Utwórz fakturę z kosztorysu w 3 prostych krokach: A How-To for Small Businesses

Tworzenie faktury na podstawie kosztorysu to dobry pomysł, ponieważ kopiujesz pozycje i koszty, które klient już zatwierdził, według Houston Chronicle. Ułatwia to również fakturowanie, co jest ważne, ponieważ faktury są kluczem do uzyskania zapłaty.

Konwersja kosztorysu na fakturę nie musi być bolesnym procesem. Oprogramowanie księgowe sprawia, że jest to proste. Możesz również skopiować informacje ręcznie, wykonując poniższe proste kroki.

.

W tym artykule omówimy:

• Kopiowanie informacji
• Dostosowywanie faktury
• Wyjaśnianie wszelkich zmian

Kopiowanie informacji

Tworzenie faktury przy użyciu oprogramowania księgowego

Zwykle dość łatwo jest przekonwertować istniejący kosztorys na fakturę przy użyciu oprogramowania księgowego.

W programie FreshBooks wchodzisz na stronę kosztorysów poprzez menu, zaznaczasz kosztorys, który chcesz przekonwertować, a następnie klikasz „Konwertuj na fakturę”. Następnie możesz edytować nową fakturę, aby odpowiadała Twoim potrzebom, i wysłać ją online lub wydrukować, aby wysłać pocztą tradycyjną.

Freshbooks ma również funkcje, które pozwalają łatwo tworzyć kosztorysy i faktury przy użyciu profesjonalnych szablonów.

Tworzenie faktury ręcznie

Kopiuj informacje o projekcie z kosztorysu do szablonu faktury (możesz pobrać ten darmowy szablon faktury). Jeśli korzystasz z fakturowania progresywnego, czyli wystawiasz fakturę tylko za część projektu, skopiuj tylko te pozycje i koszty, za które chcesz teraz wystawić fakturę.

Niektóre małe firmy wolą wystawiać faktury za procent kosztów robocizny lub materiałów. Nawet jeśli przekształcasz oszacowanie w fakturę automatycznie za pomocą oprogramowania księgowego, może być konieczne ręczne dostosowanie kosztów pracy lub materiałów, zgodnie z Houston Chronicle.

Możesz również przekształcić istniejące oszacowanie w fakturę. Użyj dowolnego preferowanego formatu, niezależnie od tego, czy jest to Word, Excel, Google Docs czy PDF. W następnym kroku omówimy, które pola należy zmienić.

Dostosuj fakturę

Teraz nadszedł czas na dostosowanie informacji z kosztorysu, aby przekształcić go w fakturę.

Zadaj sobie najpierw następujące pytania:

• Czy któraś z pozycji linii lub cen uległa zmianie?
• Czy chcesz wystawić fakturę za cały projekt, czy tylko za jego część? Jeśli to drugie, zastosuj techniki fakturowania progresywnego z kroku pierwszego.

Następujące informacje pozostaną bez zmian:

• Informacje kontaktowe dla Ciebie i Twojego klienta
• Twoje logo
• Usługi i koszty z kosztorysu, za które chcesz wystawić fakturę

Będziesz musiał zmienić następujące elementy:

• Zmień datę na dzisiejszą
• Zmień numer kosztorysu na numer faktury
• Włącz datę płatności (lub płatności)
• Usuń wszelkie ramy czasowe lub daty zakończenia projektu
• Podwójnie sprawdź, czy uwzględniasz odpowiednie usługi i koszty
• Usuń wszelkie warunki kosztorysu, jak na przykład jak długo kosztorys był ważny
• Wykreśl wszelkie uwagi dotyczące usług i kosztów wyłączonych z kosztorysu
• Podwójnie sprawdź podatek od sprzedaży i całkowitą kwotę do zapłaty
• Włącz warunki płatności (w tym sposób zapłaty i wszelkie opłaty za zwłokę)

Potrzebujesz pomocy w wypełnieniu faktury? W tym artykule dowiesz się dokładnie, jak napisać profesjonalną fakturę.

Przedstawiamy przykład faktury we FreshBooks, która zawiera wszystkie kluczowe elementy:

Źródło: FreshBooks

Wyjaśnij wszelkie zmiany

Wszystkie pozycje liniowe lub koszty na fakturze, które różnią się od tego, co jest w Twoim kosztorysie, muszą być wcześniej uzgodnione z klientem. Najpierw przygotuj zaktualizowany kosztorys do zatwierdzenia przez klienta. Samo złożenie faktury z niezatwierdzonymi zmianami zaszkodzi Twoim relacjom z klientem i zmniejszy prawdopodobieństwo otrzymania zapłaty.

Po zatwierdzeniu przez klienta zmian w zakresie projektu umieść na fakturze adnotację odnoszącą się do zaktualizowanego numeru kosztorysu. W razie potrzeby dołącz osobną pozycję w linii z dodatkowymi opłatami.

Podwójnie sprawdź swoją pracę, a następnie wyślij fakturę do klienta. Wyślij ją e-mailem lub wydrukuj i wyślij pocztą, w zależności od tego, co preferuje twój klient. Umieść w swoim kalendarzu przypomnienie o terminie płatności (lub płatności), na wypadek gdybyś musiał skontaktować się z klientem.

