18 strategii de comunicare internă pentru 2021

Actualizat în ianuarie 2021.

Cum comunicați un mesaj este la fel de important ca și mesajul în sine. Când vine vorba de comunicarea internă, acest lucru este cu siguranță valabil. Cultura companiei poate oferi organizației dvs. un avantaj strategic major în aceste vremuri de schimbare. Dar ceea ce constă în cultura dumneavoastră – obiective, valori și practici – trebuie să fie transmis în mod eficient, în conformitate cu cele mai bune practici, pentru ca angajații să o înțeleagă și să acționeze în consecință. Prin urmare, este esențial să vă concentrați nu doar asupra a ceea ce comunicați, ci și asupra modului în care o faceți.

În 2021 este timpul să implementați noi tactici care vă pot îmbunătăți strategia de comunicare internă și să vă conectați, angajați și motivați echipa. Cele 18 cele mai bune practici de comunicare internă de mai jos vă vor ajuta să faceți exact acest lucru.

Vizionați, elaborați o strategie & planificați comunicarea

Ideile bune au nevoie de o strategie bună pentru a-și realiza potențialul.

Reid Hoffman, Fondator, LinkedIn

Ce doriți să facă comunicarea internă pentru echipa și compania dvs. Cum veți ajunge acolo? Unde se află acum și ce trebuie îmbunătățit? Cât de repede ați dori să vă atingeți obiectivele?

Înainte de orice altceva, folosiți răspunsurile la aceste tipuri de întrebări pentru a crea o strategie și/sau un plan de comunicare internă. Modul în care îl expuneți depinde de dvs. – faceți-l simplu sau elaborat, general sau specific, după cum doriți. O strategie bine formulată ar trebui să vă mențină pe drumul cel bun și să vă facă mai eficient în atingerea succesului în domeniul comunicării interne. Cel puțin, vă va da o idee de unde să începeți.

Utilizați instrumentele de comunicare potrivite

Sunt un mare susținător al faptului că orice instrument care îmbunătățește comunicarea are efecte profunde în ceea ce privește modul în care oamenii pot învăța unii de la alții.

– Bill Gates

Echipa dvs. este ocupată, așa că ultimul lucru de care are nevoie este un sistem de comunicare internă care este deranjant și plin de fricțiuni. Din fericire, accentul din ce în ce mai mare pus pe cele mai bune practici de comunicare internă a adus numeroase programe software care fac acest lucru simplu și nedureros. Păstrați-l în acest mod pentru a vă asigura că angajații dvs. participă și chiar se bucură de el.

Instrumentele care favorizează cele mai bune practici de comunicare internă includ:

• Implementarea unui software de chat al companiei, cum ar fi Slack, Microsoft Teams sau Google Hangouts
• Utilizarea tehnologiei cloud, cum ar fi Google Drive, ori de câte ori este posibil
• Utilizarea unei singure platforme pentru toate e-mailurile, calendarele, documentele, etc. (de exemplu, Google, Apple, Microsoft)
• Evitarea supraîncărcării cu e-mailuri cu ajutorul comunicării vizuale prin intermediul semnalizării digitale

Să fim vizuali

Vizualul exprimă ideile într-o manieră ușor de gustat.

Kim Garst, CEO, Boom Social

O statistică frecvent citată spune că 65% din populație este formată din persoane care învață vizual, așa că sunt șanse ca la locul de muncă să fie mulți dintre ei. Atunci când sunt bine realizate, elementele vizuale transmit informații într-o manieră ușor de digerat și au o impresie mai durabilă decât textul. În loc să tipăriți postere, vă recomandăm să treceți la varianta digitală: Montați televizoare în birourile dvs. și folosiți-le pentru a afișa o selecție rotativă de mesaje vizuale.

Considerați utilizarea unui software de semnalizare digitală bazat pe cloud construit special – cum ar fi Enplug – pentru a afișa imagini în biroul dvs. Aceste ecrane pot servi la o serie de scopuri, cum ar fi:

• Informarea echipei dvs. cu privire la anunțurile companiei, posturile vacante, indicatorii de vânzări și de marketing sau informații care nu sunt specifice companiei, cum ar fi știrile de ultimă oră și vremea
• Inspirându-vă echipa prin afișarea obiectivelor, realizări sau citate motivaționale
• Distrează-ți echipa cu feed-uri de social media, pereți de hashtag-uri în direct sau fotografii ale echipei

Fă comunicațiile distractive

Distracția se află în centrul modului în care îmi place să fac afaceri și a fost esențială pentru tot ceea ce am făcut de la început.

Richard Branson

A dispărut noțiunea că se numește „muncă” cu un motiv și că nu ar trebui să fie distractiv. De fapt, un sondaj realizat în 2013 de PGi a constatat că 88% dintre mileniali doresc să lucreze într-un „mediu de lucru distractiv și social”. De asemenea, 90% din Generația Z apreciază locurile de muncă care oferă oportunități de conectare umană. Munca poate fi distractivă, dar și productivă, iar acest lucru include comunicațiile interne.

