Waarom uw HR-professionals HR-analytics nodig hebben

Het is geen geheim dat mensen het waardevolste (en duurste) bezit van elk bedrijf zijn.

Van hun salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden tot de kantoorruimte waarin ze zitten en de technologie die ze gebruiken. Om deze enorme investering te beschermen, maken HR-professionals gebruik van HR-analytics om erachter te komen wat er in hun personeelsbestand omgaat en hoe ze hun middelen het beste kunnen inzetten.

Wat is HR-analytics?

HR-analytics is de data die HR-teams verzamelen en analyseren om inzicht te krijgen in het personeelsbestand van hun bedrijf. Het omvat alles, van personeelsbezetting, compensatie, functietitel en functie, werklocatie (bijvoorbeeld op kantoor of op afstand), werving, onboarding, verloop, betrokkenheid van werknemers, diversiteit en inclusie, leren en ontwikkeling, en nog veel meer.

Deze analyses worden verzameld uit meerdere bronnen, waaronder werknemersenquêtes, applicant tracking systems (ATS), HR-informatiesystemen (HRIS), human capital management (HCM), en human resource management systemen (HRMS).

Zoals een marketeer gegevens gebruikt om een advertentiecampagne vorm te geven of een bedrijf analytics gebruikt om te bepalen waar een nieuw kantoor moet worden geopend, gebruiken HR-teams HR-analytics om:

• hun personeelsbestand te begrijpen
• resources efficiënt in te zetten
• voor de toekomst te plannen

Dit is vooral van cruciaal belang voor grote bedrijven met duizenden werknemers en meerdere locaties. HR-analytics kunnen HR-teams helpen de prestaties en betrokkenheid van werknemers te bewaken om het verloop te beperken en een productiever personeelsbestand op te bouwen.

Ondernemingen zijn gebouwd op de kracht en innovatie van hun personeel. Zonder HR-analyses lopen HR-professionals het risico belangrijke trends over het hoofd te zien, zoals slechte managers of een gebrek aan professionele ontwikkeling. Ongelukkige of onvervulde werknemers kosten een bedrijf veel geld en productiviteit.

Welke vragen kunnen human resources analytics beantwoorden?

Hoe kunnen we ons aanname proces versnellen? Wanneer is het juiste moment om iemand te promoveren? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat ons personeelsbestand divers en inclusief is? Dit zijn slechts een paar van de vele vragen die HR-analytics moet beantwoorden. Van het indienen van een sollicitatie tot de pensionering, HR-analytics bieden inzicht in het gehele traject van een werknemer.

Recruitment

Human resources-professionals werken hard om in zo kort mogelijke tijd de beste mensen voor de juiste functie aan te nemen. Om dit efficiënt te doen, gebruiken recruiters vaak HR-analytics om niet alleen talent te vinden, maar ook om het wervingsproces en de kwaliteit van kandidaten te evalueren.

Hoe kan HR-analytics helpen?

Recruiters en aanwervende managers gebruiken HR-analytics voor het hele wervingsproces. Bij het schrijven van vacatures kunnen ze bijvoorbeeld HR-tech- en vaardigheidsgegevens gebruiken om betere vacatureteksten te schrijven die de juiste mensen aantrekken. Zonder HR-analytics is het moeilijk om te bepalen welke functietitel, functieomschrijving en vereiste vaardigheden en ervaring in een vacature moeten worden opgenomen.

HR-analytics kunnen recruiters en wervingsmanagers ook helpen om te bepalen waar ze voor een bepaalde functie moeten werven. Als u bijvoorbeeld webontwikkelaars wilt inhuren tegen de beste prijs, kunt u gegevens van een HR-technologietool gebruiken om een wervingsstrategie op te stellen. Dit kan compensatie, vraag, aanbod, concurrentie, verloop, diversiteit en meer omvatten – alles voor een bepaalde regio.

Als uw organisatie stagiaires of starters werft, zult u waarschijnlijk ook een wervingsplan voor universiteiten hebben. HR-analyses kunnen recruiters helpen hun lijst met universiteiten te beperken, zodat ze alleen tijd en geld besteden aan het werven op de meest productieve scholen.

