Dowiedz się, jak używać VMOSA, aby urzeczywistnić marzenia poprzez opracowanie wizji, wyznaczenie celów, zdefiniowanie ich i opracowanie planów działania.
-
- Co to jest VMOSA?
- Dlaczego Twoja organizacja powinna używać VMOSA?
- Kiedy powinieneś używać VMOSA?
- Co to jest VMOSA?
- Dlaczego Twoja organizacja powinna używać VMOSA?
- Kiedy należy korzystać z VMOSA?
- Wizja (marzenie)
- Misja (co i dlaczego)
- Cele (ile z tego, co zostanie osiągnięte, do kiedy)
- Strategie (jak)
- Plan działania (co się zmieni, kto co zrobi i kiedy, aby to się stało)
- Podsumowanie
Co to jest VMOSA?
-
Dlaczego Twoja organizacja powinna używać VMOSA?
-
Kiedy powinieneś używać VMOSA?
VMOSA (Vision, Mission, Objectives, Strategies, and Action Plans) jest praktycznym procesem planowania używanym, aby pomóc grupom społecznym zdefiniować wizję i opracować praktyczne sposoby wprowadzania zmian. VMOSA pomaga organizacji wyznaczyć i osiągnąć krótkoterminowe cele, jednocześnie nie tracąc z oczu wizji długoterminowej. Wdrożenie tego procesu planowania do działań grupy pomaga w opracowaniu jasnej misji, budowaniu konsensusu i ugruntowaniu marzeń grupy. Ta sekcja bada, jak i kiedy wdrożyć VMOSA do procesu planowania organizacji.
Co to jest VMOSA?
Jednym ze sposobów odbycia tej podróży jest planowanie strategiczne, proces, w którym grupa definiuje swoje własne „VMOSA”, czyli Wizję, Misję, Cele, Strategie i Plany Działania. VMOSA jest praktycznym procesem planowania, który może być stosowany przez każdą organizację lub inicjatywę społeczną. To kompleksowe narzędzie planowania może pomóc Twojej organizacji, zapewniając plan przejścia od marzeń do działań i pozytywnych rezultatów dla Twojej społeczności.
W tym rozdziale przedstawimy ogólny zarys procesu i krótko omówimy każdą z jego poszczególnych części. W Przykładach pokażemy, jak inicjatywa mająca na celu zapobieganie ciążom u nastolatek skutecznie wykorzystała proces VMOSA. Następnie, w części Narzędzia, przedstawiamy możliwy program spotkania planistycznego, jeśli Wasza organizacja zdecyduje się na wykorzystanie tego procesu. Na koniec, pozostałe sekcje tego rozdziału przeprowadzą Cię przez kroki potrzebne do pełnego rozwinięcia każdej części procesu.
Dlaczego Twoja organizacja powinna używać VMOSA?
Dlaczego Twoja organizacja powinna używać tego procesu planowania? Istnieje wiele dobrych powodów, w tym wszystkie poniższe:
- Proces VMOSA stanowi podstawę Twoich marzeń. Umożliwia realizację dobrych pomysłów poprzez określenie tego, co musi się wydarzyć, aby zrealizować wizję.
- Poprzez stworzenie tego procesu w ramach wysiłku grupowego (dbając o zaangażowanie zarówno ludzi, których dotyczy problem, jak i tych, którzy mają możliwość jego zmiany), pozwala on Waszej organizacji na zbudowanie konsensusu wokół celu i niezbędnych kroków, które organizacja powinna podjąć.
- Proces ten daje Wam możliwość opracowania wizji i misji razem z tymi członkami społeczności, na których to, co robicie, będzie miało wpływ. Oznacza to, że Twoja praca z dużo większym prawdopodobieństwem będzie odpowiadać na rzeczywiste potrzeby i pragnienia społeczności, a nie na to, co Ty myślisz, że mogłoby nimi być. Oznacza to również, że społeczność jest właścicielem wizji i misji, co sprawia, że wszyscy są po tej samej stronie i znacznie zwiększa szanse na powodzenie wszelkich wysiłków.
- VMOSA pozwala organizacji skupić się na celach krótkoterminowych, jednocześnie mając w zasięgu wzroku długoterminową wizję i misję.
Kiedy należy korzystać z VMOSA?
Więc, kiedy należy korzystać z tego procesu planowania strategicznego? Oczywiście, zawsze ma sens, aby Twoja organizacja miała kierunek i porządek, który on nadaje, ale są pewne sytuacje, w których użycie tego procesu ma szczególnie dobry sens. Te czasy obejmują:
- Gdy rozpoczynasz nową organizację.
