Dlaczego Twoi specjaliści ds. zasobów ludzkich potrzebują analityki HR

Nie jest tajemnicą, że ludzie są najcenniejszym (i najdroższym) aktywem każdej firmy.

Od ich wynagrodzeń i świadczeń, do przestrzeni biurowej, w której siedzą i technologii, z której korzystają. Aby chronić tę ogromną inwestycję, specjaliści ds. zasobów ludzkich zwracają się do analityki HR, aby dowiedzieć się, co dzieje się z ich pracownikami i jak najlepiej rozmieścić zasoby.

Co to jest analityka HR?

Analityka HR to dane, które zespoły HR gromadzą i analizują, aby zrozumieć pracowników swojej firmy. Obejmują one wszystko, począwszy od liczby pracowników, wynagrodzenia, nazwy stanowiska i funkcji, lokalizacji pracy (np. w biurze lub zdalnie), zatrudniania, wprowadzania pracowników na rynek pracy, rotacji pracowników, zaangażowania pracowników, różnorodności i integracji, uczenia się i rozwoju, i innych.

Te dane analityczne są gromadzone z wielu źródeł, w tym z ankiet pracowniczych, systemów śledzenia kandydatów (ATS), systemów informacyjnych HR (HRIS), zarządzania kapitałem ludzkim (HCM) oraz systemów zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS).

Jak marketer wykorzystałby dane do kształtowania kampanii reklamowej lub firma wykorzystałaby analitykę do określenia miejsca otwarcia nowego biura, zespoły HR korzystają z analityki HR, aby:

• Zrozumieć swoich pracowników
• Wydajnie rozmieścić zasoby
• Planować przyszłość

Jest to szczególnie ważne dla dużych firm zatrudniających tysiące pracowników i posiadających wiele lokalizacji. Analityka HR może pomóc zespołom HR w monitorowaniu wydajności i zaangażowania pracowników w celu zmniejszenia rotacji i zbudowania bardziej produktywnej siły roboczej.

Firmy są zbudowane na sile i innowacyjności swoich pracowników. Bez analityki HR, specjaliści ds. zasobów ludzkich ryzykują przeoczenie ważnych trendów, takich jak źli menedżerowie lub brak rozwoju zawodowego. Nieszczęśliwi lub niespełnieni pracownicy będą drogo kosztować każdą firmę pod względem utraconej produktywności i pieniędzy.

Na jakie pytania może odpowiedzieć analityka kadrowa?

Jak możemy przyspieszyć nasz proces zatrudniania? Kiedy jest odpowiedni moment na awans? Jak możemy upewnić się, że nasza siła robocza jest zróżnicowana i integracyjna? To tylko kilka z wielu pytań, na które analityka HR ma odpowiedzieć. Od złożenia wniosku do przejścia na emeryturę, analityka HR oferuje wgląd w całą podróż zawodową pracownika.

Rekrutacja

Specjaliści ds. zasobów ludzkich ciężko pracują, aby zatrudnić najlepszych ludzi na właściwe stanowisko w jak najkrótszym czasie. Aby robić to efektywnie, rekruterzy często wykorzystują analitykę HR nie tylko do wyszukiwania talentów, ale także do oceny procesu rekrutacji i jakości kandydatów.

Jak analityka HR może pomóc?

Rekruterzy i menedżerowie zatrudniający wykorzystują analitykę HR w całym procesie rekrutacji. Na przykład, pisząc ogłoszenia o pracę, mogą korzystać z danych dotyczących technologii HR i umiejętności, aby pisać lepsze ogłoszenia o pracę, które przyciągają właściwe osoby. Bez analityki HR, trudno jest wiedzieć, jaką nazwę stanowiska, opis, wymagane umiejętności i doświadczenie zawrzeć w ogłoszeniu o pracę.

Analityka HR może również pomóc rekruterom i menedżerom zatrudniającym dowiedzieć się, gdzie powinni rekrutować na dane stanowisko. Na przykład, jeśli chcesz zatrudnić programistów internetowych za najlepszą cenę, możesz użyć danych z narzędzia technologicznego HR do zbudowania strategii rekrutacyjnej. To może obejmować odszkodowania, podaż, popyt, konkurencja, wskaźniki rotacji, różnorodność, i więcej – wszystko dla danego regionu.

Jeśli Twoja organizacja rekrutuje stażystów lub pracowników entry-level, prawdopodobnie będziesz mieć plan rekrutacji uczelni, zbyt. Analityka HR może pomóc rekruterom zawęzić listę uczelni do odwiedzenia lub nawiązania współpracy, dzięki czemu poświęcą czas i pieniądze na rekrutację tylko z najbardziej produktywnych szkół.

