のような方法があります。

• メッセージに行動喚起を盛り込む
• モチベーションを高める引用、会社の使命や目標などを共有する。
• ある成果を上げた個人やチームに対して報酬を与える

コミュニケーションラインを開く

コミュニケーションは常にトップダウン型である必要はないのです。

Joseph Badaracco, Professor of Business Ethics, Harvard Business School

「オープンドア・ポリシー」を物理的なオフィススペースに限定してはならない。 社内のコミュニケーションシステムは、どの従業員も上層部を含む社内の他の従業員に簡単に連絡できるようにする必要があります。 このようにコミュニケーションラインをオープンにすることで、社員はお互いに気兼ねなく話し合えるようになります。

透明性を保つ

「透明性は、考え方の変化として始まる」

Bufferのケバン・リー（コンテンツクラフター）が言うように、透明性は単なるポリシーではなく、考え方なのである。 透明性は、信頼、説明責任、オープンな対話を育むため、社内コミュニケーションにおいて非常に重要です。 もしあなたのチームが、ある事柄について知らされていないと感じたら、その事柄について質問したり、考えを共有したりすることを恐れてしまうかもしれません。 もちろん、すべての情報を公開できるわけではありませんが、少なくともある程度の透明性を保つことは、社内の調和と信頼関係に多大な効果をもたらすでしょう。

Encourage company-related use of social media

職場でソーシャルメディアを使用しないことは、実は電話やメールを使用しないことと同じくらい理にかなってきています。

Ryan Holmes, Founder and CEO, Hootsuite

あなたが何を考えているかは分かっています。 「ソーシャルメディアは職場にふさわしくない」。 しかし、ある意味では実際に奨励されるべきであると言ったらどうでしょうか。 Facebook、Twitter、Instagramなどで、オフィスで仕事をしている様子や楽しんでいる様子を写真で共有し、会社の公式ページをタグ付けしてもらいましょう。

業界のニュース、トレンド、洞察を共有する

人々に情報を与えなければ、その穴を埋めるために何かを作り上げてしまうでしょう。

Carla O’Dell, CEO, American Productivity and Quality Center

あなたのチームは、単に会社の一部ではなく、業界の一部なのです。 CEOからWebデザイナーに至るまで、チームメンバー全員が業界の最新スクープに常に敏感であるべきです。 ニュースや市場動向、オピニオン記事など、業界に関連する情報を互いに共有するよう促してください。

社内コミュニケーションを使って、成功を認め、褒める

認知は希少な資源ではありません。 使い切ることも、使い切ることもできません。

Susan M. Heathfield, HR Expert, About.com

特に従業員が評価されていると感じたい時代には、ほんの少しの賞賛が大きな力になります。 アメリカ心理学会の2012年の調査によると、評価されていると感じている社員は「エンゲージメント、満足度、モチベーションが高い」と報告されており、これは間違いなく投資する価値のあることです。 チャットソフトウェアや社内ニュースレター、その他のチャンネルを通じて、個人や部署の成功事例を発表するといった簡単なものでよいのです。 このベストプラクティスは、従業員の士気だけでなく、会社の生産性と成長にも有益です。

ペルソナで顧客中心のチームを作る

チームメンバーが顧客に集中できるようにする最善の方法とは何でしょうか。

Alison Davis, CEO & Founder, Davis & Company

アリソンは、社内コミュニケーションのベストプラクティスを使用して、従業員と顧客を一致させることを提案しています。 写真、人口統計、好き嫌い、どんなテレビ番組を見ているか（ウォーキングデッドかダウントン・アビーか）、どんなスナックが好きか（枝豆かビーフジャーキーか）など、典型的な顧客のプロフィールを作成するのです。 そうすることで、お客様は生き生きとした存在となり、頭に浮かぶようになるのです。 会話やニュースレター、あるいはオフィスのデジタルサイネージを使ってでも、これらのペルソナをチームと頻繁に共有しましょう。 従業員のリソースとトレーニングを促進する

従業員は、会社が自分たちと同じように個人的および専門的な開発に投資していることを知りたがっています。 社員が素晴らしい機会を逃さないように、会社が提供するリソースを伝える。

