Door Beth Buehler
Weten wat de verschillende doelen van zakelijke retraites en zakelijke bijeenkomsten zijn, is erg belangrijk voor mensen die de taak krijgen om dergelijke bijeenkomsten te plannen of die deel uitmaken van een groter planningsteam. De leiders van vier in Colorado gevestigde destination management companies (DMC’s) helpen het verschil uit te leggen.
Wat is het verschil tussen een zakelijke retraite en een zakelijke bijeenkomst?
Een bedrijfsretraite is veel meer gericht op strategie op hoog niveau, gecombineerd met veel “witte-ruimtetijd” voor de deelnemers. Meestal is het doel van een retraite om denkers op hoog niveau uit hun drukke dagelijkse schema’s te halen en naar een intieme omgeving te brengen die hen in staat stelt hun creatieve denkproces echt vrij te laten. Ik zou denken aan een meer ontspannen omgeving, veel tijd buiten, informele rondetafel bijeenkomsten, begeleide wandelingen, etc.-alles om een meer strategisch denkproces te inspireren. Een zakelijke vergadering is meestal zeer gestructureerd en gericht op een kritieke afdeling binnen een organisatie. In veel vergaderingen die we hebben meegemaakt, luisteren de aanwezigen meer dan dat ze deelnemen, en de inhoud wordt gestuurd door leidinggevenden van het bedrijf of de afdeling. – Kathy Fort Carty, DSC, Allied PRA
Een retraite is meestal een kleinere vergadering die bijeenkomt op een bestemming buiten de gebaande paden; voorbeelden zijn dude ranches en ervaringsgerichte eigenschappen die de aanwezigen een ongebruikelijke omgeving bieden die inspireert tot organische mogelijkheden om te netwerken en een band te smeden. Een zakelijke bijeenkomst vindt meestal plaats in een hotel niet ver van de luchthaven, met vergaderruimte en audiovisuele ondersteuning die is afgestemd op de omvang en reikwijdte van de bijeenkomst. Een zakelijke bijeenkomst wordt bepaald door de inhoud, terwijl een retraite gericht is op het ervaren van de bestemming als groep. – Melissa Layton, Operation Altitude
Het is moeilijk om de aura van historische eigendommen zoals C Lazy U Ranch in de buurt van Granby te verslaan. Courtesy C Lazy U Ranch.
Het belangrijkste verschil dat wij ervaren is dat een retraite meer elementen op de agenda heeft staan buiten de zakelijke bijeenkomst om, zoals groepsactiviteiten, teambuilding of uitstapjes om de bestemming te verkennen. Vaak zijn er ook elementen van verjonging of ontspanning. – Nicole Marsh, Imprint Group
Een zakelijke bijeenkomst is gericht op de directe behoeften van een bedrijf of een specifiek onderwerp dat moet worden behandeld. Een bedrijfsretraite is een tijd voor teambuilding, reflectie en een innerlijke focus op de mensen en hoe ze samenwerken om doelen te bereiken. – Deana Mitchell, Realize Colorado, een wereldwijde DMC-partner
Wat is uw beste tip voor het plannen van een bedrijfsretraite?
Zoek een aantrekkelijke locatie die de gasten verleidt om aanwezig te zijn, tot rust te komen en contact te leggen met collega’s. – Melissa Layton
Zorg voor een goede balans tussen vergaderonderwerpen/sessies en tijd om als team samen te komen. – Nicole Marsh
Plan een spreker of activiteit die de groep bindt, waardoor ze elkaar beter leren kennen en begrijpen, zodat ze als team productiever zullen zijn in de toekomst. – Deana Mitchell
Kies een unieke locatie in Colorado waar de deelnemers voldoende kunnen bewegen, buiten kunnen zijn, gezond kunnen eten en slapen. Laat ze hun batterijen opladen terwijl ze deelnemen aan een strategisch planningsevenement. – Kathy Fort Carty
Wat is uw beste tip voor het plannen van een zakelijke bijeenkomst?
