Pracownicy, którzy nadużywają narkotyków w miejscu pracy powodują poważne zakłócenia ze względu na brak wydajności, słabe wyniki, potencjalne obrażenia w miejscu pracy i ich negatywny wpływ na innych pracowników. Przy opracowywaniu i egzekwowaniu skutecznej polityki testowania narkotyków, zgodność z obowiązującym prawem federalnym i stanowym powinna mieć wysoki priorytet, aby uniknąć niepotrzebnej odpowiedzialności prawnej.
Istnieją różne rodzaje testów narkotykowych, w tym:
- Testy przed zatrudnieniem, które mają miejsce po rozszerzeniu warunkowej oferty zatrudnienia;
- Testy w oparciu o uzasadnione podejrzenie pracodawcy, że pracownik jest pod wpływem narkotyków, w oparciu o obiektywne i możliwe do zaobserwowania czynniki, takie jak wygląd pracownika, mowa i/lub zachowanie w miejscu pracy;
- Testy powypadkowe po wypadku w miejscu pracy; oraz
- Testy losowe lub okresowe podczas zatrudnienia.
Prawa stanowe dotyczące testów na obecność narkotyków w miejscu pracy znacznie się różnią, dlatego ważne jest, aby zapoznać się i przestrzegać obowiązujących praw stanowych i lokalnych. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku testów na obecność marihuany – coraz więcej stanów legalizuje jej lecznicze i/lub rekreacyjne użycie, zapewniając jednocześnie ochronę w miejscu pracy dla takich użytkowników. Dlatego też, zgodność z prawem stanowym jest integralną częścią utrzymania ważnego programu testowania narkotyków. Ponadto, należy pamiętać o zgodności z następującymi przepisami federalnymi:
Tytuł VII Ustawy o prawach obywatelskich z 1964 r. (Tytuł VII)
Tytuł VII dotyczy pracodawców zatrudniających 15 lub więcej pracowników i zakazuje dyskryminacji w zatrudnieniu na podstawie rasy, koloru skóry, religii, pochodzenia narodowego i płci. Programy testów na obecność narkotyków, które są stosowane w sposób niespójny i skierowane do określonych pracowników, mogą stanowić podstawę do roszczeń o dyskryminację. Aby tego uniknąć, pracodawcy powinni zapewnić, że programy testów na obecność narkotyków są zredukowane do pisemnych zasad, że kierownictwo jest przeszkolone w zakresie tych zasad i stosowane konsekwentnie.
Amerykańska Ustawa o Niepełnosprawności (ADA)
AdA dotyczy pracodawców zatrudniających 15 lub więcej pracowników i zabrania pracodawcom dyskryminowania wykwalifikowanej osoby niepełnosprawnej i są ogólnie zobowiązani do zapewnienia rozsądnych udogodnień (po zaangażowaniu się w interaktywny proces, chyba że stosuje się wyjątek nadmiernych trudności lub bezpośredniego zagrożenia). ADA zapewnia ochronę w przypadku stosowania przez wnioskodawcę/pracownika leków wydawanych na receptę, przyjmowanych pod nadzorem licencjonowanego pracownika służby zdrowia. Nie chroni ona jednak nielegalnego zażywania narkotyków. Aby zachować zgodność z ADA, pracodawca nie powinien wprowadzać ogólnych zasad testowania na obecność narkotyków, które obejmują legalnie przepisane leki. W przypadku kandydata do pracy lub pracownika, który ma pozytywny wynik testu, ADA zezwala pracodawcy na zapytanie o zażywanie leków na receptę. Jest to ważny krok przed rozwiązaniem umowy lub podjęciem innych negatywnych działań przeciwko danej osobie. Co więcej, jeżeli dana osoba zażywa leki na receptę w związku z niepełnosprawnością, pracodawca jest zobowiązany do wzięcia udziału w interaktywnym procesie w celu ustalenia, czy dana osoba potrzebuje udogodnień, aby wykonywać podstawowe funkcje na danym stanowisku.
