18 Interne communicatiestrategieën voor 2021

Updated januari 2021.

Hoe je een boodschap communiceert is net zo belangrijk als de boodschap zelf. Als het gaat om interne communicatie, geldt dit zeker. Bedrijfscultuur kan uw organisatie een belangrijk strategisch voordeel geven in deze veranderende tijden. Maar wat uw cultuur inhoudt – doelstellingen, waarden en praktijken – moet effectief worden overgebracht volgens de beste praktijken als werknemers het willen begrijpen en ernaar handelen. Daarom is het essentieel om u niet alleen te richten op wat u communiceert, maar ook hoe u het communiceert.

In 2021 is het tijd om nieuwe tactieken te implementeren die uw interne communicatiestrategie kunnen verbeteren en uw team verbonden, betrokken en gemotiveerd kunnen krijgen. De onderstaande 18 best practices op het gebied van interne communicatie helpen u precies dat te doen.

Ontdek, strategieer & plan communicatie

Goede ideeën hebben een goede strategie nodig om hun potentieel te realiseren.

Reid Hoffman, oprichter, LinkedIn

Wat wilt u dat interne communicatie doet voor uw team en uw bedrijf? Hoe wilt u dat bereiken? Waar staat het nu, en wat moet er verbeterd worden? Hoe snel wilt u uw doelen bereiken?

Gebruik eerst uw antwoorden op dit soort vragen om een interne communicatiestrategie en/of -plan te maken. Hoe u het plan opstelt is aan u – maak het zo eenvoudig of uitgebreid, algemeen of specifiek als u zelf wilt. Een goed geformuleerde strategie moet u op het juiste spoor houden en u efficiënter maken in het bereiken van interne communicatie successen. Op zijn minst geeft het u een idee van waar u moet beginnen.

Gebruik de juiste communicatiemiddelen

Ik ben er een groot voorstander van dat elk middel dat de communicatie verbetert, diepgaande effecten heeft op de manier waarop mensen van elkaar kunnen leren.

– Bill Gates

Jouw team heeft het druk, dus het laatste wat ze nodig hebben is een intern communicatiesysteem dat lastig is en vol wrijving zit. Gelukkig heeft de toenemende aandacht voor best practices op het gebied van interne communicatie geleid tot tal van softwareprogramma’s die het eenvoudig en pijnloos maken. Houd het op die manier om ervoor te zorgen dat uw medewerkers deelnemen en er daadwerkelijk plezier aan beleven.

Tools die interne communicatie best practices bevorderen, omvatten:

• Implementeren van bedrijfschatsoftware zoals Slack, Microsoft Teams of Google Hangouts
• Gebruik van cloudtechnologie zoals Google Drive waar mogelijk
• Gebruik van één platform voor al uw e-mail, agenda’s, documenten, enz. (bijv. Google, Apple, Microsoft)
• Vermijd e-mailoverbelasting met visuele communicatie via digital signage

Be visual

Visuals drukken ideeën uit op een snackable manier.

Kim Garst, CEO, Boom Social

Een veel geciteerde statistiek zegt dat 65% van de bevolking visuele leerlingen zijn, dus de kans is groot dat er veel van hen op uw werkplek zijn. Als het goed wordt gedaan, brengen visuals informatie op een gemakkelijk te verteren manier over en maken ze een meer blijvende indruk dan tekst. In plaats van posters af te drukken, raden wij aan digitaal te gaan: Monteer tv’s in uw kantoren en gebruik ze om een roterende selectie van visuele berichten weer te geven.

Overweeg het gebruik van speciaal gebouwde cloudgebaseerde digital signage-software – zoals Enplug – om visuals in uw kantoor weer te geven. Deze schermen kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt, zoals:

• Het informeren van uw team van bedrijfsmededelingen, vacatures, verkoop-en marketing statistieken of niet-bedrijfsspecifieke informatie, zoals het laatste nieuws en het weer
• Het inspireren van uw team door het weergeven van doelen, prestaties of motiverende citaten
• Uw team vermaken met social media feeds, live hashtag walls of teamfoto’s

Maak communicatie onderhoudend

Fun is de kern van de manier waarop ik graag zaken doe, en het is de sleutel geweest tot alles wat ik vanaf het begin heb gedaan.