Kies een locatie die bevorderlijk is voor vergaderingen, inclusief gemakkelijke bereikbaarheid, degelijke vergadervoorzieningen en misschien niet te veel afleidingen van de vergaderagenda. – Nicole Marsh
Zoek een ruimte die bevorderlijk is voor het concentreren op het onderwerp dat aan de orde is, maar dicht bij iets leuks tijdens een pauze of voor de avond. – Deana Mitchell
Zorg ervoor dat de doelstellingen van de vergadering goed geïntegreerd zijn met de ervaringen van de bestemming. Terwijl er altijd leer/zakelijke doelstellingen zijn die door de organisatie moeten worden gehaald, kunt u gewoonlijk aanwezigen uit een standaardvergaderzaal nemen om aan activiteiten deel te nemen die hen toestaan om samen te werken, te communiceren en problemen samen op te lossen. Door de aanwezigen te betrekken en samen situaties te laten beleven, wordt een sterkere bedrijfscultuur gecreëerd en worden innovatie en creativiteit op het werk aangemoedigd. – Kathy Fort Carty
Het selecteren van een centraal gelegen hotel met gemakkelijke toegang en vergaderruimte die bevorderlijk is voor de agenda van de groep en specifieke vereisten. Denver is een ideale bestemming voor vergaderingen met een gemakkelijke luchtverbinding vanuit het oosten en het westen en onbeperkte hotelkeuzes binnen 30 minuten van de luchthaven. – Melissa Layton.
In Colorado is het mogelijk om zowel van het buitenleven als van de stad te genieten. Met dank aan The Ritz-Carlton, Denver.
Hoe verandert uw benadering bij het kiezen van een locatie en/of bestemming wanneer u een zakelijke retraite plant versus een zakelijke bijeenkomst?
Voor een zakelijke bijeenkomst, heb je de connectiviteit/technologie nodig. Voor een zakelijke retraite, profiteer van de geweldige buitenlucht die Colorado te bieden heeft en minimaliseer de technologie! – Deana Mitchell.
Er zijn veel mogelijkheden om buiten te komen in Colorado. We beginnen met het luisteren naar onze klanten en de belanghebbenden bij de bijeenkomst om de doelstellingen en prioriteiten voor het programma echt te begrijpen. Sommige klanten kunnen zeggen dat ze een zakelijke bijeenkomst willen, maar als ze het “gevoel” beschrijven dat ze willen voor hun deelnemers, kunnen we hen naar een minder traditionele locatie sturen. De locatie voor een zakelijke bijeenkomst wordt meestal bepaald door de grootte van de groep, de toegang tot een luchthaven en een hotel en vergaderruimte van de juiste grootte. Als de groep klein is, kiezen ze misschien voor een hipper boetiekhotel in het centrum van Denver in plaats van een groot bedrijfshotel met toegang tot het Colorado Convention Center. Retraites zijn meestal intiemer, dus bij het kiezen van de locatie gaat het er vaak meer om de juiste locatie/bestemming te vinden die nog steeds gemakkelijk bereikbaar is, maar wel het soort ervaring mogelijk maakt dat de klant zoekt. Bijvoorbeeld, een yoga retraite zal een locatie moeten boeken die toegang biedt tot binnen/buiten yogaruimte en hoogstwaarschijnlijk een gezonde stijl van eten. Een strategische planning retraite voor leidinggevenden kan nog steeds een zeer toegankelijk hotel/lodge willen, maar zou misschien een bergresort kiezen dat de leidinggevenden echt de mogelijkheid biedt om te ontspannen, zich een beetje los te koppelen, en samen te komen in een verscheidenheid van intieme ruimtes in en rond het pand. – Kathy Fort Carty
Een plaats voor een bedrijfsretraite biedt een unieke ervaring die de bestemming onder de aandacht brengt. – Melissa Layton
Bij het plannen van een bedrijfsretraite moet men op zoek gaan naar een locatie of bestemming met een goede mix van voorzieningen en opties om werk en ontspanning te combineren. Het is belangrijk om het team in staat te stellen zich op beide te concentreren en van de momenten te genieten. Bij het plannen van een zakelijke bijeenkomst, is het geweldig voor de deelnemers om de bestemming te ervaren tijdens hun vrije tijd, maar het is niet zo nodig om tegemoet te komen aan de vrije tijd activiteiten en opties. – Nicole Marsh
Wat is een opvallende reden dat Colorado een goede plek is voor een vergadering of retraite?
