Wat is een virtuele telefoonlijn?

Een virtueel telefoonnummer, of direct inward dialing (DID), is een telefoonnummer dat niet gebonden is aan een specifiek telefoontoestel of lijn en waarmee de gebruiker oproepen kan omleiden en routeren van het ene nummer naar een ander nummer, IP-adres of apparaat. Virtuele telefoonlijnen kunnen ook worden aangeduid als online nummers.

Traditioneel werden telefoonnummers ontworpen om te werken via een enkele telefoonlijn die fysiek door het telefoonbedrijf met uw huis of bedrijf was verbonden, en alle oproepen naar dat nummer konden alleen naar die specifieke fysieke locatie worden verzonden. Mobiele telefoons zijn mobieler dan vaste nummers, maar voor de dekking zijn ze nog steeds afhankelijk van zendmasten. Een virtueel nummer geeft een bedrijf meer controle en flexibiliteit in de manier waarop het oproepen ontvangt door deze fysieke beperkingen op te heffen.

Noot van de redacteur: Op zoek naar een zakelijke telefoondienst of VoIP-provider?

Hoe werken virtuele telefoonnummers?

Virtuele telefoonnummers vertrouwen op internet in plaats van op een telefoonbedrijf of een zendmast om dekking te bieden, waardoor gebruikers bereikbaar zijn via telefoon of computer. Het stelt u ook in staat om het apparaat dat u gebruikt in real time te wijzigen. Als u bijvoorbeeld alleen op bepaalde tijden op uw mobiele telefoon beschikbaar wilt zijn, kunt u alle oproepen die u tijdens werkuren ontvangt, routeren naar een virtuele telefoonlijn.

Hoe krijgt u een virtueel telefoonnummer

Virtuele telefoonnummers kunnen op verschillende manieren worden aangeschaft. Als uw bedrijf al een Voice over Internet Protocol (VoIP)-systeem heeft, kunt u virtuele nummers toevoegen aan uw huidige pakket via uw VoIP-provider. Dit kost over het algemeen $ 5 tot $ 10 per maand per nummer.

Als u een virtueel telefoonsysteem wilt aanschaffen, kunt u een pakket krijgen dat één virtueel nummer en een bepaald aantal extensies en minuten omvat. De minuten zijn afhankelijk van hoe lang u op de “zakelijke lijn” spreekt. De kosten van een virtueel telefoonsysteemplan beginnen bij $ 10 tot $ 12 per maand voor een of twee virtuele nummers met 300 tot 500 minuten, oplopend tot $ 25 tot $ 50 voor twee virtuele nummers met 2.000 tot 3.000 minuten.

Als u nog geen virtueel telefoonsysteem hebt, kunt u via een provider gaan die alleen virtuele nummers verkoopt. Dit zijn enkele van de meest populaire aanbieders van virtuele telefoonlijnen:

Google Voice biedt individuele gebruikers een gratis virtueel telefoonnummer dat kan worden gebruikt voor oproepen, sms-berichten en voicemail. Het heeft een eenvoudig te gebruiken app voor smartphones of computers, en u kunt het virtuele nummer koppelen aan een mobiel of vast nummer. Zakelijke abonnementen beginnen bij $10 per maand per gebruiker.
MightyCall is een cloudgebaseerd virtueel telefoonsysteem dat telefoongesprekken, sms-berichten en voicemail biedt, evenals slimme doorschakeling en gespreksopname. Er zijn verschillende abonnementsvormen beschikbaar, vanaf 19,99 dollar per maand.
Grasshopper ondersteunt bellen, sms’en en voicemail. Het biedt drie verschillende abonnementen, vanaf 26 dollar per maand, zodat u het abonnement kunt kiezen dat het beste bij uw bedrijf past.
8×8 is een cloudgebaseerd VoIP-systeem voor unified communications dat onder meer beschikt over een zeer betrouwbare service, driewegbellen, online voicemail, doorschakelen van oproepen en belgroepen. Het integreert ook met kantoorprogramma’s zoals Salesforce en Slack. Plannen beginnen bij $ 12 per maand per gebruiker.

Wat zijn de voordelen van een virtueel telefoonnummer?

Zonder gebonden te zijn aan een fysieke locatie, kunt u overal en altijd oproepen ontvangen op het apparaat van uw voorkeur. Als iemand in uw bedrijf bijvoorbeeld afwezig zal zijn en telefonisch bereikbaar moet zijn, maar zijn mobiele nummer niet wil geven, kunt u een virtueel nummer aan zijn mobiele telefoon toewijzen.

