The Ultimate Guide to a Truly Effective Procure-to-Pay Process

The procure-to-pay process flow

Gebaseerd op de organisatorische praktijk en de vereiste in kwestie, kiezen inkoopleiders ervoor om de meest relevante fasen van een procure-to-pay proces te doorlopen. Hier zijn negen logische stappen van een ideaal procure-to-pay-proces.

Stap 1: Behoeften identificeren

De eerste stap van een procure-to-pay-proces is het bepalen en definiëren van de bedrijfsbehoeften met behulp van cross-functionele belanghebbenden. Zodra een geldige behoefte is vastgesteld, stellen inkoopteams specificaties op hoog niveau op voor goederen/producten en terms of reference (TOR) voor diensten, en statements of work (SOW).

Stap 2: Vereisten opstellen

Nadat de specificaties/TOR/SOW zijn afgerond, wordt een formeel inkoopverzoek opgesteld. Een aanvrager dient het ingevulde inkoopaanvraagformulier in nadat hij zich ervan heeft vergewist dat aan alle noodzakelijke administratieve vereisten is voldaan. Aanvragen kunnen worden ingediend voor alle soorten aankopen, van standaardaankopen tot onderaanbestedingen en zendingen.

Stap 3: Goedkeuring van inkoopaanvragen

Ingediende inkoopaanvragen worden vervolgens beoordeeld door afdelingshoofden of inkoopfunctionarissen. Goedkeurders kunnen een inkoopaanvraag goedkeuren of afwijzen na evaluatie van de behoefte, controle van het beschikbare budget en validatie van het inkoopaanvraagformulier. Onvolledige inkoopaanvragen worden teruggestuurd naar de initiatiefnemer om te worden gecorrigeerd en opnieuw te worden ingediend.

Stap 4: maak een PO/spot buy

Als de gevraagde goederen/producten kenmerken hebben zoals unmanaged category buys, eenmalige unieke aankopen, of goederen met een lage waarde, dan kan een spot buy worden uitgevoerd. Anders worden inkooporders aangemaakt op basis van goedgekeurde inkoopaanvragen.

Stap 5: Inkoopordergoedkeuring

Inkooporders worden nu door een goedkeuringslus gestuurd om de rechtmatigheid en juistheid van de specificaties te waarborgen. Goedgekeurde inkooporders worden vervolgens naar de leveranciers verzonden. Na beoordeling van de inkooporder kunnen leveranciers deze goedkeuren, afwijzen of een onderhandeling starten. Wanneer een functionaris een inkooporder goedkeurt, wordt een juridisch bindend contract geactiveerd.

Kom bij ons om te leren hoe digitale inkoop efficiency en kostenbesparingen kan opleveren. Registreer Nu!

Stap 6: Goederenontvangst

Als de leverancier de beloofde goederen/diensten levert, inspecteert de koper de geleverde producten of diensten om te controleren of deze aan de contractvoorwaarden voldoen. De goederenontvangst wordt vervolgens goedgekeurd of afgewezen op basis van de normen die in het inkoopcontract of de inkooporder zijn vastgelegd.

Stap 7: Leveranciersprestaties

Op basis van de gegevens die bij de vorige stap zijn verkregen, worden de prestaties van de leverancier geëvalueerd. Een aantal factoren zoals kwaliteit, tijdige levering, service, naleving van het contract, reactievermogen en Total Cost of Ownership (TCO). Niet-prestaties worden gemarkeerd in bestaande roosters en informatiesystemen voor toekomstige referentie.

Stap 8: Factuurgoedkeuring

Als een goederenontvangst is goedgekeurd, wordt een drie-weg match tussen de inkooporder, de factuur van de leverancier en de goederenontvangst uitgevoerd. Als er geen discrepanties worden gevonden, wordt de factuur goedgekeurd en doorgestuurd naar het financiële team voor uitbetaling. Bij onnauwkeurigheden wordt de factuur teruggestuurd naar de leverancier met een reden voor afwijzing.

Stap 9: Betaling leverancier

Na ontvangst van een goedgekeurde factuur verwerkt het financiële team de betalingen volgens de contractvoorwaarden. Er zal rekening worden gehouden met eventuele contractwijzigingen of herzieningen van geliquideerde financiële zekerheden. Een betaling aan een leverancier zal vallen in een van de volgende vijf soorten: voorschot, gedeeltelijke, vooruitgang of termijn, definitief, en holdback / retentie betalingen.

Best practices in het procure-to-pay-proces

De volgende vijf best practices kunnen organisaties helpen de efficiëntie en effectiviteit van hun procure-to-pay-proces te verbeteren:

• Implementeer procure-to-pay software
• Houd het proces transparant
• Verbeter de betrokkenheid van leveranciers
• Optimaliseer voorraden
• Stroomlijn contractbeheer

Hoe procure-to-pay software kan zorgen voor efficiëntie in inkoop?

