In 3 eenvoudige stappen een factuur maken op basis van een schatting: A How-To for Small Businesses

Een factuur maken op basis van een schatting is een goed idee, omdat u de posten en kosten overneemt die uw klant al heeft goedgekeurd, aldus de Houston Chronicle. Het maakt ook facturering veel eenvoudiger, wat belangrijk is omdat facturen de sleutel zijn om betaald te krijgen.

Het omzetten van een schatting naar een factuur hoeft geen pijnlijk proces te zijn. Boekhoudsoftware maakt het eenvoudig. U kunt de informatie ook handmatig overnemen aan de hand van de volgende eenvoudige stappen.

In dit artikel behandelen we:

• De informatie overnemen
• De factuur aanpassen
• Eventuele wijzigingen toelichten

De informatie overnemen

Een factuur maken met boekhoudsoftware

In de regel is het vrij eenvoudig om een bestaande schatting om te zetten in een factuur met boekhoudsoftware.

In FreshBooks gaat u via het menu naar de pagina met schattingen, vinkt u de schatting aan die u wilt omzetten en klikt u vervolgens op “Omzetten naar factuur”. Vervolgens kunt u de nieuwe factuur naar wens bewerken en online verzenden of afdrukken om per post te verzenden.

Freshbooks heeft ook functies waarmee u eenvoudig schattingen en facturen kunt maken met behulp van professionele sjablonen.

Een factuur handmatig maken

Kopieer de projectgegevens van uw schatting naar een factuursjabloon (u kunt dit gratis factuursjabloon downloaden). Als u gebruikmaakt van progressieve facturering, wat betekent dat u slechts voor een deel van een project factureert, kopieert u alleen de posten en kosten die u nu wilt factureren.

Sommige kleine bedrijven geven er de voorkeur aan een percentage van de arbeids- of materiaalkosten te factureren. Zelfs als u een schatting automatisch omzet in een factuur met behulp van boekhoudsoftware, moet u mogelijk uw arbeids- of materiaalkosten handmatig aanpassen, volgens de Houston Chronicle.

U kunt uw bestaande schatting ook hergebruiken in een factuur. Gebruik het formaat dat u verkiest, of het nu Word, Excel, Google Docs of PDF is. In de volgende stap bespreken we welke velden u moet wijzigen.

De factuur aanpassen

Nu is het tijd om de informatie van uw schatting aan te passen om er een factuur van te maken.

Vraag uzelf eerst:

• Zijn er posten of prijzen gewijzigd?
• Wilt u factureren voor het hele project of slechts een deel ervan? Zo ja, gebruik dan de progressieve factureringstechnieken uit stap één.

De volgende informatie blijft hetzelfde:

• Contactinformatie voor u en uw klant
• Uw logo
• Diensten en kosten uit uw schatting die u wilt factureren

U dient het volgende te wijzigen:

• Verander de datum in de datum van vandaag
• Verander het nummer van de schatting in een factuurnummer
• Voeg een vervaldatum voor betaling (of betalingen) in
• Verwijder eventuele tijdlijnen of einddatums van het project
• Dubbelcheck of u de juiste diensten en kosten opneemt
• Verwijder eventuele schattingsvoorwaarden, zoals de geldigheidsduur van de schatting
• Verwijder eventuele opmerkingen over diensten en kosten die van de schatting zijn uitgesloten
• Verifieer de omzetbelasting en het totale verschuldigde bedrag
• Voeg betalingsvoorwaarden in (inclusief de manier waarop u wilt worden betaald en eventuele kosten voor te late betaling)

Hulp nodig bij het invullen van uw factuur? In dit artikel leest u precies hoe u een professionele factuur schrijft.

Hier vindt u een voorbeeld van een factuur in FreshBooks waarin alle belangrijke elementen zijn opgenomen:

Bron: FreshBooks

Wijzigingen toelichten

Alle posten of kosten in de factuur die afwijken van wat er op uw schatting staat, moeten vooraf met de klant worden verduidelijkt. Maak eerst een bijgewerkte offerte ter goedkeuring aan de klant. Het simpelweg indienen van een factuur met niet-goedgekeurde wijzigingen zal uw relatie met uw klant beschadigen en het minder waarschijnlijk maken dat u betaald zult worden.

Zodra de klant de wijzigingen in de reikwijdte van het project heeft goedgekeurd, neemt u een notitie op uw factuur op waarin u verwijst naar het bijgewerkte schattingsnummer. Neem een aparte regel op met extra kosten, indien van toepassing.

Controleer uw werk dubbel en stuur de factuur vervolgens naar uw klant. E-mail of print en post het, afhankelijk van wat uw klant verkiest. Zet een herinnering in uw agenda op de vervaldatum van de betaling (of betalingen) voor het geval u een follow-up met uw klant nodig hebt.