HR-analyses helpen HR-teams ook te bepalen waar ze hun openstaande vacatures moeten plaatsen. Welke vacaturebanken moeten ze gebruiken? Waar moeten ze hun geld aan uitgeven om hun vacatures bij de juiste mensen onder de aandacht te brengen? Door de resultaten van vacatures uit het verleden te volgen, kunnen ze toekomstige vacatures beter beoordelen.

Ten slotte kunnen recruiters en wervingsmanagers, nadat werknemers zijn aangenomen, HR-analyses gebruiken om de kwaliteit van die aanwervingen te evalueren. Zijn er bijvoorbeeld “snelle vertrekkers”, oftewel werknemers die binnen de eerste zes of twaalf maanden zijn vertrokken?

Time-to-hire

Zoals de naam al aangeeft, is time-to-hire een meetmethode die HR-teams gebruiken om te meten hoe lang het duurt om iemand in een functie te krijgen. Dit proces omvat het goedkeuren van de functieomschrijving, het plaatsen van de vacature, het screenen van sollicitanten, sollicitatiegesprekken, het doen van een aanbod, achtergrondcontroles en ten slotte het ondertekenen van het laatste papierwerk.

Hoe kunnen HR-analyses helpen?

Bedrijven verliezen geld en productiviteit op elke dag dat een vacature niet wordt ingevuld. Daarom is het zo belangrijk dat HR-teams de time-to-hire zo kort mogelijk houden. HR-analyses kunnen de volledige time-to-hire workflow bijhouden en bijhouden hoe lang elke stap van het proces duurde. Met behulp van deze gegevens kunnen HR-teams achterstanden identificeren (zoals problemen met het plannen van sollicitatiegesprekken met drukke wervingsmanagers) en een oplossing ontwikkelen.

Sommige bedrijven stellen bijvoorbeeld geautomatiseerde e-mails in om kandidaten tijdens het proces betrokken te houden. HR-analyses kunnen helpen bij het bepalen van de timing van die e-mails. Hoe lang na een screeninggesprek moet de kandidaat een follow-up e-mail krijgen?

Het wervingsproces kan nieuwe werknemers met een nare smaak in de mond achterlaten of het kan gelukkige kandidaten creëren die enthousiast zijn om voor u te werken. HR-analyses helpen om het proces soepel en geïnformeerd te laten verlopen.

Onboarding

Als nieuwe werknemers zich in uw bedrijf vestigen, moeten ze worden ingesteld op technologie en apparatuur, trainingen voltooien, papierwerk invullen, hun collega’s ontmoeten, en op snelheid komen in hun rol. Zoals we allemaal weten, kan dit proces enige tijd in beslag nemen. Sommige HR-professionals zeggen zelfs dat de inwerkperiode minstens drie maanden moet duren. Als er zoveel tijd (en geld) in wordt geïnvesteerd, is het zinvol om HR-analytics te gebruiken om ervoor te zorgen dat het een effectief proces is.

Hoe kan HR-analytics helpen?

Er zijn veel manieren waarop HR-analytics kan helpen bij de onboarding, zoals dashboards om managers te helpen de voortgang van een nieuwe medewerker te volgen. Maar een steeds populairdere manier is organisatorische netwerkanalyse (ONA). Deloitte definieert dit als “een gestructureerde manier om te visualiseren hoe communicatie, informatie en beslissingen door een organisatie stromen.”

We hebben allemaal onze ‘go-to’ mensen op elke afdeling, degenen waarvan we weten dat ze de antwoorden hebben. ONA helpt HR-teams die interacties te volgen. Ze krijgen een idee van hoe werknemers met elkaar omgaan en wie die aanspreekpunten zijn op elke afdeling en op elk managementniveau. Op die manier weet HR met wie ze nieuwe werknemers in contact moeten brengen om hun inwerk- en leerproces te stroomlijnen.

Als u zich afvraagt hoe HR-teams zoiets vaags bijhouden, zijn er twee manieren. De ene (de niet griezelige manier) omvat meestal een netwerkanalyse-enquête. Werknemers beantwoorden vragen over met wie ze het vaakst praten, wie ze in het team hebben ontmoet, wie hun ‘go-to people’ zijn, enz. Vervolgens maakt HR op basis van die enquêtes een netwerkkaart.

De tweede (beduidend griezeliger manier) houdt in dat HR-teams de agenda’s van werknemers bijhouden om te zien met wie ze afspreken en hoe vaak. Nog een herinnering dat niets ooit echt privé is.

