Por qué sus profesionales de recursos humanos necesitan la analítica de RRHH

No es ningún secreto que las personas son el activo más valioso (y caro) de toda empresa.

Desde sus salarios y beneficios, hasta el espacio de oficina en el que se sientan y la tecnología que utilizan. Para proteger esta enorme inversión, los profesionales de recursos humanos recurren a la analítica de RRHH para saber qué ocurre en su plantilla y cómo desplegar mejor los recursos.

¿Qué es la analítica de RRHH?

La analítica de RRHH son los datos que los equipos de RRHH recopilan y analizan para entender la plantilla de su empresa. Incluye todo, desde el número de empleados, la compensación, el título y la función del puesto, la ubicación del trabajo (por ejemplo, en la oficina o a distancia), la contratación, la incorporación, la rotación, el compromiso de los empleados, la diversidad y la inclusión, el aprendizaje y el desarrollo, y mucho más.

Estos análisis se recopilan a partir de múltiples fuentes, incluidas las encuestas a los empleados, los sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS), los sistemas de información de recursos humanos (HRIS), la gestión del capital humano (HCM) y los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS).

Al igual que un comercializador utilizaría los datos para dar forma a una campaña publicitaria o una empresa utilizaría la analítica para determinar dónde abrir una nueva oficina, los equipos de RR.HH. utilizan la analítica de RR.HH. para:

• Entender a su plantilla
• Desplegar eficazmente los recursos
• Planificar el futuro

Esto es especialmente crítico para las grandes empresas con miles de empleados y múltiples ubicaciones. La analítica de RRHH puede ayudar a los equipos de RRHH a monitorizar el rendimiento y el compromiso de los empleados para reducir la rotación y construir una plantilla más productiva.

Las empresas se construyen sobre la fuerza y la innovación de su plantilla. Sin la analítica de RRHH, los profesionales de recursos humanos se arriesgan a pasar por alto tendencias importantes, como los malos gestores o la falta de desarrollo profesional. Los empleados infelices o insatisfechos le costarán caro a cualquier empresa en términos de pérdida de productividad y dinero.

¿Qué tipo de preguntas puede responder la analítica de recursos humanos?

¿Cómo podemos acelerar nuestro proceso de contratación? Cuándo es el momento adecuado para promocionar a alguien? ¿Cómo podemos asegurarnos de que nuestra plantilla es diversa e inclusiva? Estas son sólo algunas de las muchas preguntas a las que los análisis de RRHH están diseñados para responder. Desde la presentación de una solicitud hasta la jubilación, las analíticas de RRHH ofrecen información sobre toda la trayectoria laboral de un empleado.

Reclutamiento

Los profesionales de recursos humanos se esfuerzan por contratar a las mejores personas para el puesto adecuado en el menor tiempo posible. Para hacerlo de forma eficiente, los reclutadores suelen utilizar la analítica de RRHH no sólo para encontrar talento, sino también para evaluar el proceso de reclutamiento y la calidad de los candidatos.

¿Cómo puede ayudar la analítica de RRHH?

Los reclutadores y directores de contratación utilizan la analítica de RRHH para todo el proceso de reclutamiento. Por ejemplo, al redactar las ofertas de empleo, pueden utilizar los datos de tecnología y habilidades de RRHH para redactar mejores ofertas de empleo que atraigan a las personas adecuadas. Sin la analítica de RRHH, es difícil saber qué título del puesto, descripción y habilidades y experiencia requeridas deben incluirse en un anuncio de empleo.

La analítica de RRHH también puede ayudar a los reclutadores y a los directores de contratación a averiguar dónde deben reclutar para un puesto determinado. Por ejemplo, si se quiere contratar a desarrolladores web al mejor precio, se pueden utilizar los datos de una herramienta tecnológica de RRHH para construir una estrategia de contratación. Esto podría incluir la compensación, la oferta, la demanda, la competencia, las tasas de rotación, la diversidad, y más – todo para cualquier región determinada.

Si su organización recluta pasantes o empleados de nivel inicial, es probable que también tenga un plan de reclutamiento universitario. Los análisis de RRHH pueden ayudar a los reclutadores a reducir su lista de universidades a visitar o a asociarse con ellas para que sólo gasten tiempo y dinero en reclutar en las escuelas más productivas.

