Het einde van afleidingen?

Deel 1: Focus op afleiding

Hoe vaak bent u aan het begin van uw dag gaan zitten, opgewonden om een heleboel taken gedaan te krijgen, om vervolgens te besluiten snel uw e-mail te controleren en in een spiraal terecht te komen van een dag die in niets meer resulteert dan dat u eindelijk te weten bent gekomen wie Roger Rabbit eigenlijk heeft ingelijst?

Tijd is een beperkte hulpbron, en ons vermogen om ons gedurende die tijd te concentreren lijkt ernstig in gevaar te zijn.

Uit onderzoek blijkt zelfs dat mensen eens in de 11 minuten worden afgeleid en gemiddeld om de 3 minuten en 5 seconden van taak wisselen.

Dus gelukkig bent u niet de enige die stopt met het opstellen van een presentatie, alleen maar om op zoek te gaan naar de songtekst van de oorworm die in uw hersenen is blijven steken.

Afleiding is een enorm probleem op de werkplek van vandaag. Een snelle minuut om te twitteren scrollen kan gemakkelijk sneeuwbal in uren van verloren concentratie. Onderzoek van Dr. Gloria Mark van de University of California Irvine zegt dat het bijna 25 minuten kan duren om dezelfde gemoedstoestand te bereiken in de oorspronkelijke taak na te zijn afgeleid.

Veel meer dan verloren tijd

De impact van afleiding is niet alleen tijd, maar ook de kwaliteit van het werk. Een studie van het Institute of Psychiatry van King’s College in Londen onderbrak sommige deelnemers met e-mailmeldingen en andere afleidingen bij het afleggen van een IQ-test. Die deelnemers scoorden gemiddeld tien punten lager dan de controlegroep die niet werd onderbroken. Om dat in de juiste context te plaatsen: mensen die marihuana rookten vlak voordat ze de test deden, scoorden slechts 8 punten lager.

In een ander onderzoek liet Dr. Mark proefpersonen een reeks e-mails beantwoorden. Een groep mensen werd ongestoord gelaten, terwijl de andere groep voortdurend werd onderbroken door telefoontjes en berichten. Met behulp van een NASA-schaal voor werkbelasting, ervoer de groep die werd onderbroken verhoogde niveaus van stress, frustratie, inspanning, druk en mentale uitputting.

Niet alle afleidingen zijn hetzelfde

Iedereen kan het hebben om te worden afgeleid, maar er zijn veel verschillende soorten afleidingen, en het begrijpen van het verschil kan de sleutel zijn om ze te overwinnen.

Goed vs. slecht

Wanneer u denkt aan afleiding, denkt u waarschijnlijk aan de metaforische trollen die op kantoor rondrennen en chaos veroorzaken.

Maar recente studies hebben bewezen dat afleiding ook heilzaam kan zijn. Uit een onderzoek van de Northwestern University blijkt dat wanneer u een complex probleem aanpakt, u door enige tijd onbewust en afgeleid te denken uiteindelijk beter presteert wanneer u terugkeert naar de kern van de zaak.

Stel, u werkt aan een project en een collega komt langs op uw bureau. Ze stelt u een paar vragen over het project of geeft u nieuwe informatie, wat tot een aantal positieve uitkomsten leidt. Deze goede afleidingen kunnen noodzakelijke sociale interacties zijn die uw geest verjongen en revitaliseren en die cruciaal zijn voor een hoge productiviteit.

Slechte afleidingen laten je oorspronkelijke werk uiteindelijk slechter of ongedaan. Slechte afleidingen zijn meestal perifeer of volledig los van het werk dat je wilde doen. Ze leiden u af en helpen u niet terug te keren naar waar u oorspronkelijk mee bezig was.

Fysieke vs. digitale

Fysieke afleiding vindt plaats in de ruimte om je heen, zoals iemand die een luide video afspeelt, of die hongergevoelens die toeslaan net wanneer je gaat zitten om iets belangrijks af te maken. Digitale afleidingen daarentegen vallen je aan met zoemers, piepjes of kleine rode meldingen die smeken om te worden gecontroleerd.