Analityka HR pomaga również zespołom HR określić, gdzie zamieszczać otwarte oferty pracy. Z których portali z ofertami pracy powinny korzystać? Gdzie powinni wydać pieniądze, aby ich ogłoszenia dotarły do właściwych osób? Śledzenie wydajności przeszłych ogłoszeń o pracę może wpłynąć na przyszłe.

Wreszcie, po zatrudnieniu pracowników, rekruterzy i menedżerowie zatrudniający mogą wykorzystać analitykę HR do oceny jakości tych zatrudnień. Na przykład, czy były jakieś „szybkie odejścia”, czyli pracownicy, którzy odeszli w ciągu pierwszych sześciu lub 12 miesięcy.

Czas do zatrudnienia

Jak sama nazwa wskazuje, czas do zatrudnienia jest metryką, którą zespoły HR wykorzystują do pomiaru, ile czasu zajmuje wprowadzenie kogoś na stanowisko. Proces ten obejmuje zatwierdzenie opisu stanowiska, zamieszczenie ogłoszenia o pracy, sprawdzenie kandydatów, rozmowy kwalifikacyjne, złożenie oferty, sprawdzenie przeszłości i wreszcie podpisanie ostatecznej dokumentacji.

Jak analityka HR może pomóc?

Firmy tracą pieniądze i produktywność każdego dnia, gdy stanowisko nie jest obsadzone. Dlatego tak ważne jest, aby zespoły HR utrzymywały czas oczekiwania na zatrudnienie na jak najniższym poziomie. Analityka HR może śledzić cały proces zatrudniania, odnotowując jak długo trwał każdy etap procesu. Korzystając z tych danych, zespoły HR mogą zidentyfikować zaległości (takie jak wyzwania związane z planowaniem rozmów kwalifikacyjnych z zajętymi menedżerami zatrudniającymi) i opracować rozwiązanie.

Na przykład, niektóre firmy ustawiają zautomatyzowane wiadomości e-mail, aby utrzymać zaangażowanie kandydatów w procesie. Analityka HR może pomóc w określeniu czasu wysyłania tych wiadomości. Jak długo po rozmowie kwalifikacyjnej kandydat powinien otrzymać wiadomość zwrotną?

Proces rekrutacji może pozostawić nowych pracowników z niesmakiem w ustach lub stworzyć szczęśliwych kandydatów, którzy są podekscytowani pracą dla Ciebie. Analityka HR pomaga utrzymać płynność tego procesu i dostarcza informacji na jego temat.

Przyjęcie pracownika do pracy

Jak nowi pracownicy zadomowią się w Twojej firmie, będą musieli zapoznać się z technologią i sprzętem, przejść szkolenia, wypełnić papierkową robotę, poznać swoich kolegów i wdrożyć się w swoją rolę. Jak wszyscy wiemy, proces ten może zająć trochę czasu. W rzeczywistości, niektórzy specjaliści od HR twierdzą, że proces wdrażania pracownika do pracy powinien trwać co najmniej trzy miesiące. Przy tak dużym nakładzie czasu (i pieniędzy) sensowne jest wykorzystanie analityki HR, aby zapewnić, że jest to efektywny proces.

Jak analityka HR może pomóc?

Istnieje wiele sposobów, w jakie analityka HR może pomóc w procesie wdrażania pracowników, w tym pulpity nawigacyjne, aby pomóc menedżerom śledzić postępy nowego pracownika. Jednak coraz popularniejszym z nich jest analiza sieci organizacyjnej (ONA). Deloitte definiuje to jako „ustrukturyzowany sposób wizualizacji komunikacji, informacji i decyzji przepływających przez organizację.”

Wszyscy mamy swoje „go-to” osoby w każdym dziale, te, które wiemy, że będą miały odpowiedzi. ONA pomaga zespołom HR śledzić te interakcje. Poznają one, w jaki sposób pracownicy kontaktują się ze sobą i kim są ci ludzie w każdym dziale i na każdym szczeblu zarządzania. W ten sposób działy kadr wiedzą, z kim połączyć nowych pracowników, aby usprawnić ich proces wdrażania i uczenia się.

Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób zespoły kadr śledzą tak mgliste rzeczy, istnieją dwa sposoby. Jeden z nich (ten niepodejrzany) polega zazwyczaj na przeprowadzeniu ankiety dotyczącej analizy sieci kontaktów. Pracownicy odpowiadają na pytania dotyczące tego, z kim najczęściej rozmawiają, kogo poznali w zespole, kim są ich ludzie, z którymi się spotykają itd. Następnie dział HR tworzy mapę sieci opartą na tych ankietach.

