18 Internal Communication Strategies for 2021

Updated January 2021.

Jak przekazać wiadomość jest równie ważne jak sama wiadomość. Jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną, jest to z pewnością prawdą. Kultura firmy może dać Twojej organizacji znaczącą przewagę strategiczną w tych zmieniających się czasach. Ale to, co składa się na kulturę – cele, wartości i praktyki – musi być skutecznie przekazywane zgodnie z najlepszymi praktykami, jeśli pracownicy mają ją zrozumieć i działać zgodnie z nią. Dlatego ważne jest, aby skupić się nie tylko na tym, co komunikujesz, ale także na tym, jak to przekazujesz.

W 2021 roku nadszedł czas na wdrożenie nowych taktyk, które mogą poprawić Twoją strategię komunikacji wewnętrznej i sprawić, że Twój zespół będzie połączony, zaangażowany i zmotywowany. Poniższe 18 najlepszych praktyk komunikacji wewnętrznej pomoże Ci właśnie to zrobić.

Wizja, strategia &planuj komunikację

Dobre pomysły potrzebują dobrej strategii, aby zrealizować swój potencjał.

Reid Hoffman, założyciel, LinkedIn

Co chcesz, aby komunikacja wewnętrzna zrobiła dla Twojego zespołu i Twojej firmy? Jak zamierzasz to osiągnąć? Jak wygląda to obecnie i co wymaga poprawy? Jak szybko chciałbyś osiągnąć swoje cele?

Przed wszystkim użyj odpowiedzi na tego typu pytania, aby stworzyć strategię i/lub plan komunikacji wewnętrznej. To, jak go ułożysz, zależy od Ciebie – niech będzie tak prosty lub rozbudowany, ogólny lub szczegółowy, jak tylko zechcesz. Dobrze sformułowana strategia powinna utrzymać Cię na właściwym torze i sprawić, że będziesz bardziej efektywny w osiąganiu sukcesu w komunikacji wewnętrznej. Przynajmniej da Ci pomysł, od czego zacząć.

Użyj właściwych narzędzi komunikacyjnych

Jestem przekonany, że każde narzędzie, które usprawnia komunikację, ma głęboki wpływ na to, jak ludzie mogą uczyć się od siebie nawzajem.

– Bill Gates

Twój zespół jest zajęty, więc ostatnią rzeczą, jakiej potrzebuje, jest system komunikacji wewnętrznej, który jest uciążliwy i pełen tarć. Na szczęście, rosnący nacisk na najlepsze praktyki komunikacji wewnętrznej przyniósł wiele programów, które sprawiają, że jest to proste i bezbolesne. Zachowaj ten sposób, aby zapewnić swoim pracownikom udział i faktycznie cieszyć się nim.

Narzędzia, które sprzyjają najlepszym praktykom komunikacji wewnętrznej obejmują:

• Wdrożenie oprogramowania do czatu firmowego, takiego jak Slack, Microsoft Teams lub Google Hangouts
• Używanie technologii chmury, takiej jak Dysk Google, gdy tylko jest to możliwe
• Używanie jednej platformy dla wszystkich wiadomości e-mail, kalendarzy, dokumentów itp. (np. Google, Apple, Microsoft)
• Unikanie przeciążenia pocztą elektroniczną dzięki komunikacji wizualnej za pomocą digital signage

Be visual

Wizualizacje wyrażają idee w sposób łatwy do przyswojenia.

Kim Garst, CEO, Boom Social

Powszechnie cytowana statystyka mówi, że 65% populacji to wzrokowcy, więc są szanse, że jest ich wielu w Twoim miejscu pracy. Jeśli są dobrze wykonane, materiały wizualne przekazują informacje w łatwy do przyswojenia sposób i wywierają trwalsze wrażenie niż tekst. Zamiast drukować plakaty, zalecamy przejście na technologię cyfrową: Zamontuj telewizory w swoich biurach i wykorzystaj je do wyświetlania rotacyjnego wyboru komunikatów wizualnych.

Rozważ użycie specjalnie zaprojektowanego oprogramowania Digital Signage w chmurze – takiego jak Enplug – do wyświetlania wizualizacji w biurze. Ekrany te mogą służyć do wielu celów, takich jak:

• Informowanie zespołu o ogłoszeniach firmowych, ofertach pracy, metrykach sprzedaży i marketingu lub informacjach niezwiązanych z firmą, takich jak łamiące się wiadomości i pogoda
• Inspirowanie zespołu poprzez wyświetlanie celów, osiągnięcia lub cytaty motywacyjne
• Zabawianie zespołu za pomocą kanałów mediów społecznościowych, ścian hashtagów na żywo lub zdjęć zespołowych

Uczyń komunikację zabawną

Zabawa jest podstawą sposobu, w jaki lubię prowadzić biznes, i była kluczem do wszystkiego, co robiłem od samego początku.

