Zet de website van uw huwelijk ergens op de uitnodiging of op een eigen kaartje. Zelfs als u de website op de save the date vermeldt, vermeldt u deze toch ergens op de uitnodiging.
Antwoordkaart
Voordat er antwoordkaarten bestonden, stuurden bruidsparen een uitnodiging met één blad en moesten de gasten hun eigen benodigdheden gebruiken om te antwoorden. “Uitnodigingen bevatten nu meestal een manier om te antwoorden, niemand verwacht meer dat gasten persoonlijk briefpapier bezitten,” zegt Velez.
Wanneer u antwoordkaarten verstuurt, vergeet dan niet om een voorgeadresseerde envelop en postzegel bij te sluiten voor het gemak van uw gasten. Zuelch adviseert om “de namen op uw gastenlijst te nummeren en dat nummer vervolgens op de achterkant van de bijbehorende antwoordkaart te schrijven. U kunt dan de antwoorden op nummer opzoeken voor het geval u het handschrift niet kunt lezen of iemand vergeet zijn of haar naam te vermelden.”
Als u keuzemogelijkheden voor maaltijden hebt, zet dan selectievakjes op de antwoordkaarten zodat mensen kunnen kiezen voor kip, vis, biefstuk, vegetarisch, enzovoort.
U kunt natuurlijk helemaal afzien van antwoordkaarten en gasten vragen om te antwoorden op uw huwelijkswebsite, maar Zuelch waarschuwt paren om rekening te houden met oudere generaties. Als je kunt voorzien dat bepaalde gasten zich niet op hun gemak voelen bij het gebruik van een computer, overweeg dan om hen een antwoordkaart te sturen, zelfs als je ze niet bij het merendeel van de huwelijksuitnodigingen voegt.
Postenvelop
Een andere voor de hand liggende vermelding: je hebt een envelop nodig om alle papierwaren te verzenden. Gelukkig hoef je de adressen niet zelf te schrijven – veel papierfabrikanten bieden adresseerservice. “Enveloppenbevochtigers zijn redders in nood bij het samenstellen van honderden huwelijksuitnodigingen!” zegt Zuelch.
Portokosten
Met al dit briefpapier kan je envelop meer wegen dan de standaard portokosten. Ga met je uitnodigingspakket naar het postkantoor en laat het wegen om te zien hoeveel porto je nodig hebt. Dit is ook het moment om de postzegelopties te bekijken en een postzegel te vinden die geschikt is voor een bruiloft. Van harten tot bloemen, u zult verbaasd zijn over de verscheidenheid aan postzegels die ze achter de toonbank hebben liggen.
Wanneer u de uitnodigingen daadwerkelijk op de post doet, moet u vragen of de postzegels met de hand kunnen worden geannuleerd in plaats van machinaal. Alle postzegels moeten worden geannuleerd wanneer ze worden verzonden, zodat de postzegel niet kan worden hergebruikt, maar postzegels die machinaal zijn geannuleerd, kunnen plakkerige, golvende lijnen achterlaten op uw prachtige envelop.
Zelfs als u de golvende lijnen niet erg vindt, kan handmatig annuleren nodig zijn: als u het retouradres op de achterkant van de envelop hebt gezet in plaats van op de voorkant – wat gebruikelijk is bij het adresseren van huwelijksuitnodigingen – kan de machine mogelijk niet lezen welke kant van de envelop de voorkant is, zodat handmatig annuleren nodig is.
Binnnenenvelop (facultatief)
De binnenenvelop, die iets kleiner is dan de buitenste verzendenvelop, bevat de uitnodiging en geeft aan wie er wel en wie er niet op de bruiloft zijn uitgenodigd. Dit is de plaats om duidelijk de namen van elke bruiloftsgast te schrijven. Als je gast een speciale begeleider heeft, schrijf dan beide namen op. Als ze iedereen mogen meebrengen, moet hun naam en een algemene gast op de envelop staan: “John Smith en gast.” Als er geen plus-one is, is het eenvoudig: vermeld gewoon de naam van de gast.
Dit is ook de manier om aan te geven of er al dan niet kinderen zijn uitgenodigd. Als je bijvoorbeeld een gezin uitnodigt, moet de envelop geadresseerd worden aan “The Smiths.” Als het echter alleen om volwassenen gaat, moet er “John and Victoria Smith” staan.”
