The Ultimate Guide to a Truly Effective Procure-to-Pay Process

Przebieg procesu Procure-to-Pay

W oparciu o praktykę organizacyjną i dane wymaganie, liderzy zakupów wybierają najbardziej istotne etapy procesu Procure-to-Pay. Poniżej przedstawiamy dziewięć logicznych kroków idealnego procesu procure-to-pay.

Krok 1: Identyfikacja potrzeb

Pierwszym krokiem procesu procure-to-pay jest określenie i zdefiniowanie wymagań biznesowych z pomocą wielofunkcyjnych interesariuszy. Po zidentyfikowaniu ważnych potrzeb, zespoły zakupowe szkicują wysokopoziomowe specyfikacje dla towarów/produktów i zakresy wymagań i obowiązków (TOR) dla usług oraz zakresy prac (SOW).

Krok 2: Tworzenie zamówień

Po sfinalizowaniu specyfikacji/TOR/SOW, tworzone jest formalne zamówienie zakupu. Wnioskodawca składa wypełniony formularz zamówienia po upewnieniu się, że wszystkie niezbędne wymogi administracyjne są spełnione. Zapotrzebowania mogą być tworzone dla każdego rodzaju zamówienia od standardowych zakupów do umów podwykonawczych i consignments.

Krok 3: Zatwierdzenie zamówienia

Złożone zamówienia są następnie przeglądane przez kierowników działów lub urzędników ds. zamówień. Osoby zatwierdzające mogą zatwierdzić lub odrzucić wniosek o zakup po ocenie potrzeby, sprawdzeniu dostępnego budżetu i zatwierdzeniu formularza wniosku o zakup. Niekompletne zakupu requisitions są odrzucane z powrotem do inicjatora do korekty i resubmission.

Krok 4: Utwórz PO/spot buy

Jeśli żądane towary/produkty mają cechy takie jak niezarządzane zakupy kategorii, jednorazowe unikalne zakupy lub towary o niskiej wartości, wtedy można wykonać zakup spot. Else, zamówienia zakupu są tworzone z zatwierdzonych zamówień zakupu.

Krok 5: Zatwierdzenie zamówienia zakupu

Zamówienia zakupu są teraz wysyłane przez pętlę zatwierdzania, aby zapewnić legalność i dokładność specyfikacji. Zatwierdzone zamówienia zakupu są następnie wysyłane do sprzedawców. Po zapoznaniu się z zamówieniem zakupu sprzedawcy mogą je zatwierdzić, odrzucić lub rozpocząć negocjacje. Kiedy urzędnik zatwierdza zamówienie zakupu, aktywowana jest prawnie wiążąca umowa.

Dołącz do nas, aby dowiedzieć się, jak cyfrowe zamówienia mogą zapewnić wydajność i oszczędność kosztów. Zarejestruj się teraz!

Krok 6: Odbiór towaru

Po dostarczeniu przez dostawcę obiecanych towarów/usług, kupujący sprawdza dostarczone produkty lub usługi, aby upewnić się, że są one zgodne z warunkami umowy. Odbiór towarów jest następnie zatwierdzany lub odrzucany w oparciu o standardy określone w umowie zakupu lub zamówieniu zakupu.

Krok 7: Wydajność dostawcy

W oparciu o dane uzyskane w poprzednim kroku, wydajność dostawcy jest oceniana. Ocenie podlega szereg czynników, takich jak jakość, terminowość dostaw, obsługa, zgodność z umową, reaktywność i całkowity koszt posiadania (TCO). Niewykonanie jest oznaczane w istniejących spisach i systemach informacyjnych w celu przyszłego odniesienia.

Krok 8: Zatwierdzenie faktury

Po zatwierdzeniu odbioru towarów przeprowadzane jest trójstronne dopasowanie zamówienia zakupu, faktury dostawcy i odbioru towarów. Jeśli nie ma żadnych rozbieżności, faktura jest zatwierdzana i przekazywana do zespołu finansowego w celu wypłaty płatności. W przypadku nieścisłości, faktura jest odrzucana z powrotem do sprzedawcy z podaniem powodu odrzucenia.

Krok 9: Płatność dla sprzedawcy

Po otrzymaniu zatwierdzonej faktury, zespół finansowy przetwarza płatności zgodnie z warunkami umowy. Wszelkie zmiany w umowie lub przeglądy zlikwidowanych zabezpieczeń finansowych będą brane pod uwagę. Płatność dokonana na rzecz dostawcy będzie należała do jednego z następujących pięciu typów: zaliczka, częściowa, postęp lub rata, końcowa oraz płatności zatrzymane/retention.

Najlepsze praktyki w procesie procure-to-pay

Następujące pięć najlepszych praktyk może pomóc organizacjom poprawić wydajność i skuteczność ich procesu procure-to-pay:

• Wdrożenie oprogramowania procure-to-pay
• Utrzymanie przejrzystości procesu
• Poprawa zaangażowania dostawców
• Optymalizacja zapasów
• Streamline contract management

Jak oprogramowanie procure-to-pay może przynieść efektywność w zakupach?