Richard Branson

Voorbij is het idee dat het niet voor niets “werk” heet en dat het niet leuk zou moeten zijn. Uit een onderzoek van PGi uit 2013 bleek zelfs dat 88% van de millennials in een “leuke en sociale werkomgeving” wil werken. Evenzo waardeert 90% van de generatie-Z werkplekken die mogelijkheden bieden voor menselijke contacten. Werk kan leuk maar ook productief zijn, en dat geldt ook voor interne communicatie.

Enplug heeft bijvoorbeeld een kanaal in Slack met de naam “random”, waar teamleden maffe nieuwsberichten, grappige YouTube-video’s en alles wat ze maar grappig vinden kunnen delen. Het is een leuke manier voor werknemers om stoom af te blazen, terwijl het bouwen van een gevoel van kameraadschap.

Inclusief statistieken waar mogelijk

Alles wat wordt gemeten en bekeken, verbetert.

Bob Parsons, Oprichter, GoDaddy

In staat zijn om te kwantificeren en te zien hoe het bedrijf presteert kan wonderen doen voor de werkethiek van uw team. Metrics moeten werknemers informeren over de huidige en vroegere prestaties van het bedrijf, trends in de prestaties, doelen te bereiken, en de geboekte vooruitgang. U kunt digital signage gebruiken om de statistieken overal in uw kantoor weer te geven. Motiveer uw team op verschillende niveaus door metrics voor het bedrijf, afdelingen of zelfs individuen te tonen.

Verlies het grote geheel niet uit het oog

Het appelleren aan een hoger doel helpt iedereen samen te smelten en beter samen te werken.

Fran Maier, oprichter, Match.com

Het communiceren van specifieke, gerichte informatie is fantastisch, maar het kan ten koste gaan van het missen van de overkoepelende doelen, missie, en andere cultuurcomponenten van uw bedrijf. Zorg ervoor dat u naast de dagelijkse gang van zaken ook de grote ideeën communiceert, zodat uw medewerkers daaraan worden herinnerd. Neem uw visie op in e-mails, digitale displays of interne nieuwsbrieven om uw team te herinneren aan het grotere geheel. Ze zijn immers een belangrijk onderdeel van iets dat groter is dan zij.

Bied kanalen voor feedback en ideeën

Ons geheime wapen voor het bouwen van de beste cultuur is open & eerlijke feedback. Elk teamlid draagt bij aan ons leven bij HelloSign, elke dag, dus het is cruciaal voor ons om te weten wat werkt en nog belangrijker, wat niet werkt, zodat we voortdurend kunnen verbeteren.

Gina Lau, Team Operations, HelloSign

Wist je dat “feedback” het kortste woord in de Engelse taal is dat de letters a-b-c-d-e-f bevat? Afgezien van dit interessante feit, feedback is van vitaal belang voor het overleven en succes van elk bedrijf. Dit omvat feedback van klanten, natuurlijk, maar ook feedback van werknemers.

Wat is de waarde van een gedachte of idee als het nooit wordt geuit? Zorg voor kanalen voor uw team om feedback te geven en ideeën te delen, of het nu gaat over de werkplek, het huidige product, mogelijke toekomstige producten of het bedrijf als geheel. Dat kan een bedrijfsforum zijn, een speciaal kanaal binnen uw bedrijfschatsoftware, een whiteboard op kantoor of een cloudgebaseerde dienst. Zonder deze kanalen kunnen briljante ideeën en nuttige kritiek worden gemist, wat geen enkel bedrijf zich mag veroorloven om te verliezen.

Stimuleer afdelingsoverschrijdende communicatie en samenwerking

Effectieve communicatie is een essentieel onderdeel van professioneel succes, of het nu op interpersoonlijk, inter-groep, intra-groep, organisatorisch, of extern niveau is.