De exemplu, Enplug are un canal în Slack intitulat „random”, unde membrii echipei pot împărtăși știri trăsnite, videoclipuri amuzante de pe YouTube și orice altceva li se pare amuzant. Este o modalitate amuzantă pentru lucrători de a se descărca în timp ce construiesc un sentiment de camaraderie.

Includeți măsurători ori de câte ori este posibil

Ceea ce este măsurat și urmărit, se îmbunătățește.

Bob Parsons, Fondator, GoDaddy

Să poți cuantifica și vedea cum funcționează compania poate face minuni pentru etica de lucru a echipei tale. Măsurătorile ar trebui să-i informeze pe angajați cu privire la performanțele actuale și trecute ale companiei, tendințele în materie de performanță, obiectivele de atins și progresele înregistrate. Puteți utiliza semnalizarea digitală pentru a afișa metricile în tot biroul dumneavoastră. Motivați-vă echipa pe diferite niveluri, afișând metrici pentru companie, departamente sau chiar indivizi.

Nu pierdeți din vedere imaginea de ansamblu

Apelarea la un scop mai înalt îi ajută pe toți să se unească și să lucreze mai bine împreună.

Fran Maier, fondator, Match.com

Comunicarea de informații specifice și direcționate este fantastică, dar poate veni în detrimentul ratării obiectivelor generale ale companiei dumneavoastră, a misiunii și a altor componente ale culturii. Pe lângă chestiunile zilnice, asigurați-vă că comunicați ideile mari, astfel încât angajaților să li se reamintească de ele. Includeți viziunea dvs. în e-mailuri, afișaje digitale sau buletine informative interne pentru a reaminti echipei dvs. imaginea de ansamblu. La urma urmei, ei sunt o parte importantă a ceva mai mare decât ei.

Aprovizionați canale pentru feedback și idei

Arma noastră secretă pentru a construi cea mai bună cultură este un feedback deschis & onest. Fiecare membru al echipei contribuie la viața noastră la HelloSign, în fiecare zi, așa că este crucial pentru noi să știm ce funcționează și, mai important, ce nu funcționează, astfel încât să ne putem îmbunătăți constant.

Gina Lau, Team Operations, HelloSign

Știați că „feedback” este cel mai scurt cuvânt din limba engleză care conține literele a-b-c-d-e-f? În afară de acest fapt interesant, feedback-ul este vital pentru supraviețuirea și succesul oricărei companii. Acest lucru include feedback-ul de la clienți, bineînțeles, dar și feedback-ul angajaților.

Ce valoare are un gând sau o idee dacă nu este niciodată exprimată? Asigurați-vă că oferiți canale pentru ca echipa dvs. să ofere feedback și să împărtășească idei, fie că este vorba despre locul de muncă, despre produsul actual, despre potențialele produse viitoare sau despre companie ca întreg. Ar putea fi un forum al companiei, un canal desemnat în cadrul software-ului de chat al companiei, o tablă albă în birou sau un serviciu bazat pe cloud. Fără aceste canale, pot fi ratate idei strălucite și critici utile, pe care nicio companie nu ar trebui să își permită să le piardă.

Încurajați comunicarea și colaborarea interdepartamentală

Comunicarea eficientă este o componentă esențială a succesului profesional, fie că este la nivel interpersonal, inter-grup, intra-grup, organizațional sau extern.

Mike Myatt, fondator și președinte, N2Growth

Dacă unul dintre obiectivele dvs. de comunicare internă este acela de a-i face pe angajații dvs. să învețe unii de la alții, atunci comunicarea interdepartamentală este esențială. Organizați o sesiune Q&A sau o întâlnire specială între diferite departamente pentru a-i face să comunice, să colaboreze și să împărtășească informații. Enplug, de exemplu, organizează în mod regulat sesiuni Q&A departamentale în care angajații pot adresa întrebări unei alte echipe decât cea proprie. Pe lângă ceea ce se învață, acest lucru face ca departamentele să nu se simtă izolate unele de altele.

Evitați supraîncărcarea comunicării

Comunicarea internă eficientă nu doar conectează oamenii între ei, ci și cu informațiile potrivite la momentul potrivit.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

Epocile internetului ne-au oferit acces la mai multe informații și la o corespondență instantanee ca niciodată, ceea ce poate fi atât o binecuvântare, cât și un blestem. În cazul comunicării interne, gândiți că mai puțin înseamnă mai mult. Păstrați lucrurile simple, scurte și la obiect. Luați în considerare posibilitatea de a trimite buletinul intern mai rar sau de a afișa mai puțini indicatori. Concentrați-vă pe trimiterea informațiilor corecte către persoanele potrivite, la momentul potrivit. Echipa dvs. vă va mulțumi.