Richard Branson

Zniknęło przekonanie, że praca jest nazywana „pracą” nie bez powodu i nie powinna sprawiać przyjemności. W rzeczywistości, badanie przeprowadzone w 2013 roku przez PGi wykazało, że 88% millenialsów chce pracować w „zabawnym i społecznym środowisku pracy”. Podobnie, 90% osób z pokolenia Z ceni miejsca pracy, które oferują możliwości nawiązywania kontaktów międzyludzkich. Praca może być zabawna, ale również produktywna, co dotyczy również komunikacji wewnętrznej.

Na przykład, Enplug ma kanał w Slacku zatytułowany „random”, gdzie członkowie zespołu mogą dzielić się dziwnymi wiadomościami, zabawnymi filmami z YouTube i wszystkim, co ich bawi. Jest to zabawny sposób, aby pracownicy mogli się wyładować, budując jednocześnie poczucie koleżeństwa.

Włącz metryki, kiedy tylko jest to możliwe

Wszystko, co jest mierzone i obserwowane, poprawia się.

Bob Parsons, założyciel, GoDaddy

Bycie w stanie określić ilościowo i zobaczyć, jak firma sobie radzi, może zdziałać cuda dla etyki pracy Twojego zespołu. Metryki powinny informować pracowników o bieżących i przeszłych wynikach firmy, trendach w wydajności, celach do osiągnięcia i poczynionych postępach. Możesz wykorzystać digital signage do wyświetlania wskaźników w całym biurze. Motywuj swój zespół na różnych poziomach, pokazując wskaźniki dla firmy, działów, a nawet poszczególnych osób.

Nie trać z oczu wielkiego obrazu

Odwoływanie się do wyższego celu pomaga wszystkim skupić się i lepiej współpracować.

Fran Maier, założyciel, Match.com

Komunikowanie konkretnych, ukierunkowanych informacji jest fantastyczne, ale może odbywać się kosztem pominięcia nadrzędnych celów, misji i innych elementów kultury Twojej firmy. Oprócz codziennych spraw, pamiętaj o komunikowaniu wielkich idei, tak aby pracownicy o nich pamiętali. Uwzględnij swoją wizję w e-mailach, cyfrowych wyświetlaczach lub wewnętrznych biuletynach, aby przypomnieć swojemu zespołowi o szerszej perspektywie. W końcu są oni ważną częścią czegoś większego niż oni sami.

Zapewnij kanały dla informacji zwrotnych i pomysłów

Naszą tajną bronią w budowaniu najlepszej kultury jest otwarta & szczera informacja zwrotna. Każdy członek zespołu przyczynia się do naszego życia w HelloSign, każdego dnia, więc jest to dla nas kluczowe, aby wiedzieć, co działa, a co ważniejsze, co nie działa, abyśmy mogli stale się doskonalić.

Gina Lau, Team Operations, HelloSign

Czy wiesz, że „feedback” jest najkrótszym słowem w języku angielskim zawierającym litery a-b-c-d-e-f? Pomijając ten interesujący fakt, informacja zwrotna jest niezbędna dla przetrwania i sukcesu każdej firmy. Obejmuje to informacje zwrotne od klientów, oczywiście, ale także informacje zwrotne od pracowników.

Jaka jest wartość myśli lub idei, jeśli nigdy nie jest wyrażona? Upewnij się, że zapewniłeś swojemu zespołowi kanały do wyrażania opinii i dzielenia się pomysłami, niezależnie od tego, czy dotyczą one miejsca pracy, bieżącego produktu, potencjalnych przyszłych produktów czy firmy jako całości. Może to być firmowe forum, wyznaczony kanał w firmowym oprogramowaniu do czatowania, tablica w biurze lub usługa oparta na chmurze. Bez tych kanałów błyskotliwe pomysły i pomocna krytyka mogą zostać przeoczone, na co żadna firma nie powinna sobie pozwolić.