Retentie- en verlooppatronen

Sinds personeel de grootste kostenpost van de meeste bedrijven is, is het belangrijk om bij te houden hoe lang werknemers bij uw bedrijf blijven. En als ze vertrekken, waarom? HR-analyses kunnen HR-teams helpen deze vragen te beantwoorden en strategieën te ontwikkelen om de retentie te verbeteren en het verloop te verminderen.

Hoe kunnen HR-analyses helpen?

Met HRIS-tools kunnen HR-teams de bewegingen van elke werknemer in hun organisatie volgen. Wanneer ze worden aangenomen, of ze promotie maken of naar een andere afdeling gaan, hoe lang ze hun functie hebben vervuld, wat hun prestatiebeoordeling was, en wanneer ze het bedrijf verlaten. Met behulp van HR-analyses (in combinatie met exitgesprekken) kunnen HR-teams al deze patronen evalueren om de oorzaken van het verloop te identificeren.

Als werknemers bijvoorbeeld consequent een team verlaten, kan dat duiden op een slechte manager of een onredelijke werkdruk. Als mensen consequent na een jaar of twee vertrekken, moet het HR-team misschien kijken naar het aanpassen van salarissen, werkomgeving, professionele ontwikkeling en promotiekansen.

Verloop is duur. Niet alleen vanwege het verlies aan productiviteit, maar ook vanwege het verlies aan institutionele kennis. HR-analytics kunnen HR-teams helpen problemen te identificeren en op de juiste manier in te grijpen.

Prestatie- en vaardigheidsopbouw nodig

Professionele ontwikkeling is een van de beste manieren om goede werknemers op te bouwen en te behouden. Werknemers die niet het gevoel hebben dat ze hogerop komen of vooruitgang boeken in hun carrièredoelen, zullen uiteindelijk vertrekken. Maar wat voor soort professionele ontwikkeling moeten bedrijven bieden? En aan wie? En wanneer?

Hoe kan HR-analyse helpen?

De meeste bedrijven hebben wel een soort functioneringsgesprekssysteem, of dat nu jaarlijks, tweejaarlijks of driemaandelijks is. HR-teams kunnen deze beoordelingen gebruiken om bij te houden welke werknemers goed presteren. En als ze niet goed presteren, kunnen HR-teams proberen uit te zoeken waarom.

Prestatiebeoordelingen zijn ook een kans voor het bedrijf om meer te weten te komen over de doelen van hun werknemers. Hoe kan het bedrijf hen helpen uit te blinken in hun rol en carrière? Hebben ze behoefte aan meer vaardigheden en professionele ontwikkeling? Veel bedrijven gebruiken talentmanagementsystemen (vaak modules die zijn ingebouwd in een HRIS of aparte LMS- of HCM-oplossing) om leer- en ontwikkelingsmiddelen onder te brengen.

Sommige organisaties zullen hun eigen in-house leerinhoud en cursussen bouwen. Anderen koppelen aan open online cursussen zoals Coursera, Udemy en edX of werken samen met onderwijsaanbieders, hogescholen en universiteiten, bootcamps, enzovoort.

Bedrijven die de huidige vaardigheden van hun personeel analyseren en werknemers middelen bieden om meer vaardigheden te ontwikkelen, zullen betere retentiepercentages hebben. Plus, dit soort ontwikkeling en analyse helpt ook bij de opvolgingsplanning. Wie kan er klaar zijn voor het management? Als een oude medewerker met pensioen gaat, wie kan dan zijn plaats innemen? HR-analyses helpen HR-teams bij het plannen van deze grote veranderingen.

Diversiteit en inclusie

Niet alleen is het opbouwen van een divers team een goede zaak, maar het is ook winstgevend. Volgens een McKinsey-rapport uit 2018:

“Bedrijven in het top-kwartiel voor genderdiversiteit in uitvoerende teams hadden 21% meer kans om beter te presteren op het gebied van winstgevendheid en 27% meer kans op superieure waardecreatie.” En “bedrijven in het topkwartiel voor etnische/culturele diversiteit in uitvoerende teams hadden 33% meer kans op toonaangevende winstgevendheid in de sector.”