Mensen vragen ook:

• Hoe zet je een schatting om in een offerte?
• Hoe zet je een schatting om in een inkooporder?
• Hoe zet je een factuur om in een schatting?

Hoe zet je een schatting om in een aanbesteding?

U kunt een schatting niet omzetten in een aanbesteding. U kunt echter wel een schatting omzetten in een offerte.

Dat gezegd hebbende, worden de termen “offerte” en “offerte” vaak door elkaar gebruikt, volgens ThoughtBubble.

Een offerte is per definitie een document dat door een bedrijf (de koper) wordt opgesteld.

• Een overheidsinstantie stuurt bijvoorbeeld een offerte naar drie aannemers met het verzoek een offerte uit te brengen voor de renovatie van hun kantoor. De aannemers schrijven elk een offerte waarin ze aangeven hoeveel ze zullen vragen om het project uit te voeren. De overheidsinstantie kiest vervolgens een winnaar uit de drie offertes.

Om een schatting om te zetten in een offerte, doet u het volgende:

1. Bekijk de offerte van de koper (ook wel een verzoek om voorstellen of “RFP” genoemd). Het is mogelijk dat u een algemene schatting hebt gemaakt voordat u naar de specifieke eisen van de koper hebt gekeken. In de offerte moet worden vermeld hoe de kosten moeten worden uitgesplitst en geschreven, volgens Info Entrepreneurs.
2. Voeg een gedetailleerde uitsplitsing toe als de offerte daar om vraagt. Denk hierbij aan tijd en kosten voor personeel/management/administratie, ramingen van terugbetaalbare kosten en kosten in elke fase van het project (wekelijks of maandelijks, bijvoorbeeld).
3. Herschat uw totale projectkosten. Als uw offerte wordt aanvaard, zult u zich aan deze kosten moeten committeren (in tegenstelling tot een schatting, die slechts dat is, een schatting).
4. Controleer dubbel of u de omzetbelasting hebt meegerekend, vermeld welke valuta u gebruikt en schrijf uw totale projectkosten in zowel woorden als cijfers.
5. Voeg aan hoe lang uw prijzen geldig zijn.
6. Voeg een disclaimer toe voor mogelijke onvoorziene kosten of meerwerk en geef aan waarom u dit opneemt.

U kunt meer te weten komen over het verschil tussen schattingen, offertes, biedingen en voorstellen op de FreshBooks-blog.

Hoe zet u een schatting om in een inkooporder?

Stel dat uw schatting is goedgekeurd door uw klant. U moet de materialen of benodigdheden die in de prijsopgave worden genoemd, kopen bij een van uw leveranciers.

• Bijv. een schilder vermeldt in zijn prijsopgave dat hij twee liter verf moet kopen om de klus te klaren. De klant keurt de schatting goed. De schilder geeft vervolgens een inkooporder af bij zijn plaatselijke bouwmarkt voor de twee liter verf.

Met boekhoudsoftware kunt u vaak automatisch een inkooporder maken op basis van een schatting.

U kunt dit ook handmatig doen vanuit een Word-, Excel- of PDF-document. Een inkooporder moet een aantal kritische elementen bevatten, volgens InTouch Manufacturing Services, die hieronder worden geschetst.

Om een schatting om te zetten in een inkooporder:

• Verander de informatie van uw klant in uw leveranciersinformatie
• Verander de datum van uitgave in de datum van vandaag
• Verander het nummer van de schatting in een inkoopordernummer
• Voeg een verzendadres toe voor de producten of goederen
• Verwijder alle posten behalve de posten die u wilt kopen
• Verifieer de omzetbelasting en het totaal
• Voeg betalingsvoorwaarden in (hoe en wanneer u voor de goederen zult betalen)

Hoe maakt u van een factuur een schatting?

Misschien hebt u per ongeluk een factuur gemaakt in plaats van een schatting. U wilt van de factuur een calculatie maken. Dit is meestal moeilijk automatisch te doen in boekhoudsoftware. Misschien moet u de informatie van uw factuur kopiëren en plakken in een schattingssjabloon.

FreshBooks maakt het gemakkelijk om snel professionele schattingen te maken en te verzenden.

Om een factuur handmatig in een schatting te veranderen, bewerkt u uw factuur met behulp van de volgende stappen:

• Verander de titel van “factuur” in “raming”
• Bewerk de datum
• Verander het factuurnummer in een ramingsnummer
• Voeg eventuele tijdlijnen en een verwachte voltooiingsdatum toe
• Bewerk de diensten, indien nodig
• Bewerk de kosten, indien nodig
• Meld eventuele uitsluitingen (wat het project niet zal omvatten)
• Controleer de omzetbelasting en het totaal
• Meld eventuele voorwaarden (bijvoorbeeld hoe extra kosten zullen worden geprijsd)

Om meer te weten te komen over hoe u een goede prijsopgave schrijft, kunt u kijken op de blog van FreshBooks.