- Gdy Twoja organizacja rozpoczyna nową inicjatywę lub duży projekt, lub ma zamiar rozpocząć pracę w nowym kierunku.
- Gdy Wasza grupa wchodzi w nową fazę trwających działań.
- Gdy próbujecie ożywić starszą inicjatywę, która straciła punkt ciężkości lub impet.
- Gdy ubiegacie się o nowe fundusze lub do nowego fundatora. W takich okolicznościach ważne jest, aby sprecyzować swoją wizję i misję, tak aby wszelkie fundusze, o które się staramy, wspierały to, co faktycznie reprezentuje nasza organizacja. W przeciwnym razie może się okazać, że do pieniędzy dołączone są sznurki, które wymagają obrania kierunku niezgodnego z prawdziwym celem lub filozofią organizacji.
Przyjrzyjmy się pokrótce każdemu z poszczególnych składników ważnych w tym procesie. Następnie, w kilku następnych sekcjach, przyjrzymy się każdemu z nich w sposób bardziej dogłębny i wyjaśnimy, jak przejść do opracowania każdego etapu procesu planowania.
Wizja (marzenie)
Wasza wizja komunikuje to, co twoja organizacja uważa za idealne warunki dla swojej społeczności – jak wyglądałyby sprawy, gdyby ważne dla ciebie kwestie zostały doskonale rozwiązane. To utopijne marzenie jest zazwyczaj opisywane za pomocą jednego lub kilku zdań lub oświadczeń wizji, które są krótkimi proklamacjami przekazującymi marzenia społeczności o przyszłości. Tworząc deklarację wizji, Twoja organizacja sprawia, że przekonania i zasady rządzące Twoją organizacją stają się jasne dla większej społeczności (jak również dla Twoich pracowników, uczestników i wolontariuszy).
Istnieją pewne cechy, które większość deklaracji wizji ma wspólne. Ogólnie rzecz biorąc, deklaracje wizji powinny być:
- Zrozumiałe i podzielane przez członków społeczności
- Na tyle szerokie, aby objąć różnorodne lokalne perspektywy
- Inspirujące i podnoszące na duchu wszystkich zaangażowanych w wasz wysiłek
- Łatwe do przekazania – na przykład, powinny być na tyle krótkie, aby zmieścić się na koszulce
Oto kilka deklaracji wizji, które spełniają powyższe kryteria:
- Zdrowe dzieci
- Bezpieczne ulice, bezpieczne dzielnice
- Każdy dom domem
- Edukacja dla wszystkich
- Pokój na ziemi
Misja (co i dlaczego)
Opracowanie deklaracji misji to kolejny krok w procesie planowania działań. Deklaracja misji organizacji opisuje, co grupa zamierza zrobić i dlaczego zamierza to zrobić. Deklaracje misji są podobne do deklaracji wizji, ale są bardziej konkretne i zdecydowanie bardziej „zorientowane na działanie” niż deklaracje wizji. Misja może odnosić się do problemu, takiego jak nieodpowiednie warunki mieszkaniowe, lub do celu, takiego jak zapewnienie dostępu do opieki zdrowotnej dla wszystkich. I choć nie zawierają one zbyt wielu szczegółów, zaczynają podpowiadać – bardzo ogólnie – w jaki sposób organizacja może rozwiązać zauważone problemy. Niektóre ogólne zasady przewodnie dotyczące deklaracji misji są następujące:
- Zwięzłość. Chociaż nie jest to tak krótka fraza jak wizja, misja powinna zawierać się w jednym zdaniu.
- Zorientowana na wyniki. Deklaracje misji wyjaśniają nadrzędne wyniki, które organizacja stara się osiągnąć.
- Inkluzywny. Chociaż deklaracje misji mówią o nadrzędnych celach Twojej grupy, ważne jest, aby były one bardzo szerokie. Dobre deklaracje misji nie ograniczają strategii ani sektorów społeczności, które mogą się zaangażować w projekt.
Poniższe deklaracje misji są przykładami spełniającymi powyższe kryteria.
- „Promowanie zdrowia i rozwoju dziecka poprzez kompleksową inicjatywę rodzinną i społeczną.”
- „Stworzenie kwitnącej społeczności afroamerykańskiej poprzez rozwój miejsc pracy, edukacji, mieszkalnictwa i dumy kulturowej.