De meeste bedrijven hebben initiatieven op het gebied van diversiteit en inclusie (D&I) om de diversiteit in hun personeelsbestand te vergroten, met name op het gebied van ras en geslacht. HR-analytics speelt een cruciale rol bij D&I, omdat HR-teams hiermee doelen kunnen stellen en de voortgang kunnen volgen.

Hoe kan HR-analytics helpen?

HR-teams gebruiken HR-analytics om diversiteitsgegevens bij te houden, zodat ze weten hoeveel vrouwen en minderheden solliciteren naar een baan bij hun bedrijf, op gesprek komen en worden aangenomen. En als ze eenmaal zijn aangenomen, hoeveel van hen gaan dan door naar het management of de directie? Hoeveel krijgen zij betaald? Hoe vaak maken ze promotie of krijgen ze loonsverhoging?

Het hebben van deze gegevens houdt bedrijven verantwoordelijk en helpt HR-teams om alle processen, beoordelingen en systemen zo inclusief mogelijk te maken, of het nu gaat om het aanpakken van impliciete vooroordelen in het wervingsproces of het elimineren van eventuele salarisongelijkheid.

De meeste bedrijven beginnen met het vaststellen van benchmark diversiteitsdoelen op basis van de demografie van de regio waarin ze rekruteren. Met behulp van hun diversiteitsgegevens kunnen HR-teams ook functiecodes signaleren die doorgaans ondervertegenwoordigd zijn door minderheden. Vervolgens nemen ze maatregelen om de groep sollicitanten te diversifiëren door vacatures te plaatsen op vacaturebanken die zich richten op minderheden, zoals de National Black MBA Association of Women Who Code.

Inzicht in het HR-analyticsproces

Nu we hebben gesproken over de verschillende manieren waarop HR-teams HR-analytics kunnen gebruiken, lopen we elke stap van het gegevensverzamelings- en analyseproces door.

Verzameling van gegevens

De meeste HR-analytische gegevens worden verzameld via drie lagen van HR-systemen. Hier volgt een uitsplitsing:

• Human resource information system (HRIS). Het HRIS verzamelt en bewaart gegevens over de werknemers van een bedrijf, zoals hun naam, leeftijd, adres, salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden, aanwezigheid, prestatiebeoordelingen en meer. Het bevat gewoonlijk ook het applicant tracking system (ATS), dat is gebouwd om het wervingsproces van een bedrijf te stroomlijnen. Een ATS bevat alle kandidaatgegevens, inclusief hun sollicitaties, cv’s, sollicitatiebrieven, gespreksnotities en feedback van teamleden.
• Human capital management (HCM). Een HCM-oplossing omvat alles in het HRIS, plus onboarding, performance, positiecontrole/tracking, opvolgingsgegevens, salaris-/bonusplanning, beloningssystemen, enz. De HCM omvat meestal ook het talent management systeem, dat gegevens verzamelt over de vaardigheden van werknemers, doelstellingen, professionele ontwikkeling, enz.
• Human resources management systeem (HRMS). In het HRMS is alles van het HRIS en HCM ondergebracht, plus de salarisadministratie en het bijhouden van tijd en arbeid.

Meten en analyseren van gegevens

HR-teams gebruiken vaak een ETL (extract, transform, load) datamanagementproces om de gegevens uit HR-systemen te halen en in een datavisualisatietool te stoppen. Op die manier is het gemakkelijker te analyseren.

Sommige grotere bedrijven hebben data-analisten die zich specifiek bezighouden met het vinden van de inzichten in de cijfers. Terwijl kleinere bedrijven misschien een of twee mensen hebben die de HR-systemen beheren en de gegevensanalyse en rapportage doen. Hoe meer werknemers en systemen u hebt, hoe meer HR-specialisten u nodig zult hebben.

Welke belangrijke HR-metrics worden gemonitord?

De belangrijkste HR-metrics en rapportagestrategieën verschillen per bedrijf, afhankelijk van de grootte, doelstellingen en het HR-team. Hier volgen enkele algemene meeteenheden die via HR-analyses kunnen worden gevolgd.

