¿Qué es una línea telefónica virtual?

Un número de teléfono virtual, o marcación directa entrante (DID), es un número de teléfono que no está vinculado a un dispositivo o línea telefónica específica y permite al usuario redirigir y enrutar las llamadas de un número a otro número, dirección IP o dispositivo. Las líneas telefónicas virtuales también pueden denominarse números en línea.

Tradicionalmente, los números de teléfono estaban diseñados para funcionar a través de una única línea telefónica que estaba conectada físicamente desde la compañía telefónica a su casa o negocio, y cualquier llamada realizada a ese número sólo podía ser enviada a esa ubicación física específica. Los teléfonos móviles, aunque son más móviles que los fijos, siguen dependiendo de las torres de telefonía móvil para tener cobertura. Un número virtual ofrece a una empresa un mayor control y flexibilidad en la forma de recibir las llamadas al eliminar estas limitaciones físicas.

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¿Cómo funcionan los números de teléfono virtuales?

Los números de teléfono virtuales se basan en Internet en lugar de en una compañía telefónica o una torre de telefonía móvil para proporcionar cobertura, lo que permite localizar a los usuarios por teléfono o por ordenador. También permite cambiar el dispositivo que se utiliza en tiempo real. Por ejemplo, si sólo quiere estar disponible en su teléfono móvil a determinadas horas, puede dirigir todas las llamadas que reciba durante las horas de trabajo a una línea telefónica virtual.

Cómo conseguir un número de teléfono virtual

Los números de teléfono virtuales pueden adquirirse de varias maneras. Si su empresa ya tiene un sistema de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP), puede añadir números virtuales a su paquete actual a través de su proveedor de VoIP. Esto suele costar entre 5 y 10 dólares al mes por número.

Si desea adquirir un sistema telefónico virtual, puede obtener un paquete que incluya un número virtual y un número determinado de extensiones y minutos. Los minutos se gastan en función del tiempo que se habla en la «línea comercial». Los costes de un plan de sistema telefónico virtual comienzan en 10 o 12 dólares al mes para uno o dos números virtuales con 300 o 500 minutos, y suben a 25 o 50 dólares para dos números virtuales con 2.000 o 3.000 minutos.

Si aún no tiene un sistema telefónico virtual, puede recurrir a un proveedor que sólo venda números virtuales. Estos son algunos de los proveedores de líneas telefónicas virtuales más populares:

Google Voice proporciona a los usuarios individuales un número de teléfono virtual gratuito que se puede utilizar para llamadas, mensajes de texto y buzón de voz. Cuenta con una aplicación fácil de usar para smartphones u ordenadores, y se puede vincular el número virtual a un número de teléfono móvil o fijo. Los planes para empresas comienzan a partir de 10 dólares al mes por usuario.
MightyCall es un sistema telefónico virtual basado en la nube que ofrece llamadas telefónicas, mensajes de texto y buzón de voz, así como desvío inteligente de llamadas y grabación de las mismas. Hay varios planes de suscripción disponibles, desde 19,99 dólares al mes.
Grasshopper admite llamadas, mensajes de texto y buzón de voz. Ofrece tres planes de servicio diferentes, a partir de 26 dólares al mes, lo que permite elegir el que mejor se adapte a su negocio.
8×8 es un sistema de comunicaciones unificadas VoIP basado en la nube que cuenta con un servicio altamente fiable, llamadas a tres bandas, buzón de voz en línea, desvío de llamadas y grupos de timbre, entre sus muchas características. También se integra con programas de oficina como Salesforce y Slack. Los planes parten de 12 dólares al mes por usuario.

¿Cuáles son las ventajas de un número de teléfono virtual?

Sin estar atado a una ubicación física, puedes recibir llamadas en cualquier lugar, en cualquier momento y en tu dispositivo preferido. Por ejemplo, si alguien de tu empresa va a estar fuera y necesita estar localizable por teléfono pero no quiere dar su número de móvil, puedes asignar un número virtual a su teléfono móvil.