Zachęcaj do komunikacji i współpracy między działami

Efektywna komunikacja jest niezbędnym składnikiem sukcesu zawodowego, niezależnie od tego, czy odbywa się na poziomie interpersonalnym, międzygrupowym, wewnątrzgrupowym, organizacyjnym czy zewnętrznym.

Mike Myatt, założyciel i prezes, N2Growth

Jeśli jednym z celów Twojej komunikacji wewnętrznej jest sprawienie, aby pracownicy uczyli się od siebie nawzajem, to komunikacja między działami jest kluczowa. Zorganizuj sesję Q&A lub specjalne spotkanie pomiędzy różnymi działami, aby skłonić je do komunikacji, współpracy i dzielenia się spostrzeżeniami. Na przykład firma Enplug regularnie organizuje sesje Q&A, podczas których pracownicy mogą zadawać pytania zespołowi innemu niż ich własny. Dzięki temu działy nie czują się odizolowane od siebie nawzajem.

Unikaj przeciążenia komunikacyjnego

Efektywna komunikacja wewnętrzna nie tylko łączy ludzi ze sobą, ale również przekazuje im właściwe informacje we właściwym czasie.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

Era Internetu dała nam dostęp do większej ilości informacji i natychmiastowej korespondencji niż kiedykolwiek wcześniej, co może być zarówno błogosławieństwem, jak i przekleństwem. W przypadku komunikacji wewnętrznej, myśl, że mniej znaczy więcej. Bądź prosty, zwięzły i na temat. Rozważ wysyłanie wewnętrznego biuletynu rzadziej lub pokazanie mniejszej liczby wskaźników. Skup się na wysyłaniu właściwych informacji do właściwych osób we właściwym czasie. Twój zespół będzie Ci wdzięczny.

Nie tylko informuj – inspiruj do działania

Firmy, które chcą pozostać konkurencyjne i odnosić sukcesy, muszą zapewnić zaangażowanie, motywację i inspirowanie współpracowników.

Viktoria Tegard, dyrektor ds. komunikacji wewnętrznej, Virgin Atlantic Airways

Przede wszystkim należy informować swój zespół, ale praktyki komunikacji wewnętrznej powinny ostatecznie prowadzić do działania. Jak nawiązuje Viktoria Tegard z Virgin Atlantic w powyższym cytacie, komunikacja wewnętrzna powinna angażować, motywować i inspirować Twój zespół do przekraczania granic.

Możesz to osiągnąć poprzez:

• Włączanie wezwań do działania w wiadomościach
• Podawanie motywujących cytatów, misji i celów Twojej firmy itp.
• Oferowanie nagradzania osób lub zespołów za określone osiągnięcia

Otwarcie linii komunikacyjnych

Komunikacja nie zawsze może odbywać się według modelu „od góry do dołu”. Przy dzisiejszej płynności informacji w biznesie liderzy muszą być mistrzowskimi słuchaczami; muszą być w stanie zarówno odbierać, jak i wysyłać.

Joseph Badaracco, profesor etyki biznesu, Harvard Business School

Nie ograniczaj swojej „polityki otwartych drzwi” do fizycznej przestrzeni biurowej. Twój system komunikacji wewnętrznej powinien ułatwiać każdemu pracownikowi kontakt z innymi pracownikami firmy, w tym z kierownictwem wyższego szczebla. Kiedy otworzysz linie komunikacyjne w ten sposób, członkowie zespołu będą czuli się mile widziani w rozmowach między sobą, a nie onieśmieleni. Niezależnie od tego, czy jesteś dużą korporacją, czy startupem, ta praktyka komunikacji wewnętrznej niweluje różnice i pomaga budować otwarte, szczere relacje między pracownikami.

Utrzymuj przejrzystość

„Przejrzystość zaczyna się od zmiany sposobu myślenia.”

– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Jak stwierdził powyżej Kevan Lee z Buffera, przejrzystość to coś więcej niż tylko polityka, to sposób myślenia. Przejrzystość ma kluczowe znaczenie dla komunikacji wewnętrznej, ponieważ rodzi zaufanie, odpowiedzialność i otwarty dialog. Jeśli Twój zespół ma wrażenie, że w pewnych kwestiach jest pozostawiony w niewiedzy, może obawiać się zadawania pytań i dzielenia się swoimi przemyśleniami na ten temat. Oczywiście nie wszystkie informacje mogą być dostępne dla wszystkich, ale utrzymanie przynajmniej pewnej przejrzystości może mieć ogromny wpływ na harmonię i relacje w Twojej firmie.