Intern vs. extern

Het is heel gewoon om met de vinger te wijzen en afleiding te wijten aan de dingen om je heen: lawaaiige collega’s, chatberichten of slechte kantoorplannen. Maar denk eens aan de laatste keer dat je twee uur aan een project kon werken zonder dat iemand je lastig viel. Was het niet net zo moeilijk om geconcentreerd te blijven? Uit onderzoek blijkt zelfs dat tot de helft van de afleidingen door uzelf wordt veroorzaakt.

Interne afleidingen worden ook wel zelfonderbrekingen genoemd. Deze gebeuren wanneer je een blog aan het lezen bent en vervolgens je telefoon pakt of zonder reden sociale media checkt. Terwijl je ergens anders mee bezig bent, verschijnt er een willekeurige gedachte in je hersenen (“Wat gebeurt er met kippeneieren als ze bevriezen?”), en twintig minuten later onderzoek je de bestemmingsplanwetten voor het hebben van je eigen stadsboerderij.

Dr. Mark’s onderzoek wees uit dat wanneer externe onderbrekingen afnemen, interne onderbrekingen toenemen. Dus zelfs als je een paar uur blokkeert om wat gericht werk gedaan te krijgen, heb je nog steeds evenveel kans om je tijd te verspillen aan dingen die je niet wilde doen.

Ben ik succesvol gefocust, of ben ik gefocust op focussen?

Was het vroeger niet beter?

Zijn afleidingen alleen een modern digitaal fenomeen? Of zijn onze hersenen gemaakt om af te dwalen bij de eerste de beste kans die ze krijgen?

Afleiding gaat verder terug dan je denkt. Beatriz Arantes, senior onderzoeker en psycholoog bij Steelcase, gelooft dat het geworteld is in onze evolutie.

“Vanuit het oogpunt van overleving was het belangrijk om alert te zijn op je omgeving, want er kan iets zijn dat een kans of een bedreiging vormt. We zijn voorbedraad om andere dingen op te merken en kunnen onze oplettendheid voor de omgeving niet uitschakelen,” vertelde ze aan The Guardian.

In 1830 stond Victor Hugo voor een onmogelijke deadline; hij had minder dan zes maanden om met een nieuw boek te komen, maar hij bleef het maar uitstellen. Om hem te helpen zich te concentreren, vroeg hij zijn assistent om al zijn kleren te pakken, ze in een kist op te sluiten en het huis te verlaten. Hij werd in zijn kamer achtergelaten zonder geschikte kleding, waardoor hij gedwongen werd binnen te blijven en te schrijven. De gebochelde van Notre-Dame werd twee weken voor de deadline gepubliceerd, in januari 1831.

Hoe apocrief het verhaal ook mag klinken, je kunt niet ontkennen dat mensen zich altijd bewust zijn geweest van de schadelijke effecten van afleiding. David Lavenda’s artikel op Fast Company wijst op Petrarca, de 14e eeuwse geleerde, die in The Life of Solitude schreef: “Sluit de deuren van je zintuigen om eenzaamheid te bereiken in de aanwezigheid van andere mensen.”

Maar met smartphones en onbeperkte data-abonnementen is afleiding vandaag de dag toch veel erger dan werknemers in het verleden?

Het is de schuld van die verdomde technologie

Afleiding en nieuwe technologie zijn altijd met elkaar verbonden geweest. Dit gaat terug tot Socrates, die dacht dat het opschrijven van dingen het vermogen van de geest om informatie vast te houden zou verminderen en de geest zou afleiden met een overmaat aan informatie.

Elke nieuwe technologie heeft zowel de belofte van een hogere productiviteit als de neiging om de gebruikers ervan tot meer afleiding aan te zetten. Zoals Socrates voorspelde, betekenen meer productiviteit en meer verbindingen meer ruis en meer dingen om door te ziften. Mensen hebben dus altijd al beter moeten omgaan met afleidingen als er nieuwe technologie opduikt. Tegenwoordig gebeurt dat veel sneller, maar het vermogen van de mens om met de nieuwe afleidingen om te gaan is niet in dezelfde mate gegroeid.