Mike Myatt, oprichter en voorzitter, N2Growth

Als een van uw doelstellingen op het gebied van interne communicatie is dat uw werknemers van elkaar leren, dan is afdelingsoverschrijdende communicatie de sleutel. Organiseer een Q&A-sessie of een speciale bijeenkomst tussen verschillende afdelingen om ze met elkaar te laten communiceren, samenwerken en inzichten te delen. Enplug, bijvoorbeeld, houdt regelmatig afdelingsoverschrijdende Q&A sessies waarin medewerkers vragen kunnen stellen aan een ander team dan hun eigen. Naast wat er geleerd wordt, voorkomt dit dat afdelingen zich van elkaar geïsoleerd voelen.

Vermijd communicatie-overload

Effectieve interne communicatie verbindt mensen niet alleen met elkaar, maar ook met de juiste informatie op het juiste moment.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

Het internettijdperk heeft ons toegang gegeven tot meer informatie en directe correspondentie dan ooit tevoren, wat zowel een zegen als een vloek kan zijn. Denk bij interne communicatie aan minder is meer. Houd het simpel, kort en bondig. Overweeg om uw interne nieuwsbrief minder vaak te versturen of minder statistieken te tonen. Richt je op het sturen van de juiste informatie naar de juiste mensen op het juiste moment. Uw team zal u dankbaar zijn.

Informeer niet alleen – zet aan tot actie

Bedrijven die concurrerend en succesvol willen blijven, moeten hun collega’s betrekken, motiveren en inspireren.

Viktoria Tegard, Head of Internal Communications, Virgin Atlantic Airways

In de eerste plaats is het noodzakelijk uw team te informeren, maar uw interne communicatie moet uiteindelijk tot actie leiden. Zoals Viktoria Tegard van Virgin Atlantic in het bovenstaande citaat al aangeeft, moet interne communicatie uw team betrekken, motiveren en inspireren om verder te gaan dan dat.

U kunt dit doen door:

• Oproepen tot actie in berichten op te nemen
• Het delen van motiverende citaten, de missie en doelen van uw bedrijf, enz.
• Aanbieden om individuen of teams te belonen voor bepaalde prestaties

De communicatielijnen openen

Communicatie kan niet altijd het top-down-model volgen. Met de vloeibaarheid van informatie in het bedrijfsleven vandaag de dag, moeten leiders meesterlijke luisteraars zijn; zij moeten zowel kunnen ontvangen als zenden.

Joseph Badaracco, hoogleraar bedrijfsethiek, Harvard Business School

Beperk uw “opendeurbeleid” niet tot uw fysieke kantoorruimte. Uw interne communicatiesysteem moet het voor elke werknemer gemakkelijk maken om contact op te nemen met iemand anders in het bedrijf, inclusief het hoger management. Als u de communicatielijnen op deze manier opent, zullen teamleden zich welkom voelen om met elkaar te praten in plaats van geïntimideerd. Of u nu een groot bedrijf of een startup bent, deze interne communicatiepraktijk overbrugt kloven en helpt ontvankelijke, eerlijke relaties tussen medewerkers op te bouwen.

Houd transparantie

“Transparantie begint als een mentaliteitsverandering.”

– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Zoals Kevan Lee bij Buffer hierboven stelt, is transparantie meer dan alleen een beleid, het is een mentaliteit. Transparantie is cruciaal voor uw interne communicatie omdat het vertrouwen, verantwoordelijkheid en een open dialoog kweekt. Als uw team het gevoel heeft dat ze in het duister worden gelaten over bepaalde zaken, zullen ze misschien bang zijn om vragen te stellen en hun gedachten over die zaken te delen. Niet alle informatie kan natuurlijk voor iedereen beschikbaar worden gemaakt, maar het handhaven van ten minste enige transparantie kan enorme effecten hebben op de harmonie en de verstandhouding binnen uw bedrijf.

