In het salarisproces van uw bedrijf kan het voorkomen dat een werknemer vrijstelling van inhouding wil aanvragen.
Het inhoudingsproces
Inhouding is een algemene term voor de bedragen die van het loon van een werknemer worden ingehouden voor federale en nationale inkomstenbelastingen, en voor FICA-belastingen (sociale zekerheid en Medicare). Sommige werknemers zijn mogelijk niet verplicht om federale inkomstenbelastingen van hun loon te laten inhouden als hun inkomen onder een bepaald niveau ligt.
De IRS staat werknemers toe om een vrijstelling van inkomstenbelastinginhouding in een bepaald jaar te claimen als beide situaties van toepassing zijn:
- In het voorgaande jaar hadden ze recht op teruggaaf van alle ingehouden federale inkomstenbelasting omdat ze geen belastingschuld hadden
- Voor het huidige jaar verwachten ze een teruggaaf van alle ingehouden federale inkomstenbelasting omdat ze verwachten geen belastingschuld te hebben
Sommige soorten werknemers kunnen worden vrijgesteld: studenten, deeltijdwerkers, 65-plussers en blinde werknemers.
Een eventuele inhoudingsvrijstelling geldt alleen voor federale inkomstenbelastingen, niet voor staatsbelastingen of FICA-belastingen (sociale zekerheid/Medicare).
Vrijstelling van inhouding aanvragen met ingang van 1 januari 2020
Een nieuw W-4-formulier is nu van kracht, met ingang van 1 januari 2020, voor alle nieuw aangeworven werknemers en werknemers die hun W-4-formulier willen wijzigen. Als een werknemer vrijstelling wil claimen, moet hij op het formulier W-4 in de ruimte onder stap 4(c) “Vrijgesteld” schrijven en stap 1 en 5 invullen.
Een werknemer die voor een jaar vrijstelling wil, moet u het nieuwe W-4 vóór 15 februari van dat jaar geven. Als een werknemer die momenteel een belastingvrijstelling krijgt, verwacht belasting voor het volgende jaar verschuldigd te zijn, moeten ze hun W-4 uiterlijk op 10 december van het lopende jaar wijzigen.
Hoe te weten of een werknemer is vrijgesteld van inhouding
U kunt de inhouding alleen wijzigen op basis van de documentatie die de werknemer u geeft. Totdat de werknemer u het juiste formulier of de juiste formulieren geeft, moet u doorgaan met het inhouden van federale, staats- en lokale inkomstenbelastingen op basis van de meest recente door de werknemer ingevulde formulieren. U kunt de werknemer niet op zijn woord geloven over de claim van vrijstelling.
Als de werknemer aanspraak maakt op vrijstelling, moet het W-4-formulier er als volgt uitzien:
- Lijn 5 – Totaal aantal uitkeringen – blijft blanco
- Lijn 6 – Extra in te houden bedrag – blijft blanco
- Lijn 7 – De aanspraak op vrijstelling – vermeldt het woord “Vrijgesteld.”
Het kan nodig zijn dat u (de werkgever) het W-4 naar de IRS stuurt voor een beoordeling van de aanspraak. U hoeft het formulier niet in te dienen, tenzij de IRS u specifiek een brief stuurt waarin u wordt verzocht dit te doen.
Meer over inhoudingsvrijstellingen
Een claim van vrijstelling van inhouding stelt de werknemer niet vrij van het betalen van zijn deel van de FICA-belastingen, inclusief de aanvullende Medicare-belasting. Alle FICA-belastingen moeten zowel door u als werkgever als door de werknemer worden betaald. De inhouding van de werknemer voor de sociale zekerheid stopt bij het maximum van de sociale zekerheid, maar uw bijdrage aan de sociale zekerheid als werkgever gaat door voor al het loon.