Los análisis de RRHH también ayudan a los equipos de RRHH a determinar dónde publicar sus ofertas de trabajo. ¿Qué bolsas de trabajo deben utilizar? ¿Dónde deben gastar su dinero para que sus anuncios lleguen a las personas adecuadas? El seguimiento del rendimiento de las ofertas de empleo anteriores puede servir de base para las futuras.

Por último, una vez que los empleados han sido contratados, los reclutadores y los directores de contratación pueden utilizar los análisis de RRHH para evaluar la calidad de esas contrataciones. Por ejemplo, si hubo «renuncias rápidas», es decir, empleados que se fueron en los primeros seis o 12 meses.

Tiempo de contratación

Como su nombre indica, el tiempo de contratación es una métrica que los equipos de RR.HH. utilizan para medir el tiempo que se tarda en conseguir que alguien ocupe un puesto. Este proceso incluye la aprobación de la descripción del puesto, la publicación del puesto, la selección de los candidatos, las entrevistas, la realización de una oferta, la comprobación de los antecedentes y, por último, la firma del papeleo final.

¿Cómo puede ayudar la analítica de RRHH?

Las empresas pierden dinero y productividad cada día que un puesto de trabajo queda sin cubrir. Por eso es tan importante que los equipos de RRHH mantengan el tiempo de contratación lo más bajo posible. Los análisis de RRHH pueden hacer un seguimiento de todo el flujo de trabajo hasta la contratación, anotando el tiempo de cada paso del proceso. Utilizando estos datos, los equipos de RR.HH. pueden identificar los retrasos (como las dificultades para programar entrevistas con directores de contratación ocupados) y desarrollar una solución.

Por ejemplo, algunas empresas establecen correos electrónicos automatizados para mantener a los candidatos comprometidos durante el proceso. Los análisis de RRHH pueden ayudar a informar sobre el tiempo de esos correos electrónicos. El proceso de contratación puede dejar a los nuevos empleados con un mal sabor de boca o puede crear candidatos felices que estén entusiasmados por trabajar para usted. Los análisis de RRHH ayudan a mantener el proceso sin problemas y con información.

Incorporación de los empleados

A medida que los nuevos empleados se instalan en su empresa, tendrán que configurarse con la tecnología y el equipo, completar la formación, rellenar el papeleo, conocer a sus compañeros y ponerse al día en su función. Como todos sabemos, este proceso puede llevar algún tiempo. De hecho, algunos profesionales de RRHH dicen que la incorporación debería durar al menos tres meses. Con tanto tiempo (y dinero) invertido, tiene sentido utilizar la analítica de RR.HH. para asegurarse de que es un proceso eficaz.

¿Cómo puede ayudar la analítica de RR.HH.?

Hay muchas formas en las que la analítica de RR.HH. puede ayudar con el onboarding, incluyendo cuadros de mando para ayudar a los gerentes a seguir el progreso de una nueva contratación. Pero una de las más populares es el análisis de la red organizativa (ONA). Deloitte lo define como «una forma estructurada de visualizar cómo las comunicaciones, la información y las decisiones fluyen a través de una organización»

Todos tenemos nuestras personas de referencia en cada departamento, las que sabemos que tendrán las respuestas. ONA ayuda a los equipos de RRHH a hacer un seguimiento de esas interacciones. Así pueden saber cómo interactúan los empleados entre sí y quiénes son esas personas de referencia en cada departamento y en cada nivel de gestión. De este modo, RRHH sabe con quién conectar a los nuevos empleados para agilizar su proceso de incorporación y aprendizaje.

Si se pregunta cómo los equipos de RRHH hacen un seguimiento de algo tan nebuloso, hay dos maneras. Una (la forma no espeluznante) suele consistir en una encuesta de análisis de redes. Los empleados responden a preguntas sobre con quién hablan más a menudo, a quién han conocido en el equipo, quiénes son sus personas de referencia, etc. A continuación, RRHH crea un mapa de la red basado en esas encuestas.