Maar wat gebeurt er als de technologie zelf je probeert af te leiden?

Max Stossel van het Center for Humane Technology onthult dat het doel van veel startende techbedrijven is om iemands aandacht te vangen en vast te houden gedurende ten minste twee minuten. Wanneer je een hele economie en waarderingssysteem hebt dat is gebouwd op hoeveel aandacht je hebt, is het logisch dat bedrijven proberen uit te vinden wat de aandacht van de gebruiker grijpt. “Het is een race naar de bodem van de hersenstam,” zoals Tristan Harris het zegt.

Stossel zegt dat de echte game changer vandaag is dat het niet een persoon is die je probeert te verleiden, maar een algoritme. “Wat het algoritme leert, is hoe het onze aandacht het beste vast kan houden.” Als je een machine hebt die is gemaakt en wordt gestimuleerd om je weg te trekken van waar je mee bezig was, heb je een groot afleidingsprobleem.

Multitasken is zo 1995

De rapporten zijn al lang uit waarin staat dat multitasken een mythe is en dat je hersenen zich eigenlijk niet op meer dan één ding tegelijk kunnen concentreren. Het is in moderne bedrijven zelfs bijna niet meer van deze tijd om te beweren dat je goed bent in multitasken.

Multitasking is niet meer gedefinieerd als meer dan één ding tegelijk doen, maar als het snel overschakelen van de ene taak op de andere. Dus als je bezig bent met een diepgaande analyse van een verkooprapport en dan je telefoonmeldingen controleert, en dan snel je e-mail checkt, dat is multitasking.

Multitasking is het omarmen van afleidingen. Het is werken als een triage verpleegkundige in de ER-afdeling die gewoon wacht op het volgende ding om door de deur te komen. Mensen die multitasken zijn er vaak zo aan verslaafd dat ze niet doorhebben dat ze het doen.

Maar leunen op afleiding helpt niemand. De American Psychological Association meldt dat “zelfs korte mentale blokkades die worden gecreëerd door te schakelen tussen taken, kunnen maar liefst 40 procent van iemands productieve tijd kosten.”

Clifford Nass, hoogleraar psychologie aan de Stanford University, zegt: “Het huidige non-stop multitasken verspilt meer tijd dan het bespaart”, en er zijn aanwijzingen dat het ook je concentratie en creativiteit om zeep helpt.

Ga eens terug naar het moment waarop je fris aan je werkdag begint. Hoe zou het zijn om zonder afleiding door te breken en te bereiken waar u altijd al van droomde?

Heb je ooit een concert gezien waarbij de violiste helemaal opgaat in haar werk en zich niet bewust is van het verstrijken van de tijd of haar omgeving? Of naar een basketballer gekeken die naar believen kan scoren, hoe sterk de verdediging ook is?

Deze mensen hebben een toestand bereikt die flow heet.

Flow is een term die is bedacht door de Hongaars-Amerikaanse psycholoog Mihaly Csíkszentmihályi. Hij bestudeerde high performers op vele gebieden en merkte patronen in hoe ze spraken over hun zeer productieve tijden. In zijn TED-talk vertelt hij over een componist die een tijd had waarin hij muziek schreef zonder wrijving, vrij van afleiding. De geest van de componist werkte zo vloeiend en snel, dat de componist het niet eens kon observeren.

Csíkszentmihályi begon hetzelfde op te merken bij dichters, kunstenaars, atleten, en zelfs bedrijfsleiders. Hij gebruikte de term flow om een toestand te beschrijven waarin je volledig betrokken bent en opgaat in je werk, onoverwinnelijk voor afleidingen. Het is een staat van extase en grote innerlijke helderheid.

Je hebt dit misschien wel eens op kantoor ervaren. Herinnert u zich die keer dat u uw koptelefoon opzette en begon te schrijven, maar zich toen realiseerde dat de muziek allang was gestopt met spelen? En toch zat je daar twee uur lang, in totale trance, volledig ondergedompeld, het pompen van grote werk.

