Wat moet uw inwerkpakket bevatten (en waarom zou u er een aanbieden)?

Het is dag 1 bij uw nieuwe baan. Terwijl je door de schuifdeur naar de receptie loopt om te laten weten dat je bent aangekomen, kun je de glimlach niet van je gezicht houden. Dit is precies de carrièrekans waar je op hebt gewacht.

Je nieuwe manager is de eerste persoon die je verwelkomt, en hij of zij lijkt enthousiast om je te zien. (Onderschat de kracht van een ontmoeting met je manager op je eerste dag niet.) Maar dan word je aan het team voorgesteld, naar je bureau geleid en krijg je je toegangskaart. En de opwinding die je voelde verandert in verveling en nervositeit. Je zit met je duimen te draaien en vraagt je af waarom je je geen deel van het team voelt.

De vragen razen door je hoofd. Moet je een opleiding volgen? Is er een introductiepakket voor nieuwe werknemers dat u nog moet ontvangen? Waar ga je lunchen? Je krijgt ineens spijt van de drie koppen koffie die je eerder hebt gedronken en denkt: waar is de wc? Je schaamt je te veel om het te vragen.

Een gebrek aan begeleiding en richting tijdens de eerste dagen van een nieuwe baan kan frustrerend en ontmoedigend zijn. Niet bepaald de beste start van wat een lange en voorspoedige relatie zou moeten zijn. Daarom is het zo belangrijk om nieuwe werknemers op een leuke en informatieve manier te onboarden, te beginnen met een new hire packet.

Waarom uw onboarding kit voor nieuwe werknemers van belang is

Volgens het SHRM Human Capital Benchmarking Report, besteden bedrijven gemiddeld $ 4.129 aan elke nieuwe aanwinst, en het kost hen 42 dagen om de juiste fit te vinden. Dit betekent dat elke keer dat een werknemer vertrekt, het een behoorlijk grote kostenpost is om hem te vervangen.

Dus, hoe zorg je ervoor dat werknemers vanaf het begin loyaal blijven? U creëert een onboardingpakket voor nieuwe werknemers waardoor ze zich comfortabel voelen in hun werkomgeving, positief over het bedrijf, deel uitmaken van het team en er vertrouwen in hebben dat ze hun werk vanaf dag 1 kunnen uitvoeren.

Het starten van uw onboardingproces met een nieuw werknemerspakket helpt niet alleen nieuwe hires, ook. Het bedrijf profiteert ook van werknemers die sneller productieve teamspelers worden. En wie wil dat nu niet? De vraag is, wat moet de inhoud van een onboarding kit bevatten?

Een complete lijst met onboarding kit essentials

De moderne onboarding kit is veel meer dan een stel formulieren en beleid. Vandaag de dag zijn onboarding kits voor nieuwe werknemers praktisch, motiverend en leuk. Natuurlijk, ze bevatten nog steeds belangrijke informatie over de baan en het kantoor. Maar ze bevatten ook inhoud om nieuwe hires te helpen begrijpen van de bedrijfscultuur, waarden en strategische visie.

Dus, voordat ze aankomen op het werk, pop een welkomstmail aan nieuwkomers om uit te leggen het bedrijf dress code, parkeergelegenheid regelingen, routebeschrijving, begintijd en wie ze moeten vragen aan de balie. Stel vervolgens, wanneer ze aankomen, een inwerkpakket voor hen samen dat enkele of alle van de volgende inhoudsstoffen bevat.

Praktische documenten over de fysieke werkplek

Er zijn een paar basisfeiten over de werkplek die nieuwe werknemers zullen willen weten. Een plattegrond van het kantoor helpt nieuwe werknemers bijvoorbeeld om de toiletten, de kantine, de nooduitgangen en de belangrijkste teamleden te vinden zonder het gevoel te hebben dat ze collega’s lastigvallen met te veel vragen.

Hier zijn een paar van de essentiële kantoor feiten om op te nemen in uw onboarding kit:

• Office kaart
• Office openings- en sluitingstijden
• Parkeermogelijkheden

Contracten en papierwerk

Elke nieuwe baan heeft een beetje papierwerk bij betrokken. Het is moeilijk te vermijden, maar het is eenvoudig te vereenvoudigen. Met een online tool als BambooHR kan het invullen van formulieren en het ondertekenen van contracten snel en gemakkelijk gaan. En het spaart natuurlijk ook een paar bomen!

Zorg ervoor dat u deze essentiële documenten in uw inwerkpakket voor nieuwe werknemers opneemt:

• Kopie van arbeidsovereenkomst
• Terms and conditions of employment
• Confidentiality agreements
• Emergency contacts

Policies and guidelines

Hoewel dit misschien niet de ‘leuke’ inhoud lijkt die u verwachtte, moeten nieuwe werknemers bekend zijn met het bedrijfsbeleid en de richtlijnen. Als ze de regels niet kennen, zullen ze ook niet weten wanneer ze ze overtreden.

De meeste van de volgende informatie kan worden gecombineerd in een werknemershandboek, compleet met een inhoudsopgave die relevante informatie gemakkelijk te vinden maakt. Uw personeelshandboek moet bevatten:

• Kantoorregels over kledingvoorschriften, werktijden, gebruik van mobiele telefoons en bedrijfsmiddelen, roken en gedrag
• Human resource-beleid
• Prestatienormen en -verwachtingen
• Verwachtingen op het gebied van training en ontwikkeling – vergeet niet om ze kennis te laten maken met het Learning Management System (LMS) of de online resourcebibliotheek van het bedrijf als u deze hebt

Stel uw nieuwe medewerkers aan boord met TalentLMS
Het LMS voor inwerken dat eenvoudig is op te zetten, gemakkelijk te gebruiken en eenvoudig aan te passen.