La segunda forma (bastante más espeluznante) implica que los equipos de RRHH rastreen los calendarios de los empleados para ver con quién se reúnen y con qué frecuencia. Otro recordatorio de que nada es realmente privado.

Patrones de retención y rotación

Dado que el personal es el mayor gasto de la mayoría de las empresas, es importante hacer un seguimiento de cuánto tiempo permanecen los empleados en su empresa. Y si se van, ¿por qué? La analítica de RRHH puede ayudar a los equipos de RRHH a responder a estas preguntas y a crear estrategias para mejorar la retención y reducir la rotación.

¿Cómo puede ayudar la analítica de RRHH?

Con las herramientas del sistema de información de recursos humanos, los equipos de RRHH pueden hacer un seguimiento de los movimientos de cada empleado de su organización. Cuándo son contratados, si son promovidos o cambian de departamento, cuánto tiempo han estado en su puesto, cuál ha sido su calificación de rendimiento y cuándo dejan la empresa. Utilizando el análisis de RRHH (junto con las entrevistas de salida), los equipos de RRHH pueden evaluar todos esos patrones para identificar los factores que impulsan la rotación de personal.

Por ejemplo, si los empleados abandonan sistemáticamente un equipo, podría indicar que se trata de un mal jefe o de una carga de trabajo excesiva. Si los empleados se marchan sistemáticamente después de uno o dos años, el equipo de RRHH podría tener que estudiar el ajuste de las tarifas salariales, el entorno de trabajo, el desarrollo profesional y las oportunidades de promoción.

La rotación es cara. No sólo por la pérdida de productividad, sino también por la pérdida de conocimiento institucional. La analítica de RRHH puede ayudar a los equipos de RRHH a identificar los problemas e intervenir adecuadamente.

Se necesita desarrollar el rendimiento y las habilidades

El desarrollo profesional es una de las mejores maneras de construir y retener a los grandes empleados. Los empleados que no sienten que están ascendiendo o progresando hacia sus objetivos profesionales acabarán marchándose. Pero, ¿qué tipo de desarrollo profesional deben ofrecer las empresas? ¿Y a quién? ¿Y cuándo?

¿Cómo puede ayudar la analítica de RRHH?

La mayoría de las empresas tienen algún tipo de sistema de revisión del rendimiento, ya sea anual, bianual o trimestral. Los equipos de RRHH pueden utilizar estas revisiones para hacer un seguimiento de los empleados que están rindiendo bien. Y si no están rindiendo bien, los equipos de RRHH pueden intentar averiguar por qué.

Las revisiones de rendimiento son también una oportunidad para que la empresa conozca los objetivos de sus empleados. ¿Cómo puede la empresa ayudarles a sobresalir en su función y en su carrera? ¿Necesitan más habilidades y desarrollo profesional? Muchas empresas utilizan sistemas de gestión del talento (a menudo módulos integrados en un sistema de información de recursos humanos o una solución LMS o HCM independiente) para albergar recursos de aprendizaje y desarrollo.

Algunas organizaciones crean sus propios contenidos y cursos de aprendizaje. Otras se vinculan a cursos abiertos en línea como Coursera, Udemy y edX o se asocian con proveedores de educación, colegios y universidades, bootcamps, etc.

Las empresas que analizan las habilidades actuales de su fuerza de trabajo y proporcionan recursos para que los empleados desarrollen más habilidades tendrán mejores tasas de retención. Además, este tipo de desarrollo y análisis también ayuda a planificar la sucesión. ¿Quién puede estar preparado para la dirección? Cuando un empleado veterano se jubila, ¿quién puede ocupar su lugar? La analítica de RRHH ayuda a los equipos de RRHH a planificar estos grandes cambios.

Diversidad e inclusión

No solo es correcto construir un equipo diverso, sino que también es rentable. Según un informe de McKinsey de 2018:

«Las empresas en el cuartil superior de diversidad de género en los equipos ejecutivos tenían un 21% más de probabilidades de superar la rentabilidad y un 27% más de probabilidades de tener una creación de valor superior.» Y «las empresas en el cuartil superior para la diversidad étnica/cultural en los equipos ejecutivos tenían un 33% más de probabilidades de tener una rentabilidad líder en la industria.»