Werken terwijl afgeleid voelt als het proberen te lopen door kniediepe modder. In flow zijn geeft je het gevoel dat je boven de modderige poelen van afleiding vliegt en in staat bent om je volledige potentieel te benutten.

De lange weg naar flow

Er is helaas geen geheime formule of een snelkoppeling waarmee je flow naar believen tevoorschijn kunt toveren. In feite, is het bijna onmogelijk te forceren. Dr. Mark zegt dat flow “zeer zeldzaam” is en niet vaak voorkomt. Voor degenen die het ervaren, moeten al deze dingen op hun plaats zijn:

1. Veel ervaring. Csíkszentmihályi suggereert dat je minstens tien jaar diepgaande ervaring op een gebied nodig hebt voordat je kunt verwachten dat je een flow-staat bereikt. Dus, als je net begint aan je carrière als software-ingenieur, verwacht dan niet dat je meteen in een foutloze codefrenzy terechtkomt.

2. De juiste combinatie van uitdaging en vaardigheden. Het meeste werk dat je elke dag doet, vereist niet je meest geavanceerde vaardigheden. En het meeste is ook niet extreem uitdagend. Csíkszentmihályi zegt dat flow ontstaat als je werkt aan dingen die op de grens van je kunnen liggen en je diep uitdagen.

3. Een hoge tolerantie voor afleidingen. De mensen die flow bereiken zijn al experts in het omgaan met afleidingen. Het is niet juist om te zeggen: “Ik ga in een flow-staat komen, zodat ik niet met deze afleidingen hoef om te gaan.” In feite moet je eerst met de afleidingen omgaan om flow te bereiken.

Het bereiken van flow is een prachtige ervaring, maar het is niet iets wat je zomaar op commando kunt doen door je ogen hard genoeg dicht te knijpen. Je kunt jezelf echter wel meer beschikbaar maken voor flow door je in te zetten voor het ontwikkelen van vaardigheden op een bepaald gebied, uitdagend werk te zoeken en weerstand op te bouwen tegen afleidingen.

Maar wat kan ik vandaag doen?

Sinds flow een doel is dat veel verder weg ligt, kunt u in de tussentijd oefenen met wat Cal Newport Deep Work noemt, gedefinieerd als:

Professionele activiteiten die worden uitgevoerd in een staat van concentratie zonder afleiding die uw cognitieve vermogens tot het uiterste duwen. Deze inspanningen creëren nieuwe waarde, verbeteren uw vaardigheid, en zijn moeilijk te repliceren.

Newport contrasteert dat met ondiep werk:

Niet-cognitief veeleisende, logistieke taken, die vaak worden uitgevoerd terwijl u bent afgeleid. Deze inspanningen hebben de neiging niet veel nieuwe waarde in de wereld te creëren en zijn gemakkelijk te repliceren.

Welke klinkt als hoe jij je dag gisteren hebt doorgebracht?

Ondiep werk is wat stress en depressie aanjaagt, en zijn de meest waarschijnlijke taken die zullen worden overgedragen aan AI. In sommige opzichten zijn zowel ons welzijn als onze overlevingskansen in de arbeidswereld in staat om de brug te slaan van oppervlakkig naar diep werk.

Maar de meeste mensen zijn niet meer voorbereid om in diep werk te springen dan ze zijn om aan de basistraining voor het leger te beginnen. In Deep Work vertelt Newport verhalen over mensen die deze vaardigheden jarenlang moesten oefenen voordat ze het vermogen om aandachtig te blijven onder de knie hadden. Dus hoe kun je beginnen?

Jezelf trainen voor diep werk en het vermijden van afleidingen vergt veel werk. Je aandacht is als een spier. Je moet het regelmatig trainen om het te verbeteren. Net zoals je geen driedubbele lutz schaatssprong kunt doen na één rondje om het ijs, zul je nooit een staat van flow bereiken totdat je je hersenen hebt geconditioneerd om te focussen.

