The Ultimate Guide to Truly Effective Procure-to-Pay Process

The procure-to-pay process flow

組織の慣習や問題の要件に基づいて、調達リーダーは調達から支払いまでのプロセスの最も関連する段階を完了することを選択します。 ここでは、理想的なprocure-to-payプロセスの9つの論理的なステップを紹介します。

ステップ1：ニーズの特定

調達から支払いまでのプロセスの最初のステップは、部門横断的なステークホルダーの助けを借りてビジネス要件を決定し定義することです。 有効なニーズが特定されると、調達チームは商品/製品のハイレベルな仕様書、サービスの参照条件（TOR）、作業指示書（SOW）を作成します。

ステップ2：請求書の作成

仕様/TOR/SOWを確定すると、正式な購入依頼書が作成されます。 依頼者は、必要な管理要件がすべて満たされていることを確認した上で、必要事項を記入した購入依頼書を提出します。

Step 3: 購入要請の承認

提出された購入要請は、部門長または調達責任者によってレビューされます。 承認者は、必要性を評価し、利用可能な予算を確認し、購入要求フォームを検証した後、購入要求を承認または拒否することができます。 不完全な購入要請は、修正と再提出のために開始者に戻って拒否されます。

Step 4: PO/スポット購入の作成

要求された商品/製品が、管理されていないカテゴリー購入、1回限りのユニークな購入、または価値の低い商品などの特性を持つ場合、スポット購入を実行することが可能です。

Step 5: 購買発注の承認

購買発注は、仕様の正当性と正確性を確認するための承認ループを経て送信されます。 承認された発注書は、ベンダーに発送されます。 ベンダーは発注書を確認した後、承認、拒否、または交渉を開始することができます。

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ステップ6： 商品受領

サプライヤーが約束の商品/サービスを納入すると、買い手は納入された製品またはサービスを検査し、契約条件に適合していることを確認します。

ステップ7：サプライヤーのパフォーマンス

前のステップから得られたデータに基づいて、サプライヤーのパフォーマンスが評価されます。 品質、納期、サービス、契約遵守、対応力、総所有コスト（TCO）など、多くの要素があります。

Step 8: Invoice approval

Ance the goods receipt is approved, the three-way match between the purchase order, the vendor invoice, and the goods receipt is perform. 不一致がなければ、請求書は承認され、支払のために財務チームに転送される。

Step 9: ベンダーへの支払い

承認された請求書を受け取ると、財務部門は契約条件に従って支払いを処理します。 契約内容の変更、または清算された財務保証の見直しが考慮されます。 サプライヤーへの支払いは、次の5つのタイプのいずれかに分類されます：前払い、部分払い、進捗または割賦、最終、およびホールドバック/留保払い。

Best practices in the procure-to-pay process

以下の5つのベストプラクティスは、組織が調達から支払いまでのプロセスの効率と有効性を改善するのに役立ちます。

• 調達/支払ソフトウェアの導入
• プロセスの透明性を保つ
• サプライヤーとの関係を改善する
• 在庫の最適化
• 契約管理の合理化

調達/支払ソフトウェアが購買にもたらす効率性とは？

最近のガートナーのレポートでは、2025年までに世界中の50％以上の組織がクラウドベースのprocure-to-payスイートを導入することになるだろうと主張しています。 Kissflow のようなクラウドベースの調達ツールは、調達ソフトウェアを使用する利点とコスト削減の機会について組織が学ぶにつれ、人気を集めています。

調達支払ソフトウェアは、購買要求、発注、物品受領書、請求書を単一のインターフェイスで統合します。 調達から支払いまでの自動化は、プロセスの合理化、支出の最適化、コンプライアンスの改善、コストの削減、リスクの軽減を実現します。

Kissflow Procurement Cloud などの包括的な調達から支払いまでのソリューションでは、次のような多くの機能が提供されます。 購入要求と承認

購入要求を送信する人は、調達ツールに適切な詳細を入力し、必要な製品/サービスを選択し、マスター データベースから希望するベンダーを選択するだけです。

Digital Procure-to-Pay Suite は、購買要求をすべての関係者および承認者に正しい順序でルーティングし、それらの誰も要求に関して電子メールを送信することもありません。 購買発注管理

Most procure-to-pay solutions auto-create purchase order from approved purchase requisitions and initiate the PO dispatch process. 1 つのベンダーに複数のバッチ オーダーを送信したり、1 つの購買要求から複数の PO を作成したりすることができます。 ベンダー管理のデジタル化

ベンダー管理のデジタル化により、調達チームがベンダーのパフォーマンスを評価する方法が変化します。 2013年に利用したハードウェアベンダーは大幅な値引きを提供していたと思うが、名前を忘れてしまった」というような希望的観測ではなく、調達システムから便利にアクセスできる信頼性の高いベンダーデータに依存することができるのです。

Procure-to-pay ツールにより、ベンダーのパフォーマンス (価格、割引、納期順守、ポリシー順守など) に関するデータを解析し、あらゆる取引に最適なベンダーを選択できます。 請求書の照合

購買支払いソフトウェアは、企業が商品の受領を確認して請求書情報を取得できるようにします。 購買の洞察

調達のデジタル化で最も優れている点の1つは、レポートと分析により、何がうまくいっているか、どのプロセスの非効率性がコストになっているかを理解することができる点です。 カスタム・レポートや分析を通じて、あらゆるタスクのステータスを即座に引き出し、ベンダーのパフォーマンス指標を分析することなどができます。

推薦図書です。

• Top 6 Challenges in Procurement and How to Overcome Those
• 5 Advancements in Technology That Procurement Needs to Adopt Now
• How Manual Processes Are Killing Your Procurement Efforts

Unlock the procure-to-pay process with Kissflow

Procure to pay solution that digitally connect vendors.The Possible in Procure-to-Pay Process for the Future and the Future and Procurement Envolution for the Future and Productions.., 組織、方針、プロセスから、新たなコスト削減の機会が生まれています。 手動でのデータ入力の防止から支出の可視性の向上まで、自動化された調達ソフトウェアは、既存のすべてのプロセスのギャップに対応します。

Kissflow の調達クラウドは、ワークフロー、デジタルフォーム、クラウド技術、スマートプロセス、詳細分析の力を活用し、調達から支払いへのプロセスフローからより大きな価値を引き出すお手伝いをします。 購買要求や発注から支払いまで、すべてをカバーします。

Kissflow を使用すると、調達から支払いまでのサイクル全体をデジタル化し、すべての購買プロセスを包括的に改善することができます。

Kissflow Procurement Cloudでデジタル化された調達から支払いまでのプロセスを紹介します。