Een recent rapport van Gartner beweert dat tegen 2025 meer dan 50% van de organisaties over de hele wereld een procure-to-pay suite in de cloud zal hebben. Cloudgebaseerde inkooptools zoals Kissflow worden steeds populairder, nu organisaties meer te weten komen over de voordelen en kostenbesparingsmogelijkheden van het gebruik van inkoopsoftware.

Procure-to-pay software integreert inkoopverzoeken, inkooporders, goederenontvangsten en facturen in één enkele interface. Procure-to-pay automatisering kan het proces stroomlijnen, uitgaven optimaliseren, compliance verbeteren, kosten verlagen en risico’s beperken.

Comprehensive procure-to-pay oplossingen zoals Kissflow Procurement Cloud leveren een aantal functionaliteiten waaronder:

1.

Iemand die een inkoopaanvraag indient, voert gewoon de juiste gegevens in uw inkooptool in, selecteert het gewenste product of de gewenste dienst, en kiest de leverancier van zijn voorkeur uit een masterdatabase.

Een digitale procure-to-pay suite routeert de inkoopaanvraag ook naar alle belanghebbenden en goedkeurders, in de juiste volgorde, zonder dat een van hen ook maar een e-mail over de aanvraag hoeft te sturen.

2. Inkooporderbeheer

De meeste procure-to-pay-oplossingen maken automatisch inkooporders aan op basis van goedgekeurde inkoopaanvragen en starten het proces van PO-verzending. Van het verzenden van meerdere batchorders naar één leverancier tot het maken van meerdere PO’s op basis van één inkoopaanvraag, alles is mogelijk.

3. Gedigitaliseerd leveranciersbeheer

Digitalisering van het leveranciersbeheer verandert de manier waarop uw inkoopteam de prestaties van leveranciers beoordeelt en beoordeelt. In plaats van een hoopvol “Ik denk dat die hardwareleverancier die we in 2013 hebben gebruikt een aantal geweldige kortingen heeft geboden, maar ik ben hun naam vergeten”, kunt u vertrouwen op gemakkelijk toegankelijke en betrouwbare leveranciersgegevens uit uw inkoopsysteem.

Met uw procure-to-pay-tool die de gegevens over de prestaties van leveranciers kraakt – prijzen, kortingen, naleving van leveringsschema’s, naleving van beleidsregels en meer – kunt u de beste leverancier kiezen voor elke deal, elke keer dat u die keuze moet maken.

3. Factuurmatching

Procure-to-pay-software stelt organisaties in staat de ontvangst van goederen te bevestigen en factuurgegevens vast te leggen. Organisaties kunnen facturen goedkeuren, uitzonderingen beheren, PO-matching uitvoeren en integreren met elektronische betalingen of het crediteurensysteem.

4. Inzicht in inkoop

Een van de beste onderdelen van het digitaal maken van inkoop, rapporten en analyses helpen u te begrijpen wat er goed gaat en welke procesinefficiëntie u geld kost.

Omdat inkoop een afdeling is die veel geld uitgeeft, is het goed om procestransparantie en inzicht te hebben in elk proces, van inkoopaanvragen tot goedkeuring van facturen. U kunt de status van elke taak direct opvragen, de prestaties van leveranciers analyseren en nog veel meer via aangepaste rapporten en analyses.

Aanbevolen lectuur:

• Top 6 uitdagingen in Procurement en hoe deze te overwinnen
• 5 verbeteringen in technologie die Procurement nu moet adopteren
• Hoe handmatige processen uw Procurement Efforts om zeep helpen

Ontdek het volledige potentieel van uw procure-to-pay-proces met Kissflow

Procure-to-pay-oplossingen die leveranciers digitaal met elkaar verbinden, organisaties, beleid en processen met elkaar verbinden, brengen nieuwe besparingsmogelijkheden aan het licht. Van het voorkomen van handmatige gegevensinvoer tot het verbeteren van de zichtbaarheid van uitgaven, geautomatiseerde inkoopsoftware pakt alle bestaande procesgaten aan.

Kissflow’s Procurement Cloud maakt gebruik van de kracht van workflows, digitale formulieren, cloud-technologie, slimme processen en gedetailleerde analyses om u te helpen meer waarde te halen uit de procure-to-pay-processtroom. Het omvat alles van inkoopaanvragen en -orders tot en met de betaling. Kissflow integreert ook naadloos met alle boekhoud- of ERP-software die u gebruikt.

Met Kissflow kunt u de volledige procure-to-pay-cyclus digitaliseren en alle inkoopprocessen volledig verbeteren. Zeg gedag tegen een gedigitaliseerd procure-to-pay-proces met Kissflow Procurement Cloud en ontdek waarom dit de beste optie is om uw inkoopproces te transformeren.