Receptiekaart (optioneel)
Als uw huwelijksreceptie niet op dezelfde locatie wordt gehouden als de huwelijksceremonie, moet u een aparte kaart bijsluiten met de informatie over de receptie, met een formulering die de formaliteit en de aard van het evenement aangeeft. “Als u een receptie vóór 13.00 uur organiseert, moet op de eerste regel staan ‘Ontbijtreceptie’. Alles na 13.00 uur is gewoon ‘Receptie’,” adviseert Zuelch. Wilt u een sit-down maaltijd aangeven? Dan moet op de eerste regel ‘Dinerreceptie’ staan. Wat betreft de vaak omstreden jongere gasten: als je een feest voor alleen volwassenen wilt organiseren, moet je de gasten mondeling en via de namen op de uitnodiging op de hoogte brengen. Als je een regel “Alleen voor volwassenen” moet opnemen, doe dat dan op de receptiekaart en als laatste regel, zegt Zuelch.
Routebeschrijving (optioneel)
Laat gasten niet aan hun lot over als het erom gaat op tijd op je bruiloft te zijn. Hoewel Google Maps springlevend is, kan de telefoon van een gast uitvallen of de ontvangst verliezen en dat is een recept voor te laat komen. Plus, je oudere gasten hebben misschien niet eens een smartphone die hen onmiddellijk de weg kan wijzen. Dus, om het zekere voor het onzekere te nemen, voeg altijd een richtingskaart bij. Je weet maar nooit wanneer je gasten die nodig hebben.
Legibility is key. “Denk goed na over het lettertype dat je gebruikt op je naamkaartjes,” zegt Zuelch. “Het is belangrijk dat het lettertype voor al uw gasten goed leesbaar is.” En als je geen uitnodigingskaart in je huwelijksuitnodiging hebt, kun je de routebeschrijving naar de locatie en het adres op je huwelijkswebsite zetten als extra backup. Voor wat extra persoonlijkheid en een intiem tintje raadt Velez aan om een aangepaste weekendkaart bij te voegen. Dit is een leuke toevoeging en een leuk aandenken voor jou en je gasten.
Weekendevenementenkaart (optioneel)
Als je bruiloft een weekend duurt en meerdere evenementen omvat, zoals een welkomstborrel, een afterparty, een brunch op de dag erna, enzovoort, is het een goed idee om een volledige routebeschrijving voor de gasten op te nemen, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en waar ze rekening mee moeten houden. “Tussen de website en de uitnodiging moeten gasten zoveel mogelijk informatie krijgen om hun weekend beter te plannen,” zegt Velez. “Gasten zullen de extra info waarderen, vooral voor degenen die van buiten de stad reizen, en de planner en/of het paar zal minder vragen behandelen.”
Veel websites bevatten gedetailleerde logistiek, maar Velez raadt paren aan om nog steeds een insteekkaart op te nemen met een lijst met evenementen in het weekend. “Dit inlegvel nodigt gasten officieel uit voor deze activiteiten en geeft ze de details fysiek in handen.” Vermeld dingen zoals hotelaanbevelingen met kamerblokken en transportlocaties en -tijden. Hier kun je ook vermelden of de activiteiten tijdens het huwelijksweekend alleen voor volwassenen zijn.
Kaart met overnachtingsmogelijkheden (optioneel)
Als je gasten van buiten de stad hebt, zullen ze de extra kaart met hotelmogelijkheden op prijs stellen. “Het vermelden van een uiterste datum voor het maken van reserveringen op uw verblijfskaart is optioneel, maar nuttig,” stelt Zuelch voor. “Kamers kunnen snel volgeboekt zijn, dus het is leuk om je gasten een datum te geven waarop ze kunnen inschrijven. Als je de accommodatie van je gasten betaalt, is het gepaste etiquette om dat op de accommodatiekaart te vermelden, zegt Zuelch. Vermeld ook alle informatie over het vervoer van en naar het hotel en de bruiloft.
Uitnodigingswikkel (optioneel)
Als je de uitnodigingssuite eenmaal goed in elkaar hebt gezet, kun je een uitnodigingswikkel zoals een buikband of zijden lint gebruiken om alle stukjes netjes bij elkaar te houden. Kies een coördinerende kleur en accentueer de wikkel met een juweel of botanische planten voor extra glam.
Destination Weddings
Voor degenen die een bruiloft op een bestemming organiseren, moet u met een aantal extra dingen rekening houden. “Het is belangrijk om de gastenlijst vroeg vast te stellen om een idee te krijgen waar alle gasten wonen en vandaan zullen reizen”, zegt Velez. Als de hele gastenlijst naar een bruiloft op een bestemming reist, zorg er dan voor dat je genoeg tijd hebt om te plannen door de save the date kaarten ruim van tevoren te versturen. Deze moeten aanbevolen online reisinformatie bevatten die vroeg kan worden geraadpleegd. “
Als slechts enkele gasten uit een ander land komen, is het mogelijk dat de uitnodigingen extra lang moeten worden verstuurd en is een alternatieve/online antwoordmethode aan te raden.