Nu doar informați – inspirați acțiunea

Compania care dorește să rămână competitivă și de succes trebuie să se asigure că își implică, motivează și inspiră colegii.

Viktoria Tegard, Head of Internal Communications, Virgin Atlantic Airways

Este necesar să vă informați echipa în primul rând, dar practicile dvs. de comunicare internă ar trebui să conducă în cele din urmă la acțiune. Așa cum Viktoria Tegard de la Virgin Atlantic face aluzie în citatul de mai sus, comunicările interne ar trebui să implice, să motiveze și să inspire echipa dvs. să meargă mai departe.

Puteți face acest lucru prin:

• Includerea unor apeluri la acțiune în mesaje
• Părtășirea de citate motivaționale, misiunea și obiectivele companiei dvs.
• Oferind recompensarea indivizilor sau echipelor pentru anumite realizări

Deschideți liniile de comunicare

Comunicarea nu poate urma întotdeauna modelul de sus în jos. Având în vedere fluiditatea informațiilor în afaceri în zilele noastre, liderii trebuie să fie ascultători desăvârșiți; ei trebuie să fie capabili atât să primească, cât și să trimită.

Joseph Badaracco, profesor de etică în afaceri, Harvard Business School

Nu vă limitați „politica ușilor deschise” la spațiul fizic al biroului dumneavoastră. Sistemul dumneavoastră de comunicare internă ar trebui să faciliteze contactarea de către orice angajat a unui alt angajat din companie, inclusiv a conducerii superioare. Atunci când deschideți liniile de comunicare în acest fel, membrii echipei se vor simți bineveniți să vorbească unii cu alții, mai degrabă decât intimidați. Indiferent dacă sunteți o corporație mare sau un startup, această practică de comunicare internă reduce decalajele și ajută la construirea unor relații receptive și oneste între angajați.

Păstrați transparența

„Transparența începe ca o schimbare de mentalitate.”

– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Cum afirmă Kevan Lee de la Buffer mai sus, transparența este mai mult decât o politică, este o mentalitate. Transparența este crucială pentru comunicarea dvs. internă, deoarece generează încredere, responsabilitate și dialog deschis. Dacă echipa dvs. simte că este lăsată în întuneric cu privire la anumite aspecte, s-ar putea să se teamă să pună întrebări și să își împărtășească părerile despre acele aspecte. Nu toate informațiile pot fi puse la dispoziția tuturor, bineînțeles, dar menținerea cel puțin a unei anumite transparențe poate avea efecte extraordinare asupra armoniei și raporturilor din cadrul companiei dumneavoastră.

Încurajați utilizarea social media în cadrul companiei

Neutilizarea social media la locul de muncă, de fapt, începe să aibă la fel de mult sens ca și neutilizarea telefonului sau a e-mailului.

Ryan Holmes, Fondator și CEO, Hootsuite

Știm la ce vă puteți gândi: „Social media nu are ce căuta la locul de muncă”. Cu toate acestea, ce-ar fi dacă v-am spune că ar trebui de fapt să fie încurajată în anumite moduri? Puneți-vă echipa să împărtășească fotografii în care lucrează și se distrează la birou pe Facebook, Twitter, Instagram etc. și etichetați pagina oficială a companiei. Nu numai că este grozav pentru implicarea și moralul angajaților, dar și pentru expunerea companiei și pentru a pune o față pe cine sunteți și ce faceți.

Share industry news, trends, and insights

Dacă nu le oferiți oamenilor informații, ei vor inventa ceva pentru a umple golul.

Carla O’Dell, CEO, American Productivity and Quality Center

Echipa dvs. nu face parte doar dintr-o companie, ci dintr-o industrie. Toți membrii echipei ar trebui să fie la curent cu ultimele noutăți din industrie, de la directorul general până la designerul web. Încurajați-i să împărtășească între ei știri, tendințe de piață, articole de opinie și alte frânturi legate de industrie. Similar cu nr. 6, doriți ca echipa dvs. să se simtă ca și cum contribuie la ceva mai mare decât ei înșiși și că sunt agenți ai schimbării, care sunt motivatori puternici.

Utilizați comunicările interne pentru a recunoaște și lăuda succesul

Recunoașterea nu este o resursă rară. Nu puteți să o consumați sau să rămâneți fără ea.