Managementstructuur en teaminformatie

Voordat nieuwe werknemers zich onderdeel van het team kunnen voelen, moeten ze weten waar ze in de management- en teamstructuur passen. Ze moeten ook weten wanneer, waar en hoe ze met hun teamleden kunnen communiceren.

Zorg er dus voor dat u deze informatie opneemt in uw inwerkpakket voor nieuwe werknemers:

• Een directory van werknemersprofielen, inclusief namen, contactgegevens en gebruikersnamen op bedrijfsmessaging-applicaties zoals Slack of IM
• Een organigram
• Mentorinformatie (als een mentor of buddy wordt toegewezen aan nieuwe werknemers)
• Lokale hotspots die de voorkeur genieten van werknemers, zoals coffeeshops, restaurants en sportscholen

Bronnen en hulpmiddelen

Bijna elke baan vereist een paar belangrijke gereedschappen en hulpmiddelen. Zorg ervoor dat uw nieuwe medewerkers alles hebben wat ze nodig hebben om vanaf dag 1 productief te zijn. Dit kan het volgende omvatten:

• Computerinstallatie, inclusief desktop, laptop, enz.
• benodigdheden, zoals pennen en notitieblokken
• werkgerelateerde software; bijvoorbeeld MS Project voor een nieuwe projectmanager
• de online trainingssoftware van het bedrijf die handleidingen, video’s en afbeeldingen bevat om nieuwe werknemers te helpen vertrouwd te raken met het bedrijf en de baan

Logins en toegang

Er is niets frustrerender dan willen werken, maar dat niet kunnen vanwege toegangsproblemen. Help nieuwe medewerkers op weg door ze alle informatie te geven die ze nodig hebben om aan de slag te gaan en te leren.

Dit omvat:

• Inloggegevens voor WiFi
• URL’s, gebruikersnamen en wachtwoorden voor de bedrijfse-mail, LMS, projecttracking-applicaties, enzovoort.
• Toegangsartikelen voor het kantoor, zoals toegangskaarten of ID’s, sleutels en parkeerkaarten

Bedrijfscultuur-essentials

Volgende, laten we naar de inspirerende inhoud van uw onboarding kit voor nieuwe medewerkers gaan. De volgende inhoud zal een beeld schetsen van het doel van het bedrijf:

• Strategische documenten waarin de visie, missie en doelen van het bedrijf worden uitgelegd
• Een beschrijving en voorbeelden van de bedrijfscultuur en -waarden, zoals de laatste nieuwsbrief van het bedrijf of video’s van huidige werknemers die beschrijven wat ze leuk vinden aan werken bij het bedrijf
• Richtlijnen voor gedrag, zoals de visie van het bedrijf op flexibele werktijden
• Links naar de bedrijfswebsite, sociale-mediapagina’s en blog
• De waardepropositie van het bedrijf voor werknemers

Gepersonaliseerde welkomstartikelen

Ten slotte kunt u creatief zijn met uw inwerkpakket door gepersonaliseerde inhoud op te nemen die nieuwe werknemers het gevoel geeft dat ze deel uitmaken van het team. Er is niet één juiste lijst van wat u moet opnemen. Kies dus een van de onderstaande inhoudsopgaven die goed zouden werken voor uw bedrijf:

• Een welkomstbrief voor werknemers – Voor een persoonlijker tintje laat u deze brief handgeschreven en ondertekend door de nieuwe manager van de werknemer, het team of de CEO
• Een korte vragenlijst over hun hobby’s, interesses en de bedrijfswaarden waar ze zich het meest mee verbonden voelen. Dit laat nieuwe werknemers zien dat u geïnteresseerd bent om meer over hen te weten te komen
• Een agenda voor de eerste dag en week op de nieuwe baan, inclusief inwerktraining
• Branded swag, zoals een koffiemok, t-shirt, enz. (want iedereen houdt van cadeaus!)
• Een pakje met hun eigen visitekaartjes zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich vanaf dag 1 deel van het team voelen
• Een voor de branche relevant of motiverend boek om nieuwe medewerkers te inspireren, of een digitale toolset op uw onboarding LMS met inspirerende artikelen, video’s en handleidingen

Over to you

We hopen dat deze ideeën u zullen inspireren om uw eigen welkomstpakket voor nieuwe medewerkers samen te stellen. Maar vergeet niet, de beste onboarding kit voor nieuwe medewerkers is verschillend voor elk bedrijf. Wees dus niet bang om te experimenteren met uw eigen welkomstkitideeën, en introduceer uw bedrijf op zijn eigen unieke manier.

Bijvoorbeeld, de introductiebox van Ogilvy & Mather is geïnspireerd op de acht gewoonten van effectieve mensen van David Ogilvy. Het bedrijf zegt: “Deze gewoonten vormden de ideologie waarop O&M al die jaren geleden is gebouwd en met een item dat elke gewoonte vertegenwoordigt, maakt de introductiebox deze gewoonten tastbaarder en speelser voor nieuw personeel”.

Zo, hoe zit het met het inwerkproces van uw bedrijf? We horen graag wat uw onboardingkit voor nieuwe werknemers effectief maakt.