Avocado’s komen altijd in het nieuws.
In de nieuwste aflevering van “waarom avocado’s in het nieuws zijn”, roept Henry Avocado Corporation vrijwillig in Californië geteelde avocado’s terug die in bulk aan winkels worden verkocht, vanwege mogelijke besmetting met listeria. Toegegeven, deze avocado’s zijn bestemd voor de detailhandel, maar het is gemakkelijk te zien hoe kleine veranderingen in de toeleveringsketen de prijzen ernstig kunnen beïnvloeden.
Wat veel uitdagender is voor restaurantexploitanten, is hoe kleine verhogingen van de prijs van uw ingrediënten een ravage kunnen aanrichten op uw bottom line.
Overweeg het volgende scenario …
U loopt uw winst & verlies (P&L) statement van de vorige periode na. Wanneer u ziet dat de winst is gedaald, wilt u natuurlijk weten waarom.
De inkomsten lijken in de lijn der verwachtingen te liggen. Arbeid ziet er goed uit…nou ja, niet goed…maar normaal. Huur & Nutsvoorzieningen blijven elke maand hetzelfde. Ah…hier is het…Voedsel & Bev is hoger in verhouding tot uw omzet. Maar waarom?
Het antwoord ligt ergens verborgen in die rimpelige, met water besmeurde stapel facturen in de achterkantoren en kelders van restaurants overal. Je kunt in die stapel gaan graven om uit te vinden waarom, maar daar heeft niemand tijd voor. En trouwens, het is toch al te laat. De periode is voorbij. We zullen het deze maand gewoon beter doen, denk je bij jezelf.
Scenario’s zoals hierboven komen veel te vaak voor. Zelfs de meest nauwgezette restauranthouders worden uitgedaagd door het proces van het verzamelen, categoriseren en analyseren van gegevens om een duidelijk beeld te krijgen van wat echt de drijvende kracht is achter hun winsten (of verliezen).
Dus, waarom gaan restaurants failliet? Er zijn een heleboel redenen waarom restaurants falen. Een reden die vaak over het hoofd wordt gezien, is dat exploitanten niet weten waarom ze falen en er daarom niets aan kunnen doen.
Waarom falen restaurants?
Restaurants zijn anders dan andere bedrijven.
Het kernproduct is bederfelijk. Er is geen garantie dat er klanten of zelfs personeel binnenkomt. Onroerend goed is duur en er is concurrentie naast de deur, aan de overkant van de straat, om de hoek, en in de kasten en keukens van uw potentiële klanten. De prijzen van uw grondstoffen veranderen dagelijks. Niet te vergeten, uw supply chain nog steeds zwaar leunt op ouderwetse, pen-en-papier manieren van zakendoen.
Dit vertaalt zich uiteindelijk in “er zijn genoeg manieren om geld te verliezen.”
Soms is het duidelijk. Als uw restaurant leeg is op wat gewoonlijk uw drukste avond is, verliest u deze maand waarschijnlijk geld.
Wat als de zaken goed gaan, maar de winst tegenvalt? Uitzoeken waarom is veel te lang een taak voor tijd-druk, onder-resourced restauranthouders. Het feit is dat het falen van een restaurant vaak een dood door 1000 stukjes is.
Prijsverhogingen en incrementele verhogingen van voedselkosten blijven vaak onopgemerkt en overschaduwen uiteindelijk de marges van een ooit winstgevend varkenshaasje. Een paar gemiste prijspieken, misplaatste leverancierskredieten of verkeerd berekende factuurtotalen kunnen betekenen dat u uw voedselkostendoelstellingen hebt gemist en geen idee hebt waarom.
Om echt te begrijpen hoe en waarom restaurants geld verliezen, moet men gemakkelijk in de details kunnen graven, want het is in die details waar restaurantwinsten worden gemaakt en verloren. Toch is het boren in de details notoir moeilijk omdat het begraven ligt in papier of moeilijk te gebruiken verouderde software. Zelfs als je de gegevens hebt, kunnen ze onderhevig zijn aan slordige invoerfouten of boekhoudsystemen die alleen analyses op hoog niveau bieden zonder de mogelijkheid om tot in de details door te dringen.
Dat is het niet zo goede nieuws.
Dus, als je minder geïnteresseerd bent in het beantwoorden van de vraag: “Waarom mislukken restaurants?” en meer geïnteresseerd bent in weten wat ze eraan kunnen doen. Blijf lezen!
