W procesie płacowym w Państwa firmie, od czasu do czasu może pojawić się pracownik, który chce ubiegać się o zwolnienie z potrącania u źródła. Posiadanie faktów pomoże Ci poradzić sobie z tym procesem.
Proces pobierania u źródła
Pobieranie u źródła jest ogólnym terminem dla kwot pobieranych z wynagrodzenia pracownika na federalne i stanowe podatki dochodowe, oraz na podatki FICA (Social Security i Medicare). Niektórzy pracownicy mogą nie być zobowiązani do federalnego podatku dochodowego pobranego z ich wynagrodzenia, jeśli ich dochody są poniżej pewnego poziomu.
IRS pozwala pracownikom ubiegać się o zwolnienie z podatku dochodowego u źródła w danym roku, jeśli obie te sytuacje mają zastosowanie:
- W poprzednim roku, mieli prawo do zwrotu całego federalnego podatku dochodowego potrącanego, ponieważ nie mieli zobowiązań podatkowych
- W bieżącym roku, oczekują zwrotu całego federalnego podatku dochodowego potrącanego, ponieważ spodziewają się, że nie będą mieli zobowiązań podatkowych
Niektóre rodzaje pracowników mogą być zwolnione: studenci, pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin, osoby powyżej 65 roku życia oraz pracownicy niewidomi.
Wszelkie zwolnienia z potrąceń dotyczą tylko federalnych podatków dochodowych, nie podatków stanowych lub podatków FICA (Social Security/Medicare).
Ubieganie się o zwolnienie z potrąceń od 1 stycznia 2020 r.
Nowy formularz W-4 obowiązuje od 1 stycznia 2020 r. dla wszystkich nowo zatrudnionych i pracowników, którzy chcą zmienić swoje formularze W-4. Jeśli pracownik chce ubiegać się o zwolnienie, musi napisać „Zwolniony” na formularzu W-4 w miejscu poniżej kroku 4(c) i wypełnić kroki 1 i 5.
Pracownik, który chce zwolnienie na rok musi dać Ci nowy W-4 do 15 lutego tego roku. Jeśli pracownik, który jest obecnie zwolniony z podatku spodziewa się, że będzie musiał zapłacić podatek za następny rok, musi zmienić swoje W-4 do 10 grudnia bieżącego roku.
Jak dowiedzieć się, czy pracownik jest zwolniony z potrącania
Możesz zmienić potrącanie tylko w oparciu o dokumentację, którą daje Ci pracownik. Dopóki pracownik nie dostarczy właściwego formularza lub formularzy, należy kontynuować potrącanie federalnych, stanowych i lokalnych podatków dochodowych na podstawie ostatnich formularzy wypełnionych przez pracownika. Nie możesz wierzyć pracownikowi na słowo, że jest zwolniony z podatku.
Jeśli pracownik twierdzi, że jest zwolniony, oto jak powinien wyglądać formularz W-4:
- Linia 5 – Całkowita liczba zasiłków – będzie pusta
- Linia 6 – Dodatkowa kwota do potrącenia – będzie pusta
- Linia 7 – Roszczenie o zwolnienie – pojawi się słowo „Zwolniony.”
Ty (pracodawca) możesz być zmuszony wysłać W-4 do IRS w celu sprawdzenia przez niego roszczenia. Nie musisz składać tego formularza, chyba że IRS wyśle ci list, który tego wymaga.
Więcej o zwolnieniach z potrącania u źródła
Ubieganie się o zwolnienie z potrącania u źródła nie zwalnia pracownika z płacenia jego części podatków FICA, w tym dodatkowego podatku Medicare. Wszystkie podatki FICA muszą być płacone zarówno przez ciebie jako pracodawcę jak i przez pracownika. Pracownik zatrzymuje się na maksymalnym poziomie Social Security, ale twoja składka do Social Security jako pracodawca jest kontynuowana dla całej wypłaty.
