„Should we lower the ticket price to our event?” is the question I have been asked over and over by clients and colleagues this year. Moja odpowiedź brzmi stanowcze NIE!
Istnieją dwa podstawowe powody: Po pierwsze, są ludzie, którzy mają możliwość dalszego płacenia regularnej ceny biletu (lub poziomu sponsoringu). Obniżając ceny biletów (i poziomy sponsorowania), zostawiasz pieniądze na stole. Po drugie, obniżasz oczekiwania na kolejne lata.
Więc, jeśli niektóre osoby i firmy nie będą w stanie uczestniczyć na swoich zwykłych poziomach z powodu gospodarki, co zrobisz? Zadzwoń do nich. Porozmawiaj z nimi. Powiedz im, jak bardzo doceniasz ich dotychczasowe wsparcie dla twojego wydarzenia. Wyjaśnij, że zauważyłeś, że nie przedłużyli umowy na ten rok i zapytaj, czy to było przeoczenie (na wszelki wypadek). Jeśli nie, zapytaj, na jakim poziomie mogliby uczestniczyć w tym roku. Powitaj ich z powrotem na dowolnym poziomie i zaoferuj im korzyści i atuty ich normalnego, wyższego poziomu, oczekując, że będą mogli wrócić na wyższe poziomy w przyszłych latach. Zrób to z firmami i osobami prywatnymi, dla sponsorów i indywidualnych biletów.
Moja rada: Nie zostawiaj pieniędzy na stole ani nie obniżaj oczekiwań wobec swojej imprezy. Nie obniżaj cen biletów w tym roku.
Dlaczego warto organizować imprezy?
Wydarzenia są najbardziej czasochłonnym i najdroższym rodzajem fundraisingu, dlaczego więc je organizujemy? Imprezy to okazja, by:
- Pokazać swoją organizację obecnym zwolennikom i członkom społeczności,
- Zarobić dużo pieniędzy od firm i osób, które w przeciwnym razie nie mogłyby udzielić wsparcia,
- Budować bazę danych i
- Zbierać nieograniczone, operacyjne dolary, które trudno pozyskać w inny sposób.
Wierzę, że każdy mały sklep deweloperski powinien mieć imprezy, ale tylko jedną rocznie, lub co najwyżej dwie. (Planowanie więcej niż dwóch imprez rocznie nie zostawia czasu na inne ważne elementy fundraisingu, takie jak indywidualna kultywacja i zabieganie, pisanie listów z prośbą o dotacje, masowa wysyłka itp. Pomimo wad imprez, jeśli masz możliwości kadrowe, aby zorganizować imprezę (lub dwie), powinno to być warte wysiłku. Idealnie byłoby, gdyby w komitecie znalazło się wiele osób na różnych stanowiskach, z różnymi tytułami i powiązaniami w społeczności. Niech każdy członek komitetu wie z góry, że oczekujesz od niego kupna lub sprzedaży przynajmniej jednego stolika, jako warunku służenia w komitecie. Określ dodatkowe oczekiwania, takie jak uczestnictwo w okazjonalnych spotkaniach i wysyłanie zaproszeń z osobistymi notatkami do przyjaciół i kolegów.
Komitet zajmujący się organizacją imprez jest komitetem zajmującym się zbieraniem funduszy i nie należy oczekiwać od niego (lub oczekiwać) planowania szczegółów imprezy. Kiedy po raz pierwszy zorganizowałem duże wydarzenie, popełniłem błąd polegający na włączeniu komitetu w podejmowanie decyzji, takich jak kolory obrusów i wybór menu na kolację. Chociaż możesz mieć jednego członka komitetu, który chce być zaangażowany w szczegóły imprezy (i być może będziesz musiał mu na to pozwolić z powodów politycznych), nie powinno to być głównym celem komitetu. Komitet istnieje po to, aby pomóc ci w zbieraniu funduszy!
Członkowie komitetu ds. wydarzeń mają cztery kluczowe obowiązki:
- Determinowanie rodzaju wydarzenia,
- Wybieranie honorowych gości i mówców,
- Ustalanie poziomów sponsoringu i
- Sprzedaż biletów i stolików.
