“Moeten we de ticketprijs voor ons evenement verlagen?” is de vraag die klanten en collega’s me dit jaar keer op keer hebben gesteld. Mijn antwoord is een nadrukkelijk NEE!
Er zijn twee hoofdredenen: Ten eerste, er zijn mensen die de mogelijkheid hebben om de reguliere ticketprijs (of sponsorniveau) te blijven betalen. Door de ticketprijzen (en sponsorniveaus) te verlagen, laat je geld op tafel liggen. Ten tweede verlaag je de verwachtingen voor de volgende jaren.
Dus, als sommige personen en bedrijven door de economie niet op hun gebruikelijke niveau kunnen deelnemen, wat doe je dan? Bel ze op. Praat met ze. Vertel hen hoezeer u hun steun aan uw evenement in het verleden waardeert. Leg uit dat je gemerkt hebt dat ze dit jaar niet verlengd hebben, en vraag of het een vergissing was (voor het geval dat). Zo niet, vraag dan op welk niveau ze dit jaar misschien weer kunnen deelnemen. Verwelkom hen terug op om het even welk niveau, en bied hen de voordelen aan van hun normale, hogere niveau, met de verwachting dat zij de volgende jaren op een hoger niveau zullen kunnen terugkomen. Doe dit met bedrijven en individuen, voor sponsoring en individuele tickets.
Mijn advies: Laat geen geld op tafel liggen en verlaag de verwachtingen voor uw evenement niet. Verlaag de ticketprijzen dit jaar niet.
Waarom evenementen?
Evenementen zijn de meest tijdrovende en dure vorm van fondsenwerving, dus waarom hebben we ze? Evenementen zijn een gelegenheid om:
- uw organisatie te presenteren aan uw huidige supporters en leden van de gemeenschap,
- veel geld te verdienen van bedrijven en mensen die anders misschien niet zouden geven,
- uw database op te bouwen, en
- onbeperkte, operationele dollars te werven, die moeilijk op andere manieren bijeen te brengen zijn.
Ik geloof dat elke kleine ontwikkelingswinkel evenementen zou moeten hebben, maar slechts één per jaar, of hooguit twee. (Als u meer dan twee evenementen per jaar plant, blijft er geen tijd over voor andere belangrijke onderdelen van fondsenwerving, zoals het werven en werven van individuen, het schrijven van subsidies, bulkmail, enz.) Ondanks de nadelen van evenementen, als u de personele capaciteit hebt om een evenement (of twee) te organiseren, is het zeker de moeite waard.
Evenementencommissies zijn voor fondsenwerving, niet voor planning
Bij het plannen van uw evenement is de eerste stap het samenstellen van een commissie van bestuurs- en niet-bestuursleden om te dienen als uw evenementencommissie. Idealiter zou u veel mensen in uw commissie moeten hebben met verschillende posities, titels, en connecties in de gemeenschap. Laat elk commissielid op voorhand weten dat u van hen verwacht dat ze ten minste één tafel kopen of verkopen, als voorwaarde om in de commissie te zetelen. Leg bijkomende verwachtingen vast, zoals het bijwonen van occasionele vergaderingen en het versturen van uitnodigingen met persoonlijke notities naar vrienden en collega’s.
Een evenementencommissie is een fondsenwervingscommissie, en er mag niet verwacht worden dat ze de details van het evenement plant (of verwacht dat ze dat doet). De eerste keer dat ik ooit een groot evenement leidde, maakte ik de fout om het comité te betrekken bij beslissingen zoals tafelkleedkleuren en dinermenukeuze. Hoewel je misschien een commissielid hebt dat betrokken wil zijn bij de details van het evenement (en je moet hem of haar misschien toelaten, om politieke redenen), moet dit niet de primaire focus van de commissie zijn. Het comité bestaat om u te helpen fondsen te werven!
Evenementcommissieleden hebben vier belangrijke verantwoordelijkheden:
- Het bepalen van het soort evenement,
- Het selecteren van eregasten en sprekers,
- Het vaststellen van sponsorniveaus, en
- Het verkopen van kaartjes en tafels.
