Co powinien zawierać Twój zestaw powitalny (i dlaczego powinieneś go zaoferować)?

Jest pierwszy dzień w nowej pracy. Gdy przechodzisz przez przesuwane drzwi i w kierunku recepcji, aby dać im znać, że przyjechałeś, nie możesz powstrzymać uśmiechu z twarzy. To jest dokładnie ta możliwość kariery, na którą czekałeś.

Twój nowy menedżer jest pierwszą osobą, która cię wita, i wydaje się podekscytowany, że cię widzi. (Nie lekceważ potęgi spotkania z menedżerem pierwszego dnia.) Ale potem zostajesz przedstawiony zespołowi, zaprowadzony do swojego biurka i otrzymujesz kartę dostępu. Podekscytowanie, które odczuwałeś, zamienia się w nudę i zdenerwowanie. Kręcisz kciukami i zastanawiasz się, dlaczego nie czujesz się częścią zespołu.

Pytania krążą ci po głowie. Czy będziesz musiał odbyć szkolenie? Czy istnieje zestaw wprowadzający dla nowych pracowników, który nadal musisz otrzymać? Gdzie pójdziesz na lunch? Nagle zaczynasz żałować trzech filiżanek kawy, które wypiłeś wcześniej i zastanawiasz się, gdzie jest łazienka? Jesteś zbyt zakłopotany, aby zapytać.

Brak wskazówek i kierunku w ciągu pierwszych kilku dni nowej pracy może być frustrujące i zniechęcające. Nie jest to najlepszy początek tego, co powinno być długim i dobrze prosperującym związkiem. Dlatego tak ważne jest, aby wprowadzać nowych pracowników w życie w sposób zabawny i pouczający, zaczynając od pakietu dla nowych pracowników.

Dlaczego Twój zestaw wprowadzający dla nowych pracowników ma znaczenie

Zgodnie z raportem SHRM Human Capital Benchmarking Report, firmy wydają średnio 4 129 USD na każdego nowego pracownika, a znalezienie odpowiedniego kandydata zajmuje im 42 dni. Oznacza to, że za każdym razem, gdy pracownik odchodzi, zastąpienie go jest dość dużym kosztem.

Jak więc zapewnić, że pracownicy pozostaną lojalni od samego początku? Tworzysz zestaw wprowadzający dla nowych pracowników, który sprawia, że czują się oni komfortowo w swoim środowisku pracy, są pozytywnie nastawieni do firmy, stanowią część zespołu i są pewni, że mogą wykonywać swoją pracę od pierwszego dnia.

Rozpoczęcie procesu wprowadzania do firmy za pomocą pakietu dla nowych pracowników nie tylko pomaga nowym pracownikom. Firma korzysta również z pracowników, którzy szybciej stają się produktywnymi członkami zespołu. A kto by tego nie chciał? Pytanie brzmi, co powinna zawierać zawartość pakietu wprowadzającego?

Pełna lista najważniejszych elementów pakietu wprowadzającego

Nowoczesny pakiet wprowadzający to znacznie więcej niż tylko garść formularzy i zasad. Obecnie, zestawy szkoleniowe dla nowych pracowników są praktyczne, motywujące i zabawne. Oczywiście, nadal zawierają one ważne informacje o pracy i biurze. Ale zawierają również treści, które pomogą nowym pracownikom zrozumieć kulturę firmy, wartości i strategiczną wizję.

Więc, zanim przyjadą do pracy, wyślij wiadomość powitalną do nowych pracowników, aby wyjaśnić im firmowy dress code, zasady parkowania, wskazówki dojazdu, czas rozpoczęcia pracy i kogo powinni zapytać w recepcji. Następnie, kiedy przyjdą do pracy, przygotuj im zestaw szkoleniowy, który zawiera niektóre lub wszystkie z następujących elementów.

