Localizador
Blog Network
Localizador

Deel 1. Een overzicht van strategische planning of “VMOSA” (visie, missie, doelstellingen, strategieën en actieplannen)

Leer hoe u VMOSA kunt gebruiken om van een droom werkelijkheid te maken door een visie te ontwikkelen, doelen te stellen, deze te definiëren en actieplannen te ontwikkelen.

VMOSA (Visie, Missie, Doelstellingen, Strategieën en Actieplannen) is een praktisch planningsproces dat wordt gebruikt om gemeenschapsgroepen te helpen een visie te definiëren en praktische manieren te ontwikkelen om veranderingen door te voeren. VMOSA helpt uw organisatie korte termijn doelen te stellen en te bereiken terwijl u de lange termijn visie in het oog houdt. Het implementeren van dit planningsproces in de inspanningen van uw groep ondersteunt het ontwikkelen van een duidelijke missie, het opbouwen van consensus en het verankeren van de dromen van uw groep. In dit hoofdstuk wordt onderzocht hoe en wanneer VMOSA in het planningsproces van uw organisatie kan worden geïmplementeerd.

Wat is VMOSA?

Eén manier om die reis te maken is door middel van strategische planning, het proces waarbij een groep zijn eigen “VMOSA” bepaalt; dat wil zeggen, zijn Visie, Missie, Doelstellingen, Strategieën, en Actieplannen. VMOSA is een praktisch planningsproces dat kan worden gebruikt door elke gemeenschapsorganisatie of initiatief. Dit veelomvattende planningsinstrument kan uw organisatie helpen door een blauwdruk te verschaffen voor de overgang van dromen naar acties tot positieve resultaten voor uw gemeenschap.

In dit gedeelte geven we een algemeen overzicht van het proces, en gaan we kort in op elk van de afzonderlijke onderdelen. In Voorbeelden laten we zien hoe een initiatief om zwangerschap onder adolescenten te voorkomen het VMOSA-proces effectief heeft gebruikt. Vervolgens bieden we u in Tools een mogelijke agenda voor een planningsretraite, mocht uw organisatie besluiten dit proces te gebruiken. Tot slot worden in de resterende paragrafen van dit hoofdstuk de stappen beschreven die nodig zijn om elk onderdeel van het proces volledig te ontwikkelen.

Waarom zou uw organisatie VMOSA moeten gebruiken?

Waarom zou uw organisatie dit planningsproces moeten gebruiken? Er zijn vele goede redenen, waaronder de volgende:

  • Het VMOSA-proces fundeert uw dromen. Het maakt goede ideeën mogelijk door uiteen te zetten wat er moet gebeuren om uw visie te bereiken.
  • Door dit proces in groepsverband op te zetten (waarbij u ervoor zorgt dat zowel mensen betrokken zijn die door het probleem worden geraakt als mensen met de capaciteiten om het te veranderen), stelt het uw organisatie in staat consensus op te bouwen rond uw focus en de noodzakelijke stappen die uw organisatie zou moeten nemen.
  • Het proces geeft u de kans om uw visie en missie te ontwikkelen samen met degenen in de gemeenschap die zullen worden beïnvloed door wat u doet. Dat betekent dat uw werk veel meer kans heeft om de werkelijke behoeften en wensen van de gemeenschap aan te pakken, in plaats van wat u denkt dat ze zouden kunnen zijn. Het betekent ook dat de gemeenschap eigenaar is van de visie en missie, waardoor iedereen op dezelfde golflengte zit en de kans dat elke inspanning succesvol zal zijn, sterk toeneemt.
  • VMOSA stelt uw organisatie in staat zich te concentreren op uw kortetermijndoelen, terwijl u uw langetermijnvisie en -missie in het oog houdt.

Wanneer moet u VMOSA gebruiken?

Dus, wanneer moet u dit strategische planningsproces gebruiken? Natuurlijk is het altijd zinvol voor uw organisatie om de richting en orde te hebben die het u geeft, maar er zijn enkele momenten waarop het bijzonder zinvol is om dit proces te gebruiken. Deze momenten zijn onder meer:

  • Wanneer u een nieuwe organisatie begint.
  • Wanneer uw organisatie een nieuw initiatief of groot project start, of gaat werken in een nieuwe richting.
  • Wanneer uw groep overgaat naar een nieuwe fase van een lopende inspanning.
  • Wanneer u probeert een ouder initiatief nieuw leven in te blazen dat zijn focus of momentum heeft verloren.
  • Wanneer u nieuwe financiering aanvraagt of bij een nieuwe geldschieter. In deze omstandigheden is het belangrijk om uw visie en missie te verduidelijken, zodat alle financiering die u zoekt, ondersteunt waar uw organisatie daadwerkelijk voor staat. Anders kan het gebeuren dat er aan het geld voorwaarden worden verbonden die u dwingen een richting in te slaan die niet in overeenstemming is met het werkelijke doel of de filosofie van uw organisatie.