Dus, elke keer dat je met succes een negatieve afleiding vermijdt, bouw je kracht op. Maar zoals iedereen weet die een dieet of trainingsplan volgt, is het heel makkelijk om terug te vallen in oude gewoontes.

We hebben een aantal van de beste ideeën verzameld die er zijn over hoe je je geest kunt trainen om beter met afleidingen om te gaan. Ze zullen niet allemaal voor u werken, maar u kunt er vast wel een paar vinden die u kunnen helpen in de strijd tegen afleiding.

Niet hier beginnen

Hier vindt u een aantal oude trucjes die gewoon slechte ideeën zijn als het gaat om het opbouwen van uw aandacht.

1. Probeer niet harder. Een van de meest interessante delen van Dr. Mark’s studie is hoe mensen compenseerden wanneer ze waren afgeleid. Ze zei: “wanneer mensen in omgevingen zijn waar ze veel onderbrekingen ervaren, hebben ze de neiging om hun werk te versnellen.” Het is die gekke middag haast om eindelijk de presentatie af te maken voordat je thuis moet zijn om je kind van school te halen.

Maar dit heeft altijd een prijs. Het verhoogt stress, frustratie, tijdsdruk, en inspanning. In een Michigan State studie, korte onderbrekingen op een getimede experiment maakte deelnemers proberen harder, die hun foutenpercentage verdubbeld.

2. Verwacht niet meer van jezelf. Soms moet je gewoon je verwachtingen bijstellen. Gezien de hoeveelheid tijd die iedereen in een dag heeft, is er maar zoveel dat kan worden bereikt. In een hoofdstuk getiteld First Things First in The Effective Executive, wijst Peter Drucker erop dat Mozart aan verschillende composities tegelijk kon werken en ze afmaken. Maar bijna elke andere beroemde componist moest er één tegelijk doen. Drucker zegt dat het een vergissing is om aan te nemen dat u de uitbijter bent. Stel je verwachtingen bij om je te concentreren op één heel belangrijk ding tegelijk.

3. Wend je niet eerst tot de technologie. Er zijn veel goede hulpmiddelen om u te helpen uw afleiding onder controle te houden. Maar een van de belangrijkste oorzaken van afleiding is het hebben van te veel apps in de eerste plaats. De meeste effectieve manieren om afleiding te verminderen omvatten het elimineren van het gebruik van sommige apps of vereisen op zijn minst niet het toevoegen van meer technologie.

Onthoud dat technologie bestaat om mensen productiever te maken, maar het stelt je ook open voor meer afleidingen. Als u hulp nodig hebt bij het omgaan met afleiding, verminder dan uw afhankelijkheid van technologie totdat u beter weet om te gaan met wat u hebt.

Wat vermijdt u precies?

Zoals eerder gezegd, zijn er verschillende soorten afleiding. Zeggen: “Ik ga alle afleidingen vermijden” is ongeveer even nuttig als zeggen: “Ik ga geen slecht voedsel eten.” Welke afleidingen zijn voor jou het schadelijkst? Fysiek of digitaal? Extern of intern? Zodra u de belangrijkste boosdoeners te identificeren, kunt u een strategie ontwikkelen om specifiek gericht die om te beginnen.

We hebben deze lijsten samengesteld op basis van de ideeën die helpen externe of interne afleidingen te verslaan, waaronder zowel digitale als fysieke afleidingen.

Ideeën om externe afleidingen te verslaan

Digitaal

4. Verwijder waarschuwingen en meldingen. Helaas worden de meeste applicaties standaard geleverd met volledige waarschuwingen, waardoor je gedwongen wordt om de vraag te stellen: “Wil ik deze meldingen niet?”, in plaats van de meer nuttige vraag: “Heb ik deze meldingen echt de hele tijd nodig?” Als je aandacht je doel is, is het beter om één keer een belangrijke melding te missen dan elke dag door honderden onnodige meldingen te moeten zwemmen.