Maak belangrijke beslissingen, zoals de keuze van de eregasten en sponsorniveaus, altijd in commissieverband (uiteraard met aanbevelingen en inbreng van het personeel). Dit zorgt voor betrokkenheid en “buy-in” van de commissieleden.
Setting the Stage to Fundraise: Uw commissie aan het werk zetten
Het soort evenement bepalen
Wanneer de evenementencommissie is samengesteld, is de eerste taak het soort evenement te kiezen. Het personeel moet een of twee suggesties in gedachten hebben om het gesprek te helpen sturen. Misschien wilt u het gesprek beginnen via e-mail voorafgaand aan de eerste vergadering, zodat de commissieleden ideeën hebben wanneer ze aankomen, en u snel vooruit kunt.
Een van de meest voorkomende evenementen onder non-profits is het prijsdiner evenement. Het werkt goed, omdat het dient als een vriend-raiser en fundraiser. Er zijn veel andere populaire evenementen, zoals golfuitjes, en diner dansants of gala’s.
Hoewel er een verscheidenheid aan soorten evenementen is om uit te kiezen, concentreer je op evenementen die zich gemakkelijk lenen voor sponsormogelijkheden. Ik ben van mening dat alle fondsenwervers waar je dingen één voor één verkoopt, slechte fondsenwervers zijn. Bijvoorbeeld koekjesverkoop (behalve in het geval van de meisjesscouts). Ook de verkoop van tijdschriften, inpakpapier, baksels, auto’s, enz. zijn slechte fondsenwervende evenementen voor een kleine organisatie. (Scholen vormen misschien de uitzondering op deze regel, omdat zij over een grote groep arbeidskrachten – studenten – beschikken om de verkoop te doen). Sponsoring is de sleutel tot succesvolle fondsenwervende evenementen, en u moet wegblijven van evenementen waar dingen een voor een worden verkocht (of het nu een kaartje is, of een doos koekjes).
Eerbetonen selecteren
Als u een prijsdiner of gala organiseert, is het selecteren van de juiste eerbetonen een cruciale stap, omdat eerbetonen sponsoring voor u kunnen kopen en verkopen. Maak een lijst van bedrijven, personen, stichtingen en groepen die uw organisatie steunen. Wie zou je willen eren, en hebben de mogelijkheid, en hebben de mogelijkheid om sponsoring te kopen en te verkopen. Maak gebruik van de contacten van uw commissielid in de gemeenschap om de best mogelijke eregasten veilig te stellen.
De meeste organisaties kiezen voor meer dan één eregast, om zo veel mogelijk sponsoring en tafels aan te trekken. Mijn vuistregel is niet meer dan drie tot vier eregasten. Als je er meer dan vier hebt, verwatert de betekenis van de eer, zowel op de uitnodiging als op het evenement. Een teveel aan eregasten zorgt ook voor een lang en saai programma.
Een opmerking: een politicus als eregast is altijd een goed idee (ervan uitgaande dat je meer dan één eregast hebt), maar hij of zij zal zelden (bijna nooit) kaartverkoop of sponsoring genereren.
Sponsorniveaus vaststellen
De sleutel tot een succesvol evenement is sponsoring te verkopen, niet (alleen) kaartjes. Ik heb altijd een ticketprijs voor de paar individuen die ze zullen willen kopen, maar de belangrijkste focus moet liggen op de verkoop van tafels of sponsorpakketten. De inkomsten van evenementen worden verkregen in een traditionele fondsenwervingspiramide (tien procent van de mensen geeft negentig procent van de giften, en negentig procent van de mensen geeft tien procent van de giften). Begin dus waar het geld is en vraag om sponsoring.