Virtuele telefoonnummers zijn ook voordelig voor bedrijven met meerdere kantoorlocaties. In plaats van een telefoon rinkelen in een kantoor, kunnen inkomende gesprekken worden verzonden naar telefoons in elk kantoor. U kunt dit doen door de bestemming van uw virtuele telefoonlijn een wachtrij of belgroep te maken, die de telefoons van elke werknemer zal laten rinkelen die is aangewezen als onderdeel van de wachtrij of groep, gelijktijdig of opeenvolgend, afhankelijk van uw voorkeuren.

Als uw kantoor zich in een ander gebied bevindt dan uw klantenkring, kunt u een lokaal netnummer aan uw telefoonlijn toewijzen. Dit helpt u aanwezig te zijn in een belangrijk gebied en verlaagt de kosten voor inkomende gesprekken. Klanten zullen eerder bellen en oproepen beantwoorden van een lokaal nummer dan van een nummer met een netnummer dat ze niet herkennen.

U kunt via uw virtuele telefoonlijn ook de belangrijkste klantgegevens bijhouden. Met veel systemen kunt u bijvoorbeeld een uniek nummer aan een specifieke campagne toewijzen, zodat u weet of iemand voor die campagne belt op basis van het nummer alleen. Deze gegevens kunnen nuttig zijn bij het evalueren van de effectiviteit van een campagne.

Virtuele telefoonlijnen kunnen uw bedrijf duizenden dollars aan telefonie- en apparatuurkosten besparen. Omdat ze 100% digitaal zijn, vereisen virtuele telefoonlijnen geen hardware, apparatuur, installatie of onderhoud.

Wanneer u op zoek bent naar een virtuele telefoonprovider, kijk dan of het bedrijf dat u overweegt, naast telefoondienst ook tekst- en voicemailfuncties biedt. Duurdere en complexere plannen bieden meestal functies zoals drieweg bellen, belgroepen, beller-ID, wisselgesprek en doorschakelen, gespreksopname en doorschakelen. U moet ook controleren hoe betrouwbaar de service is in termen van uptime en zien of klantenondersteuning is inbegrepen in uw plan.

Wat zijn de nadelen?

De voordelen van virtuele telefoonlijnen wegen ruimschoots op tegen de nadelen, maar er zijn een paar potentiële nadelen. De grootste zorg is het effect op de balans tussen werk en privé, zegt Matt Schmidt, CEO van Diabetes365.

“Het nadeel, naar mijn mening, is dat je bijna altijd bereikbaar bent als je wakker bent,” zei hij. “De meeste mensen zijn workaholics om mee te beginnen, en de mogelijkheid hebben om nog een telefoontje te plegen vanuit je huis of waar dan ook kan leiden tot een burn-out.”

Een ander nadeel is de inconsistente belbetrouwbaarheid. Omdat een virtueel telefoonnummer puur op internet is gebaseerd, zal de gesprekskwaliteit slechts zo sterk zijn als uw internetverbinding. Zorg ervoor dat u een sterk, betrouwbaar signaal hebt en dat uw provider een goede klantenservice heeft.

Als u een plan hebt dat gebruikmaakt van minuten, moet u zich bewust zijn van hoe u die minuten gebruikt en ervoor zorgen dat u ze niet verspilt aan spam of niet-zakelijke gesprekken. Anders loopt u het risico dat uw kosten boven uw budget uitkomen.

Virtueel telefoonnummer veelgestelde vragen

Hoe kan ik gratis een virtueel telefoonnummer krijgen?

Er zijn online verschillende gratis aanbieders van virtuele telefoonnummers beschikbaar, zoals Google Voice voor persoonlijk gebruik. Kies gewoon de provider van uw voorkeur en open een account, kies het gewenste netnummer en begin met het gebruik van uw virtuele telefoonnummer. Veel virtuele telefoon providers bieden een gratis telefoonnummer voor particulieren, maar hebben betaalde opties voor bedrijven.

Kan een traditioneel telefoonnummer uw virtuele telefoonnummer worden?

Ja, u kunt uw bestaande traditionele telefoonnummer converteren naar een virtueel nummer. Dit proces wordt “portering” genoemd en is beschikbaar via de meeste providers van virtuele telefoonnummers.

Welke landen kunt u een virtueel telefoonnummer krijgen?

U kunt een virtueel telefoonnummer krijgen in de meeste delen van de wereld, hoewel de specifieke landen per provider kunnen verschillen. De diensten van de meeste aanbieders zijn beschikbaar in 50 of meer landen, sommige zelfs in meer dan 100 landen.