Laten we even kort kijken naar elk van de afzonderlijke ingrediënten die in dit proces van belang zijn. In de volgende paragrafen gaan we dieper in op elk van deze ingrediënten en leggen we uit hoe u elke stap in het planningsproces kunt ontwikkelen.

Visie (de droom)

Uw visie geeft aan wat volgens uw organisatie de ideale omstandigheden voor uw gemeenschap zijn – hoe de dingen eruit zouden zien als de voor u belangrijke kwestie perfect zou worden aangepakt. Deze utopische droom wordt doorgaans beschreven door een of meer zinnen of visieverklaringen, dat zijn korte proclamaties die de dromen van de gemeenschap voor de toekomst overbrengen. Door een visieverklaring op te stellen, maakt uw organisatie de overtuigingen en leidende principes van uw organisatie duidelijk aan de grotere gemeenschap (en ook aan uw eigen personeel, deelnemers en vrijwilligers).

Er zijn bepaalde kenmerken die de meeste visieverklaringen gemeen hebben. In het algemeen moeten visieverklaringen zijn:

  • Begrepen en gedeeld door leden van de gemeenschap
  • Breed genoeg om een verscheidenheid aan lokale perspectieven te omvatten
  • Inspirerend en opbeurend voor iedereen die betrokken is bij uw inspanning
  • Eenvoudig te communiceren – ze moeten bijvoorbeeld kort genoeg zijn om op een T-shirt te passen

Hier zijn enkele visieverklaringen die aan de bovenstaande criteria voldoen:

  • Gezonde kinderen
  • Veilige straten, veilige buurten
  • Elk huis een thuis
  • Onderwijs voor iedereen
  • Vrede op aarde

Missie (het wat en waarom)

Het ontwikkelen van missieverklaringen is de volgende stap in het actieplanningsproces. De missieverklaring van een organisatie beschrijft wat de groep gaat doen, en waarom zij dat gaat doen. Missieverklaringen zijn vergelijkbaar met visieverklaringen, maar ze zijn concreter, en ze zijn zeker meer “actiegericht” dan visieverklaringen. De missie kan verwijzen naar een probleem, zoals een ontoereikende huisvesting, of een doel, zoals het verstrekken van toegang tot de gezondheidszorg voor iedereen. En hoewel ze niet erg gedetailleerd zijn, geven ze – heel globaal – aan hoe uw organisatie de geconstateerde problemen zou kunnen oplossen. Enkele algemene uitgangspunten voor missieverklaringen zijn dat ze:

  • beknopt zijn. Hoewel een missieverklaring niet zo kort is als een visieverklaring, moet ze toch in één zin duidelijk zijn.
  • Resultaatgericht. Missieverklaringen leggen de overkoepelende resultaten uit die uw organisatie nastreeft.
  • Inclusief. Hoewel missieverklaringen uitspraken doen over de overkoepelende doelen van uw groep, is het heel belangrijk dat ze dat heel breed doen. Goede mission statements zijn niet beperkend in de strategieën of sectoren van de gemeenschap die bij het project betrokken kunnen raken.

De volgende mission statements zijn voorbeelden die aan bovenstaande criteria voldoen.

  • “Het bevorderen van de gezondheid en ontwikkeling van kinderen door middel van een alomvattend familie- en gemeenschapsinitiatief.”
  • “Het creëren van een bloeiende Afro-Amerikaanse gemeenschap door middel van de ontwikkeling van banen, onderwijs, huisvesting, en culturele trots.
  • “Het ontwikkelen van een veilige en gezonde buurt door middel van gezamenlijke planning, gemeenschapsactie en beleidsbeïnvloeding.”

Hoewel visie- en missieverklaringen op zich kort moeten zijn, is het vaak zinvol voor een organisatie om haar diepgewortelde overtuigingen of filosofie op te nemen, die in feite zowel haar werk als de organisatie zelf kunnen definiëren. Een manier om dit te doen zonder de directheid van de visie- en missieverklaringen op te offeren, is het opnemen van leidende beginselen als aanvulling op de verklaringen. Deze kunnen de overtuigingen van de organisatie uiteenzetten en tegelijkertijd de visie- en missieverklaringen kort en bondig houden.