Praktyczne dokumenty dotyczące fizycznego miejsca pracy

Jest kilka podstawowych faktów na temat miejsca pracy, które nowi pracownicy będą chcieli znać. Na przykład, mapa biura pomoże nowym pracownikom znaleźć łazienki, kafeterię, wyjścia bezpieczeństwa i kluczowych członków zespołu bez poczucia, że zawracają kolegom głowę zbyt wieloma pytaniami.

Oto kilka istotnych faktów na temat biura, które warto zawrzeć w swoim zestawie wprowadzającym:

• Mapa biura
• Czas otwarcia i zamknięcia biura
• Opcje parkowania

Kontrakty i papierkowa robota

Każda nowa praca wymaga trochę papierkowej roboty. Trudno jej uniknąć, ale łatwo ją uprościć. Korzystanie z narzędzia online, takiego jak BambooHR, może sprawić, że proces wypełniania formularzy i podpisywania umów będzie szybki i wygodny. Oczywiście, oszczędza to również kilka drzew!

Zapewnij sobie te niezbędne dokumenty w swoim zestawie wprowadzającym dla nowych pracowników:

• Kopia umowy o pracę
• Warunki zatrudnienia
• Umowy o zachowaniu poufności
• Kontakty w nagłych wypadkach

Polityki i wytyczne

Chociaż może się to nie wydawać „zabawną” treścią, której oczekiwałeś, nowi pracownicy muszą znać polityki i wytyczne firmy. Jeśli nie znają zasad, nie będą też wiedzieć, kiedy je łamią.

Większość z poniższych informacji można zawrzeć w podręczniku pracownika, wraz ze spisem treści, który ułatwia znalezienie odpowiednich informacji. Twój podręcznik pracownika powinien zawierać:

• Biurowe zasady dotyczące dress code’u, godzin pracy, korzystania z telefonów komórkowych i zasobów firmy, palenie tytoniu i zachowanie
• Polityki dotyczące zasobów ludzkich
• Standardy wydajności i oczekiwania
• Oczekiwania dotyczące szkoleń i rozwoju – nie zapomnij zapoznać ich z firmowym systemem zarządzania szkoleniami (LMS) lub biblioteką zasobów online, jeśli je posiadasz

Zapewnij swoim nowym pracownikom dostęp do TalentLMS
Łatwy w konfiguracji, łatwy w użyciu i łatwy do dostosowania system LMS.

Struktura zarządzania i informacje o zespole

Zanim nowi pracownicy poczują się częścią zespołu, muszą zrozumieć, gdzie pasują do struktury zarządzania i zespołu. Muszą również wiedzieć kiedy, gdzie i jak mogą komunikować się z członkami swojego zespołu.

Więc, upewnij się, aby zawrzeć te informacje w swoim zestawie onboarding dla nowych pracowników:

• Katalog profili pracowników, w tym nazwiska, dane kontaktowe i nazwy użytkowników w firmowych aplikacjach do przesyłania wiadomości, takich jak Slack lub IM
• Schemat organizacyjny
• Informacje o mentorach (jeśli mentor lub kumpel jest przypisany do nowych pracowników)
• Lokalne hotspoty preferowane przez pracowników, jak kawiarnie, restauracje i siłownie

Zasoby i narzędzia

Prawie każda praca wymaga kilku kluczowych narzędzi i zasobów. Upewnij się, że Twoi nowi pracownicy mają wszystko, czego potrzebują, aby być produktywni od pierwszego dnia pracy. Może to obejmować którekolwiek z następujących elementów:

• Konfiguracja komputera, w tym komputera stacjonarnego, laptopa itp.
• Artykuły, takie jak długopisy i notatniki
• Oprogramowanie związane z pracą; na przykład MS Project dla nowego kierownika projektu
• Firmowe oprogramowanie szkoleniowe online, które zawiera podręczniki, filmy i grafiki pomagające nowym pracownikom zapoznać się z firmą i pracą

Loginy i dostęp

Nie ma nic bardziej frustrującego niż chęć do pracy, ale brak możliwości z powodu problemów z dostępem. Pomóż nowym pracownikom w rozpoczęciu pracy, zapewniając im wszystkie informacje, których potrzebują, aby rozpocząć pracę i naukę.