Vorig jaar werd ik ingehuurd door een organisatie om te helpen meer geld in te zamelen op hun jaarlijkse evenement. Na herziening van het evenement sponsoring niveaus, adviseerde ik dat ze aanzienlijk te verhogen van een top niveau van $ 5.000 tot een top niveau van $ 15.000. Er was veel weerstand bij het bestuur en de uitvoerend directeur, maar ik overtuigde hen om het een kans te geven. We creëerden niveaus van $15.000, $10.000, en hadden $5.000 als laagste niveau (wat het jaar daarvoor het hoogste niveau was geweest). Met de nieuwe sponsorniveaus hebben ze drie topsponsorschappen (elk $15.000) en twee sponsorschappen van $10.000 bijeengebracht. Met hun top vijf donateurs haalden ze meer geld op dan ze in voorgaande jaren ooit op dit evenement hadden opgehaald, en dat was voordat ze ook maar één ticket, advertentie in het tijdschrift of veilingitems hadden verkocht. Onnodig te zeggen dat ze meer dan twee keer zoveel ophaalden dan ze ooit eerder op dit evenement hadden opgehaald, gewoon door de juiste sponsorniveaus te hebben.
Dit verhaal wil niet zeggen dat $ 15.000 een geschikt niveau is voor alle organisaties, en daarom is het van cruciaal belang dat uw commissie helpt bij het bepalen van sponsorniveaus. Moeten tafels $ 1.000 zijn? $ 5.000? $ 25.000? Deze beslissing zal afhangen van uw organisatie en uw bestuur. Hebben jullie CEO’s of VP’s van bedrijven in jullie comité of in jullie bestuur? Vraag hen of ze bereid zijn het diner te sponsoren voor 25.000 dollar – of voor het hoogste bedrag dat je comité kan bedenken. Als zij dat doen, dan zullen anderen dat ook doen – en het zal een hoge norm stellen voor de komende jaren. Doe uw organisatie geen tekort. Als u de sponsorprijzen laag instelt, zal het moeilijk zijn om de prijzen na jaar één aanzienlijk te verhogen.
Het is belangrijk om ongeveer drie sponsorniveaus te hebben, en u kunt ze noemen zoals u wilt (weldoener, vriend, tafelsponsor – wat dan ook). Stel het hoogste niveau hoog genoeg in dat het oké is als je er geen krijgt, en als je er een krijgt, zul je blij zijn.
Welke niveaus je ook kiest, je moet 3-5 sponsoring op middenniveau kunnen krijgen (als je dat niet kunt, zijn je niveaus misschien te hoog ingesteld, en omgekeerd, als je meer dan 2 op het hoogste niveau krijgt, kunnen je niveaus te laag zijn ingesteld). Vraag commissieleden en bestuursleden om toezeggingen voor de niveaus waarop zij kunnen sponsoren, voordat je ze bij het grote publiek bekendmaakt.
Sponsoring werven en kaartjes verkopen
Het genereren van steun voor het evenement en voor je organisatie is de belangrijkste verantwoordelijkheid van de commissie. Nadat commissieleden hebben toegezegd hun eigen tafel te sponsoren, moeten zij u helpen hun contacten (vrienden en collega’s) te werven. Personeelsleden moeten bij dit proces helpen door alle brieven en enveloppen te maken en de mailings te voltooien. Vrijwilligers (commissieleden) moet worden gevraagd om een lijst van mensen aan wie zij uitnodigingen kunnen sturen, en zij moeten worden aangemoedigd om persoonlijke notities op de uitnodiging zelf of in een begeleidende brief te schrijven. Ook moet hun worden gevraagd voor en na de uitnodiging telefoontjes te plegen om deelname van hun lijst aan te moedigen.
Uitnodigingen zelf leveren eigenlijk maar heel weinig sponsors op. Voordat de uitnodigingen de deur uitgaan, is wanneer sponsorwerving eigenlijk plaatsvindt. Ik heb altijd een uitnodiging, een sponsorformulier en een begeleidende brief voor commissieleden om naar hun contacten te sturen. Deze formulieren bevatten alleen de twee hoogste niveaus van sponsoring. Bestuursleden kunnen zich verzetten tegen deze strategie, maar door lagere niveaus op het formulier te zetten, geef je bedrijven een “makkelijke uitweg”. Als ze de hogere niveaus afwijzen, ga dan terug naar hen met het lagere sponsorniveau. Nogmaals, bestuursleden moeten follow-up e-mails sturen en follow-up telefoontjes plegen naar hun contacten.