Stimuleer bedrijfsgerelateerd gebruik van sociale media

Het niet gebruiken van sociale media op de werkplek begint in feite net zo zinvol te worden als het niet gebruiken van de telefoon of e-mail.

Ryan Holmes, oprichter en CEO, Hootsuite

We weten wat u misschien denkt: “Sociale media hebben geen plaats op de werkplek.” Maar wat als we u vertellen dat het eigenlijk op sommige manieren zou moeten worden aangemoedigd? Laat uw team foto’s delen van zichzelf werkend en plezier hebbend op kantoor op Facebook, Twitter, Instagram, enz., en tag de officiële bedrijfspagina. Het is niet alleen geweldig voor de betrokkenheid van werknemers en het moreel, maar ook voor de blootstelling van het bedrijf en het geven van een gezicht aan wie je bent en wat je doet.

Deel branchenieuws, trends en inzichten

Als je mensen geen informatie geeft, verzinnen ze wel iets om de leegte op te vullen.

Carla O’Dell, CEO, American Productivity and Quality Center

Jouw team maakt niet alleen deel uit van een bedrijf, ze maken deel uit van een bedrijfstak. Alle teamleden moeten op de hoogte blijven van de laatste nieuwtjes uit de branche, van uw CEO tot uw webdesigner. Moedig hen aan om nieuws, markttrends, opiniestukken en andere industrie-gerelateerde blurbs met elkaar te delen. Vergelijkbaar met #6, wil je dat je team het gevoel heeft dat ze bijdragen aan iets dat groter is dan henzelf en dat ze agenten van verandering zijn, wat krachtige motivatoren zijn.

Gebruik interne communicatie om succes te erkennen en te prijzen

Erkenning is geen schaarse bron. Je kunt het niet opgebruiken of opraken.

Susan M. Heathfield, HR Expert, About.com

De geringste hoeveelheid lof kan een lange weg gaan, vooral in een tijd waarin werknemers zich gewaardeerd en gewaardeerd willen voelen. Uit een onderzoek van de American Psychological Association uit 2012 blijkt dat werknemers die zich gewaardeerd voelen “hogere niveaus van betrokkenheid, tevredenheid en motivatie” rapporteren, dus het is zeker iets om in te investeren. Het kan zo simpel zijn als het aankondigen van individuele of afdelingssuccessen via uw chatsoftware, interne nieuwsbrief of andere kanalen. Deze best practice is niet alleen goed voor het moreel van werknemers, maar ook voor de productiviteit en groei van uw bedrijf.

Creëer een klantgericht team met persona’s

De beste manier om teamleden te helpen zich op klanten te richten? Breng klanten tot leven.

Alison Davis, CEO & Oprichter, Davis & Company

Alison stelt voor om de beste praktijken op het gebied van interne communicatie te gebruiken om uw werknemers op één lijn te brengen met klanten. Maak “profielen van typische klanten, compleet met foto’s, demografische gegevens, voorkeuren en antipathieën – inclusief naar welke tv-programma’s ze kijken (Walking Dead of Downton Abbey?) en aan welke snacks ze de voorkeur geven (edamame of beef jerky?). Op die manier worden klanten levendig, tastbaar en top of mind.” Deel deze persona’s regelmatig met uw team – in gesprekken, nieuwsbrieven of zelfs met behulp van digital signage in uw kantoren.

17. Promoot hulpmiddelen en training voor werknemers

Werknemers willen weten of hun bedrijf net zo geïnteresseerd is in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling als zijzelf. Communiceer welke bronnen uw bedrijf aanbiedt, zodat werknemers geen fantastische kansen missen.

Belén Alemán, Learning & Development Program Manager, Meltwater San Francisco

Uw interne communicatie moet consequent doorgeven welke voordelen en bronnen beschikbaar zijn voor werknemers. Dit kan van alles inhouden, van basiszorgverzekeringen en 401K-plannen tot door het bedrijf gesponsorde seminars, off-site opleidingsmogelijkheden en carrièreversterkende workshops. Gebruik een combinatie van e-mail, chat, digital signage, interne blogs of persoonlijke teamvergaderingen om dit bekend te maken. Door werknemers aan te moedigen om via uw bedrijf te investeren in hun eigen persoonlijke en professionele ontwikkeling, profiteert iedereen op de lange termijn.