5. Schakel messaging-apps uit wanneer u diep werk doet. Je voelt misschien de druk om de hele tijd verbonden te blijven met je team, maar zelfs messaging apps moeten niet 24×7 aan staan. Als je gaat zitten voor geconcentreerd werk, zet ze dan uit, of zet ze op niet storen. Als u meldingen aan hebt staan, bent u altijd aan het multitasken en zegt u in feite: “Ik ga dit belangrijke werk doen én ik ben beschikbaar voor het geval iemand een grappige GIF wil delen.

6. Behandel uw e-mail als een echte inbox. Wat zou u denken van de persoon die de hele dag in de postkamer zit te “werken”? Behoorlijk afleidbaar. Ron Friedman zegt dat “werken” in een e-mail client “als diëten in een banketbakkerij” is. Controleer in plaats daarvan op een paar momenten op de dag je e-mail, maar volg Nir Eyal’s advies om het te gebruiken voor triage, niet voor antwoorden.

7. Voer gesprekken in real time. Formstack CEO Chris Byers zegt: “E-mail breekt een gesprek van 15 minuten over meerdere dagen, elk een onderbreking.” Bel met iemand of spreek persoonlijk af wanneer het antwoord ingewikkeld is of meer dan een snel antwoord vergt. Elke e-mailwisseling die meer dan drie keer heen en weer gaat, had waarschijnlijk met een kort telefoongesprek kunnen worden afgehandeld.

Fysiek

8. Draag een koptelefoon tijdens geconcentreerd werken. Hoewel het niet waterdicht is, is een koptelefoon het “niet storen”-teken van het open kantoor geworden. Als muziek u afleidt, zoek dan een speler met witte ruis of achtergrondgeluiden, of houd de hoofdtelefoon gewoon op als teken dat u niet gestoord wilt worden.

9. Vraag om een betere vergadercultuur. Vergaderingen kunnen een bron van afleiding zijn, vooral als ze onnodig lang duren. Als u wordt uitgenodigd voor een vergadering, vraag dan: “Wat is de agenda? Welke informatie zal worden gedeeld? Waar hebben we het over? Welke resultaten verwachten we?” Anders kunnen vergaderingen een afleiding zijn die uren aan een stuk duurt.

10. Organiseer uw werkruimte. Sommige mensen gedijen in een enigszins chaotische werkruimte, maar de meesten van ons vinden het afleidend. Het houden van papieren en herinneringen op uw bureau is als het voortdurend hebben van tabbladen open op uw browser van dingen die je nodig hebt om terug te komen naar.

11. Loop door uw zintuigen. Wat leidt u momenteel visueel af, zowel op uw scherm als op uw werkplek? Welke geluiden brengen u het meest van uw pad af? Bent u altijd geneigd te stoppen met werken als u de geur van koffie ruikt? Wat is de invloed van honger op uw werk? Is uw lichaam op de beste temperatuur om u te concentreren zonder dat u een trui hoeft aan te trekken?

Ideeën om interne afleidingen te verslaan:

12. Blijf de baas. Het maakt niet uit of het digitaal of fysiek is, Gustavo Razzetti moedigt mensen aan om na te denken over waarom ze afgeleid zijn geraakt. Ben je aan het vermijden of aan het verkennen? Als je de neiging krijgt om je concentratie te verbreken, stop dan en vraag je af of het de moeite waard is. Als je jezelf uit de controle voelt glippen, is dat het moment om een pauze te nemen, een wandeling te maken, of over te stappen op een taak die niet zoveel focus vereist. Nir Eyal zegt om onderzoekend te zijn in plaats van veroordelend over afleiding triggers.

Tips voor planning

Veel van de strijd tegen afleiding is al gewonnen of verloren voordat je dag begint. Als u meteen begint met het controleren van uw e-mail en berichten, vraagt u om afleiding en neemt u uw dag over. Hier zijn wat ideeën om je tijd in te delen.

