How to Claim Mileage on U.S. Taxes

Expenses

Het is belangrijk om te begrijpen welke vormen van autorijden werknemers en zelfstandigen van de IRS mogen aftrekken op hun belastingaangifte. We hebben de onderstaande gids samengesteld om u te helpen ervoor te zorgen dat u kilometers afschrijft in overeenstemming met de nieuwste IRS-regels.

Track Your Business Mileage

Om kilometeraftrek te claimen, moet u eerst nauwkeurig bijhouden hoeveel kilometers u hebt afgelegd. Decennialang hebben mensen hun zakelijke kilometers bijgehouden met pen en papier.

Gelukkig is de technologie vooruitgegaan en zijn er nu Mileage Tracker-apps die het bijhouden van zakelijke kilometers gemakkelijker dan ooit maken. Everlance is de best beoordeelde oplossing voor het bijhouden van zakelijke kilometers, omdat het automatisch en betrouwbaar zakelijke kilometers bijhoudt en al uw gegevens bundelt in rapporten die aan de IRS voldoen.

Als u een bedrijfseigenaar bent, is het ook een goed idee om specifieke vereisten te hebben voor de afstandsregistratie van uw werknemers. U kunt een gratis Excel-model voor kilometerregistratie downloaden en onder uw personeel verspreiden, zodat ze weten wat er van hun rapporten wordt verwacht als ze hun kilometers handmatig bijhouden.

IRS Standard Mileage Rate

Het IRS Standard Mileage rate is het standaardkilometervergoedingstarief dat elk jaar door de IRS wordt vastgesteld, zodat werknemers, aannemers en werkgevers het voor belastingdoeleinden kunnen gebruiken. Dit tarief fluctueert van jaar tot jaar en is van toepassing op voertuigen, waaronder auto’s, vrachtwagens en bestelwagens.

Voor het belastingjaar 2020 zijn deze tarieven:

• 57,5 cent per mijl voor zakelijk gereden mijlen (daalt 0.5 cent vanaf 2019)
• 17 cent per gereden mijl voor medische of verhuisdoeleinden (3 cent lager dan in 2019)
• 14 cent per gereden mijl in dienst van een liefdadigheidsorganisatie (momenteel vastgesteld door het Congres)

De meeste bedrijven structureren hun vergoedingsbeleid voor werknemers rond de IRS-standaard zakelijke kilometeraftrek van 58 cent, terwijl andere bedrijven ervoor kiezen om een hoger of lager tarief te implementeren om hun werknemers te vergoeden.

Bijvoorbeeld, als een bedrijf actief is in een gebied met hogere brandstofkosten, dan kunnen ze een hoger vergoedingstarief gebruiken dan het standaardtarief van de IRS.

Zelfs als een bedrijf geen vergoedingsprogramma voor werknemers heeft, dan kunnen werknemers hun zakelijke kilometerkosten – met behulp van het standaardkilometertarief van de IRS – van hun bruto inkomen aftrekken.

Belastingbetalers hebben ook de mogelijkheid om de werkelijke kosten af te trekken – inclusief gas, verzekering, parkeren, reparaties en afschrijvingen – in plaats van het standaardkilometertarief te gebruiken, maar velen zullen het ermee eens zijn dat het gebruik van deze methode veel meer tijd en werk kan vergen. Ook moet uw totale zakelijke uitgaven voor werknemers hoger zijn dan 2 procent van uw aangepast bruto inkomen om deze aftrek te claimen.

Hoe kilometers te claimen op belastingen

Werknemers kunnen hun kilometers naar en van werkverplichtingen bijhouden, terwijl ze ook het doel van elke reis documenteren, en hun kilometers dienovereenkomstig op hun belastingaangiften claimen, maar er zijn uitzonderingen van toepassing. Volgens de IRS:

“Een belastingbetaler mag het zakelijke standaardkilometertarief niet gebruiken voor een voertuig na het gebruik van een afschrijvingsmethode onder het Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS) of na het claimen van een Sectie 179-aftrek voor dat voertuig. Bovendien kan het zakelijke standaardkilometertarief niet worden gebruikt voor meer dan vier voertuigen die tegelijkertijd worden gebruikt.”

Hoewel dit een gegeven kan zijn, kunnen werknemers hun woon-werkverkeer niet aftrekken, zo geweldig als dat zou zijn.

