Als eigenaar van een kleine onderneming is het beheren van uw boekhoudkundige processen een noodzakelijk, maar complex onderdeel van uw totale bedrijfsvoering. Niettemin, zelfs als u uw boekhouding of bedrijfsboekhouding uitbesteedt aan een gecertificeerde professional, is het belangrijk om een verscheidenheid aan belangrijke boekhoudkundige concepten en rapporten te begrijpen, met name die welke rechtstreeks betrekking hebben op het analyseren van de financiële prestaties en gezondheid van uw bedrijf.
Een van de belangrijkste verklaringen om te begrijpen is uw boekhoudkundige balans. Dit rapport is een van de belangrijkste financiële overzichten die worden gebruikt door accountants, crediteuren en kredietverstrekkers om de financiële prestaties van uw bedrijf te analyseren. Bovendien wordt de balans gebruikt voor een aantal belangrijke boekhoudkundige concepten en formules, waardoor het des te belangrijker is dat uw balans accuraat is.
Om u te helpen bij het sorteren door dit vaak over het hoofd geziene boekhoudkundige rapport, hebben we deze balansgids gemaakt. We zullen de vraag beantwoorden, “wat is een balans?”, een balansvoorbeeld uitsplitsen en alles uitleggen wat u moet weten over deze integrale zakelijke boekhoudkundige verklaring.
Wat is een balans?
Een balans is een boekhoudkundig rapport dat de activa, passiva en aandelen van een bedrijf op een specifiek moment in de tijd in detail beschrijft. Daarom moet de informatie op uw balans de volgende formule nauwkeurig weerspiegelen:
Bezittingen = Schulden + Eigen vermogen
Als een samenvatting van de activa en passiva van uw bedrijf, toont de balans zowel wat uw bedrijf op een bepaald moment bezit als wat het verschuldigd is. Vergeleken met de winst-en-verliesrekening, die laat zien hoe uw bedrijf heeft gepresteerd over een bepaalde periode, toont uw balans de financiële status van uw bedrijf op een bepaalde dag.
Om deze reden wordt dit specifieke boekhoudkundige rapport gebruikt samen met de winst-en-verliesrekening en het kasstroomoverzicht om de financiën van uw bedrijf te analyseren – en wordt het ook gebruikt in andere boekhoudkundige berekeningen, zoals de verhouding tussen schuld en eigen vermogen, de omloopsnelheid van debiteuren en meer.
Balansindeling
Bezittingen
Bezittingen zijn wat uw bedrijf bezit of het recht heeft om te innen – contant geld, apparatuur, debiteuren, voorschotten van werknemers, enz. Activa worden als eerste vermeld op een balans en worden opgesplitst in vlottende activa en vaste activa, zoals u hieronder zult zien.
Vlottende activa zijn de zaken die gemakkelijk in geld kunnen worden omgezet. Deze worden over het algemeen als eerste vermeld, omdat activa op de balans over het algemeen worden vermeld in termen van liquiditeit, d.w.z. hoe gemakkelijk zij in contanten kunnen worden omgezet. Naast het geld op uw bankrekening omvatten vlottende activa ook:
- Kasequivalenten
- Vorderingen
- Inventaris
- Investeringen
Na de vlottende activa vermeldt uw balans de vaste activa, waaronder de materiële zaken vallen die u in uw bedrijf gebruikt, zoals apparatuur, grond of gebouwen om inkomsten voor uw bedrijf te genereren. U kunt ook immateriële activa hebben. Dit type activa omvat zaken die niet fysiek zijn, maar nog steeds relevant voor uw bedrijf, zoals uw websitedomein, auteursrechten, handelsmerken of zelfs goodwill.
Als deze van toepassing zijn op uw bedrijf, worden deze activa opgenomen onder de vaste activa. Hoewel niet weergegeven in ons voorbeeld, wordt de combinatie van vaste activa en immateriële activa vaak aangeduid met de boekhoudkundige term vaste activa, ook wel activa op lange termijn genoemd.
Lasten
Lasten zijn wat uw bedrijf verschuldigd is of een verplichting heeft om te betalen, zoals crediteuren, loonverplichtingen, te betalen leningen en klantendeposito’s. Net als activa worden uw passiva op uw balans opgesplitst in twee categorieën: kortlopende en langlopende schulden.
Huidige schulden omvatten te betalen rekeningen en andere kortlopende schulden zoals creditcardbetalingen, belastingen of huur. Vlottende passiva worden altijd betaald met vlottende activa, dus het is belangrijk om voldoende activa te hebben om voor de passiva te zorgen. Een boekhoudkundige tip voor kleine bedrijven is om twee en een half keer meer activa dan passiva te hebben.
Lange-termijnverplichtingen, aan de andere kant, zijn verplichtingen die op een termijn langer dan een jaar zullen worden betaald. Deze verplichtingen kunnen bestaan uit uitgegeven obligaties, pensioenfondsen en leningen.
Equity
Het sluitstuk van deze balans is het eigen vermogen, zoals u in het onderstaande balansvoorbeeld kunt zien. Het eigen vermogen, dat wordt bepaald door de passiva af te trekken van de activa, is in wezen het geld dat eigendom is van de aandeelhouders van de onderneming. Net als activa en passiva kan het eigen vermogen worden onderverdeeld in subcategorieën, zoals ingehouden winst, bijdragen of eigen aandelen.