13. Plan de avond tevoren. Het moment waarop u zich waarschijnlijk het meest bewust bent van hoe afleiding u heeft beïnvloed, gebeurt wanneer u het kantoor uitloopt of de laptop afsluit. Of je bent enthousiast dat je goed werk hebt gedaan, of je voelt je ziek omdat je niet veel hebt om te laten zien voor al je tijd. Neem de laatste 5-10 minuten van de dag en zorg dat je morgen klaar bent voor succes.

14. Wees slim met blokken tijd. Diep werk vereist meerdere minuten voordat u in de flow kunt komen. Plan dus niet om uw zeer gerichte taken in de dertig minuten te proppen die u tussen vergaderingen door hebt. Probeer grote stukken tijd vrij te maken waarin u zich kunt concentreren zonder op de klok te hoeven kijken.

15. Groepeer gemeenschappelijke taken. Probeer al uw vergaderingen rug-aan-rug te plannen, omdat het om heel ander werk gaat. Proberen te schakelen tussen schrijven, ontwerpen, coderen en vergaderen eist een mentale tol.

16. Kies een hoogtepunt voor de dag. Vaak is het behalen van die ene overwinning per dag al genoeg om je op de been te houden. Wat is het dat u een goed gevoel geeft als u vandaag iets bereikt? Geef eerst je hoogtepunt prioriteit, en dan kun je op een goede plek zijn, zelfs als de afleidingstrollen het overnemen.

17. Wees realistisch. Hoewel het op papier misschien lijkt alsof je vandaag een ton kunt bereiken, streef er toch naar om elke dag maar één heel belangrijk hoogtepunt af te krijgen, en al het andere is een bonus. Hoewel je aandachtsspier in de loop van de tijd zal verbeteren, wil je niet depressief worden alleen maar omdat je niet elk item van je lijst in een dag hebt afgestreept.

18. Bouw pauzes in. Pauzes zijn net zo belangrijk als geconcentreerde tijd. Je onbewuste geest zal nog steeds verbanden voor je leggen nadat je je cache hebt leeggemaakt en een tijdje hebt uitgecheckt. Ga een stukje wandelen of zoek een goede afleiding.

19. Gebruik ondiep werk als een pauze van diep werk. Als u zich ervan bewust bent wanneer u wordt afgeleid, als u het gevoel hebt dat u een pauze nodig hebt, neem dan die tijd om uw e-mail en berichten te checken, of doe wat eenvoudig spreadsheetwerk tot u klaar bent om terug te gaan.

Digitaal

20. Betaal voor websites zonder advertenties. Technologie moet u productiever maken, maar als ze bezaaid is met advertenties, werkt ze contraproductief. Zoals Max Stossel opmerkt, is een van de redenen waarom techbedrijven zich hebben toegelegd op het oogsten van je aandacht, dat de meesten niet rechtstreeks voor de software betalen. Als je een bepaalde nieuwssite of -toepassing leuk vindt, zoek dan naar een betaalde optie waarbij advertenties worden verwijderd en je je kunt blijven concentreren op wat de software doet.

21. Gebruik technologie die andere technologie op de achtergrond beperkt. Hoewel het niet je eerste optie hoeft te zijn, hebben Humane Tech en Zapier veel goede hulpmiddelen om te voorkomen dat je afdwaalt naar de uithoeken van het internet wanneer je online bent. Tools zoals de News Feed Eradicator voor Facebook of Distraction Free YouTube werken op de achtergrond en kunnen een grote hulp zijn.

22. Automatiseer en delegeer. Het is gemakkelijk om het meest afgeleid te worden door die snelle, oppervlakkige werktaken die een dopamine rush geven. De meeste van deze taken kunnen echter aan anderen worden gedelegeerd of geautomatiseerd. Gebruik automatisering voor reguliere processen om de kleinigheden te verminderen. Experimenteer met AI voor planning of andere diensten. Ga na met welke taken een persoonlijke assistent kan helpen. Het is gemakkelijker om je te concentreren op die ene grote taak op je bord als je niet ook nog tientallen kleine taken hebt.