Ostatni raport Gartnera twierdzi, że do 2025 roku ponad 50% organizacji na całym świecie będzie miało pakiet procure-to-pay oparty na chmurze. Narzędzia do obsługi zamówień oparte na chmurze, takie jak Kissflow, zyskują na popularności, ponieważ organizacje dowiadują się więcej o korzyściach i możliwościach oszczędzania kosztów wynikających z korzystania z oprogramowania do obsługi zamówień.

Oprogramowanie Procure-to-pay integruje zamówienia zakupu, zlecenia zakupu, przyjęcia towarów i faktury w jednym interfejsie. Automatyzacja Procure-to-pay może usprawnić proces, zoptymalizować wydatki, poprawić zgodność, zmniejszyć koszty i złagodzić ryzyko.

Kompleksowe rozwiązania procure-to-pay, takie jak Kissflow Procurement Cloud, dostarczają szereg funkcjonalności, w tym:

1. Wniosek o zakup i zatwierdzenia

Ktoś, kto wysyła wniosek o zakup, po prostu wprowadza odpowiednie szczegóły do narzędzia zaopatrzenia, wybiera wymagany produkt/usługę i wybiera preferowanego sprzedawcę z głównej bazy danych.

Cyfrowy pakiet procure-to-pay również kieruje wniosek o zakup do wszystkich zainteresowanych stron i zatwierdzających, w odpowiedniej kolejności, bez żadnego z nich tak bardzo, jak wysyłanie wiadomości e-mail dotyczących wniosku.

2. Zarządzanie zamówieniami zakupu

Większość rozwiązań procure-to-pay automatycznie tworzy zamówienia zakupu z zatwierdzonych zamówień zakupu i inicjuje proces wysyłki PO. Wszystko, od wysyłania wielu zamówień wsadowych do jednego dostawcy do tworzenia wielu PO z jednego wniosku o zakup może być zrobione.

3. Cyfrowe zarządzanie dostawcami

Going cyfrowy z zarządzania dostawcami zmienia sposób, w jaki twój zespół zamówień mierzy i ocenia wydajność dostawcy. Zamiast z nadzieją „Myślę, że ten sprzedawca sprzętu, z którego korzystaliśmy w 2013 roku, oferował świetne rabaty, ale zapomniałem ich nazwy”, możesz polegać na wygodnie dostępnych i wiarygodnych danych dostawcy z systemu zamówień.

Z narzędziem procure-to-pay chrupiącym dane o wydajności dostawcy – ceny, rabaty, przestrzeganie harmonogramu dostaw, zgodność z polityką i więcej – możesz wybrać najlepszego sprzedawcę dla każdej transakcji, za każdym razem, gdy musisz dokonać tego wyboru.

3. Dopasowywanie faktur

Oprogramowanie procure-to-pay pozwala organizacjom potwierdzać odbiór towarów i przechwytywać informacje o fakturach. Organizacje mogą zatwierdzać faktury, zarządzać wyjątkami, wykonywać dopasowanie PO i integrować się z płatnościami elektronicznymi lub systemem zobowiązań.

4. Wgląd w zakupy

Jedną z najlepszych części w podejmowaniu zamówień cyfrowych, raporty i analizy pomagają zrozumieć, co idzie dobrze, a który proces nieefektywności kosztuje Cię pieniądze.

Ponieważ zamówienia są działem o dużych wydatkach, dobrze jest mieć przejrzystość procesu i widoczność każdego procesu, od wniosków o zakup do zatwierdzania faktur. Możesz natychmiast sprawdzić status każdego zadania, przeanalizować wskaźniki wydajności dostawców i wiele więcej dzięki niestandardowym raportom i analizom.

Polecana lektura:

• Top 6 Challenges in Procurement and How to Overcome Those
• 5 Advancements in Technology That Procurement Needs to Adopt Now
• How Manual Processes Are Killing Your Procurement Efforts

Unlock the full potential of your procure-to-pay process with Kissflow

Rozwiązania typu procure-to-pay, które cyfrowo łączą dostawców, Organizacje, zasady i procesy odkrywają nowe możliwości oszczędności. Od zapobiegania ręcznemu wprowadzaniu danych do poprawy widoczności wydatków, zautomatyzowane oprogramowanie do zamówień adresuje wszystkie istniejące luki w procesach.

Kissflow’s Procurement Cloud wykorzystuje moc przepływów pracy, formularzy cyfrowych, technologii chmury, inteligentnych procesów i szczegółowej analityki, aby pomóc Ci wydobyć więcej wartości z przepływu procesów od zamówienia do zapłaty. Obejmuje wszystko, od wniosków o zakup i zamówień aż do płatności. Integruje się również bezproblemowo z dowolnym oprogramowaniem księgowym lub ERP, którego również używasz.

Dzięki Kissflow możesz zdigitalizować cały cykl od zamówienia do zapłaty, kompleksowo usprawniając wszystkie procesy zakupowe. Przywitaj zdigitalizowany proces procure-to-pay z Kissflow Procurement Cloud, aby dowiedzieć się, dlaczego jest to najlepsza opcja do przekształcenia procesu zaopatrzenia.

.