Doelstellingen (hoeveel van wat zal wanneer worden bereikt)

Zodra een organisatie haar missieverklaring heeft ontwikkeld, is de volgende stap het ontwikkelen van de specifieke doelstellingen die zijn gericht op het bereiken van die missie. Doelstellingen verwijzen naar specifieke meetbare resultaten voor de brede doelstellingen van het initiatief. In de doelstellingen van een organisatie wordt doorgaans aangegeven hoeveel van wat wanneer zal worden bereikt. Een van de doelstellingen van een gemeenschapsinitiatief ter bevordering van zorg en aandacht voor oudere volwassenen zou bijvoorbeeld kunnen zijn: “Tegen 2015 (wanneer), te verhogen met 20% (hoeveel) die ouderen melden dat ze in dagelijks contact zijn met iemand die voor hen zorgt (waarvan).”

Er zijn drie basistypen doelstellingen. Deze zijn:

  • Gedragsdoelstellingen. Deze doelstellingen zijn gericht op het veranderen van het gedrag van mensen (wat ze doen en zeggen) en de producten (of resultaten) van hun gedrag. Een buurtverbeteringsgroep kan bijvoorbeeld een doelstelling ontwikkelen rond een toename van het aantal woningreparaties (het gedrag) of van verbeterde huisvesting (het resultaat).
  • Uitkomstdoelstellingen op gemeenschapsniveau. Deze zijn verwant aan gedragsdoelstellingen, maar zijn meer gericht op een gemeenschapsniveau in plaats van een individueel niveau. Dezelfde groep zou bijvoorbeeld kunnen voorstellen om het percentage fatsoenlijke betaalbare huisvesting in de gemeenschap te verhogen als een resultaatdoelstelling op gemeenschapsniveau.
  • Procesdoelstellingen. Dit zijn de doelstellingen die verwijzen naar de uitvoering van activiteiten die nodig zijn om andere doelstellingen te bereiken. De groep kan bijvoorbeeld een uitgebreid plan aannemen voor het verbeteren van de huisvesting in de buurt.

Het is belangrijk om te begrijpen dat deze verschillende soorten doelstellingen elkaar niet uitsluiten. De meeste groepen zullen doelstellingen in alle drie categorieën ontwikkelen. Voorbeelden van doelstellingen zijn:

  • Tegen december 2010, het verhogen met 30% van ouderbetrokkenheid (d.w.z. praten, spelen, lezen) met kinderen jonger dan 2 jaar. (Gedragsdoelstelling)
  • Tegen 2012, een toename van 40% van jongeren die afstuderen aan de middelbare school. (Doelstelling op communautair niveau)
  • Tegen het jaar 2006, het percentage van gezinnen die hun eigen huis bezitten met 30% verhogen. (Uitkomstdoelstelling op communautair niveau)
  • Vóór december van dit jaar het opleidingsprogramma voor vrijwilligers voor alle vrijwilligers implementeren. (Procesdoelstelling)

Strategieën (het hoe)

De volgende stap in het proces van VMOSA is het ontwikkelen van uw strategieën. Strategieën leggen uit hoe het initiatief zijn doelstellingen zal bereiken. Over het algemeen hebben organisaties een grote verscheidenheid aan strategieën die mensen uit alle verschillende delen, of sectoren, van de gemeenschap omvatten. Deze strategieën variëren van zeer breed, waarbij mensen en middelen uit veel verschillende delen van de gemeenschap worden betrokken, tot zeer specifiek, waarbij wordt gemikt op zorgvuldig afgebakende gebieden.

Voorbeelden van brede strategieën zijn:

  • Een kindergezondheidsprogramma zou sociale marketing kunnen gebruiken om de betrokkenheid van volwassenen bij kinderen te bevorderen
  • Een adolescentenzwangerschapsinitiatief zou kunnen besluiten om de toegang tot voorbehoedsmiddelen in de gemeenschap te vergroten
  • Een stedelijk revitaliseringsproject zou het artistieke leven van de gemeenschap kunnen verbeteren door kunstenaars aan te moedigen in het gebied op te treden

Vijf soorten specifieke strategieën kunnen de meeste interventies helpen sturen. Deze zijn:

  • Verstrekken van informatie en verbeteren van vaardigheden (bijv. vaardigheidstraining aanbieden in conflicthantering)
  • Versterken van diensten en ondersteuning (bijv. een mentorprogramma starten voor risicojongeren)
  • Toegang, barrières en kansen wijzigen (zoals het aanbieden van studiebeurzen aan studenten die anders niet naar de universiteit zouden kunnen)
  • De gevolgen van inspanningen veranderen (bijv, stimulansen bieden voor leden van de gemeenschap om vrijwilligerswerk te doen)
  • Het beleid wijzigen (bijv. het bedrijfsbeleid wijzigen zodat ouders en voogden en vrijwilligers meer tijd met jonge kinderen kunnen doorbrengen)

Actieplan (welke verandering zal er plaatsvinden; wie zal wat doen en wanneer om het te laten gebeuren)

Ten slotte beschrijft het actieplan van een organisatie zeer gedetailleerd hoe strategieën zullen worden uitgevoerd om de eerder in dit proces ontwikkelde doelstellingen te verwezenlijken. Het plan verwijst naar: a) specifieke (gemeenschaps- en systeem)veranderingen die moeten worden nagestreefd, en b) de specifieke actiestappen die nodig zijn om veranderingen tot stand te brengen in alle relevante sectoren, of delen, van de gemeenschap.

De belangrijkste aspecten van de interventie of (gemeenschaps- en systeem)veranderingen die moeten worden nagestreefd, worden geschetst in het actieplan. Bijvoorbeeld, in een programma dat tot doel heeft de belangstelling van jongeren voor politiek te vergroten, zou een van de strategieën kunnen zijn om studenten te onderwijzen over het kiesstelsel. Enkele van de actiestappen zouden dan kunnen zijn: het ontwikkelen van voor de leeftijd geschikt materiaal voor leerlingen, het houden van schijnverkiezingen voor kandidaten op plaatselijke scholen, en het opnemen van wat lestijd in het leerplan.

Voor elk onderdeel van de interventie of de na te streven veranderingen (in de gemeenschap en de systemen) worden actiestappen ontwikkeld. Deze omvatten:

  • Actiestap(pen): Wat zal er gebeuren
  • Verantwoordelijke perso(o)n(en): Wie zal wat doen
  • Datum waarop de actie voltooid moet zijn: Timing van elke actiestap
  • Vereiste middelen: Middelen en ondersteuning (zowel wat nodig is als wat beschikbaar is)
  • Barrières of weerstand, en een plan om deze te overwinnen
  • Samenwerkers: Wie moet er nog meer van deze actie weten?

Hier zijn twee voorbeelden van actiestappen, grafisch weergegeven zodat u de stroom gemakkelijk kunt volgen:

Actiestap Verantwoordelijke(n) Tijdstip van voltooiing benodigde middelen Mogelijke belemmeringen of weerstand Samenwerkers
  • Opstellen van een sociaal marketingplan
 Terry McNeil (van marketingbureau) april 2006 $15,000 (restant geschonken) Niet voorzien Leden van de bedrijvenactiegroep
  • Vraag lokale bedrijven om flex-tijd voor ouders en mentoren
 Maria Suarez (van bedrijvenactiegroep) September 2008 5 uur; 2 uur om voorstel voor te bereiden; 3 uur voor vergadering en vervoer Corporatie: kan dit als duur zien; moet hen overtuigen van het nut van het plan voor het bedrijf Leden van de bedrijfsactiegroep en de actiegroep van de school

Als u eenmaal klaar bent met het ontwerpen van het strategisch plan of de “VMOSA” voor uw organisatie, bent u natuurlijk nog maar aan het begin van dit werk. Uw actieplan zal moeten worden uitgeprobeerd, getest en herzien, en vervolgens uitgeprobeerd, getest en opnieuw herzien. U zult feedback moeten krijgen van leden van de gemeenschap, en op basis van die feedback elementen van uw plan moeten toevoegen en weghalen.

In samenvatting

Iedereen heeft een droom. Maar de meest succesvolle individuen – en gemeenschapsorganisaties – nemen die droom en vinden een manier om die te verwezenlijken. VMOSA helpt groepen precies dat te doen. Dit proces van strategische planning helpt groepen in de gemeenschap hun droom te definiëren, hun doelen te bepalen, manieren te vinden om die doelen te bereiken, en ten slotte praktische manieren te ontwikkelen om de noodzakelijke veranderingen tot stand te brengen.

In dit gedeelte hebt u een algemeen inzicht gekregen in het proces van strategische planning. Als u denkt dat uw organisatie baat zou kunnen hebben bij het gebruik van dit proces, nodigen wij u uit om door te gaan naar de volgende delen van dit hoofdstuk, waarin diepgaand wordt uitgelegd hoe u uw eigen strategisch plan ontwerpt en ontwikkelt.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.