Recruitment en onboarding

• Hoofdaantal: Dit is het totale aantal werknemers in uw organisatie. Headcount kan ook worden uitgesplitst naar afdeling, team, functie, en nog veel meer, afhankelijk van de rapportage waar uw team aan werkt.
• Demographics: Dit zijn de kenmerken van uw personeelsbestand, waaronder leeftijd, geslacht, etniciteit, opleidingsniveau, lengte van het dienstverband, burgerlijke staat en meer.
• Time-to-hire: De aannametijd is de gemiddelde tijd die nodig is om een nieuwe werknemer aan te nemen, vanaf het plaatsen van de vacature tot de aanvaarding van het aanbod door de kandidaat.
• Tijd tot productiviteit: Time-to-productivity meet de snelheid van het onboardingproces, door bij te houden hoe lang het gewoonlijk duurt voordat een nieuwe aanwinst op snelheid is met zijn rol en op volle capaciteit begint te werken.
• Quick quits/new hire turnover: “Quick quits” volgt het aantal nieuwe aanwervingen die het bedrijf binnen een bepaalde tijd verlaten, meestal zes maanden tot een jaar.

Prestaties

• Werknemersprestaties: HR-teams kunnen de prestaties van werknemers op meerdere manieren volgen, waaronder zelfbeoordelingen, beoordelingen door managers en beoordelingen door collega’s. Sommige bedrijven zullen ook gebruik maken van werknemer monitoring software en / of project management systemen.
• Inkomsten per werknemer: De omzet per werknemer wordt berekend door de totale omzet van uw bedrijf te delen door het totale aantal werknemers. Dit is een goede manier om ruwweg te meten hoeveel inkomsten elke werknemer genereert.
• Doelen bijhouden: Werknemers kunnen hun doelen inpluggen in de talentmanagementmodule in een HRIS. HR-teams kunnen deze doelen vervolgens vergelijken met de algemene bedrijfsdoelen, de voortgang van een werknemer met zijn doelen bijhouden en manieren vinden om de doelen van de werknemer te ondersteunen (bijv. professionele ontwikkeling).
• Time tracking (verzuimpercentages/overwerk): Time tracking meet niet alleen hoeveel reguliere uren een werknemer per tijdsperiode werkt, maar ook hoe vaak ze werk missen (absenteïsme) en hoeveel overuren ze maken.

Operations

• Tevredenheid en betrokkenheid van werknemers: Hiermee wordt gemeten hoe waarschijnlijk het is dat uw werknemers uw bedrijf aanbevelen als een goede plek om te werken. Dit wordt gewoonlijk op twee manieren gemeten: Employee Net Promoter Scores (eNPS) of tevredenheidsenquêtes onder werknemers.
• Mobiliteit van werknemers: Employee mobility volgt hoe en wanneer werknemers door de organisatie bewegen. Dit helpt bedrijven te zien van welke delen van het bedrijf werknemers verhuizen van en naar, hoe lang ze in hun functie waren voordat ze verhuisden, en of ze omhoog, zijwaarts, of omlaag verhuisden.
• Retentiegraad: Retentiepercentage meet hoe goed een organisatie haar werknemers vasthoudt. Het wordt meestal gemeten door het aantal medewerkers dat bij uw organisatie is gebleven over een bepaalde periode te delen door het totale aantal medewerkers.
• Omloopsnelheid: Turnover rate is het tegenovergestelde van retentie. Het wordt berekend door het aantal werknemers dat uw organisatie elk jaar verlaat te delen door het gemiddelde aantal werknemers. Vervolgens vermenigvuldigt u dit met 100.
• Opleiding en ontwikkeling: Dit meet de totale kosten, tijd en effectiviteit van training en ontwikkeling voor de werknemers van uw organisatie. U kunt de opleidingskosten per werknemer meten, de voltooiingspercentages en de tijd tot aan de voltooiing, en tests uitvoeren om de effectiviteit te meten.

Conclusie

HR-analyses helpen HR-teams doelen te stellen, succes te meten en processen te optimaliseren, zodat het bedrijf zich kan richten op het genereren van inkomsten. Als HR-analyses op verantwoorde en effectieve wijze worden gebruikt, bieden ze bedrijven de inzichten die ze nodig hebben om moeilijke problemen aan te pakken, zoals een gebrek aan diversiteit of een hoog personeelsverloop. Gegevens nemen het giswerk uit HR weg, waardoor HR-teams materiedeskundigen kunnen worden die het vertrouwen genieten van de C-suite.