¿Qué debería incluir su kit de bienvenida (y por qué debería ofrecer uno)?

Es el primer día en su nuevo trabajo. Mientras atraviesas la puerta corrediza y te diriges a la recepción para avisar que has llegado, no puedes evitar la sonrisa. Esta es exactamente la oportunidad profesional que has estado esperando.

Tu nuevo jefe es la primera persona que te da la bienvenida, y parece emocionado de verte. (No subestimes el poder de conocer a tu jefe en tu primer día.) Pero entonces te presentan al equipo, te muestran tu escritorio y te entregan tu tarjeta de acceso. Y la emoción que sentías se convierte en aburrimiento y nerviosismo. Te quedas sin hacer nada y te preguntas por qué no te sientes parte del equipo.

Las preguntas pasan por tu cabeza. ¿Tendrás que hacer formación? ¿Hay un kit de iniciación para los nuevos empleados que todavía tienes que recibir? ¿Adónde irás a comer? De repente empiezas a arrepentirte de las tres tazas de café que te has tomado antes y piensas, ¿dónde está el baño? Te da demasiada vergüenza preguntar.

La falta de orientación y dirección en los primeros días de un nuevo trabajo puede ser frustrante y descorazonadora. No es precisamente el mejor comienzo de lo que debería ser una larga y próspera relación. Por eso es tan importante incorporar a los nuevos empleados de una manera divertida e informativa, empezando por un paquete para nuevas contrataciones.

Por qué es importante su kit de incorporación para nuevos empleados

Según el informe de evaluación comparativa del capital humano de la SHRM, las empresas gastan una media de 4.129 dólares en cada nueva contratación, y tardan 42 días en encontrar la persona adecuada. Esto significa que cada vez que un empleado se va, es un costo bastante grande para reemplazarlo.

Entonces, ¿cómo te aseguras de que los empleados se mantengan fieles desde el principio? Crea un kit de incorporación para los nuevos empleados que les haga sentirse cómodos en su entorno de trabajo, positivos respecto a la empresa, parte del equipo y seguros de que pueden realizar su trabajo desde el primer día.

Empezar el proceso de incorporación con un paquete para nuevos empleados no sólo ayuda a los nuevos contratados. La empresa también se beneficia de los empleados que se convierten en jugadores de equipo productivos más rápidamente. ¿Y quién no querría eso? La pregunta es, ¿qué debe incluir el contenido de un kit de incorporación?

Una lista completa de los elementos esenciales del kit de incorporación

El kit de incorporación moderno es mucho más que un montón de formularios y políticas. Hoy en día, los kits de incorporación para los nuevos empleados son prácticos, motivadores y divertidos. Por supuesto, siguen incluyendo información importante sobre el trabajo y la oficina. Pero también incluyen contenidos para ayudar a los nuevos contratados a entender la cultura, los valores y la visión estratégica de la empresa.

Así que, antes de que lleguen al trabajo, envíe un correo de bienvenida a los nuevos contratados para explicarles el código de vestimenta de la empresa, los arreglos para el aparcamiento, las direcciones, la hora de inicio y por quién deben preguntar en la recepción. A continuación, cuando lleguen, proporcióneles un kit de incorporación que incluya algunos o todos los contenidos siguientes.

Documentos prácticos sobre el lugar de trabajo físico

Hay algunos datos básicos sobre el lugar de trabajo que los nuevos empleados querrán conocer. Por ejemplo, un mapa de la oficina ayuda a los nuevos contratados a encontrar los baños, la cafetería, las salidas de seguridad y los miembros clave del equipo sin tener que sentir que están molestando a los colegas con demasiadas preguntas.

Aquí tiene algunos de los datos esenciales de la oficina que debe incluir en su kit de incorporación:

• Mapa de la oficina
• Horarios de apertura y cierre de la oficina
• Opciones de aparcamiento

Contratos y papeleo

Todo nuevo trabajo tiene un poco de papeleo. Es difícil de evitar, pero es fácil de simplificar. El uso de una herramienta online como BambooHR puede hacer que el proceso de rellenar formularios y firmar contratos sea rápido y cómodo. Por supuesto, ¡también salva unos cuantos árboles!

Asegúrese de incluir estos documentos esenciales en su kit de incorporación para los nuevos empleados:

• Copia del contrato de trabajo
• Términos y condiciones de empleo
• Acuerdos de confidencialidad
• Contactos de emergencia

Políticas y directrices

Aunque esto no parezca el contenido «divertido» que esperaba, los nuevos empleados necesitan estar familiarizados con las políticas y directrices de la empresa. Si no conocen las reglas, tampoco sabrán cuándo las están infringiendo.

La mayor parte de la siguiente información puede combinarse en un manual del empleado, completado con una página de contenidos que facilite la búsqueda de información relevante. Su manual del empleado debe incluir:

• Reglas de la oficina sobre el código de vestimenta, el horario de trabajo, el uso de teléfonos móviles y los recursos de la empresa, tabaquismo y conducta
• Políticas de recursos humanos
• Normas y expectativas de rendimiento
• Expectativas de formación y desarrollo – no olvide presentarles el Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) de la empresa o la biblioteca de recursos en línea si dispone de ellos

Haga que sus nuevas contrataciones se incorporen con TalentLMS
El LMS de incorporación que es fácil de configurar, fácil de usar y fácil de personalizar.