Obejmuje to:

• Informacje o logowaniu do sieci Wi-Fi
• URL, nazwy użytkowników i hasła do firmowej poczty elektronicznej, LMS, aplikacji do śledzenia projektów itp.
• Przedmioty związane z dostępem do biura, takie jak karty dostępu lub identyfikatory, klucze i karty parkingowe

Niezbędne elementy kultury firmy

Następnie przejdźmy do inspirującej zawartości Twojego zestawu onboardingowego dla nowych pracowników. Poniższe treści pozwolą namalować obraz celu firmy:

• Dokumenty strategiczne wyjaśniające wizję, misję i cele firmy
• Opis i przykłady kultury i wartości firmy, takie jak najnowszy biuletyn firmowy lub filmy wideo obecnych pracowników opisujące, co podoba im się w pracy w firmie
• Wytyczne dotyczące zachowania, takie jak pogląd firmy na elastyczne godziny pracy
• Linki do strony internetowej firmy, stron w mediach społecznościowych i bloga
• Propozycja wartości firmy dla pracowników

Spersonalizowane przedmioty powitalne

Na koniec, zdobądź się na kreatywność przy tworzeniu zestawu powitalnego, umieszczając w nim spersonalizowane treści, które sprawią, że nowi pracownicy poczują się częścią zespołu. Nie ma jednej słusznej listy tego, co powinieneś zawrzeć. Wybierz więc dowolną z poniższych treści, która sprawdzi się w Twojej firmie:

• List powitalny do pracowników – Aby uzyskać bardziej osobisty charakter, zleć napisanie tego listu odręcznie i podpisanie go przez nowego menedżera pracownika, zespół lub dyrektora generalnego
• Krótki kwestionariusz dotyczący ich hobby, zainteresowań i wartości firmy, do których odnoszą się najbardziej. Pokazuje to nowym pracownikom, że jesteś zainteresowany dowiedzeniem się o nich czegoś więcej
• Plan pierwszego dnia i tygodnia w nowej pracy, w tym szkolenie wprowadzające
• Markowe gadżety, takie jak kubek do kawy, koszulka itp. (ponieważ każdy lubi prezenty!)
• Pakiet własnych wizytówek sprawia, że nowi pracownicy czują się częścią zespołu od pierwszego dnia
• Książka branżowa lub motywacyjna, która zainspiruje nowych pracowników, lub cyfrowy zestaw narzędzi w systemie LMS, który zawiera inspirujące artykuły, filmy i podręczniki

Do Twojej dyspozycji

Mamy nadzieję, że te pomysły zainspirują Cię do stworzenia własnego zestawu powitalnego dla nowo zatrudnionych. Pamiętaj jednak, że najlepszy zestaw powitalny dla nowych pracowników jest inny dla każdej firmy. Nie bój się więc eksperymentować z własnymi pomysłami na zestaw powitalny i przedstaw swoją firmę w jej własny, niepowtarzalny sposób.

Na przykład pudełko wprowadzające firmy Ogilvy & Mather jest inspirowane ośmioma nawykami skutecznych ludzi Davida Ogilvy’ego. Firma mówi: „Te nawyki ukształtowały ideologię, na której zbudowano O&M tyle lat temu, a dzięki jednemu elementowi reprezentującemu każdy nawyk, pudełko wprowadzające sprawia, że nawyki te są bardziej namacalne i zabawne dla nowych pracowników”.

Więc, jak wygląda proces wprowadzania do firmy? Chętnie dowiemy się, co sprawia, że Twój zestaw do wdrażania nowych pracowników jest skuteczny.