Como propietario de una pequeña empresa, la gestión de sus procesos contables es una pieza necesaria, aunque compleja, de sus operaciones generales. Sin embargo, incluso si usted subcontrata la contabilidad de su negocio a un profesional certificado, es importante entender una variedad de conceptos e informes contables clave, especialmente aquellos que se relacionan directamente con el análisis del rendimiento y la salud financiera de su negocio.
Uno de los estados más importantes que hay que entender es su balance contable. Este informe es uno de los principales estados financieros que utilizan los contables, los acreedores y los prestamistas para analizar el rendimiento financiero de su empresa. Además, el balance se utiliza para una serie de conceptos y fórmulas contables clave, por lo que es aún más importante que su balance sea preciso.
Para ayudarle a ordenar este informe contable que a menudo se pasa por alto, hemos creado esta guía de balance. Responderemos a la pregunta «¿qué es un balance?», desglosaremos un ejemplo de balance y, en general, explicaremos todo lo que necesita saber sobre este estado contable integral de la empresa.
¿Qué es un balance?
Un balance es un informe contable que detalla los activos, los pasivos y el patrimonio de una empresa en un momento determinado. Por lo tanto, la información de su balance debe reflejar con exactitud la siguiente fórmula:
Activo = Pasivo + Patrimonio
Como resumen de los activos y pasivos de su empresa, el balance muestra tanto lo que su empresa posee como lo que debe en un momento dado. En comparación con la cuenta de pérdidas y ganancias, que muestra el rendimiento de su negocio durante un período de tiempo específico, su balance muestra el estado financiero de su negocio en un día determinado.
Debido a este hecho, este informe contable en particular se utiliza junto con la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo para analizar las finanzas de su negocio, y también se utiliza en otros cálculos contables, tales como la relación deuda-capital, la relación de rotación de cuentas por cobrar, y más.
Formato del balance
Activos
Los activos son lo que su negocio posee o tiene derecho a cobrar-efectivo, equipo, cuentas por cobrar, anticipos de empleados, etc. Los activos se enumeran en primer lugar en un balance contable y se dividen en activos corrientes y activos fijos, como se verá a continuación.
Los activos corrientes son aquellos elementos que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Suelen figurar en primer lugar, ya que, en general, los activos figuran en el balance en función de su liquidez, es decir, de la facilidad con la que se pueden convertir en efectivo. Además del efectivo en su cuenta bancaria, los activos corrientes también incluyen:
- Equivalentes de efectivo
- Cuentas por cobrar
- Inventario
- Inversiones
Después de los activos corrientes, su balance enumerará los activos fijos, que incluyen los artículos tangibles que utiliza en su negocio, como el equipo, el terreno o los edificios para producir ingresos para su empresa. También puede tener activos intangibles. Este tipo de activos incluye elementos que no son físicos, pero que siguen siendo relevantes para su negocio, como el dominio de su sitio web, los derechos de autor, las marcas comerciales o incluso el fondo de comercio.
Si son aplicables a su empresa, estos activos se incluyen debajo de los activos fijos. Aunque no se muestra en nuestro ejemplo, la combinación de activos fijos y activos intangibles suele denominarse con el término contable de activos no corrientes, también llamados activos a largo plazo.
Pasivos
Los pasivos son lo que su empresa debe o tiene la obligación de pagar, como las cuentas por pagar, los pasivos de nómina, los préstamos por pagar y los depósitos de clientes. Al igual que los activos, sus pasivos se desglosarán en dos categorías en su balance: pasivos corrientes y pasivos a largo plazo.
Los pasivos corrientes incluyen las cuentas por pagar y otras deudas a corto plazo como los pagos de tarjetas de crédito, los impuestos o el alquiler. Los pasivos corrientes siempre se pagan con activos corrientes, por lo que es importante tener suficientes activos para hacer frente a los pasivos. Un consejo de contabilidad para pequeñas empresas es tener dos veces y media más activos que pasivos.
Los pasivos a largo plazo, por otro lado, son obligaciones que se pagarán en un plazo superior a un año. Estos pasivos pueden incluir bonos emitidos, fondos de pensiones y préstamos.
Patrimonio neto
La última pieza de este estado contable será el patrimonio neto, como puedes ver en el ejemplo de balance que aparece a continuación. El patrimonio neto, que se determina restando el pasivo del activo, es, en esencia, el dinero que es propiedad de los accionistas de la empresa. Al igual que el activo y el pasivo, el patrimonio neto puede desglosarse en subcategorías, incluyendo las ganancias retenidas, las contribuciones o las acciones propias.