We hebben zoveel diversiteit in Colorado – van uitzonderlijke stadse congreshotels zoals het Hyatt Regency Denver at Colorado Convention Center en het nieuwe Gaylord Rockies Resort & Convention Center – en we kunnen nog steeds een geweldige resortervaring bieden voor een grote groep in The Broadmoor. Voor kleine tot middelgrote vergaderingen hebben we hotels in onze resorts in de bergen die variëren in grootte, stijl en prijs, zodat ze geschikt zijn voor zowel budgetbewuste als zeer dure groepen. – Kathy Fort Carty.
The Broadmoor in Colorado Springs biedt geweldige mogelijkheden voor zowel zakelijke bijeenkomsten als retraites. Courtesy The Broadmoor.
Colorado heeft hotelopties die ideaal zijn voor zowel zakelijke bijeenkomsten als afgelegen retraite-locaties waar de aanwezigen de stekker eruit kunnen trekken, zich kunnen binden en kunnen brainstormen. – Melissa Layton
Colorado is een uitstekende locatie voor zowel vergaderingen als retraites. Voor vergaderingen zijn we centraal gelegen, zodat deelnemers gemakkelijk in en uit kunnen reizen, en we hebben een overvloed aan directe vluchten. Voor retraites bieden onze bestemmingen in de stad en in de bergen een ongeëvenaarde mix van mogelijkheden voor deelnemers om te werken en te spelen. – Nicole Marsh
Colorado heeft een manier om mensen te inspireren en hun perspectieven te veranderen om out of the box te denken. Zelfs als de nadruk op een zakelijke bijeenkomst ligt, zijn er tal van mogelijkheden om een mini-retraite te houden als pauze van 30 minuten of een netwerkevenement in de avond om de buitenlucht en de natuur te ervaren! – Deana Mitchell
Aanvullende gedachten …
Bij het plannen van een retraite-agenda is het belangrijk dat het leiderschap het gevoel heeft dat er genoeg inhoud en rendement (ROI) is vanuit een vergaderperspectief om de uitgave (of het nu tijd en/of geld is) de moeite waard te maken. De vergaderagenda en de focus op de resultaten zijn net zo belangrijk als de tijd die het team krijgt om zich te binden en zich bij terugkomst verfrist en verjongd te voelen. Het is een delicaat evenwicht, maar als het goed gepland is, heeft het enorme voordelen voor de organisatie. Onlangs hebben wij onze eigen interne incentive reis een nieuwe naam gegeven en in plaats daarvan een retraite georganiseerd. We vonden dat de term incentive verleidelijk was tot puur plezier zonder inhoud en hebben een goede balans gevonden met vergaderinhoud en vrije tijd. – Nicole Marsh
Colorado heeft zo veel te bieden in meerdere bestemmingen! Als DMC zijn wij gespecialiseerd in het vinden van de juiste locatie en ruimtes voor klanten om hun doelstellingen te bereiken met de maximale inspirerende impact van onze omgeving. – Deana Mitchell
Beth Buehler is redacteur van de tijdschriften Colorado Meetings + Events en Mountain Meetings, heeft talrijke bijeenkomsten en evenementen gepland en geniet van het verkennen van Colorado.