Het is ook belangrijk om te letten op de FLSA kickback-regel, die een uitzondering is met betrekking tot kilometervergoedingen waar bedrijven zich aan moeten houden als hun werknemers in de buurt van of op het minimumloon verdienen.

Onder de Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) kunnen belastingbetalers niet langer een diverse gespecificeerde aftrek claimen voor niet-vergoede reiskosten van werknemers. Deze aftrek werd naast soortgelijke aftrekposten uit Schedule A geschrapt. Dit heeft echter geen invloed op aftrekposten die terecht worden geclaimd op een schema C voor zelfstandigen of onafhankelijke contractanten.

Als u een zelfstandige of een onafhankelijke contractant bent, zijn dit de regels voor kilometeraftrek en woon-werkverkeer. Uw aftrekbare kilometers zijn afhankelijk van waar uw hoofdvestiging zich bevindt. Als u vanuit uw huis werkt, zijn al uw mijlen meestal aftrekbaar op elk moment dat u in uw auto stapt en rijdt voor enig doel dat verband houdt met uw bedrijf.

Volgens de IRS, als u naar een klant rijdt om deze te ontmoeten en vervolgens rechtstreeks naar huis terugkeert, is de hele reis zakelijk en dus aftrekbaar. U kunt ook de rijkosten aftrekken van uw bedrijfslocatie naar werkgerelateerde activiteiten, zelfs als het alleen maar gaat om het afzetten van pakketten bij het postkantoor.

Als u uw bedrijf vanuit een andere plaats dan uw huis exploiteert, kunt u de mijlen die u naar die locatie rijdt niet aftrekken, omdat dat wordt beschouwd als woon-werkverkeer.

Het declareren van kilometers: zakelijk vs. privé

Het spreekt voor zich dat alleen kilometers die voor zakelijke doeleinden worden gebruikt, op uw belastingen mogen worden gedeclareerd, niet kilometers die voor persoonlijke reizen worden gebruikt. Woon-werkverkeer van en naar uw kantoor wordt beschouwd als een persoonlijke reis, en dat geldt ook voor dat kopje koffie dat u onderweg drinkt, hoewel velen van ons een dagelijkse dosis cafeïne nodig hebben om ons werk te doen.

Dit kan dingen ingewikkeld maken als het gaat om het bijhouden van kilometers, omdat velen van ons persoonlijke boodschappen doen, zoals onze stomerij ophalen of een stop maken bij de supermarkt, op hetzelfde moment dat we misschien voor zakelijke redenen rijden.

Everlance biedt een eenvoudige oplossing om onderscheid te maken tussen zakelijke en persoonlijke ritten, zelfs als ze in dezelfde rit worden gemengd. Elke keer dat u in uw auto stapt op weg naar uw volgende bestemming, opent u de Everlance-app.

Als u op weg bent naar een vergadering met een klant op hun kantoor, veegt u gewoon naar rechts voor zakelijk. Als u op weg bent naar een vriend voor het diner na een vergadering met een klant, veeg dan naar links voor persoonlijk. Op deze manier worden alle zakelijke kilometers afzonderlijk geregistreerd, en Everlance berekent zelfs onmiddellijk uw aftrek, gebaseerd op het standaard kilometertarief.

Everlance stelt u ook in staat om andere soorten zakelijke uitgaven bij te houden. Neem gewoon een foto van uw ontvangstbewijs en de app slaat het veilig op in de cloud. U kunt zelfs uw creditcard of bankrekening direct koppelen om ook op die manier uitgaven bij te houden.

Conclusie

Wanneer het tijd is om uw belastingen voor te bereiden, hoeft u alleen uw Everlance-rapporten voor het bijhouden van afstanden en onkosten te downloaden en naar uw accountant te sturen. Everlance heeft de weg vrijgemaakt voor het besparen van tijd, geld en rompslomp voor bedrijven en zelfstandigen bij het bijhouden van zakelijke kilometers en onkosten.

Of u nu een bedrijfseigenaar bent met meerdere werknemers, of u bent zelfstandige, Everlance biedt aangepaste plannen om uit te kiezen op basis van de behoeften van uw eigen bedrijf. Ontdek hun kilometerstand en onkosten tracking opties en stroomlijn uw boekhouding, terwijl ook het elimineren van het giswerk en fouten die, vaak, komen samen met it.