Programación de pacientes en línea – Mejores prácticas

Todo lo que necesita saber para que la programación de pacientes en línea le funcione

Si usted es un sistema de salud o una práctica médica que ha invertido en la programación de pacientes en línea, puede estar ligeramente decepcionado. A pesar de que el 80% de los pacientes prefieren a un médico que tenga programación de pacientes en línea, sólo el 15% de las citas de los médicos se programan en línea. ¿Qué ocurre? ¿Cómo pueden los sistemas sanitarios hacer que la programación de citas médicas en línea sea más atractiva? El software de programación puede ser una inversión sustancial desde el punto de vista financiero y operativo. Asegúrese de hacer una buena inversión

¿Qué es la programación de citas en línea para los pacientes?

La programación de citas en línea para los pacientes permite que éstos reserven sus citas directamente en la agenda de sus médicos. Los pacientes reservan las citas a través de una de las tres vías.

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Portal de pacientes propio/sitio web

La mayoría de las oficinas médicas tienen su propio portal de pacientes que permite la programación en línea en su sitio web para los pacientes con cuentas de portal. Desafortunadamente, mientras que la tasa de adopción del portal de pacientes está por encima del 90%, sólo 1/3 de los pacientes acceden a su información de salud a través del portal.

Portal de pacientes de terceros

Usted lee (esperamos) las publicaciones del blog de QueueDr porque sudamos los detalles. Mientras que, prácticamente, todos los portales de pacientes son creados por un tercero (Epic, athenahealth, Greenway Health, etc), hay una ligera diferencia para el software de programación de la oficina médica. Algunos sistemas de salud permiten a los pacientes acceder a su portal de pacientes y programar citas desde su propia aplicación móvil. Sin embargo, otros grupos requieren que los pacientes se descarguen la aplicación móvil de su HCE. En este caso, las citas a programar las realiza el software de HCE. Esta pequeña diferencia puede tener un impacto. A un paciente puede resultarle más difícil encontrar la aplicación móvil y los sistemas sanitarios tendrán que compartir la marca. Por el contrario, crear una aplicación móvil sanitaria propia es bastante difícil y requiere una atención continua.

Mercado de citas de terceros

En lugar de acudir a la página web de un consultorio médico, los pacientes pueden reservar en un sitio web o aplicación que agregue las citas de varios médicos. ZocDoc es el principal ejemplo de marketplace para la programación de citas médicas. Llevan unos 13 años funcionando y han programado a millones de pacientes. Es muy probable que sea el programador online más utilizado por los pacientes de los tres. Si el tercero ha demostrado con éxito que puede dirigir el tráfico de pacientes, entonces los médicos no sólo facilitarán a los pacientes existentes la reserva de citas online, sino que también se abrirán a nuevos pacientes que busquen un médico. Sin embargo, en un mercado hay competencia con otros médicos listados.

¿Es malo el software de programación en línea fácil de usar?

En QueueDr, la simplicidad y la fluidez es nuestro valor principal. Hemos invertido miles de horas en los detalles para que todo parezca fácil. Las empresas de software de programación de citas de pacientes médicos han estado compitiendo durante más de una década. Como resultado, es bastante fácil para los pacientes reservar citas en línea. Esta carrera hacia la simplicidad es un arma de doble filo, especialmente cuando se depende de un mercado de terceros. Si es muy sencillo para un paciente reservar una cita en línea para su médico, también es muy sencillo para un paciente reservar una cita en línea para otro médico. Los pacientes pueden reservar, y de hecho lo hacen, citas para varios médicos a la vez y luego no se presentan a todos menos a uno de ellos. Es parte de la explicación de por qué sólo 6 de los 21 estudios de programación en línea encontraron una mención a la reducción de las inasistencias de los pacientes.

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¿Por qué la programación en línea es tan popular en este momento?

El software de programación de citas médicas para pacientes está de moda en este momento. No es casualidad que usted esté leyendo esto ahora. Hay tres explicaciones principales.

Adopción de EHR

Hay que gatear antes de caminar. Extrañamente, mi hijo podría caminar antes de gatear, pero divago. Los sistemas de salud y las oficinas médicas no iban a adoptar el software de programación en línea hasta que estuvieran 100% configurados con su HCE. La HCE es la base de datos principal de los registros de los pacientes y la programación. El software de programación en línea es un valioso complemento. Las compañías de EHR construyen la mayoría de los softwares de programación en línea también. A menudo, usted no puede conseguir uno sin el otro. Por último, ahora que casi el 90% de los médicos de la oficina utilizan un EHR, pueden centrarse en otro software electrónico.

Evolución técnica natural

La programación de citas médicas en línea ha existido durante más de dos décadas. Pero los pacientes debían sentirse más cómodos con el uso de sistemas de reserva en otros lugares, como los restaurantes, antes de confiarles la información sanitaria. Además, el aumento del uso del móvil, que aporta la localización a los sistemas de reserva, aumentó la adopción de la programación de citas médicas.

