Werknemers die drugs misbruiken op de werkplek veroorzaken grote verstoringen als gevolg van hun gebrek aan productiviteit, slechte prestaties, potentieel voor letsel op de werkplek en hun negatieve invloed op andere werknemers. Bij het ontwikkelen en handhaven van een effectief beleid voor drugstests moet naleving van de toepasselijke federale en staatswetten een hoge prioriteit hebben om onnodige juridische aansprakelijkheid te voorkomen.
Er zijn verschillende soorten drugstests, waaronder:
- Pre-Employment testen die plaatsvinden nadat een voorwaardelijk aanbod van een dienstverband is verstrekt;
- Reasonable Suspicion testen die zijn gebaseerd op het redelijke vermoeden van de werkgever dat de werknemer onder de invloed van drugs is, gebaseerd op objectieve en waarneembare factoren, zoals het uiterlijk van de werknemer, spraak, en / of gedrag op de werkplek;
- Post-Accident testen na een arbeidsongeval; en
- Random of periodiek testen tijdens het dienstverband.
Staatswetten inzake drugstesten op de werkplek variëren aanzienlijk, dus het is belangrijk om de toepasselijke staats- en lokale wetten te bekijken en na te leven. Dit geldt met name voor het testen op marihuana – een toenemend aantal staten legaliseert medicinaal en/of recreatief gebruik, en biedt bescherming op de werkplek voor dergelijke gebruikers. Daarom is naleving van de staatswetgeving een integraal onderdeel van het handhaven van een geldig drugstestprogramma. Daarnaast moet ook aan de volgende federale wetten worden voldaan:
Titel VII van de Civil Rights Act van 1964 (Titel VII)
Titel VII is van toepassing op werkgevers met 15 of meer werknemers en verbiedt discriminatie in arbeid op grond van ras, huidskleur, godsdienst, nationale afkomst en geslacht. Drugtestprogramma’s die inconsequent worden toegepast en die gericht zijn op bepaalde werknemers, kunnen de basis vormen van een onrechtmatige discriminatieclaim. Om dit te voorkomen, moeten werkgevers ervoor zorgen dat drugstestprogramma’s worden teruggebracht tot schriftelijke beleidslijnen, dat het management wordt opgeleid over deze beleidslijnen en dat ze consequent worden toegepast.
De American with Disabilities Act (ADA)
De ADA is van toepassing op werkgevers met 15 of meer werknemers en verbiedt werkgevers een gekwalificeerde persoon met een handicap te discrimineren en is over het algemeen verplicht redelijke aanpassingen aan te bieden (na het interactieve proces te hebben doorlopen, tenzij een uitzondering van toepassing is op ongepaste hardheid of directe bedreiging). De ADA biedt bescherming voor het gebruik door een sollicitant/werknemer van geneesmiddelen op recept die onder toezicht van een gediplomeerd gezondheidswerker worden ingenomen. Illegaal drugsgebruik wordt echter niet beschermd. Met het oog op de naleving van de ADA mag de werkgever geen algemeen drugstestbeleid hebben dat wettelijk voorgeschreven medicijnen omvat. Voor een sollicitant of werknemer die positief test, staat de ADA de werkgever toe om te informeren naar voorgeschreven medicijngebruik. Dit is een belangrijke stap voordat de werknemer wordt ontslagen of anderszins nadelige maatregelen tegen hem worden genomen. Verder, als de persoon voorgeschreven medicatie gebruikt voor een in aanmerking komende handicap, dan is de werkgever verplicht om deel te nemen aan het interactieve proces om te bepalen of de persoon een accommodatie nodig heeft om de essentiële functies van de baan uit te voeren.
Occupational Safety and Health Administration (OSHA)
OSHA heeft zijn registratie en rapportage van beroepsletsels en -ziektenverordening herzien die op 1 december 2016 in werking is getreden. De verordening omvatte bescherming tegen represailles om werknemers aan te moedigen werkgerelateerde verwondingen te melden, naast andere wijzigingen. In het bijzonder is het werkgevers verboden werknemers te ontmoedigen om een letsel of ziekte te melden. De verordening verduidelijkt ook de eis dat de procedure van een werkgever voor het melden van werkgerelateerde letsels en ziekten redelijk moet zijn en werknemers niet mag afschrikken / ontmoedigen om te melden; en neemt het bestaande verbod op vergelding tegen werknemers voor het melden van werkgerelateerde letsels of ziekten op.
In de preambule van de definitieve regel merkte het OSHA op dat een algemeen beleid van drugs- en alcoholtests na ongevallen vergeldingsmaatregelen zou kunnen inhouden:
“Hoewel het testen van werknemers op drugs in sommige situaties een redelijk beleid op de werkplek kan zijn, wordt dit vaak gezien als een inbreuk op de privacy, dus als het zeer onwaarschijnlijk is dat een verwonding of ziekte is veroorzaakt door drugsgebruik door de werknemer, of als de methode voor het testen van drugs geen verslechtering vaststelt maar alleen gebruik op een tijdstip in het recente verleden, kan het verplichten van de werknemer om een drugstest te ondergaan op ongepaste wijze een afschrikkende werking hebben op het melden…OSHA is van mening dat het bewijsmateriaal in de regelgevingsdocumenten aantoont dat een algemeen beleid voor het testen van drugs na een ongeval een afschrikkende werking heeft op het melden van een ongeval.”
OSHA heeft duidelijk gemaakt dat de definitieve regel drugs- en alcoholtests na ongevallen toestaat, maar heeft uitgelegd dat er een redelijke mogelijkheid moet zijn dat drugsgebruik door de werknemer een factor is die bijdraagt aan de gemelde verwonding of ziekte, wil een werkgever een drugstest verplicht stellen. (Tests die vereist zijn op grond van de wetgeving inzake werknemerscompensatie van de staat vallen niet onder deze regel). Als voorbeeld merkte OSHA op dat het niet redelijk zou zijn om een werknemer die een bijensteek, een RSI-letsel of een letsel veroorzaakt door een gebrek aan machinebeveiliging of een defect aan een machine of gereedschap meldt, een drugstest op te leggen.
Op basis van deze regel kunnen algemene eisen voor drugs- of alcoholtests na een ongeval vergeldingsmaatregelen zijn en reden voor een OSHA-bevel. Dit geldt niet voor andere soorten tests, zoals pre-employment, redelijke verdenking en willekeurige tests.
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
HIPAA, die van toepassing is op Covered Entities en Business Associates, vereist een vrijgave voordat Protected Health Information (PHI), zoals de resultaten van drugstests, aan de werkgever kan worden verstrekt. Er moet dus een HIPAA-release worden ondertekend voordat de werknemer aan een drugstest wordt onderworpen, zodat de resultaten in overeenstemming met de HIPAA worden verkregen.
Over het algemeen is de HIPAA niet van toepassing op een werkgever en zijn werknemersdossiers, zelfs als de werknemersdossiers medische dossiers bevatten. Toch is het belangrijk om informatie over de gezondheid van werknemers vertrouwelijk te houden en in een apart vertrouwelijk dossier op te slaan, gescheiden van het personeelsdossier van de werknemer.
Er zijn gevallen waarin de HIPAA wel van toepassing is, zoals wanneer de werkgever een gedekte entiteit is en sollicitanten of werknemers als patiënten behandelt. Dit doet zich voor als de zorgverlener besluit om intern drugstests uit te voeren – de resultaten van drugstests worden behandeld als PHI en beschermd onder HIPAA.