Drugi (znacznie bardziej przerażający sposób) obejmuje zespoły HR śledzące kalendarze pracowników, aby zobaczyć, z kim się spotykają i jak często. Jeszcze jedno przypomnienie, że nic nigdy nie jest naprawdę prywatne.

Wzorce retencji i rotacji

Ponieważ personel jest największym wydatkiem większości firm, ważne jest, aby śledzić, jak długo pracownicy pozostają w firmie. A jeśli odchodzą, to dlaczego? Analityka HR może pomóc zespołom HR odpowiedzieć na te pytania i stworzyć strategie mające na celu poprawę retencji i zmniejszenie rotacji pracowników.

Jak analityka HR może pomóc?

Dzięki narzędziom HRIS zespoły HR mogą śledzić ruch każdego pracownika w swojej organizacji. Kiedy zostali zatrudnieni, czy otrzymali awans lub przeszli do innego działu, jak długo pełnili swoją funkcję, jaka była ich ocena wydajności i kiedy odeszli z firmy. Korzystając z analityki HR (w połączeniu z wywiadami końcowymi), zespoły HR mogą ocenić wszystkie te wzorce, aby zidentyfikować czynniki wpływające na rotację pracowników.

Na przykład, jeśli pracownicy konsekwentnie odchodzą z jednego zespołu, może to wskazywać na złego menedżera lub nieracjonalne obciążenie pracą. Jeśli ludzie konsekwentnie odchodzą po roku lub dwóch, zespół HR może potrzebować spojrzeć na dostosowanie stawek płac, środowiska pracy, rozwoju zawodowego i możliwości awansu.

Odejścia pracowników są kosztowne. Nie tylko ze względu na utratę produktywności, ale również utratę wiedzy instytucjonalnej. Analityka HR może pomóc zespołom HR zidentyfikować problemy i odpowiednio interweniować.

Potrzebny rozwój wydajności i umiejętności

Rozwój zawodowy jest jednym z najlepszych sposobów budowania i zatrzymywania wspaniałych pracowników. Pracownicy, którzy nie czują, że się rozwijają lub nie robią postępów w osiąganiu swoich celów zawodowych, w końcu odejdą. Ale jaki rodzaj rozwoju zawodowego powinny oferować firmy? I komu? I kiedy?

Jak może pomóc analityka HR?

Większość firm ma jakiś system oceny wydajności, czy to roczny, półroczny, czy kwartalny. Zespoły HR mogą wykorzystać te przeglądy do śledzenia, którzy pracownicy osiągają dobre wyniki. A jeśli nie radzą sobie dobrze, zespoły HR mogą spróbować dowiedzieć się dlaczego.

Przeglądy wydajności są również szansą dla firmy, aby dowiedzieć się o celach swoich pracowników. W jaki sposób firma może pomóc im doskonalić się w ich roli i karierze? Czy potrzebują więcej umiejętności i rozwoju zawodowego? Wiele firm korzysta z systemów zarządzania talentami (często są to moduły wbudowane w HRIS lub oddzielne rozwiązania LMS lub HCM), aby pomieścić zasoby edukacyjne i rozwojowe.

Niektóre organizacje tworzą własne treści edukacyjne i kursy. Inne łączą się z otwartymi kursami online, takimi jak Coursera, Udemy i edX lub współpracują z dostawcami usług edukacyjnych, szkołami wyższymi i uniwersytetami, bootcampami itp.

Firmy, które analizują bieżące umiejętności swoich pracowników i zapewniają pracownikom zasoby do rozwijania umiejętności, będą miały lepsze wskaźniki utrzymania pracowników. Ponadto, ten rodzaj rozwoju i analizy pomaga również w planowaniu sukcesji. Kto może być gotowy do objęcia stanowiska kierowniczego? Kiedy wieloletni pracownik odejdzie na emeryturę, kto może zająć jego miejsce? Analityka HR pomaga zespołom HR planować te duże zmiany.

Różnorodność i integracja

Nie tylko budowanie zróżnicowanego zespołu jest właściwą rzeczą do zrobienia, ale jest to również opłacalna rzecz do zrobienia. Według raportu McKinsey z 2018 r.:

„Firmy znajdujące się w górnym kwartylu pod względem różnorodności płci w zespołach wykonawczych miały o 21% większe szanse na uzyskanie lepszych wyników w zakresie rentowności i o 27% większe szanse na lepsze tworzenie wartości.” A „firmy znajdujące się w górnym kwartylu pod względem różnorodności etnicznej/kulturowej w zespołach wykonawczych miały o 33% większe szanse na uzyskanie wiodącej w branży rentowności.”