- „Stworzenie bezpiecznego i zdrowego sąsiedztwa poprzez wspólne planowanie, działania społeczne i rzecznictwo polityki.”
Choć wizja i misja powinny być krótkie, często sensowne jest, aby organizacja zawarła w nich swoje głęboko zakorzenione przekonania lub filozofię, które w rzeczywistości mogą definiować zarówno jej pracę, jak i samą organizację. Jednym ze sposobów, aby to zrobić bez poświęcania bezpośredniości deklaracji wizji i misji, jest dołączenie do nich zasad przewodnich. Mogą one określać przekonania organizacji przy jednoczesnym zachowaniu krótkiej wizji i misji.
Cele (ile z tego, co zostanie osiągnięte, do kiedy)
Po opracowaniu przez organizację deklaracji misji, jej następnym krokiem jest opracowanie konkretnych celów, które są skoncentrowane na osiągnięciu tej misji. Cele odnoszą się do konkretnych, wymiernych rezultatów dla ogólnych celów inicjatywy. Cele organizacji zazwyczaj określają, ile z tego, co zostanie osiągnięte, zostanie zrealizowane do kiedy. Na przykład, jednym z kilku celów inicjatywy społecznej promującej opiekę i troskę o starszych dorosłych może być: „Do roku 2015 (do kiedy), zwiększyć o 20% (o ile) liczbę osób starszych zgłaszających, że są w codziennym kontakcie z kimś, kto się o nich troszczy (o co).”
Istnieją trzy podstawowe typy celów. Są to:
- Cele behawioralne. Te cele patrzą na zmianę zachowań ludzi (co robią i mówią) i produktów (lub wyników) ich zachowań. Na przykład, grupa poprawy sąsiedztwa może opracować cel wokół zwiększonej ilości napraw domowych odbywających się (zachowanie) lub ulepszonych mieszkań (wynik).
- Cele wyniku na poziomie Wspólnoty. Są one związane z celami behawioralnymi, ale są bardziej skoncentrowane na poziomie społeczności, a nie na poziomie indywidualnym. Na przykład, ta sama grupa może zasugerować zwiększenie procentu przyzwoitych przystępnych cenowo mieszkań w społeczności jako cel wyniku na poziomie społeczności.
- Cele procesu. Są to cele, które odnoszą się do realizacji działań niezbędnych do osiągnięcia innych celów. Na przykład, grupa może przyjąć kompleksowy plan poprawy warunków mieszkaniowych w sąsiedztwie.
Ważne jest, aby zrozumieć, że te różne rodzaje celów nie wykluczają się wzajemnie. Większość grup będzie opracowywać cele we wszystkich trzech kategoriach. Przykłady celów obejmują:
- Do grudnia 2010, zwiększenie o 30% zaangażowania rodziców (tj. rozmowa, zabawa, czytanie) z dziećmi poniżej 2 roku życia. (Cel behawioralny)
- Do 2012 roku, do 40% wzrost młodzieży kończącej szkołę średnią. (Cel wyniku na poziomie Wspólnoty)
- Do roku 2006, zwiększyć o 30% odsetek rodzin, które posiadają swój dom. (Cel rezultatu na poziomie Wspólnoty)
- Do grudnia tego roku, wdrożyć program szkolenia wolontariuszy dla wszystkich wolontariuszy. (Cel procesu)
Strategie (jak)
Kolejnym krokiem w procesie VMOSA jest opracowanie strategii. Strategie wyjaśniają, w jaki sposób inicjatywa osiągnie swoje cele. Ogólnie rzecz biorąc, organizacje będą miały szeroki wachlarz strategii, które obejmują ludzi z różnych części lub sektorów społeczności. Są to strategie od bardzo szerokich, które obejmują ludzi i zasoby z wielu różnych części społeczności, do bardzo szczegółowych, które mają na celu starannie zdefiniowane obszary.