Meltwater San Franciscoラーニング&開発プログラムマネージャー、ベレン・アレマン

社内コミュニケーションでは、社員が利用できる福利厚生とリソースを常に伝えるべきである。 基本的な健康保険や401Kプランから、会社主催のセミナー、オフサイトトレーニング、キャリア形成のためのワークショップまで、あらゆるものが含まれます。 電子メール、チャット、デジタルサイネージ、社内ブログ、または直接のチームミーティングを組み合わせて、情報を発信してください。

学習目標は、上司の助けを借りて、個人で正式に設定することもできます。 そこから、オープンハウスや定期的なラーニングシンクなどの活動を設定することができます。 ラーニングシンクは、学習目標に向けて何かを提供できる人なら誰とでも行うことができます。 マネージャーは、この同期で非公式なコーチングやメンターシップを提供できる人をチームメンバーに紹介することができます。 このようなラーニング・シンクは、ブッククラブのような形をとることもできます。

オープンハウスは、特にチームが異なる地域に分散している場合、非公式な議論に最適です。 SoundCloudには、誰でも発表でき、会社のイントラネットに設定できるオープンハウスがあります。 この形式は柔軟性があり、普段あまり交流のない他のチームとインサイトを共有することができます。 デザイン チームは、今後の発売に役立つプロトタイプをマーケティング チームと共有できますし、データ チームは、あるセグメントに関する興味深い性質を発見し、製品チームの役に立つかもしれません。 マーケティング担当者のように考える

「従業員コミュニケーション担当者は、マーケティング担当者のように考え始め、正しい情報を正しいチャネルを通じて正しい従業員に正しいタイミングで提供する時期に来ています」

– Shel Holtz, internal communications director and advocate

ときどき、広告、マーケティング、PRから残された予算クズを受けて、従業員コミュニケーションが後回しにされているように感じることがあります。 その最も顕著な例のひとつが、社内コミュニケーションのための洗練されたツールの欠如です。 マーケティング担当者は、さまざまな基準に基づいて個人にメッセージや情報の的を絞ることができますが、従業員に発信されるもののほとんどは、画一的なものです。

Evolved Media の CEO である Dan Woods は、「Spotify は我々が何を聴いているかを知っている。 Netflix は、私たちが何を見るかを予測することができます。 Uberは、いつ、どこで、私たちをピックアップするかを正確に知っています。 これらのツールはすべて、私たちの仕事以外の生活をより快適なものにしてくれます。 ではなぜ、従業員とのコミュニケーションに、いまだに時代遅れの方法に頼っているのでしょうか」

私たちはデータを使って、従業員が何をいつ必要としているのかを知る必要があります。 少なくとも 10 年前、IBM のイントラネットのホームページには、個々の従業員がその日何をしているかについての情報と、従業員がそれを成し遂げるのを助けるリソースへのリンクが掲載されていました。 今日、このようなコミュニケーションは、適切な従業員に関連するコンテンツを提供するためのデータとともに、多くのチャネルで簡単に行えるはずです。 古いイントラネットを再稼働させるだけではうまくいきません。

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Enplugについて

世界中の社内コミュニケーション担当者は、Enplugを使って、オフィスのテレビ画面をビジュアルでインタラクティブなコミュニケーションツールに変えています。 Enplugは、アナウンスや従業員認識から、ソーシャルメディアやニュースフィード、メトリクスダッシュボード、会議室カレンダーまで、あらゆる企業にとって十分強力であり、かつ使い勝手の良いツールです。

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Enplug Digital Signage Softwareについて

Enplug digital signatureはマーケティングや社員コミュニケーションのための魅力あるビジュアルコンテンツを簡単に作成し共有できるよう支援します。 当社のソフトウェアは、ニュースフィード、ソーシャルメディアウォール、スポーツスコア、従業員のリーダーボード、グラフィック、ビデオなどのコンテンツを世界中の何千ものテレビに表示します。 Enplugは、2012年にカリフォルニア州ロサンゼルスで設立されました。