Consumismo del paciente

La satisfacción del paciente es un tema candente en estos momentos. Debería serlo siempre. Los sistemas sanitarios se preguntan cómo complacer a los pacientes a medida que éstos se vuelven más exigentes con quiénes confían su atención. Además, los pacientes tienen ahora más opciones que nunca con el aumento de los centros de atención urgente y las visitas virtuales. La programación de pacientes en línea es una parte de hacer el acceso del paciente una experiencia más placentera.

Por qué sólo el 15% de las citas médicas se programan en línea

Los pacientes dicen que quieren la programación en línea, pero los números muestran lo contrario. Confíe siempre en los datos. La programación online de vuelos es ya la norma y está creciendo rápidamente en los restaurantes. Sin embargo, la sanidad no está experimentando el mismo crecimiento. ¡Aquí hay dos razones principales:

Los pacientes quieren consejos de expertos

La programación en línea de los pacientes realmente AUMENTA el volumen de llamadas para los sistemas de salud en un 24%! Una de las principales razones por las que los sistemas de salud compran la programación en línea es para aliviar la carga de su personal. Si observamos el gráfico anterior, menos de la mitad de los estudios sobre la programación de pacientes en línea han encontrado un alivio de la carga del personal. A menudo, los pacientes pasan por todo el proceso de reserva y luego llaman a la consulta antes de pulsar el botón de reservar la cita. Esto se debe a que los pacientes quieren hablar con el personal de la oficina para sentirse cómodos y recibir consejos de expertos. Aunque el personal de atención al público no suele ser enfermero, asistente médico o médico, ve muchos casos. Es reconfortante para un paciente saber que su dolencia específica no es inusual. El personal de atención al público suele actuar de forma monótona y no se inmuta para mostrar a los pacientes que sus problemas son normales.

Poco acceso a los pacientes

Hay una segunda razón por la que los pacientes llaman aunque puedan reservar una cita médica por Internet. El tiempo medio de espera de los pacientes para obtener una cita ha aumentado un 30% desde 2014 y supera ampliamente las tres semanas. Cambiar el mecanismo por el que un paciente puede reservar una cita no resuelve ese problema. Como resultado, los sistemas de programación de pacientes en línea muestran que los médicos tienen semanas reservadas para una cita, ¡porque lo están! A menos que un paciente tenga suerte y llegue a la pantalla en el momento exacto en que se produce una cancelación de un paciente, no tiene suerte. Por lo tanto, muchos pacientes ven que sus médicos están reservados con semanas de antelación y llaman a la oficina con la esperanza de conseguir una cita más temprana. Es como pasarle al maître 20 dólares para conseguir la mejor mesa en un restaurante.

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Cómo aumentar la tasa de uso de la programación de citas en línea

Para que la programación de citas médicas en línea funcione en su consultorio médico, hay un par de cosas que debe hacer primero.

Acortar el tiempo de espera de sus pacientes

El primer paso que debe dar antes de introducir la programación en línea es acortar el tiempo de espera de sus pacientes. Recomendamos, el acceso autónomo del paciente y el software de gestión de la lista de espera. Además, la utilización de la programación de pacientes en línea para los médicos con menor utilización es un mejor punto de partida que para todos los proveedores.

Organice sus plantillas de citas

El personal de la oficina principal es muy protector con sus horarios, y con razón, ¡es su día! Trabaje con ellos para asegurarse de que las plantillas de los horarios son específicamente como ellos quieren. Todo el equipo de atención debe estar de acuerdo con que un tercero reserve un tipo de cita específico en un tiempo específico. Este es el mayor impedimento para la aceptación interna de la programación de pacientes en línea. Es una tarea difícil, así que siéntase libre de utilizar las mejores prácticas de La Guía Definitiva de Tipos de Citas a continuación.

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Educar a sus Pacientes

Use su sitio web, carteles en la oficina, y mensajes en espera para educar a los pacientes sobre la programación en línea. Decir a los pacientes dónde y cómo reservar en línea es el mensaje más importante que hay que transmitir. A menos que esté utilizando un mercado de terceros, que es un buen software de programación para los que tienen una menor utilización, prevea que los pacientes establecidos serán los que predominen en la programación en línea al principio.

Porcentaje de citas después del lanzamiento

Tenga un objetivo de qué porcentaje de citas quiere que reserven los pacientes de antemano. Desglosa ese objetivo por pacientes nuevos vs pacientes establecidos. Compruebe ese objetivo mensualmente durante el primer año. Además, controle las tasas de no presentación de los pacientes, los terceros disponibles y (si es posible) el volumen de llamadas desglosado por programadores online frente a programadores telefónicos.

Conclusión: Programación de pacientes en línea

No hay una bala de plata para que los médicos y los sistemas de salud resuelvan sus problemas de programación. La programación de pacientes en línea es una pieza importante para crear una buena experiencia del paciente, mejorar el compromiso del paciente y aumentar la utilización del médico.