Leerdoelen kunnen ook worden geformaliseerd door individuen met de hulp van hun managers. Van daaruit kunnen activiteiten zoals open huizen of regelmatige leersync’s worden opgezet. De leersync’s vinden plaats met iedereen die je iets kan bieden in de richting van je leerdoelen. Als manager kun je je teamleden introduceren bij diegenen die wat informele coaching of mentorschap kunnen bieden in deze syncs. Deze leersync’s kunnen ook de vorm aannemen van zoiets als een boekenclub. Houd een lopende lijst bij van nuttige boeken en onderwerpen waarin mensen geïnteresseerd zijn en documenteer de leerervaringen om ze te delen met een breder bedrijfspubliek.

Open huizen kunnen ook geweldig zijn voor informele discussies, vooral als teams verspreid zijn over verschillende geografische gebieden. SoundCloud heeft open huizen die iedereen kan aankondigen en opzetten op het intranet van het bedrijf. Het is een flexibele opzet waarbij teams inzichten kunnen delen met andere teams waar ze misschien niet vaak mee in contact komen. Ontwerpteams kunnen prototypes waarover ze enthousiast zijn, delen met het marketingteam, wat nuttig kan zijn voor een aanstaande lancering, of misschien heeft het datateam wel interessante eigenschappen ontdekt over een segment waar het productteam echt iets aan heeft.

18. Denk als een marketeer

“Het is tijd voor werknemerscommunicatiemedewerkers om als marketeers te gaan denken, door de juiste informatie op het juiste moment via het juiste kanaal aan de juiste werknemer te leveren.”

– Shel Holtz, directeur interne communicatie en pleitbezorger

Soms voelt werknemerscommunicatie als een bijzaak – het krijgen van de budgetkruimels die zijn achtergelaten door reclame, marketing en PR. Een van de meest in het oog springende voorbeelden is het gebrek aan geavanceerde tools voor interne communicatie. Onze collega’s in marketing zijn in staat om berichten en informatie te richten op individuen op basis van een verscheidenheid aan criteria, maar het meeste van wat uitgaat naar werknemers is one-size-fits-all.

Zoals Dan Woods, de CEO van Evolved Media zegt: “Spotify weet waar we naar luisteren. Netflix kan voorspellen wat we zullen kijken. Uber weet precies wanneer en waar hij ons moet oppikken. Al deze tools maken ons niet-werkend leven makkelijker. Dus waarom vertrouwen we nog steeds op verouderde methoden om met werknemers te communiceren?”

We moeten gegevens gebruiken om te weten wat werknemers nodig hebben en wanneer ze het nodig hebben. Ten minste een decennium geleden, IBM’s intranet home page featured informatie over wat de individuele werknemer aan het doen was die dag en links naar middelen om de werknemer te helpen het gedaan te krijgen. Vandaag de dag zou dit soort communicatie via vele kanalen heel eenvoudig moeten zijn – met de gegevens die ons in staat stellen om relevante inhoud op de juiste medewerkers af te stemmen.

We moeten het concept echter wel aan het leiderschap verkopen, als we het budget willen krijgen dat nodig is om dit soort ervaringen aan medewerkers te leveren. Het oude intranet opnieuw lanceren zal het niet doen. We moeten dezelfde benadering kiezen voor gepersonaliseerde medewerkerscommunicatie als onze vrienden in marketing met klanten doen.

***

Over Enplug

Interne communicatoren over de hele wereld gebruiken Enplug om tv-schermen in hun kantoren te veranderen in visuele, interactieve communicatiemiddelen. Van aankondigingen en werknemersherkenning tot sociale media en nieuwsfeeds, metrische dashboards en vergaderruimtekalenders, Enplug is krachtig genoeg voor elke onderneming en eenvoudig te gebruiken.