En última instancia, la forma en que se formatea un balance de situación y las partidas específicas que se incluyen pueden variar de una empresa a otra y, si utiliza un software de contabilidad, puede depender de la forma en que este sistema rastrea su información y produce este informe en particular. Dicho esto, una vez más, para que un balance sea preciso, el total de sus activos debe ser igual al total de sus pasivos más el total de su patrimonio neto.
Ejemplo de balance
Con esta definición de balance en mente, vamos a discutir las diferentes piezas que componen un balance contable preciso. Como mencionamos, su balance general consiste en activos, pasivos y patrimonio, y un estado de cuenta preciso debe reflejar la fórmula anterior: Activo = Pasivo + Patrimonio. Puede ver este desglose en nuestro ejemplo de balance a continuación.
También puede consultar nuestra plantilla de balance, en caso de que decida no empezar a construir un balance desde cero.
Por qué es importante su balance
Ahora que tenemos una mejor comprensión de las diferentes piezas que componen un balance contable, hablemos de por qué este informe en particular es tan importante. Esencialmente, ya que cada transacción que hace su negocio afecta a este estado, su balance ilustra la posición financiera general de su negocio, lo que significa que es una herramienta eficaz que se utiliza junto con otros estados financieros para mostrar una imagen más completa del rendimiento financiero de su negocio.
Además, como el balance refleja todas las transacciones que realiza su empresa en el día a día, se utiliza para calcular otros ratios financieros, como la rotación de las cuentas por cobrar, la relación entre la deuda y el patrimonio, la rotación del capital circulante, etc., cada uno de los cuales también puede proporcionar información específica sobre diferentes partes del rendimiento financiero de su empresa. Además, dado que la información de este estado se utiliza en una variedad de otros cálculos contables, es aún más importante que sea precisa.
Dicho esto, al mismo tiempo, también es importante recordar que este informe contable muestra una instantánea de un período específico de tiempo, y por lo tanto, debe ser utilizado como una herramienta de comparación, con los balances de otros marcos de tiempo, o como acabamos de mencionar, en conjunto con otros informes de contabilidad, para comprender mejor el estado de la salud financiera de su negocio.
Analizando su balance
Teniendo en cuenta las posibles limitaciones de su balance contable, vale la pena considerar las diferentes preguntas que puede hacer y las comparaciones que puede hacer para obtener conocimientos particulares sobre las finanzas de su negocio.
Por ejemplo, utilizando el desglose de activos, pasivos y acciones, en su balance puede preguntarse:
- ¿Tiene su negocio suficientes activos líquidos para cubrir los gastos de operación?
- ¿Tiene flexibilidad con sus activos para permitir cambios en el negocio, como un gasto inesperado?
- ¿Sus números tienden en una determinada dirección -hacia arriba o hacia abajo- y qué medidas puede tomar para corregir la situación si es necesario?
- ¿Puede mantener su trayectoria actual para promover el crecimiento de su negocio?
Una gran manera de responder a algunas de estas preguntas es comparar su balance actual con uno de un período anterior. Por lo tanto, si quisiera comparar las finanzas de este mes con las del mes pasado, su informe podría parecerse al ejemplo de balance que aparece a continuación.
Puede notar tres cambios importantes, designados por los números rojos en este ejemplo:
- Sus activos líquidos (cuenta corriente del negocio) han aumentado, porque
- Pudo cobrar muchas de sus cuentas por cobrar, y
- Pagó la deuda de su tarjeta de crédito.
Al realizar este tipo de comparación, usted puede ver cómo las partes únicas de las finanzas de su negocio están funcionando, y por lo tanto determinar, lo que, en su caso, debe ser cambiado o ajustado con el fin de alcanzar sus objetivos de negocio.
El resultado final
Aunque a veces se pasa por alto, su balance es un estado central dentro de la contabilidad de su negocio. Como hemos comentado, este informe es especialmente importante porque muestra el estado financiero de su empresa en un momento dado. Además, al desglosar las partidas específicas que componen el activo, el pasivo y el patrimonio, puede ver el rendimiento de su empresa e identificar las áreas que deben mejorarse.
Además, dado que cada transacción que realiza influye en este informe, es una herramienta esencial que utilizan los prestamistas y los acreedores para determinar si deben conceder un crédito a su empresa. Por lo tanto, es aún más importante que mantenga su contabilidad actualizada y precisa y que se asegure de que cualquier informe de balance que cree sea correcto.