La mayoría de las empresas tienen iniciativas de diversidad e inclusión (D&I) para aumentar la diversidad en su fuerza de trabajo, particularmente con la raza y el género. La analítica de RRHH desempeña un papel fundamental en la D&I, ya que permite a los equipos de RRHH establecer objetivos y realizar un seguimiento del progreso.

¿Cómo puede ayudar la analítica de RRHH?

Los equipos de RRHH utilizan la analítica de RRHH para realizar un seguimiento de los datos de diversidad para saber cuántas mujeres y minorías solicitan puestos de trabajo en su empresa, son entrevistadas y contratadas. Y una vez contratadas, ¿cuántas pasan a ocupar puestos de dirección o liderazgo ejecutivo? ¿Cuánto se les paga? ¿Con qué frecuencia se les asciende o se les da un aumento de sueldo?

Contar con estos datos hace que las empresas sean responsables y ayuda a los equipos de RRHH a hacer que todos los procesos, evaluaciones y sistemas sean tan inclusivos como sea posible, ya sea abordando los prejuicios implícitos en el proceso de contratación o eliminando cualquier desigualdad salarial.

La mayoría de las empresas comienzan estableciendo objetivos de diversidad de referencia basados en la demografía de la región en la que están contratando. Utilizando sus datos de diversidad, los equipos de RR.HH. también pueden señalar los códigos de trabajo que suelen estar infrarrepresentados por las minorías. A continuación, tomarán medidas para diversificar el grupo de solicitantes mediante la publicación de puestos de trabajo en bolsas de trabajo dirigidas a las minorías, como la National Black MBA Association o Women Who Code.

Comprensión del proceso de análisis de RRHH

Ahora que hemos hablado de las diferentes formas en que los equipos de RRHH pueden utilizar el análisis de RRHH, vamos a recorrer cada paso del proceso de recopilación y análisis de datos.

Recogida de datos

La mayoría de los datos de análisis de RRHH se recogen a través de tres niveles de sistemas de RRHH. He aquí un desglose:

• Sistema de información de recursos humanos (SIRH). El sistema de información de recursos humanos recopila y almacena datos sobre los empleados de una empresa, incluyendo su nombre, edad, dirección, salario, beneficios, asistencia, evaluaciones de rendimiento, etc. También suele albergar el sistema de seguimiento de candidatos (ATS), que se crea para agilizar el proceso de contratación de una empresa. Un ATS alberga todos los datos de los candidatos, incluyendo sus solicitudes, currículos, cartas de presentación, notas de las entrevistas y comentarios de los miembros del equipo.
• Gestión del capital humano (HCM). Una solución HCM incluirá todo lo que hay en el HRIS, además de la incorporación, el rendimiento, el control/seguimiento de los puestos, los datos de sucesión, la planificación de salarios/bonificaciones, los sistemas de recompensas, etc. El HCM también suele incluir el sistema de gestión del talento, que recoge los datos relativos a las habilidades de los empleados, los objetivos, el desarrollo profesional, etc.
• Sistema de gestión de recursos humanos (SGRH). El HRMS alberga todo lo que hay en el HRIS y el HCM, además de la nómina y el seguimiento del tiempo y la mano de obra.

Medición y análisis de datos

Los equipos de RRHH suelen utilizar un proceso de gestión de datos ETL (extraer, transformar, cargar) para extraer los datos de los sistemas de RRHH y ponerlos en una herramienta de visualización de datos. De esta manera, es más fácil de analizar.

Algunas empresas grandes tienen analistas de datos dedicados específicamente a encontrar las ideas en los números. Mientras que las empresas más pequeñas pueden tener una o dos personas que gestionen los sistemas de RRHH y realicen el análisis de datos y los informes. Cuantos más empleados y sistemas tenga, más especialistas en RRHH necesitará.

¿Qué métricas clave de RRHH se monitorizan?

Las métricas clave de RRHH y las estrategias de información variarán entre las empresas, dependiendo de su tamaño, objetivos y equipo de RRHH. Aquí hay algunas métricas generales que son rastreables a través de la analítica de RRHH.