Przykłady szerokich strategii obejmują:
- Program zdrowia dzieci może wykorzystywać marketing społeczny do promowania zaangażowania dorosłych w opiekę nad dziećmi
- Inicjatywa dotycząca ciąż nastolatek może zdecydować o zwiększeniu dostępu do środków antykoncepcyjnych w społeczności
- Projekt rewitalizacji miasta może wzmocnić życie artystyczne społeczności poprzez zachęcanie artystów do występów w okolicy
Pięć rodzajów strategii szczegółowych może pomóc w prowadzeniu większości interwencji. Są to:
- Dostarczanie informacji i zwiększanie umiejętności (np. oferowanie szkoleń z zakresu zarządzania konfliktami)
- Zwiększanie usług i wsparcia (np. uruchomienie programów mentorskich dla młodzieży z grup wysokiego ryzyka)
- Modyfikowanie dostępu, barier i możliwości (np. oferowanie stypendiów studentom, którzy w przeciwnym razie nie mogliby uczęszczać na studia)
- Zmienianie konsekwencji działań (np,
- Modyfikuj politykę (np. zmień politykę biznesową, aby umożliwić rodzicom i opiekunom oraz wolontariuszom spędzanie większej ilości czasu z małymi dziećmi)
Plan działania (co się zmieni, kto co zrobi i kiedy, aby to się stało)
Wreszcie, plan działania organizacji opisuje bardzo szczegółowo, w jaki sposób strategie zostaną wdrożone, aby osiągnąć cele opracowane wcześniej w tym procesie. Plan odnosi się do: a) konkretnych zmian (społecznych i systemowych), do których należy dążyć oraz b) konkretnych działań niezbędnych do wprowadzenia zmian we wszystkich odpowiednich sektorach lub częściach społeczności.
Kluczowe aspekty interwencji lub zmian (społecznych i systemowych), do których należy dążyć, są nakreślone w planie działania. Na przykład, w programie, którego misją jest zwiększenie zainteresowania młodzieży polityką, jedną ze strategii może być nauczanie uczniów o systemie wyborczym. Niektóre z kroków działania mogą polegać na opracowaniu odpowiednich dla wieku materiałów dla uczniów, przeprowadzeniu próbnych wyborów kandydatów w lokalnych szkołach oraz włączeniu czasu na nauczanie do programu nauczania.
Kroki działania są opracowywane dla każdego komponentu interwencji lub zmian (społecznych i systemowych), do których należy dążyć. Obejmują one:
- Krok(i) działania: Co się wydarzy
- Osoba(y) odpowiedzialna(e): Kto co zrobi
- Data zakończenia: Termin realizacji każdego kroku działania
- Wymagane zasoby: Zasoby i wsparcie (zarówno to, co jest potrzebne, jak i to, co jest dostępne)
- Bariery lub opór oraz plan ich pokonania!
- Współpracownicy: Kto jeszcze powinien wiedzieć o tym działaniu
Tutaj znajdują się dwa przykłady kroków działania, naszkicowane tak, abyś mógł łatwo podążać za przepływem:
| Krok działania | Osoba(y) odpowiedzialna(e) | Data zakończenia | Wymagane zasoby | Potencjalne bariery lub opór | Współpracownicy |
|
Terry McNeil (z firmy marketingowej) | Kwiecień 2006 | $15,000 (pozostała część przekazana) | Brak przewidywań | Członkowie biznesowej grupy działania |
|
Maria Suarez (z biznesowej grupy działania) | Wrzesień 2008 | 5 godzin; 2 godziny na przygotowanie wniosku; 3 godziny na spotkanie i transport | Korporacja: może postrzegać to jako kosztowne; musi przekonać ich o korzyściach płynących z planu dla korporacji | Członkowie biznesowej grupy działania i szkolnej grupy działania |
Oczywiście, kiedy już skończycie opracowywać plan strategiczny lub „VMOSA” dla swojej organizacji, to dopiero zaczynacie tę pracę. Twój plan działania będzie musiał być wypróbowany, przetestowany i poprawiony, a następnie wypróbowany, przetestowany i poprawiony ponownie. Będziecie musieli uzyskać informacje zwrotne od członków społeczności oraz dodawać i odejmować elementy planu w oparciu o te informacje.
Podsumowanie
Każdy ma marzenia. Ale najbardziej skuteczne osoby – i organizacje społeczne – biorą to marzenie i znajdują sposób, aby je zrealizować. VMOSA pomaga grupom właśnie to zrobić. Proces planowania strategicznego pomaga grupom społecznym zdefiniować swoje marzenia, wyznaczyć cele, określić sposoby ich realizacji, a na koniec opracować praktyczne sposoby wprowadzenia potrzebnych zmian.
W tym rozdziale uzyskaliście ogólne zrozumienie procesu planowania strategicznego. Jeśli uważasz, że Twoja organizacja może odnieść korzyści z zastosowania tego procesu, zachęcamy Cię do przejścia do następnych części tego rozdziału, które dogłębnie wyjaśniają, jak zaprojektować i opracować własny plan strategiczny.