Większość firm posiada inicjatywy z zakresu różnorodności i integracji (D&I), których celem jest zwiększenie różnorodności wśród pracowników, szczególnie pod względem rasy i płci. Analityka HR odgrywa krytyczną rolę w D&I, pozwalając zespołom HR wyznaczać cele i śledzić postępy.

Jak analityka HR może pomóc?

Zespoły HR używają analityki HR do śledzenia danych dotyczących różnorodności, aby wiedzieć, ile kobiet i mniejszości ubiega się o pracę w ich firmie, przechodzi rozmowy kwalifikacyjne i zostaje zatrudnionych. A kiedy już zostaną zatrudnieni, ile z nich awansuje na stanowiska kierownicze lub przywódcze? Jak wysokie jest ich wynagrodzenie? Jak często awansują lub otrzymują podwyżki?

Posiadanie tych danych pozwala firmom zachować odpowiedzialność i pomaga zespołom HR uczynić wszystkie procesy, oceny i systemy tak integracyjnymi, jak to tylko możliwe, niezależnie od tego, czy chodzi o zajęcie się ukrytymi uprzedzeniami w procesie zatrudniania, czy wyeliminowanie wszelkich nierówności płacowych.

Większość firm zaczyna od wyznaczenia celów w zakresie różnorodności w oparciu o dane demograficzne regionu, w którym prowadzi rekrutację. Korzystając z danych dotyczących różnorodności, działy HR mogą również zaznaczać kody stanowisk, które są zazwyczaj niedoreprezentowane przez mniejszości. Następnie podejmą kroki w celu dywersyfikacji puli kandydatów, zamieszczając oferty pracy na portalach internetowych skierowanych do mniejszości, takich jak National Black MBA Association lub Women Who Code.

Zrozumienie procesu analityki HR

Gdy omówiliśmy już różne sposoby, w jakie zespoły HR mogą korzystać z analityki HR, przejdźmy przez każdy etap procesu zbierania i analizowania danych.

Zbieranie danych

Większość danych analityki HR jest zbierana za pośrednictwem trzech poziomów systemów HR. Oto podział:

• System informacji o zasobach ludzkich (HRIS). HRIS gromadzi i przechowuje dane na temat pracowników firmy, w tym ich nazwiska, wiek, adres, wynagrodzenie, świadczenia, obecność, oceny wydajności i inne. Zazwyczaj mieści również system śledzenia kandydatów (ATS), który jest zbudowany w celu usprawnienia procesu zatrudniania w firmie. ATS domy wszystkie dane kandydata, w tym ich aplikacje, CV, listy motywacyjne, notatki wywiadu i informacje zwrotne od członków zespołu.
• Zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM). Rozwiązanie HCM będzie zawierać wszystko w HRIS, plus onboarding, wydajność, kontrola pozycji / śledzenie, dane sukcesji, wynagrodzenie / planowanie premii, systemy nagród, itp. HCM zazwyczaj obejmuje również system zarządzania talentami, który gromadzi dane dotyczące umiejętności pracowników, celów, rozwoju zawodowego itp.
• System zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS). System HRMS zawiera wszystko, co znajduje się w systemach HRIS i HCM, a także listę płac oraz śledzenie czasu i pracy.

Pomiar i analiza danych

Zespoły HR często korzystają z procesu zarządzania danymi ETL (extract, transform, load), aby wyodrębnić dane z systemów HR i umieścić je w narzędziu do wizualizacji danych. W ten sposób łatwiej jest je analizować.

Niektóre większe firmy mają analityków danych specjalnie dedykowanych do znajdowania spostrzeżeń w liczbach. Podczas gdy mniejsze firmy mogą mieć jedną lub dwie osoby zarządzające systemami HR i zajmujące się analizą danych i raportowaniem. Im więcej pracowników i systemów posiadasz, tym więcej specjalistów HR będziesz potrzebować.

Jakie kluczowe wskaźniki HR są monitorowane?

Kluczowe wskaźniki HR i strategie raportowania będą się różnić między firmami, w zależności od ich wielkości, celów i zespołu HR. Oto kilka ogólnych wskaźników, które można śledzić za pomocą analityki HR.