Uiteindelijk kan de manier waarop een balans is opgemaakt en de specifieke posten die erin zijn opgenomen, van bedrijf tot bedrijf verschillen en, als u boekhoudsoftware gebruikt, kan dit afhangen van de manier waarop dit systeem uw informatie bijhoudt en dit specifieke rapport produceert. Dit gezegd zijnde, nogmaals, voor een balans om nauwkeurig te zijn, moeten uw totale activa gelijk zijn aan uw totale passiva plus uw totale eigen vermogen.
Balans Voorbeeld
Met deze balansdefinitie in gedachten, laten we de verschillende stukken bespreken die deel uitmaken van een nauwkeurige boekhoudkundige balans. Zoals we al zeiden, bestaat uw balans uit activa, passiva, en eigen vermogen-en een nauwkeurige verklaring moet de bovenstaande formule weerspiegelen: Activa = passiva + eigen vermogen. U kunt deze uitsplitsing zien in ons balansvoorbeeld hieronder.
U kunt ook verwijzen naar onze balanssjabloon, mocht u besluiten om niet te beginnen met het opbouwen van een balans vanaf nul.
Waarom uw balans belangrijk is
Nu we een beter begrip hebben van de verschillende stukken waaruit een boekhoudkundige balans bestaat, laten we het hebben over waarom dit specifieke rapport zo belangrijk is. In wezen, aangezien elke transactie die uw bedrijf maakt van invloed is op deze verklaring, illustreert uw balans de algemene financiële positie van uw bedrijf – wat betekent dat het een effectief hulpmiddel is om te worden gebruikt in combinatie met andere financiële overzichten om een vollediger beeld te geven van de financiële prestaties van uw bedrijf.
Voordeel is dat, omdat de balans alle transacties weergeeft die uw bedrijf op een dagelijkse basis maakt, het wordt gebruikt om andere financiële ratio’s te berekenen, zoals debiteurenomzet, schuld/eigen vermogen, werkkapitaalomzet, etc. – elk van deze kan ook specifiek inzicht geven in verschillende delen van de financiële prestaties van uw bedrijf. Bovendien, omdat de informatie op deze verklaring wordt gebruikt in een verscheidenheid van andere boekhoudkundige berekeningen, is het des te belangrijker dat het nauwkeurig is.
Dit alles gezegd zijnde, is het tegelijkertijd ook belangrijk om te onthouden dat dit boekhoudkundige rapport een momentopname van een specifieke periode laat zien – en daarom moet worden gebruikt als een vergelijkingsinstrument, met balansen uit andere tijdsbestekken, of zoals we zojuist hebben vermeld, in combinatie met andere boekhoudkundige rapporten, om de staat van de financiële gezondheid van uw bedrijf vollediger te begrijpen.
Analyzing Your Balance Sheet
In het achterhoofd houdend de mogelijke beperkingen van uw boekhoudkundige balans, is het de moeite waard om de verschillende vragen te overwegen die u kunt stellen en vergelijkingen die u kunt maken om bepaalde inzichten over uw bedrijfsfinanciën te vergaren.
Bijvoorbeeld, met behulp van de onderverdeling van activa, passiva en aandelen, kunt u op uw balans het volgende vragen:
- Heeft uw bedrijf voldoende liquide middelen om de bedrijfskosten te dekken?
- Heeft u flexibiliteit met uw activa om veranderingen in het bedrijf mogelijk te maken, zoals een onverwachte uitgave?
- Gaan uw cijfers in een bepaalde richting omhoog of omlaag – en welke actie kunt u ondernemen om de situatie zo nodig te corrigeren?
- Kan uw huidige pad worden volgehouden om de groei van uw bedrijf te bevorderen?
Een geweldige manier om sommige van deze vragen te beantwoorden, is door uw huidige balans te vergelijken met een uit een vorige periode. Als u de financiën van deze maand zou willen vergelijken met die van vorige maand, zou uw rapport er uit kunnen zien als het onderstaande balansvoorbeeld.
U kunt drie belangrijke veranderingen opmerken, aangeduid met de rode cijfers in dit voorbeeld:
- Uw liquide middelen (zakelijke betaalrekening) zijn toegenomen, omdat
- u veel van uw vorderingen hebt kunnen innen, en
- u uw creditcardschuld hebt afgelost.
Door dit soort vergelijkingen uit te voeren, kunt u zien hoe de unieke onderdelen van uw bedrijfsfinanciën functioneren, en daarmee bepalen, wat, als er iets moet worden veranderd of aangepast om uw bedrijfsdoelen te bereiken.
The Bottom Line
Hoewel soms over het hoofd wordt gezien, is uw balans een kernoverzicht binnen de boekhouding van uw bedrijf. Zoals we hebben besproken, dit rapport is bijzonder belangrijk omdat het de financiële status van uw bedrijf op een bepaald moment in de tijd laat zien. Plus, door het uitsplitsen van de specifieke posten die uw activa, passiva en aandelen vormen, kunt u zien hoe uw bedrijf presteert en gebieden identificeren die mogelijk moeten worden verbeterd.
Bovendien, omdat elke transactie die u doet van invloed is op dit rapport, is het een essentieel hulpmiddel dat wordt gebruikt door kredietverstrekkers en crediteuren om te bepalen of ze krediet aan uw bedrijf moeten verlenen. Daarom is het des te belangrijker dat u uw boekhouding up-to-date en nauwkeurig houdt en ervoor zorgt dat elke balansrapportage die u maakt correct is.