Reclutamiento e incorporación

• Cuentas: Es el número total de empleados de su organización. El recuento también se puede desglosar por departamento, equipo, funciones de trabajo y más, dependiendo de los informes en los que trabaje su equipo.
• Datos demográficos: Estas son las características de su fuerza de trabajo, incluyendo la edad, el género, el origen étnico, el nivel de educación, la antigüedad, el estado civil, y más.
• Tiempo de contratación: El tiempo de contratación es el tiempo medio que se tarda en contratar a un nuevo empleado, desde que se publica el puesto hasta que el candidato acepta la oferta.
• Tiempo de productividad: El tiempo hasta la productividad mide la velocidad del proceso de incorporación, haciendo un seguimiento del tiempo que suele tardar un nuevo empleado en ponerse al día en su función y empezar a trabajar a pleno rendimiento.
• Renuncias rápidas/rotación de nuevos empleados: Las «renuncias rápidas» hacen un seguimiento del número de nuevas contrataciones que abandonan la empresa en un plazo determinado, normalmente de seis meses a un año.

Desempeño

• Desempeño de los empleados: Los equipos de RRHH pueden hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados de múltiples maneras, incluyendo las autoevaluaciones, las evaluaciones de los directivos y las revisiones de los compañeros. Algunas empresas también utilizan software de seguimiento de empleados y/o sistemas de gestión de proyectos.
• Ingresos por empleado: Los ingresos por empleado se calculan dividiendo los ingresos totales de su empresa por el número total de empleados. Esta es una gran manera de medir aproximadamente cuántos ingresos genera cada empleado.
• Seguimiento de objetivos: Los empleados pueden introducir sus objetivos en el módulo de gestión del talento de un sistema de gestión de recursos humanos. Los equipos de RRHH pueden entonces comparar estos objetivos con los objetivos generales de la empresa, hacer un seguimiento del progreso de un empleado con sus objetivos y encontrar formas de apoyar los objetivos de los empleados (por ejemplo, el desarrollo profesional).
• Seguimiento del tiempo (tasas de ausencia/horas extras): El seguimiento del tiempo mide no sólo cuántas horas regulares trabaja un empleado por período de tiempo, sino también con qué frecuencia falta al trabajo (absentismo) y cuántas horas extra trabaja.

Operaciones

• Satisfacción y compromiso de los empleados: Esto mide la probabilidad de que sus empleados recomienden su empresa como un buen lugar para trabajar. Esto se suele medir de dos maneras: Las puntuaciones de los promotores netos de los empleados (eNPS) o las encuestas de satisfacción de los empleados.
• Movilidad de los empleados: La movilidad de los empleados hace un seguimiento de cómo y cuándo los empleados se mueven a través de la organización. Esto ayuda a las empresas a ver de qué partes de la empresa se mueven los empleados, cuánto tiempo estuvieron en sus funciones antes de moverse, y si se movieron hacia arriba, lateralmente o hacia abajo.
• Tasa de retención: La tasa de retención mide lo bien que una organización retiene a sus empleados. Por lo general, se mide dividiendo el número de empleados que permanecieron en su organización durante un período de tiempo determinado dividido por el número total de empleados.
• Tasa de rotación: La tasa de rotación es lo contrario de la retención. Se calcula dividiendo cuántos empleados dejan su organización cada año por el número medio de empleados. Luego se multiplica por 100.
• Formación y desarrollo: Esto mide el coste global, el tiempo y la eficacia de la formación y el desarrollo de los empleados de su organización. Puede medir los costes de formación por empleado, las tasas de finalización y el tiempo de finalización, y administrar pruebas para medir la eficacia.

Conclusión

Los análisis de RRHH ayudan a los equipos de RRHH a establecer objetivos, medir el éxito y optimizar los procesos para que la empresa pueda centrarse en impulsar los ingresos. Cuando se utilizan de forma responsable y eficaz, los análisis de RRHH proporcionan la información que las empresas necesitan para afrontar retos difíciles como la falta de diversidad o una alta tasa de rotación. Los datos eliminan las conjeturas de los RRHH, permitiendo que los equipos de RRHH se conviertan en expertos en la materia en los que confía la alta dirección.