About the Author
Amanda Swiontek heeft verschillende vrijwilligersmogelijkheden geleid om de Boys & Girls Clubs of Central Florida te ondersteunen. Dankzij Amanda’s leiderschap als Volunteer Champion voor Apple, Inc. heeft de organisatie in 2016 de Heart of Florida United Way Community Volunteer Excellence Award gewonnen. Ze heeft ook cursussen loopbaanontwikkeling en het schrijven van cv’s gefaciliteerd voor tienerjongeren bij de Boys & Girls Club Tupperware Brands Branch.
Bags in Bulk is een toonaangevende leverancier van groothandel rugzakken en groothandel tote bags aan goede doelen en scholen.
Heb je ooit gedacht aan het organiseren van een schoolvoorraad drive voor uw gemeenschap? Als je erover hebt nagedacht, heb je je misschien afgevraagd waar je moet beginnen. Een schoolbenodigdheden drive lijkt misschien een beetje overweldigend, maar het kan worden bereikt op verschillende manieren. Met een paar tips en wat planning, kunt u een impactvol evenement creëren ten behoeve van de jeugd van uw lokale gemeenschap.
Stap een: Wie zal er baat bij hebben?
Voordat u begint met het organiseren van vrijwilligers en het plannen van het evenement, is het belangrijk om doelen te stellen. Begin met het bepalen van de reikwijdte van uw schoolbenodigdhedenactie. Eerst en vooral moet u bepalen wie zal profiteren van het evenement. Het kan bijvoorbeeld worden gebruikt om benodigdheden te verzamelen voor:
- Een basisschool
- Een middelbare school
- Een middelbare school
- Een non-profitorganisatie
- Een school met een laag inkomen
- Een specifieke buurt of geografische locatie
- Een school gewijd aan kinderen met toegankelijkheidsbehoeften
Als u de actie nog verder wilt verfijnen, kunt u een specifieke klas of groep binnen de bovenstaande categorieën selecteren. In sommige gevallen kunt u uw doel zo instellen dat het ten goede komt aan een groep waar u een persoonlijke relatie of band mee hebt. Een andere optie is het uitvoeren van internetonderzoek om lokale non-profitorganisaties te vinden die gedeeltelijk gericht zijn op of gewijd zijn aan het ondersteunen van de jeugd van uw gemeenschap.
Als u besluit een non-profitorganisatie, school of ander specifiek gemeenschapsgebied te ondersteunen, neemt u contact op met de organisatie. Misschien kunt u met hen samenwerken voordat u uw drive organiseert. Op die manier kunt u spreken met een vertegenwoordiger van de gemeenschap, een jeugdmanager of een vrijwilligersmanager die u kan helpen inzicht te krijgen in de donatiebehoeften voor schoolbenodigdheden.
Als u eenmaal hebt bepaald wie zal profiteren van uw schooldrive, bent u klaar om naar de planningsfase te gaan.
Stap twee: Wat is uw plan?
Nu u weet wie zal profiteren van uw schoolbenodigdheden drive, kunt u beginnen met het organiseren en plannen van het evenement. Er zijn verschillende lagen voor het organiseren van een schoolbenodigdhedenactie, dus het is het beste om te beginnen met plannen op een basisniveau en dan meer in detail te treden als je dichter bij de datum van het evenement komt. Overwegingen voor planning en organisatie zijn onder meer:
- Doelstellingen voor de actie
- Locatie voor de actie
- Datum waarop de actie zal worden gehouden
- Behoeften aan vrijwilligers
- Benodigde schoolbenodigdheden
- Mogelijke sponsors
Wanneer u de doelstellingen bepaalt, wilt u misschien aangeven hoeveel kinderen door het evenement zullen worden geholpen. Als u met een school of een specifieke organisatie werkt, kunt u misschien een lijst van benodigde artikelen verzamelen. Bijvoorbeeld, in plaats van gewoon te vragen om schoolbenodigdheden in het algemeen, kunt u de soorten artikelen specificeren die moeten worden gedoneerd. Specifieke artikelen kunnen zijn:
- Rugzakken
- Pencils
- Lijm
- Krijtjes
- Scharen
- pennen
- papier
Een andere strategie voor het inzamelen van schoolbenodigdheden is het vinden van een donor voor grote artikelen, zoals rugzakken. De schijf kan dan worden gebruikt om elke rugzak te vullen voor een specifiek kind. Deze strategie is een geweldige pasvorm als het evenement is gepland voor een specifieke klas of groep kinderen. Donoren kunnen rugzakken kopen tegen groothandelstarieven voor zo weinig als $ 3.
Het is belangrijk om te overwegen dat sommige mensen misschien monetaire donaties willen bijdragen voor uw schoolbenodigdheden drive. Om tegemoet te komen aan dit soort donoren, kunt u een lijst opstellen met items die zijn toegewezen voor donaties. Prijzen kunnen individueel of in groepen worden ingesteld. Bijvoorbeeld:
- $1.00 koopt lijmstiften voor 20 kinderen
- $5 koopt papier voor 5 kinderen
- $20 koopt een rugzak gevuld met schoolbenodigdheden voor 1 kind
- $50 koopt een 5-pak pennen voor 100 kinderen
Nadat u klaar bent met het organiseren en plannen van uw schoolbenodigdhedenactie, is uw volgende stap te beslissen hoe u uw zaak gaat promoten.