Zawsze podejmuj ważne decyzje, takie jak wybór osób honorowych i poziomów sponsorowania, jako komitet (oczywiście z zaleceniami i wkładem pracowników). Zapewni to zaangażowanie członków komitetu i ich akceptację.”
Setting the Stage to Fundraise: Putting Your Committee to Work
Determining the Type of Event
Once the event committee is formed, the first order of business is to select the type of event. Personel powinien mieć jedną lub dwie sugestie, aby pomóc w prowadzeniu rozmowy. Możesz chcieć rozpocząć rozmowę za pośrednictwem poczty elektronicznej przed pierwszym spotkaniem, więc członkowie komisji mogą mieć pomysły, kiedy przyjeżdżają, i można przejść do przodu szybko.
Jednym z najbardziej powszechnych wydarzeń wśród non-profit jest nagroda obiad wydarzenie. To działa dobrze, ponieważ służy jako przyjaciel-raiser i fundraiser. Istnieje wiele innych popularnych wydarzeń, takich jak wypady golfowe, tańce i gale.
Jeśli istnieje wiele rodzajów wydarzeń do wyboru, skup się na wydarzeniach, które łatwo nadają się do sponsorowania. Uważam, że każda zbiórka pieniędzy, podczas której sprzedaje się rzeczy pojedynczo, to zła zbiórka. Na przykład sprzedaż ciasteczek (z wyjątkiem harcerek). Podobnie, sprzedaż czasopism, papieru pakowego, wypieków, myjni samochodowych itp. to złe imprezy fundraisingowe dla każdej małej organizacji. (Szkoły są być może wyjątkiem od tej reguły, ponieważ mają ogromne zasoby siły roboczej – uczniów – którzy mogą zająć się sprzedażą). Sponsoring jest kluczem do udanych imprez fundraisingowych i powinieneś trzymać się z dala od imprez, na których rzeczy są sprzedawane pojedynczo (czy to bilety, czy pudełka ciasteczek).
Wybieranie honorowych gości
Jeśli organizujesz uroczystość rozdania nagród lub galę, wybór odpowiednich honorowych gości jest krytycznym krokiem, ponieważ honorowi goście mogą kupić i sprzedać sponsoring dla ciebie. Zrób listę firm, osób prywatnych, fundacji i grup, które wspierają Twoją organizację. Które z nich chciałbyś uhonorować, a które mają możliwość kupowania i sprzedawania sponsorów. Wykorzystaj swoje kontakty członka komisji w społeczności, aby zabezpieczyć najlepsze honorees możliwe.
Większość organizacji zdecydować się mieć więcej niż jeden honoree, do dźwigni jak wiele sponsoringu i tabel, jak to możliwe. Moja zasada kciuka to nie więcej niż trzy do czterech wyróżnionych. Jeśli masz więcej niż cztery, rozmywa to znaczenie wyróżnienia, zarówno na zaproszeniu, jak i na imprezie. Posiadanie zbyt wielu honorowych gości również tworzy długi i nudny program.
Uwaga: posiadanie polityka jako honorowego gościa jest zawsze dobrym pomysłem (zakładając, że masz więcej niż jednego honorowego gościa), ale on/ona rzadko (prawie nigdy) nie wygeneruje żadnej sprzedaży biletów lub sponsoringu.
Ustalanie poziomów sponsoringu
Kluczem do udanej imprezy jest sprzedaż sponsoringu, a nie (tylko) biletów. Zawsze mam cenę biletu dla tych kilku osób, które będą chciały go kupić, ale główny nacisk powinien być położony na sprzedaż stolików lub pakietów sponsorskich. Dochody z imprez zbiera się według tradycyjnej piramidy fundraisingowej (dziesięć procent ludzi daje dziewięćdziesiąt procent prezentów, a dziewięćdziesiąt procent ludzi daje dziesięć procent prezentów). Więc zacznij tam, gdzie są pieniądze i zabiegaj o sponsorów.