Fysiek

23. Elimineer interne triggers voordat u gaat zitten voor diep werk. Zorg ervoor dat uw maag vol zit, uw blaas leeg is en uw visuele signalen gedempt zijn voordat u begint.

24. Externaliseer met lijsten. Helaas is het vaak midden in geconcentreerd werk dat je je beste ideeën krijgt. De huidige technologie heeft uw geest getraind om op een gedachte te reageren zodra u die hebt, waardoor u verder wordt afgeleid van uw geconcentreerde werk. Het externaliseren van de activiteiten die gedaan moeten worden helpt je een briljant idee niet te vergeten, maar houdt je ook in de zone. Uw lijsten moeten altijd in de buurt zijn en eenvoudig te gebruiken.

25. Wees open over de worstelingen die je hebt. Veel mensen schamen zich voor problemen met productiviteit en afleiding, maar iedereen worstelt ermee. Uw team en manager willen allemaal dat u op uw best werkt. Vertel het anderen als u iets nieuws probeert en vraag om hun steun.

Als u een team leidt

Een teamleider heeft veel macht om het werkleven van mensen veel aangenamer en productiever te maken door de omgeving te veranderen. Julian Birkinshaw moedigt leiders aan om zichzelf te zien als de manager van de aandacht van je team. Hoe kun je manieren vinden om muren rond je team op te trekken om de afleidingstrollen weg te houden?

26. Dood overbodige apps. Forrester Research zegt dat 61% van de organisaties vijf of meer samenwerkingstools gebruikt, maar dat de meeste daarvan niet effectief worden gebruikt. Het aantal apps verminderen is beter dan je gegevens overal verspreid te hebben. Kijk naar het bouwen van je eigen apps met platforms in plaats van te vertrouwen op single-solution apps.

27. Weg met interne e-mail. E-mail is een groot probleem in de meeste kantoren omdat het niet goed wordt gebruikt. E-mail is vreselijk in het organiseren en opslaan van informatie, het stimuleren van contextuele communicatie en het beheren van taken. Je hebt waarschijnlijk veel effectievere manieren om te communiceren en gegevens te delen als een team. Gebruik e-mail alleen voor externe communicatie.

28. Stel beleid op. Houd bijeenkomsten waar u kunt bespreken hoe u afleiding kunt voorkomen en de aandacht erbij kunt houden. Het opleggen van zaken als “geen-vergadering-woensdag” werkt echter zelden als het van bovenaf wordt opgelegd. Laat teamleden met hun eigen ideeën komen over de beste manieren om afleiding te voorkomen. Denk na over hoe u uw vergadercultuur kunt verbeteren door agenda’s en duidelijke resultaten verplicht te stellen.

29. Bied aandachttraining. Er zijn maar weinig organisaties die hun werknemers trainen in het gebruik van de hulpmiddelen die ze krijgen. Telkens wanneer u een nieuw hulpmiddel toevoegt of iemand aan boord neemt, moet u ervoor zorgen dat uw training de juiste manier van gebruik omvat, evenals de gevaren en afleidingen van een slecht gebruik ervan.

30. Dwing niet iedereen één model op. Mensen die van nature meer zelfbeheersing hebben, worden juist gehinderd door extra beperkingen, of nemen misschien nooit een pauze, wat leidt tot een snellere burn-out. Erken dat iedereen op een andere manier met afleidingen omgaat en laat variatie toe.

Met de technologische vooruitgang neemt ook de afleiding toe. Als kenniswerker moet u blijven werken aan uw vermogen om u te concentreren op de taken die de meeste impact hebben. Als u zich blijft wentelen in het slijk van afgeleid, oppervlakkig werk, verspilt u niet alleen tijd, maar loopt u ook meer kans om gestrest en depressief te worden en moeite te hebben om bij te blijven in de moderne economie.

Het opbouwen van je aandacht en vermogen om je te concentreren op werk is niet onmogelijk, maar je moet tegen de stroom in zwemmen. Ga na hoe u zich minder kunt laten afleiden en bereid u voor op een betere wereld van werk.