Stap drie: Promoot uw zaak
Word of Mouth
Het is belangrijk om in gedachten te houden dat de schoolbenodigdheden drive niet alleen gaat over het krijgen van mensen om te doneren – het gaat over het motiveren van anderen om uw zaak te steunen. Hoe kun je anderen motiveren om vrijwilligerswerk te doen, te promoten en te doneren? Leden van de gemeenschap moeten in staat zijn om te begrijpen en zich verbonden voelen met de jongeren die geselecteerd zijn om te profiteren van de schoolbenodigdhedenactie. Om de actie met succes te promoten, moet je de nood kunnen uitleggen en de impact die het evenement zal hebben op de kinderen. Bovendien moet je in staat zijn om deze informatie snel en gepassioneerd te delen met je vrijwilligers, partners en potentiële donoren.
Een tactiek die je kan helpen om anderen een snel overzicht te geven van wat je probeert te bereiken, is het formuleren van een “elevator speech”. Een elevator speech is bedoeld om anderen snel te interesseren in uw schoolbenodigdheden drive. De toespraak moet worden uitgesproken in ongeveer 20-30 seconden, dat is de typische hoeveelheid tijd die in een lift met iemand anders. Uw elevator speech moet een korte, overtuigende toespraak zijn die het volgende communiceert:
- Wie zal profiteren van de schoolbenodigdhedenactie
- Welke schoolbenodigdheden ze nodig hebben
- Uw doel voor de actie
Als de persoon met wie u spreekt interesse toont, kunt u hem of haar snel laten weten dat u op zoek bent naar vrijwilligers en/of donoren – afhankelijk van uw huidige behoeften. De elevator speech kan de deur openen voor een dieper gesprek in het moment of het kan de luisteraar overhalen om het evenement of de drive doelen in meer detail te bespreken op een toekomstig moment. Voordat u meer in detail treedt over uw schoolbenodigdhedenactie, moet u vaststellen dat de persoon met wie u spreekt meer wil weten. Na uw elevator speech kunt u om toestemming vragen om het gesprek voort te zetten met vragen als:
- Heeft u een paar minuten zodat ik u meer kan vertellen?
- Heeft u even tijd om te bespreken hoe u kunt helpen als vrijwilliger of als donateur?
- Wilt u snel weten hoe u vrijwilliger kunt worden?
- Wilt u snel weten hoe u kunt doneren?
Het is ideaal om de details van uw schoolbenodigdhedenactie te delen op het moment nadat u uw elevator speech hebt gegeven. Echter, sommige mensen hebben geen tijd of liever later te verbinden. Het is een goede gewoonte om gracieus te zijn en respect te hebben voor de tijd van de luisteraar. Als de persoon met wie u spreekt aangeeft niet geïnteresseerd te zijn, kunt u hem gewoon bedanken voor zijn tijd en het gesprek beëindigen. Als de persoon interesse toont om later meer te weten te komen, kunt u vervolgvragen stellen zoals:
- Wanneer kan ik u het beste bellen?
- Kan ik uw e-mailadres krijgen, zodat ik u meer informatie kan sturen?
- Wilt u de komende week afspreken voor een kop koffie/lunch, zodat we kunnen praten?
Takeaways
Of u uw schoolbenodigdhedenactie nu persoonlijk wilt promoten of informatie wilt achterlaten, takeaways zijn een effectieve manier om uw doel te promoten. Een takeaway is meestal een fysiek item dat iemand kan houden, zodat ze kunnen volgen om deel te nemen of om te delen met anderen. Een takeaway kan het volgende omvatten:
- Flyers
- Pamfletten
- Business Cards
- Postkaarten
Takeaways moeten kort zijn, maar net als uw elevator speech, moeten ze anderen snel informeren en overtuigen. Sommige informatie die moet worden opgenomen:
- De naam van uw schoolbenodigdhedenactie
- De datum
- De plaats
- De tijd
- Wie zal profiteren van de actie
- Welke benodigdheden of geldelijke donaties zullen worden geaccepteerd
- Contact telefoon en email voor interesse in vrijwilligers
- Contact telefoon en email voor interesse in donaties
- Eventuele deadlines voor interesse in vrijwilligers
- Website met meer informatie voor het evenement, school of organisatie
- Sponsors
Het kan handig zijn om een meeneemdingetje te maken zoals een visitekaartje met uw contactinformatie en dat bij u te dragen. Je weet nooit wanneer je iemand tegenkomt en een gesprek aanknoopt over je schoolbenodigdhedenactie. Het geven van een visitekaartje specifiek voor uw schoolbenodigdheden is een tastbare herinnering aan het evenement en een potentieel partnerschap.
Digitale informatie
In verband met degenen die sterk deelnemen aan de digitale gemeenschap, is het van cruciaal belang om uw schoolbenodigdheden drive te promoten via elektronische middelen. U kunt verschillende middelen gebruiken om uw evenement te promoten, die kunnen omvatten:
- Sociale media (Facebook, Instagram, Twitter, enz.)
- Meetup-groepen (Meetup.com, Eventbrite.com, enz.)
- Gesloten organisatiewebsite
- Sponsorwebsite
- Schoolwebsite
Als u een flyer of pamflet gebruikt om uw evenement te promoten, kunnen deze takeaways gemakkelijk worden omgezet in PDF of worden geïntegreerd in een website om meer informatie te verstrekken. Daarnaast kunt u op zoek gaan naar andere promotionele manieren om uw oorzaak te marketen.
Drijven bewustzijn is de sleutel tot het hebben van een succesvolle schoolbenodigdheden drive. Nadat u hebt besloten wie zal profiteren van de schoolbenodigdheden drive, kunt u plannen en zich richten op het bevorderen van uw evenement. Met focus en aandacht voor detail, kunt u een drive organiseren die een positieve impact zal hebben op de jeugd van uw gemeenschap.