Rekrutacja i onboarding

• Liczba pracowników: Jest to całkowita liczba pracowników w Twojej organizacji. Liczba pracowników może być również podzielona na działy, zespoły, funkcje pracy i inne, w zależności od raportowania, nad którym pracuje Twój zespół.
• Dane demograficzne: Są to cechy Twojej siły roboczej, w tym wiek, płeć, pochodzenie etniczne, poziom wykształcenia, staż pracy, stan cywilny i więcej.
• Time-to-hire: Czas do zatrudnienia to średni czas potrzebny na zatrudnienie nowego pracownika, od zamieszczenia oferty pracy do przyjęcia jej przez kandydata.
• Czas do produktywności: Czas do produktywności mierzy szybkość procesu onboardingu, śledząc, ile czasu zwykle zajmuje nowemu pracownikowi, aby podnieść się na swojej roli i rozpocząć pracę na pełnych obrotach.
• Szybkie odejścia / rotacja nowych pracowników: „Szybkie odejścia” śledzi liczbę nowych pracowników, którzy opuszczają firmę w określonym czasie, zwykle od sześciu miesięcy do roku.

Wydajność

• Wydajność pracowników: Zespoły HR mogą śledzić wydajność pracowników na wiele sposobów, w tym samooceny, oceny menedżerów i oceny rówieśników. Niektóre firmy będą również korzystać z oprogramowania do monitorowania pracowników i / lub systemów zarządzania projektami.
• Dochód na pracownika: Dochód na pracownika jest obliczany przez podzielenie całkowitego dochodu firmy przez całkowitą liczbę pracowników. Jest to świetny sposób, aby z grubsza zmierzyć, ile przychodów generuje każdy pracownik.
• Śledzenie celów: Pracownicy mogą podłączać swoje cele do modułu zarządzania talentami w HRIS. Zespoły HR mogą następnie porównać te cele z ogólnymi celami firmy, śledzić postępy pracownika w realizacji jego celów i znaleźć sposoby wspierania celów pracowników (np. rozwój zawodowy).
• Śledzenie czasu pracy (wskaźniki nieobecności/nadgodziny): Śledzenie czasu pracy mierzy nie tylko liczbę regularnych godzin przepracowanych przez pracownika w danym okresie czasu, ale także częstotliwość opuszczania pracy (absencja) oraz liczbę przepracowanych nadgodzin.

Operacje

• Satysfakcja i zaangażowanie pracowników: Mierzy, na ile prawdopodobne jest, że Twoi pracownicy polecą Twoją firmę jako dobre miejsce do pracy. Zwykle mierzy się to na dwa sposoby: Employee Net Promoter Scores (eNPS) lub ankiety satysfakcji pracowników.
• Mobilność pracowników: Mobilność pracowników śledzi, jak i kiedy pracownicy przemieszczają się w obrębie organizacji. Pomaga to firmom zobaczyć, z jakich części firmy pracownicy się przemieszczają i do jakich, jak długo pełnili swoje funkcje przed zmianą oraz czy przemieszczali się w górę, w bok, czy w dół.
• Wskaźnik retencji: Wskaźnik retencji mierzy, jak dobrze organizacja trzyma się swoich pracowników. Zwykle mierzy się go dzieląc liczbę pracowników, którzy pozostali w organizacji w danym okresie czasu, przez całkowitą liczbę pracowników.
• Wskaźnik rotacji: Wskaźnik rotacji jest przeciwieństwem wskaźnika retencji. Oblicza się go dzieląc liczbę pracowników opuszczających Twoją organizację każdego roku przez średnią liczbę pracowników. Następnie pomnóż przez 100.
• Szkolenia i rozwój: Mierzy całkowity koszt, czas i skuteczność szkoleń i rozwoju dla pracowników Twojej organizacji. Możesz mierzyć koszty szkoleń na pracownika, wskaźniki ukończenia i czas do ukończenia, a także przeprowadzać testy w celu zmierzenia skuteczności.

Wniosek

Analityka HR pomaga zespołom HR wyznaczać cele, mierzyć sukces i optymalizować procesy, dzięki czemu firma może skupić się na napędzaniu przychodów. Analityka HR, jeśli jest stosowana w sposób odpowiedzialny i efektywny, dostarcza firmom wiedzy niezbędnej do stawienia czoła trudnym wyzwaniom, takim jak brak różnorodności czy wysoki wskaźnik rotacji pracowników. Dane eliminują zgadywanie z obszaru HR, pozwalając zespołom HR stać się ekspertami w tej dziedzinie, którym zaufało kierownictwo firmy.