Estructura de gestión e información del equipo

Antes de que los nuevos empleados puedan sentirse como parte del equipo, necesitan entender dónde encajan en la estructura de gestión y del equipo. También necesitan saber cuándo, dónde y cómo pueden comunicarse con los miembros de su equipo.

Así que asegúrese de incluir esta información en su kit de incorporación para los nuevos empleados:

• Un directorio de perfiles de empleados que incluya nombres, datos de contacto y nombres de usuario en las aplicaciones de mensajería de la empresa como Slack o IM
• Un organigrama
• Información sobre los mentores (si se asigna un mentor o compañero a los nuevos empleados)
• Los puntos de acceso locales preferidos por los empleados, como cafeterías, restaurantes y gimnasios

Recursos y herramientas

Casi todos los trabajos requieren algunas herramientas y recursos clave. Asegúrese de que sus nuevos empleados tengan todo lo que necesitan para ser productivos desde el primer día. Esto podría incluir cualquiera de los siguientes:

• Configuración del ordenador, incluyendo el de sobremesa, el portátil, etc.
• Material de oficina, como bolígrafos y cuadernos
• Software relacionado con el trabajo; por ejemplo, MS Project para un nuevo gestor de proyectos
• El software de formación en línea de la empresa que incluye manuales, vídeos y gráficos para ayudar a los nuevos empleados a familiarizarse con la empresa y el trabajo

Inicios de sesión y acceso

No hay nada más frustrante que querer trabajar, pero no poder hacerlo por problemas de acceso. Ayude a los nuevos empleados a dar el pistoletazo de salida dándoles toda la información que necesitan para empezar a trabajar y aprender.

Esto incluye:

• Información de inicio de sesión de WiFi
• URLs, nombres de usuario y contraseñas para el correo electrónico de la empresa, LMS, aplicaciones de seguimiento de proyectos, etc.
• Artículos de acceso a la oficina, como tarjetas de acceso o identificaciones, llaves y tarjetas de aparcamiento

Esenciales de la cultura de la empresa

A continuación, pasemos al contenido inspirador de su kit de incorporación para nuevos empleados. Los siguientes contenidos pintarán una imagen del propósito de la empresa:

• Documentos estratégicos que expliquen la visión, la misión y los objetivos de la empresa
• Una descripción y ejemplos de la cultura y los valores de la empresa, como el último boletín de la empresa o vídeos de empleados actuales que describan lo que les gusta trabajar en la empresa
• Directrices de comportamiento, como la opinión de la empresa sobre los horarios de trabajo flexibles
• Enlaces al sitio web de la empresa, a las páginas de las redes sociales y al blog
• La propuesta de valor de la empresa para los empleados

Objetos de bienvenida personalizados

Por último, sea creativo con su kit de incorporación incluyendo contenidos personalizados que hagan que los nuevos empleados se sientan parte del equipo. No hay una lista correcta de lo que debes incluir. Por lo tanto, elija cualquiera de los contenidos que figuran a continuación y que funcionen bien para su empresa:

• Una carta de bienvenida para el empleado – Para darle un toque más personal, haga que esta carta esté escrita a mano y firmada por el nuevo jefe del empleado, el equipo o el director general
• Un breve cuestionario sobre sus aficiones, intereses y los valores de la empresa con los que más se relaciona. Esto demuestra a los nuevos empleados que te interesa saber más sobre ellos
• Una agenda para el primer día y la primera semana en el nuevo trabajo, incluyendo la formación de incorporación
• Un botín de marca, como una taza de café, una camiseta, etc. (¡porque a todo el mundo le gustan los regalos!)
• Un paquete de sus propias tarjetas de visita hace que los nuevos contratados se sientan parte del equipo desde el primer día
• Un libro relevante para el sector o de motivación para inspirar a los nuevos empleados, o un conjunto de herramientas digitales en su LMS de incorporación que incluya artículos, vídeos y manuales inspiradores

A tu disposición

Esperamos que estas ideas te inspiren para crear tu propio kit de bienvenida para los nuevos contratados. Pero recuerda que el mejor kit de bienvenida para los nuevos empleados es diferente para cada empresa. Así que no tenga miedo de experimentar con sus propias ideas para el kit de bienvenida y presente a su empresa de forma única.

Por ejemplo, la caja de bienvenida de Ogilvy &Mather se inspira en los ocho hábitos de las personas eficaces de David Ogilvy. La empresa afirma: «Estos hábitos formaron la ideología sobre la que se construyó O&M hace tantos años y, con un elemento que representa cada hábito, la caja de inducción hace que estos hábitos sean más tangibles y lúdicos para el nuevo personal».

Entonces, ¿qué te parece el proceso de incorporación de tu empresa? Nos encantaría saber qué hace que su kit de incorporación de nuevos empleados sea eficaz.