Hoe bepaal ik of de aanwezigheid van een werknemer een “excessief verzuim” is?

Hoewel er geen magisch aantal afwezigheden is dat gelijk staat aan excessief verzuim, zijn er een aantal factoren te overwegen die kunnen leiden tot een vaststelling dat het verzuim excessief is. De hieronder opgesomde factoren moeten worden bekeken en beschouwd als indicatoren van mogelijk buitensporig absenteïsme. Als een of meer van de factoren op een mogelijk probleem wijzen, moet met de werknemer een gesprek worden gevoerd om te bepalen of er aanvaardbare redenen voor het absenteïsme zijn. Neem contact op met Employee & Labor Relations voor advies bij het interpreteren van de factoren en bij het beoordelen van de redenen die de werknemer aanvoert.

1. Ziekteverlofgebruik in het lopende jaar. Als een werknemer 80% of meer van het ziekteverlof dat hij/zij in het lopende jaar heeft opgebouwd, heeft gebruikt, kan er sprake zijn van een probleem van excessief absenteïsme. Het is duidelijk dat deze indicator een groter probleem wordt naarmate het jaar vordert (een werknemer die één dag afwezig is in de derde loonperiode van het jaar zal meer dan 100% van de 7,4 uren gebruikt hebben die hij/zij in de eerste 2 loonperioden heeft opgebouwd). Zoals hierboven opgemerkt, zijn 10 eendaagse afwezigheden gedurende het jaar een groter probleem dan een enkele ziekte/verwonding die resulteert in een afwezigheid van 10 dagen.
2. Ziekteverlofgebruik sinds de datum van indiensttreding. Als een werknemer 90% of meer van het ziekteverlof dat hij/zij sinds zijn/haar indiensttreding heeft opgebouwd, heeft gebruikt, kan er sprake zijn van excessief absenteïsme. Bij de beoordeling van deze factor moet u rekening houden met ernstige ziekten, verwondingen of zwangerschaps-/vaderschapsverlof (ouderschapsverlof) die het hoge gebruik kunnen hebben veroorzaakt.

Bij de beoordeling van de twee bovenstaande factoren moet u ze samen bekijken. Als een werknemer bijvoorbeeld 10 jaar voor de provincie heeft gewerkt en 95% van het opgebouwde ziekteverlof in het afgelopen jaar heeft gebruikt, maar slechts 50% van het totale opgebouwde ziekteverlof heeft gebruikt, kan dit wijzen op een eenmalige blip in het gebruik. Het kan ook wijzen op een werknemer die van plan is ontslag te nemen en het opgebouwde verlof wil opgebruiken voordat hij vertrekt, wat niet gepast is tenzij het wordt gestaafd door een medische deskundige. Anderzijds kan het zijn dat een werknemer 95% van zijn totale ziekteverlof heeft opgebruikt, maar slechts 25% van het opgebouwde verlof voor dit jaar. Dit kan erop wijzen dat de werknemer een gezamenlijke inspanning doet om te verbeteren.

1. Patroon in het gebruik van ziekteverlof. Als u een werknemer ziet met een patroon van ziekteverlofgebruik, moet u deze situatie als een potentieel probleem beschouwen, zelfs als het gebruik van de werknemer niet de hierboven beschreven drempels van 80%-90% bereikt. U kunt werknemers aantreffen die zich op maandag of vrijdag ziek melden, op de dag na een feestdag of een vakantieweekend, of op dagen waarop de werkdruk bijzonder hoog is of waarop een specifieke taak (zoals een maandelijks rapport) moet worden uitgevoerd.
2. Ziekteverlofgebruik in combinatie met vakantie. Een werknemer kan zich ziek melden op de eerste dag dat hij van vakantie moet terugkeren. Het wordt ten zeerste aanbevolen dat u de werknemer bij de ziekmelding meedeelt dat hij/zij een doktersverklaring moet overleggen met vermelding van de datum waarop hij/zij door de arts werd gezien en waarin wordt verklaard dat de ziekte hem/haar verhinderde zich op die datum op het werk te melden.

Er zijn ook situaties waarin een werknemer zich ziek meldt op dagen waarvoor hij/zij eerder vakantie had aangevraagd en zijn/haar verzoek was afgewezen. In deze gevallen zult u zeker een verklaring van een arts willen eisen, zoals hierboven beschreven. U moet ook contact opnemen met Employee & Labor Relations om te bepalen of nader onderzoek nodig is.

1. Gevolgen voor de bedrijfsvoering. Telkens wanneer het absenteïsme van een werknemer een negatieve invloed heeft op de dienstverlening, is er mogelijk sprake van excessief absenteïsme. Om te bepalen of u actie moet ondernemen, moet u factoren in overweging nemen zoals de reden voor de afwezigheid en of er een redelijke back-up is voor de afwezige werknemer. Als de werknemer bijvoorbeeld een receptionist is die elke dag het kantoor moet openen en er is geen back-up toegewezen, kan zelfs één dag ziekteverzuim een nadelige invloed hebben op de dienstverlening. Deze norm is duidelijk niet redelijk en wij zouden geen tuchtmaatregelen kunnen handhaven op grond van occasionele afwezigheid omdat wij geen back-up hadden gepland. Neem in situaties waarin absenteïsme van invloed is op de dienstverlening contact op met Employee & Labor Relations voor advies.