Los números de teléfono virtuales también son beneficiosos para las empresas con varias oficinas. En lugar de que el teléfono suene en una oficina, las llamadas entrantes pueden ser enviadas a los teléfonos de cada oficina. Puede hacer esto haciendo que el destino de su línea telefónica virtual sea una cola de llamadas o un grupo de timbre, que hará sonar los teléfonos de cualquier empleado que esté designado como parte de la cola o del grupo de forma simultánea o secuencial, dependiendo de sus preferencias.

Si su oficina está ubicada en un área diferente a la de su base de clientes, puede asignar un código de área local a su línea telefónica. Esto le ayuda a establecer una presencia en una zona clave y reduce los costes de las llamadas entrantes. Es más probable que los clientes llamen y respondan a las llamadas de un número local que de uno con un código de área que no reconocen.

También puede hacer un seguimiento de las métricas clave de los clientes a través de su línea telefónica virtual. Muchos sistemas le permiten asignar un número único a una campaña específica, por ejemplo, de modo que sabrá si alguien está llamando para esa campaña basándose únicamente en el número. Estos datos pueden ser útiles para evaluar la eficacia de una campaña.

Las líneas telefónicas virtuales pueden ahorrar a su empresa miles de dólares en gastos de telefonía y equipos. Al ser 100% digitales, las líneas telefónicas virtuales no requieren hardware, equipos, instalación ni mantenimiento.

Cuando busque un proveedor de telefonía virtual, compruebe si la compañía que está considerando ofrece funciones de texto y buzón de voz además del servicio telefónico. Los planes más caros y complejos suelen ofrecer funciones como llamadas tripartitas, grupos de timbre, identificación de llamadas, llamada en espera y desvío, grabación de llamadas y transferencias de llamadas. También debe comprobar la fiabilidad del servicio en términos de tiempo de actividad y ver si el servicio de atención al cliente está incluido en su plan.

¿Cuáles son los inconvenientes?

Las ventajas de las líneas telefónicas virtuales superan ampliamente a los inconvenientes, pero hay algunos inconvenientes potenciales. La principal preocupación es su efecto sobre la conciliación de la vida laboral y familiar, afirma Matt Schmidt, director general de Diabetes365.

«El inconveniente, en mi opinión, es que se puede acceder a él casi en cualquier momento que se esté despierto», dijo. «La mayoría de la gente es adicta al trabajo, para empezar, y tener la posibilidad de hacer otra llamada desde tu casa o donde sea puede llevar al agotamiento».

Otro inconveniente es la escasa fiabilidad de las llamadas. Debido a que un número de teléfono virtual es puramente basado en Internet, la calidad de la llamada sólo será tan fuerte como su conexión a Internet. Asegúrate de tener una señal fuerte y fiable y de que tu proveedor tenga un buen programa de atención al cliente.

Si está en un plan que utiliza minutos, debe ser consciente de cómo está utilizando esos minutos, asegurándose de que no los desperdicia en spam o en llamadas no comerciales. De lo contrario, se corre el riesgo de aumentar los costes por encima de su presupuesto.

Preguntas frecuentes sobre números de teléfono virtuales

¿Cómo puedo conseguir un número de teléfono virtual gratuito?

Hay varios proveedores de números de teléfono virtuales gratuitos disponibles en línea, como Google Voice para uso personal. Sólo tienes que elegir tu proveedor preferido y abrir una cuenta, elegir el código de área que desees y empezar a utilizar tu número de teléfono virtual. Muchos proveedores de telefonía virtual ofrecen un número de teléfono gratuito para particulares, pero tienen opciones de pago para empresas.

¿Puede un número de teléfono tradicional convertirse en su número de teléfono virtual?

Sí, puede convertir su número de teléfono tradicional existente en uno virtual. Este proceso se denomina «portabilidad» y está disponible a través de la mayoría de los proveedores de números de teléfono virtuales.

¿En qué países se puede obtener un número de teléfono virtual?

Se puede obtener un número de teléfono virtual en la mayor parte del mundo, aunque los países específicos pueden variar según el proveedor. La mayoría de los servicios de los proveedores están disponibles en 50 países o más, y algunos presumen de estar disponibles en más de 100 países.