Ludzie pytają również:

• Jak przekształcić kosztorys w ofertę?
• Jak przekształcić kosztorys w zamówienie zakupu?
• Jak przekształcić fakturę w kosztorys?

Jak przekształcić kosztorys w ofertę przetargową?

Nie możesz przekształcić kosztorysu w ofertę przetargową. Można jednak przekształcić szacunek w ofertę.

Według ThoughtBubble terminy „przetarg” i „oferta” są często używane zamiennie.

Z definicji, przetarg jest dokumentem opracowanym przez firmę (kupującego). Przedstawia on zarys projektu i żąda ofert od dostawców.

• Na przykład agencja rządowa wysyła ofertę do trzech wykonawców z prośbą o oferty na remont biura. Każdy z wykonawców pisze ofertę, w której wyszczególnia, ile będzie musiał zapłacić za wykonanie projektu. Następnie agencja wybiera jednego zwycięzcę spośród trzech ofert.

Aby przekształcić szacunek w ofertę, wykonaj następujące czynności:

1. Zapoznaj się z ofertą kupującego (zwaną również zapytaniem ofertowym lub „RFP”). Być może przygotowałeś ogólne oszacowanie przed zapoznaniem się z konkretnymi wymaganiami kupującego. Oferta powinna zawierać sposób podziału i zapisu kosztów, zgodnie z Info Entrepreneurs.
2. Dodaj szczegółowy podział, jeśli oferta tego wymaga. Może to obejmować czas i koszty personelu/zarządzania/administracji, szacunki wydatków podlegających zwrotowi oraz koszty na każdym etapie projektu (na przykład tygodniowe lub miesięczne).
3. Przewartościuj całkowity koszt projektu. Jeśli twoja oferta zostanie przyjęta, będziesz musiał zobowiązać się do poniesienia tego kosztu (w przeciwieństwie do kosztorysu, który jest tylko przybliżeniem).
4. Podwójnie sprawdź, czy uwzględniłeś podatki od sprzedaży, wspomniałeś, jakiej waluty używasz, i napisz swój całkowity koszt projektu zarówno słownie, jak i w liczbach.
5. Powiedz, jak długo twoje ceny są ważne.
6. Dodaj zastrzeżenie dotyczące potencjalnych kosztów niespodzianek lub dodatkowej pracy i wyszczególnij, dlaczego je uwzględniasz.

Na blogu FreshBooks możesz dowiedzieć się więcej o różnicach między szacunkami, ofertami, ofertami i propozycjami.

Jak przekształcić szacunek w zamówienie zakupu?

Powiedzmy, że Twój szacunek został zatwierdzony przez klienta. Musisz kupić materiały lub dostawy wymienione w kosztorysie od jednego z Twoich sprzedawców.

• Na przykład, malarz zawiera w swoim kosztorysie, że będzie musiał kupić dwa galony farby, aby ukończyć pracę. Klient zatwierdza kosztorys. Malarz następnie wydaje zamówienie zakupu do lokalnego sklepu z narzędziami dla dwóch galonów farby.

Oprogramowanie księgowe często pozwala automatycznie utworzyć zamówienie zakupu z szacunku.

Można również zrobić to ręcznie z dokumentu Word, Excel lub PDF. Zamówienie zakupu musi zawierać kilka krytycznych elementów, według InTouch Manufacturing Services, które zostały przedstawione poniżej.

Aby przekonwertować kosztorys na zamówienie zakupu:

• Zmień informacje klienta na informacje sprzedawcy
• Edytuj datę wystawienia na dzisiejszą
• Zmień numer kosztorysu na numer zamówienia zakupu (PO)
• Dodaj adres wysyłki dla produktów lub towarów
• Usuń wszystkie pozycje oprócz tych, które chcesz kupić
• Podwójnie sprawdź podatek od sprzedaży i sumę
• Włącz warunki płatności (jak i kiedy zapłacisz za towary)

Jak przekształcić fakturę w kosztorys?

Prawdopodobnie przez pomyłkę wystawiłeś fakturę zamiast kosztorysu. Chcesz przekształcić fakturę w kosztorys. Zazwyczaj jest to trudne do wykonania automatycznie w oprogramowaniu księgowym. Być może będziesz musiał skopiować i wkleić informacje z faktury do szablonu kosztorysu.

FreshBooks ułatwia szybkie tworzenie i wysyłanie profesjonalnych kosztorysów.

Aby ręcznie przekształcić fakturę w kosztorys, edytuj fakturę, wykonując następujące czynności:

• Zmień tytuł z „faktura” na „kosztorys”
• Edytuj datę
• Zmień numer faktury na numer kosztorysu
• Dodaj wszelkie ramy czasowe i przewidywaną datę zakończenia
• Edytuj usługi, jeśli to konieczne
• Edytuj koszty, jeśli to konieczne
• Wskaż wszelkie wyłączenia (czego projekt nie obejmuje)
• Podwójnie sprawdź podatek od sprzedaży i sumę
• Załącz wszelkie warunki (na przykład, jak będą wyceniane dodatkowe koszty)

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak napisać świetny kosztorys, sprawdź blog FreshBooks.