5 Manieren om te voorkomen dat je wordt verblind door sluipende voedselkosten
1. Maak een budget
Om doelen te bereiken, moet je doelen stellen. Het opstellen van een budget voor uw restaurant is een goede eerste stap.
xtraCHEF CEO Andy Schwartz was onlangs op de Business Chef Podcast waarin hij uitlegde hoe belangrijk het is om te meten wat voor uw bedrijf van belang is en hoe xtraCHEF het voor restaurantexploitanten gemakkelijk maakt om precies dat te doen.
Als de chef-kok en managers weten wat ze kunnen uitgeven en dat uw Cost of Goods Sold (COGS) 30% zou moeten zijn, dan zou u dat getal de hele maand moeten bijhouden en meten.
2. Volg doelen binnen de periode, niet pas na de periode
Als u erachter komt dat de voedselkostencijfers niet klopten wanneer u aan het einde van de maand een rapport bekijkt of enkele weken nadat de periode is afgesloten, is het te laat.
U moet uw voortgang in realtime beheren en bewaken. Het hebben van een dalende begroting die uw aankopen vergelijkt met uw omzet geeft u real-time inzicht in hoe uw tracking en trending in de richting van uw doelen.
3. Get meer Granular
Of u nu QuickBooks of een ander restaurant boekhoudsoftware gebruikt, moet u uw rekeningschema instellen en een grootboek (GL) categorie toewijzen aan uw uitgaven. Hierdoor kunt u precies zien waar u geld uitgeeft.
Vaak zullen restaurantexploitanten en boekhouders hun uitgaven voor voedselkosten toewijzen aan één forfaitaire categorie genaamd “Food & Bev.”
Sommigen gaan een stap verder en categoriseren de kosten van voedsel in vier basiscategorieën:
- voedsel en niet-alcoholische dranken
- wijn
- bier
- liquor
Dit is een goede stap om meer granulair te worden; maar om echt te weten waarom en hoe uw voedselkosten zich ontwikkelen, moet u verder gaan dan de GL-code.
Er zijn aanzienlijke verschillen binnen elk van deze categorieën – vooral voedsel. Als de kosten van sint-jakobsschelpen $ 1 per pond stegen, maar rundvlees daalde, weet u dan wat van invloed is op de winstmarges als u uiteindelijk minder mariscos verkoopt dan gehaktbrood? Misschien legt u de nadruk op specifieke gerechten die u met verlies verkoopt.
MetxtraCHEF kunt u uw eigen voedselkostencategorieën maken en kunt u van het GL-categorieniveau afdalen tot aan de regelitems op uw facturen.
4. Houd de prijzen van uw meest gekochte artikelen in de gaten
Het kan overweldigend zijn om rekening te houden met alle verschillende artikelen en ingrediënten die nodig zijn om een restaurant te runnen en een concept uit te voeren. Houd in plaats daarvan de 80/20-regel in gedachten. Focus op wat het meest belangrijk is voor uw bedrijf.
Als u een groot volume van een bepaald item koopt of veel van uw budget besteedt aan een bepaald item, maak er dan een prioriteit van om alleen de prijzen van die items in de gaten te houden. Niet alleen is dat waar het grootste deel van uw budget aan wordt besteed, maar het is met die items dat kleine schommelingen in de prijs de meeste impact op uw winstgevendheid kunnen hebben.
xtraCHEF stelt u in staat om al uw line-items te controleren, maar uw energie richten op waar het het belangrijkst is, kan het verschil zijn tussen succes en mislukking.
5. Automatiseer al het bovenstaande
xtraCHEF maakt het eenvoudig om het AP-proces voor restaurants te automatiseren om al het bovenstaande te ondersteunen – van factuurregelitemgegevensinvoer tot het bijhouden van uw budget, voedselkostenratio’s en de meest gekochte items. Door eenvoudig een foto van uw facturen te maken, zorgt xtraCHEF voor al het zware werk en de vervelende, tijdrovende taken van het vastleggen van de informatie die voor uw bedrijf van belang is.
De factuurregels worden gedigitaliseerd, nauwkeurig gecodeerd en gecategoriseerd, en gegroepeerd in rapporten en dashboards waarmee u kunt inzoomen op waar u uw geld uitgeeft en welke van die voorheen onbereikbare details uw winsten en verliezen aansturen.
Laat kruipende voedselkosten uw restaurantbedrijf niet verpletteren. En, zeker niet laten invoeren van gegevens of papierwerk in de weg van uw winstgevendheid.
Klaar om te ontdekken gebieden waar uw restaurant is geld te verliezen?
xtraCHEF biedt alle hierboven genoemde voordelen en nog veel meer. Vraag een demo aan om aan de slag te gaan of bekijk deze korte video waarin wordt uitgelegd hoe wij restauranthouders in alle soorten en maten helpen.