Zachęcaj do korzystania z mediów społecznościowych związanych z firmą

Nieużywanie mediów społecznościowych w miejscu pracy, tak naprawdę, zaczyna mieć tyle samo sensu, co nieużywanie telefonu lub poczty elektronicznej.

Ryan Holmes, założyciel i dyrektor generalny, Hootsuite

Wiemy, co możesz sobie myśleć: „Media społecznościowe nie mają miejsca w miejscu pracy”. Co jednak, gdybyśmy powiedzieli Ci, że w niektórych aspektach powinny być wręcz zachęcane? Poproś swój zespół, aby udostępniał zdjęcia z pracy i zabawy w biurze na Facebooku, Twitterze, Instagramie, itp. i oznaczał oficjalną stronę firmy. Nie tylko jest to świetne dla zaangażowania pracowników i morale, ale także dla ekspozycji firmy i umieszczenia twarzy na tym, kim jesteś i co robisz.

Podziel się wiadomościami branżowymi, trendami i spostrzeżeniami

Jeśli nie dasz ludziom informacji, wymyślą coś, aby wypełnić pustkę.

Carla O’Dell, dyrektor generalny, American Productivity and Quality Center

Twój zespół nie jest tylko częścią firmy, jest częścią branży. Wszyscy członkowie zespołu powinni być na bieżąco z najnowszymi doniesieniami z branży, od dyrektora generalnego po projektanta stron internetowych. Zachęcaj ich do dzielenia się nowinkami, trendami rynkowymi, opiniami i innymi ciekawostkami związanymi z branżą. Podobnie jak w przypadku #6, chcesz, aby Twój zespół czuł, że przyczynia się do czegoś większego niż on sam i że jest agentem zmian, które są potężnymi motywatorami.

Użyj komunikacji wewnętrznej, aby rozpoznać i pochwalić sukces

Uznanie nie jest ograniczonym zasobem. Nie można go zużyć ani wyczerpać.

Susan M. Heathfield, ekspert ds. zasobów ludzkich, About.com

Najmniejsza ilość pochwał może przejść długą drogę, zwłaszcza w czasach, gdy pracownicy chcą czuć się doceniani i dowartościowani. Badanie przeprowadzone w 2012 roku przez American Psychological Association wykazało, że pracownicy, którzy czują się doceniani, zgłaszają „wyższy poziom zaangażowania, satysfakcji i motywacji”, więc zdecydowanie jest to coś, w co warto zainwestować. Może to być tak proste, jak informowanie o indywidualnych lub działowych sukcesach poprzez oprogramowanie do czatu, wewnętrzny biuletyn lub inne kanały. Ta najlepsza praktyka jest korzystna nie tylko dla morale pracowników, ale także dla produktywności i rozwoju Twojej firmy.

Stwórz zespół skoncentrowany na kliencie za pomocą person

Najlepszy sposób, aby pomóc członkom zespołu skupić się na klientach? Przywróć klientów do życia.

Alison Davis, CEO & Founder, Davis & Company

Alison sugeruje wykorzystanie najlepszych praktyk komunikacji wewnętrznej, aby zrównać swoich pracowników z klientami. Stwórz „profile typowych klientów, wraz ze zdjęciami, danymi demograficznymi, upodobaniami i niechęciami – włączając w to programy telewizyjne, które oglądają (Walking Dead czy Downton Abbey?) i przekąski, które preferują (edamame czy beef jerky?). W ten sposób klienci stają się żywi, namacalni i najważniejsi”. Często dziel się tymi personami ze swoim zespołem – w rozmowach, biuletynach, a nawet za pomocą digital signage w biurach.

17. Promowanie zasobów i szkoleń dla pracowników

Pracownicy chcą wiedzieć, że ich firma jest tak samo zaangażowana w ich rozwój osobisty i zawodowy, jak oni sami. Informuj, jakie zasoby zapewnia Twoja firma, aby pracownicy nie przegapili fantastycznych możliwości.

Belén Alemán, Learning & Development Program Manager, Meltwater San Francisco

Twoja komunikacja wewnętrzna powinna konsekwentnie przekazywać informacje o korzyściach i zasobach dostępnych dla pracowników. Może to obejmować wszystko, od podstawowego ubezpieczenia zdrowotnego i planów 401K po sponsorowane przez firmę seminaria, możliwości szkolenia poza siedzibą firmy i warsztaty rozwijające karierę. Użyj kombinacji e-maili, czatu, digital signage, wewnętrznych blogów lub osobistych spotkań zespołu, aby rozpowszechnić te informacje. Zachęcając pracowników do inwestowania w swój własny rozwój osobisty i zawodowy za pośrednictwem firmy, wszyscy korzystają w dłuższej perspektywie.

