La guía definitiva para un proceso Procure-to-Pay realmente eficaz

El flujo del proceso Procure-to-Pay

En función de la práctica organizativa y de la necesidad en cuestión, los responsables de compras eligen completar las etapas más relevantes de un proceso Procure-to-Pay. A continuación se presentan nueve etapas lógicas de un proceso ideal de procure-to-pay.

Paso 1: Identificar las necesidades

El primer paso de un proceso de adquisición a pago es determinar y definir los requisitos del negocio con la ayuda de las partes interesadas multifuncionales. Una vez que se ha identificado una necesidad válida, los equipos de compras esbozan las especificaciones de alto nivel para los bienes/productos y los términos de referencia (TOR) para los servicios, así como las declaraciones de trabajo (SOW).

Paso 2: Crear solicitudes

Tras finalizar las especificaciones/TOR/SOW, se crea una solicitud de compra formal. El solicitante presenta el formulario de solicitud de compra rellenado después de asegurarse de que se cumplen todos los requisitos administrativos necesarios. Las solicitudes pueden crearse para cualquier tipo de adquisición, desde compras estándar hasta subcontratos y envíos.

Paso 3: Aprobación de la solicitud de compra

Las solicitudes de compra presentadas son revisadas por los jefes de departamento o los responsables de compras. Los aprobadores pueden aprobar o rechazar una solicitud de compra después de evaluar la necesidad, verificar el presupuesto disponible y validar el formulario de solicitud de compra. Las solicitudes de compra incompletas se devuelven al iniciador para que las corrija y las vuelva a presentar.

Paso 4: Crear un pedido/compra al contado

Si los bienes/productos solicitados tienen características como compras de categoría no gestionadas, compras únicas de una sola vez o productos básicos de bajo valor, entonces se puede realizar una compra al contado. De lo contrario, se crean pedidos de compra a partir de solicitudes de compra aprobadas.

Paso 5: Aprobación de pedidos de compra

Los pedidos de compra se envían ahora a través de un bucle de aprobación para garantizar la legitimidad y la exactitud de las especificaciones. Los pedidos de compra aprobados se envían a los proveedores. Tras revisar la orden de compra, los proveedores pueden aprobarla, rechazarla o iniciar una negociación. Cuando un funcionario aprueba una orden de compra, se activa un contrato legalmente vinculante.

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Paso 6: Recepción de mercancías

Una vez que el proveedor entrega los bienes/servicios prometidos, el comprador inspecciona los productos o servicios entregados para asegurarse de que cumplen con los términos del contrato. A continuación, se aprueba o rechaza la recepción de los bienes en función de las normas especificadas en el contrato de compra o en la orden de compra.

Paso 7: Desempeño del proveedor

A partir de los datos obtenidos en el paso anterior, se evalúa el desempeño del proveedor. Una serie de factores como la calidad, la entrega a tiempo, el servicio, el cumplimiento del contrato, la capacidad de respuesta y el coste total de propiedad (TCO). El incumplimiento se marca en las listas existentes y en los sistemas de información para futuras referencias.

Paso 8: Aprobación de la factura

Una vez aprobada la entrada de mercancías, se realiza un cotejo a tres bandas entre el pedido, la factura del proveedor y la entrada de mercancías. Si no se encuentran discrepancias, la factura se aprueba y se envía al equipo financiero para el desembolso del pago. En caso de inexactitudes, la factura se rechaza de nuevo al proveedor con un motivo de rechazo.

Paso 9: Pago al proveedor

Al recibir una factura aprobada, el equipo financiero procesará los pagos de acuerdo con los términos del contrato. Se tendrá en cuenta cualquier cambio de contrato o revisión de la garantía financiera liquidada. Un pago realizado a un proveedor se encuadrará en uno de los cinco tipos siguientes: anticipo, parcial, progreso o cuota, final y pagos de retención.

Mejores prácticas en el proceso procurement-to-pay

Las siguientes cinco mejores prácticas pueden ayudar a las organizaciones a mejorar la eficiencia y eficacia de su proceso procurement-to-pay:

• Implementar el software procure-to-pay
• Mantener la transparencia del proceso
• Mejorar el compromiso de los proveedores
• Optimizar el inventario
• Agilizar la gestión de contratos

¿Cómo el software procure-to-pay puede aportar eficiencia en las compras?