Jeśli uważasz, że zwolnienie pracownika z W-4 jest nieprawidłowe, nie możesz go zmienić, ale możesz poinformować pracownika, że zwolnienie może być zakwestionowane przez IRS. Bez względu na to, co pracownik twierdzi, należy użyć tylko podpisany formularz W-4 do potrącania z wynagrodzenia pracownika.
Roszczenie o zwolnienie z federalnego podatku dochodowego nie ma nic wspólnego z pracownika stanowego podatku dochodowego i podatków lokalnych potrącania. Pracownik będzie musiał sprawdzić w stanowych i lokalnych agencjach podatkowych, aby dowiedzieć się, jak to zwolnienie działa w tych jurysdykcjach. Jak wspomniano powyżej, dopóki pracownik nie przedstawi podpisanych dokumentów dotyczących zwolnienia z podatków stanowych i lokalnych, należy nadal pobierać te podatki.
Jeśli pracownik chce ubiegać się o zwolnienie z potrącania podatku, ale miał już potrącenie z wynagrodzenia w ciągu roku, nie możesz zwrócić mu tych pieniędzy. W czasie opodatkowania, poinformujesz pracownika o potrąceniu na jego formularzu W-2 za dany rok. Pracownik może wtedy ubiegać się o kwotę potrącenia.
Na przykład, Carlton przychodzi do Ciebie w lutym i mówi, że chce ubiegać się o zwolnienie z potrącania w tym roku. Wypełnia nowy formularz W-4 ubiegając się o zwolnienie, ale Ty już potrąciłeś $276 w federalnym podatku dochodowym z jego wynagrodzenia w styczniu. Będzie musiał poczekać na złożenie swojego zeznania podatkowego i ubiegać się o zwrot $276.
Nie zakładaj, że student, pracownik na pół etatu lub pracownik sezonowy będzie zwolniony z potrącania podatku u źródła. Wszyscy pracownicy muszą wypełnić formularz W-4 przy zatrudnieniu, a ten formularz jest tym, czego pracownik musi użyć, aby ubiegać się o zwolnienie.
Prawnik powie Ci, abyś nie pomagał pracownikom w wypełnianiu formularzy. Ale jeśli pracownik zapyta, możesz dać mu informacje, aby pomóc mu podjąć decyzję na własną rękę. Publikacja IRS 505 zawiera schemat blokowy (strona 8), który może pomóc pracownikowi zorientować się, czy może on ubiegać się o zwolnienie z potrącania podatku u źródła.
Jeżeli otrzymasz od IRS Lock-in Letter
Nie musisz zwracać formularzy W-4 do IRS, ale mogą oni sprawdzić roszczenie pracownika o zwolnienie i mogą poprosić Cię o złożenie formularza W-4 pracownika. W niektórych przypadkach, jeśli IRS uważa, że wniosek o zwolnienie nie jest ważny, może wysłać „list blokujący” do firmy, wraz z kopią dla pracownika. List blokujący blokuje potrącenia pracownika na podstawie przeglądu IRS.
List ten określa maksymalną liczbę dozwolonych potrąceń u źródła dla pracownika. Po otrzymaniu tego listu należy rozpocząć korzystanie z tych informacji w celu pobierania federalnych podatków dochodowych z wynagrodzenia pracownika, począwszy od daty określonej przez IRS. Nie można zmienić kwoty potrącenia do czasu otrzymania zgody z IRS; nie można przyjąć nowego W-4 od pracownika w celu zmiany kwoty potrącenia.
Dostaniesz również kopię tego listu dla pracownika, wyjaśniającą jak przekazać IRS dodatkowe informacje. Możesz zachęcić pracownika do skontaktowania się z IRS, aby poprosić o zmianę wysokości potrącenia.
Jeśli nie zmienisz wysokości potrącenia pracownika w oparciu o wysokość potrącenia podaną w liście o potrąceniu, Twoja firma jest odpowiedzialna za zapłacenie dodatkowej kwoty podatku, która powinna być potrącona.
.