Cele kształcenia mogą być również sformalizowane przez osoby z pomocą swoich menedżerów. Stamtąd, działania takie jak otwarte domy lub regularne synchronizacji nauki mogą być ustawione. Synchronizacja nauki odbywa się z każdym, kto może zaoferować Ci coś w kierunku osiągnięcia celów edukacyjnych. Jako menedżer, możesz przedstawić członkom swojego zespołu osoby, które mogą zaoferować nieformalny coaching lub mentoring w ramach tych spotkań. Synchronizacja nauki może również przybrać formę czegoś w rodzaju klubu książki. Miej bieżącą listę przydatnych książek i tematów, którymi ludzie są zainteresowani i dokumentuj zdobyte doświadczenia, aby dzielić się nimi z szerszą publicznością w firmie.

Otwarte domy mogą być świetne do nieformalnych dyskusji, zwłaszcza jeśli zespoły są rozmieszczone w różnych regionach geograficznych. SoundCloud ma otwarte domy, które każdy może ogłosić i skonfigurować w firmowym intranecie. Format jest elastyczny, dzięki czemu zespoły mogą przekazywać swoje spostrzeżenia innym zespołom, z którymi często nie mają kontaktu. Zespoły projektowe mogą dzielić się prototypami, którymi są podekscytowane, z zespołem marketingowym, które mogą być przydatne w nadchodzącym uruchomieniu, lub może zespół danych odkrył pewne interesujące cechy dotyczące segmentu, które mogą naprawdę pomóc zespołowi produktowemu.

18. Myśl jak marketer

„Nadszedł czas, aby osoby odpowiedzialne za komunikację z pracownikami zaczęły myśleć jak marketerzy, dostarczając właściwe informacje właściwym pracownikom we właściwym czasie i za pośrednictwem właściwego kanału.”

– Shel Holtz, dyrektor ds. komunikacji wewnętrznej i orędownik

Czasami komunikacja z pracownikami czuje się jak pobożne życzenie – otrzymując okruchy budżetu pozostawione przez reklamę, marketing i PR. Jednym z najbardziej jaskrawych przykładów jest brak zaawansowanych narzędzi do komunikacji wewnętrznej. Nasi koledzy z marketingu są w stanie kierować wiadomości i informacje do poszczególnych osób na podstawie różnych kryteriów, jednak większość tego, co trafia do pracowników, jest uniwersalne.

Jak mówi Dan Woods, dyrektor generalny Evolved Media, „Spotify wie, czego słuchamy. Netflix może przewidzieć, co będziemy oglądać. Uber wie dokładnie, kiedy i gdzie po nas przyjechać. Wszystkie te narzędzia ułatwiają nam życie poza pracą. Dlaczego więc wciąż opieramy się na przestarzałych metodach komunikacji z pracownikami?”

Musimy korzystać z danych, aby wiedzieć, czego potrzebują pracownicy i kiedy tego potrzebują. Co najmniej dziesięć lat temu strona główna intranetu IBM zawierała informacje o tym, co poszczególny pracownik robił danego dnia, oraz odnośniki do zasobów, które miały mu pomóc w wykonaniu zadania. Dzisiaj ten rodzaj komunikacji powinien być niezwykle prosty w wielu kanałach – z danymi, które pozwalają nam kierować odpowiednie treści do właściwych pracowników.

Musimy jednak sprzedać tę koncepcję kierownictwu, jeśli mamy zamiar uzyskać budżet niezbędny do zapewnienia pracownikom tego rodzaju doświadczeń. Relaunching stary intranet nie będzie go wyciąć. Musimy zobowiązać się do przyjęcia takiego samego podejścia do spersonalizowanej komunikacji z pracownikami, jakie nasi przyjaciele z marketingu przyjmują wobec klientów.

***

About Enplug

Internal communicators around the world are using Enplug to turn TV screens in their offices into visual, interactive communications tools. Od ogłoszeń i wyróżnień dla pracowników po media społecznościowe i kanały informacyjne, tablice wskaźników i kalendarze sal konferencyjnych, Enplug jest wystarczająco potężny dla każdego przedsiębiorstwa i łatwy w użyciu.

.