Als u denkt dat de W-4 inhoudingsvrijstelling van een werknemer onjuist is, kunt u deze niet wijzigen, maar u kunt de werknemer adviseren dat de vrijstelling door de IRS in twijfel kan worden getrokken. Ongeacht wat de werknemer beweert, moet u alleen het ondertekende W-4-formulier gebruiken om in te houden op het loon van de werknemer.
De claim van vrijstelling voor federale inkomstenbelastingen heeft niets te maken met de staatsinkomstenbelasting en lokale belastinginhouding van de werknemer. De werknemer zal bij de staats- en lokale belastinginstanties moeten nagaan hoe deze vrijstelling in die rechtsgebieden werkt. Zoals hierboven opgemerkt, totdat de werknemer u de ondertekende documenten geeft voor de claim van vrijstelling van staats- of lokale belastingen, moet u doorgaan met het inhouden van deze belastingen.
Als de werknemer aanspraak wil maken op vrijstelling van inhouding, maar er is in de loop van het jaar al inhouding op zijn loon ingehouden, kunt u hem dit geld niet teruggeven. Bij de belastingaangifte zult u de werknemer op zijn W-2-formulier voor het jaar op de hoogte stellen van de inhouding. De werknemer kan dan het ingehouden bedrag opeisen.
Bij voorbeeld, Carlton komt in februari bij u en zegt dat hij voor dit jaar vrijstelling van inhouding wil aanvragen. Hij vult een nieuw W-4-formulier in om vrijstelling te claimen, maar u hebt in januari al $ 276 aan federale inkomstenbelasting op zijn loon ingehouden. Hij zal moeten wachten om zijn belastingaangifte in te dienen en de $276 op te eisen.
Veronderstel niet dat een student, deeltijdwerker of seizoenarbeider vrijgesteld zal zijn van inhouding. Alle werknemers moeten een W-4 formulier invullen bij indiensttreding, en dit formulier is wat de werknemer moet gebruiken om aanspraak te maken op een vrijstelling.
Uw advocaat zal u vertellen dat u werknemers niet mag helpen bij het invullen van formulieren. Maar als een werknemer erom vraagt, kunt u hem informatie geven om hem te helpen zelf een beslissing te nemen. Publicatie 505 van de IRS bevat een stroomschema (blz. 8) dat de werknemer kan helpen om te zien of hij aanspraak kan maken op vrijstelling van inhouding.
Als u een Lock-in Letter van de IRS ontvangt
U hoeft geen W-4-formulieren bij de IRS in te leveren, maar zij kunnen de vrijstellingsclaim van een werknemer beoordelen en u vragen het W-4-formulier van een werknemer in te dienen. In sommige gevallen, als de IRS van mening is dat de vrijstellingsclaim niet geldig is, kunnen zij een “lock-in brief” naar uw bedrijf sturen, samen met een kopie voor de werknemer. Een lock-in brief vergrendelt de inhouding van de werknemer op basis van de IRS beoordeling.
In deze brief wordt het maximum aantal toegestane inhoudingen voor de werknemer vermeld. Zodra u deze lock-in brief ontvangt, moet u beginnen met deze informatie te gebruiken om federale inkomstenbelastingen in te houden op het loon van de werknemer, met ingang van de door de IRS vastgestelde datum. U kunt het inhoudingsbedrag niet wijzigen totdat u toestemming van de IRS hebt gekregen; u kunt geen nieuw W-4 van de werknemer aanvaarden om het inhoudingsbedrag te wijzigen.
U ontvangt ook een kopie van deze brief voor de werknemer waarin wordt uitgelegd hoe u de IRS aanvullende informatie kunt geven. U kunt de werknemer aanmoedigen contact op te nemen met de IRS om een wijziging van de lock-in aan te vragen.
Als u de inhouding van de werknemer niet wijzigt op basis van de inhouding in de lock-inbrief, is uw bedrijf aansprakelijk voor het betalen van het extra belastingbedrag dat had moeten worden ingehouden.