W zeszłym roku zostałem zatrudniony przez pewną organizację, aby pomóc zebrać więcej pieniędzy na ich corocznej imprezie. Po zapoznaniu się z poziomami sponsorowania imprezy, poleciłem im znaczne ich podniesienie z górnego poziomu 5 000 USD do górnego poziomu 15 000 USD. Zarząd i dyrektor wykonawczy stawiali duży opór, ale przekonałem ich, by dali temu szansę. Stworzyliśmy poziomy $15,000, $10,000 i dolny poziom $5,000 (który rok wcześniej był poziomem górnym). Dzięki nowym poziomom sponsoringu udało się pozyskać trzech najlepszych sponsorów (po 15 000 dolarów każdy) oraz dwóch sponsorów na poziomie 10 000 dolarów. Od pięciu najlepszych darczyńców zebrali więcej pieniędzy, niż kiedykolwiek wcześniej zebrali na tej imprezie w poprzednich latach, i to zanim sprzedali choćby jeden bilet, reklamę w czasopiśmie czy przedmioty na aukcję. Nie trzeba dodawać, że zebrali ponad dwa razy więcej niż kiedykolwiek wcześniej na tej imprezie, po prostu dzięki odpowiednim poziomom sponsoringu.
Ta historia nie oznacza, że 15 000 dolarów jest odpowiednim poziomem dla wszystkich organizacji, dlatego tak ważne jest, aby Twój komitet pomógł określić poziomy sponsoringu. Czy stoły powinny kosztować $1,000? $5,000? $25,000? Ta decyzja będzie zależeć od Twojej organizacji i Twojego zarządu. Czy masz jakichś korporacyjnych dyrektorów generalnych lub wiceprezesów w swoim komitecie lub w swoim zarządzie? Zapytaj ich, czy byliby skłonni sponsorować kolację za 25 000 dolarów – lub najwyższy poziom, jaki twój komitet może sobie wyobrazić. Jeśli oni będą, to inni też będą – i to wyznaczy wysoki standard na przyszłe lata. Nie sprzedawaj swojej organizacji za mało. Jeśli ustalisz niskie ceny sponsoringu, trudno będzie je znacząco podnieść po pierwszym roku.
Ważne jest, abyś miał około trzech poziomów sponsoringu, możesz je nazwać jak chcesz (dobroczyńca, przyjaciel, sponsor stołu – jakkolwiek). Ustaw najwyższy poziom na tyle wysoko, aby nie było problemu, jeśli nie dostaniesz żadnego, a jeśli dostaniesz jeden, będziesz zachwycony.
Cokolwiek wybierzesz, powinieneś być w stanie zdobyć 3-5 sponsorów średniego poziomu (jeśli nie możesz, twój poziom może być zbyt wysoki i odwrotnie, jeśli dostaniesz więcej niż 2 na najwyższym poziomie, twój poziom może być zbyt niski). Uzyskaj zobowiązania od członków komitetu i członków zarządu dotyczące poziomów, na których mogą sponsorować, zanim ogłoszą je publicznie.
Zapraszanie sponsorów i sprzedaż biletów
Generowanie wsparcia dla wydarzenia i dla Twojej organizacji jest najważniejszym obowiązkiem komitetu. Po tym, jak członkowie komitetu zobowiążą się do sponsorowania własnego stolika, powinni pomóc Ci w pozyskiwaniu ich kontaktów (przyjaciół i współpracowników). Członkowie sztabu muszą pomóc w tym procesie, generując wszystkie listy, koperty i kończąc wysyłkę. Wolontariusze (członkowie komitetu) powinni zostać poproszeni o listę osób, do których mają wysłać zaproszenia, i zachęceni do napisania osobistych notatek na samym zaproszeniu lub w liście przewodnim. Powinni być również poproszeni o wykonanie przed i po zaproszeniu rozmów telefonicznych, aby zachęcić do udziału osoby z ich listy.
Zaproszenia same w sobie generują bardzo niewielu sponsorów. Zanim zaproszenia zostaną wysłane, pojawia się zabieganie o sponsorów. Zawsze mam przedwstępne zaproszenie, formularz sponsorski i list motywacyjny dla członków komisji, którzy wysyłają je do swoich kontaktów. Formularze te obejmują tylko dwa najwyższe poziomy sponsorowania. Członkowie zarządu mogą opierać się tej strategii, ale umieszczając w formularzu niższe poziomy, dajesz korporacjom „łatwą ucieczkę”. Jeśli odrzucą wyższe poziomy, wróć do nich z niższym poziomem sponsoringu. Ponownie, członkowie komitetu powinni wysyłać kolejne e-maile i wykonywać kolejne telefony do swoich kontaktów.