Occupational Safety and Health Administration (OSHA)
OSHA zmieniła swoje przepisy dotyczące rejestrowania i zgłaszania obrażeń i chorób zawodowych, które weszły w życie 1 grudnia 2016 roku. Rozporządzenie zawierało zabezpieczenia antyodwetowe, aby zachęcić pracowników do zgłaszania urazów związanych z pracą, wśród innych zmian. W szczególności, pracodawcy mają zakaz zniechęcania pracowników do zgłaszania urazu lub choroby. Wyjaśnia również wymóg, że procedura pracodawcy dotycząca zgłaszania urazów i chorób związanych z pracą musi być rozsądna i nie może odstraszać/ zniechęcać pracowników do zgłaszania urazów i chorób związanych z pracą; oraz włącza istniejący zakaz odwetu na pracownikach za zgłaszanie urazów i chorób związanych z pracą.
„Chociaż w niektórych sytuacjach testowanie pracowników na obecność narkotyków może być rozsądną polityką w miejscu pracy, jest ono często postrzegane jako naruszenie prywatności, więc jeśli jest bardzo mało prawdopodobne, że uraz lub choroba zostały spowodowane przez zażywanie narkotyków przez pracownika, lub jeśli metoda testowania na obecność narkotyków nie identyfikuje upośledzenia, a jedynie zażywanie narkotyków w jakimś czasie w niedalekiej przeszłości, wymaganie od pracownika poddania się testowi na obecność narkotyków może niewłaściwie zniechęcać do zgłaszania…OSHA uważa, że dowody w zapisie regulacyjnym pokazują, że powszechna polityka testowania na obecność narkotyków po urazie zniechęca do właściwego zgłaszania.”
OSHA jasno określiła, że ostateczne przepisy zezwalają na przeprowadzanie testów na obecność narkotyków i alkoholu po wypadku, ale wyjaśniła, że powinna istnieć uzasadniona możliwość, że zażywanie narkotyków przez pracownika jest czynnikiem przyczyniającym się do zgłoszonego urazu lub choroby, aby pracodawca mógł wymagać testów na obecność narkotyków. (Zasada ta nie ma wpływu na testy wymagane przez prawo stanowe dotyczące odszkodowań dla pracowników). Jako przykład, OSHA zauważyła, że nie byłoby rozsądne testowanie na obecność narkotyków pracownika, który zgłosił użądlenie przez pszczołę, uraz spowodowany powtarzającym się naprężeniem lub uraz spowodowany brakiem ochrony maszyny lub nieprawidłowym działaniem maszyny lub narzędzia.
W oparciu o tę zasadę, ogólne wymagania dotyczące testów na obecność narkotyków lub alkoholu po wypadku mogą być odwetowe i stanowić podstawę do oskarżenia OSHA. Nie dotyczy to innych rodzajów testów, takich jak testy przed zatrudnieniem, uzasadnione podejrzenia i testy losowe.
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
HIPAA, która ma zastosowanie do Objętych Podmiotów i Współpracowników Biznesowych, wymaga zwolnienia zanim Chronione Informacje Zdrowotne (PHI), takie jak wyniki testów narkotykowych, mogą być dostarczone do pracodawcy. Tak więc, HIPAA zwolnienie musi być podpisane przed pracownik jest poddawany testom narkotykowym tak, że wyniki są uzyskiwane zgodnie z HIPAA.
Generalnie, HIPAA nie ma zastosowania do pracodawcy i jego akt pracowniczych, nawet jeśli akta pracownicze zawierają dokumentację medyczną. Mimo to, ważne jest, aby zachować poufność informacji związanych ze zdrowiem pracownika i złożyć je w oddzielnym poufnym pliku, oddzielnym od akt osobowych pracownika.
Istnieją przypadki, kiedy HIPAA ma zastosowanie, takie jak gdy pracodawca jest Objętym Podmiotem i traktuje kandydatów do pracy lub pracowników jako pacjentów. Dzieje się tak, jeśli dostawca usług medycznych zdecyduje się na przeprowadzenie testów narkotykowych we własnym zakresie – wyniki testów narkotykowych są traktowane jako PHI i chronione w ramach HIPAA.