Un reciente informe de Gartner afirma que, para 2025, más del 50% de las organizaciones de todo el mundo contarán con un paquete de compras en la nube. Las herramientas de adquisición basadas en la nube, como Kissflow, están ganando adeptos, a medida que las organizaciones aprenden más sobre los beneficios y las oportunidades de ahorro de costes del uso del software de adquisición.

El software de adquisición para el pago integra las solicitudes de compra, las órdenes de compra, las entradas de mercancías y las facturas en una única interfaz. La automatización del proceso de compras puede agilizar el proceso, optimizar el gasto, mejorar el cumplimiento, reducir el coste y mitigar el riesgo.

Las soluciones completas de compras como Kissflow Procurement Cloud ofrecen una serie de funcionalidades que incluyen:

1. Solicitud de compra y aprobaciones

Alguien que envía una solicitud de compra simplemente introduce los detalles apropiados en su herramienta de adquisición, selecciona el producto/servicio requerido y elige su proveedor preferido de una base de datos maestra.

Una suite digital de adquisición para el pago también dirige la solicitud de compra a todos los interesados y aprobadores, en el orden correcto, sin que ninguno de ellos envíe siquiera un correo electrónico en relación con la solicitud.

2. Gestión de órdenes de compra

La mayoría de las soluciones de adquisición para el pago crean automáticamente la orden de compra a partir de las solicitudes de compra aprobadas e inician el proceso de envío de la orden de compra. Se puede hacer cualquier cosa, desde enviar varios pedidos por lotes a un solo proveedor hasta crear varios pedidos a partir de una sola solicitud de compra.

3. Gestión digitalizada de proveedores

La digitalización de la gestión de proveedores cambia la forma en que su equipo de compras evalúa y califica el rendimiento de los proveedores. En lugar de un esperanzador «creo que ese proveedor de hardware que usamos en 2013 ofrecía unos descuentos estupendos, pero he olvidado su nombre», puede depender de datos de proveedores convenientemente accesibles y fiables de su sistema de compras.

Con su herramienta de adquisición para el pago, que analiza los datos sobre el rendimiento del proveedor -precios, descuentos, cumplimiento del calendario de entrega, cumplimiento de las políticas, etc.- puede elegir el mejor proveedor para cualquier acuerdo, cada vez que tenga que hacer esa elección.

3. Cotejo de facturas

El software de adquisición para el pago permite a las organizaciones confirmar la recepción de mercancías y capturar la información de las facturas. Las organizaciones pueden aprobar facturas, gestionar excepciones, realizar la correspondencia de pedidos e integrarse con los pagos electrónicos o el sistema de cuentas por pagar.

4. Información sobre las compras

Una de las mejores partes de la digitalización de las adquisiciones, los informes y los análisis, le ayudan a comprender lo que va bien y qué ineficiencias del proceso le están costando dinero.

Dado que las adquisiciones son un departamento que gasta mucho, es bueno tener transparencia en los procesos y visibilidad en cada uno de ellos, desde las solicitudes de compra hasta la aprobación de las facturas. Puede consultar el estado de cualquier tarea al instante, analizar las métricas de rendimiento de los proveedores y mucho más mediante informes y análisis personalizados.

Lectura recomendada:

• Los 6 principales retos de las adquisiciones y cómo superarlos
• 5 avances tecnológicos que las adquisiciones deben adoptar ahora
• Cómo los procesos manuales están matando sus esfuerzos de adquisición

Desbloquee todo el potencial de su proceso de adquisición a pago con Kissflow

Soluciones de adquisición a pago que conectan digitalmente a los proveedores, organizaciones, políticas y procesos están descubriendo nuevas oportunidades de ahorro. Desde la prevención de la introducción manual de datos hasta la mejora de la visibilidad del gasto, el software de compras automatizado aborda todas las lagunas de los procesos existentes.

La Nube de Compras de Kissflow aprovecha la potencia de los flujos de trabajo, los formularios digitales, la tecnología en la nube, los procesos inteligentes y los análisis detallados para ayudarle a obtener más valor del flujo del proceso de compras a pagos. Abarca todo, desde las solicitudes y los pedidos de compra hasta el pago. También se integra perfectamente con cualquier software de contabilidad o ERP que esté utilizando.

Con Kissflow, puede digitalizar todo el ciclo de compra a pago, mejorando de forma integral todos los procesos de compra. Salude a un proceso digitalizado de adquisición a pago con Kissflow Procurement Cloud y descubra por qué es la mejor opción para transformar su proceso de adquisición.