Susan M. Heathfield, expert în resurse umane, About.com

Cea mai mică cantitate de laudă poate face mult, mai ales într-o epocă în care angajații vor să se simtă valorizați și apreciați. Un studiu realizat în 2012 de către Asociația Americană de Psihologie a constatat că angajații care se simt apreciați raportează „niveluri mai ridicate de implicare, satisfacție și motivație”, așa că este cu siguranță un lucru în care merită să investești. Poate fi la fel de simplu ca și anunțarea succeselor individuale sau departamentale prin intermediul software-ului dvs. de chat, a buletinului intern sau a altor canale. Această bună practică este benefică nu doar pentru moralul angajaților, ci și pentru productivitatea și creșterea companiei dumneavoastră.

Crearea unei echipe centrate pe client cu ajutorul persoanelor

Cel mai bun mod de a-i ajuta pe membrii echipei să se concentreze pe clienți? Aduceți clienții la viață.

Alison Davis, CEO & Fondator, Davis & Company

Alison sugerează să folosiți cele mai bune practici de comunicare internă pentru a vă alinia angajații cu clienții. Creați „profiluri ale clienților tipici, completate cu fotografii, date demografice, gusturi și antipatii – inclusiv ce emisiuni TV urmăresc (Walking Dead sau Downton Abbey?) și gustările pe care le preferă (edamame sau carne uscată de vită?). În acest fel, clienții devin vii, tangibili și de top of mind.” Împărtășiți frecvent aceste personae cu echipa dumneavoastră – în conversații, buletine informative sau chiar folosind semnalizarea digitală în birourile dumneavoastră.

17. Promovați resursele și instruirea angajaților

Angajații vor să știe că firma lor este la fel de investită ca și ei în dezvoltarea lor personală și profesională. Comunicați ce resurse oferă compania dvs. astfel încât angajații să nu piardă oportunități fantastice.

Belén Alemán, Learning & Development Program Manager, Meltwater San Francisco

Comunicările dvs. interne ar trebui să transmită în mod constant ce beneficii și resurse sunt disponibile pentru angajați. Acest lucru ar putea implica orice, de la asigurări de sănătate de bază și planuri 401K până la seminarii sponsorizate de companie, oportunități de formare în afara locului de muncă și ateliere de dezvoltare a carierei. Folosiți o combinație de e-mail, chat, semnalizare digitală, bloguri interne sau întâlniri de echipă în persoană pentru a răspândi vestea. Prin încurajarea angajaților să investească în propria dezvoltare personală și profesională prin intermediul companiei dumneavoastră, toată lumea beneficiază pe termen lung.

Obiectivele de învățare pot fi, de asemenea, formalizate de către indivizi cu ajutorul managerilor lor. De aici, pot fi stabilite activități precum case deschise sau sincronizări regulate de învățare. Sincronizările de învățare au loc cu oricine care vă poate oferi ceva în direcția propriilor obiective de învățare. În calitate de manager, în cadrul acestor sincronizări, puteți să le prezentați membrilor echipei dvs. pe cei care vă pot oferi un coaching sau un mentorat informal. Aceste sincronizări de învățare pot lua, de asemenea, forma a ceva de genul unui club de lectură. Aveți o listă curentă de cărți și subiecte utile de care oamenii sunt interesați și documentați învățămintele pentru a le împărtăși unui public mai larg al companiei.

Casele deschise pot fi, de asemenea, excelente pentru discuții informale, mai ales dacă echipele sunt distribuite în diferite zone geografice. SoundCloud are case deschise pe care oricine le poate anunța și înființa pe intranetul companiei. Formatul este flexibil, unde echipele pot comunica perspective cu alte echipe cu care s-ar putea să nu interacționeze des. Echipele de design pot împărtăși echipei de marketing prototipurile de care sunt entuziasmate și care pot fi utile pentru o viitoare lansare, sau poate că echipa de date a descoperit niște calități interesante despre un segment care pot ajuta cu adevărat echipa de produs.

18. Gândiți ca un marketer

„Este timpul ca cei care se ocupă de comunicarea angajaților să înceapă să gândească ca niște marketeri, livrând informația potrivită angajatului potrivit, la momentul potrivit, prin canalul potrivit.”

– Shel Holtz, director de comunicare internă și avocat

Câteodată comunicarea angajaților se simte ca o idee de ultimă oră – primind firimiturile de buget lăsate în urmă de publicitate, marketing și PR. Unul dintre cele mai flagrante exemple este lipsa unor instrumente sofisticate pentru comunicarea internă. Colegii noștri din marketing sunt capabili să direcționeze mesajele și informațiile către indivizi pe baza unei varietăți de criterii, însă cea mai mare parte a ceea ce se transmite angajaților este de tip „one-size-fits-all”.

Cum spune Dan Woods, CEO al Evolved Media, „Spotify știe ce ascultăm. Netflix poate prezice la ce ne vom uita. Uber știe exact când și unde să ne ia. Toate aceste instrumente ne ușurează viața în afara muncii. Așadar, de ce ne bazăm încă pe metode învechite pentru a comunica cu angajații?”

Trebuie să folosim date pentru a ști de ce au nevoie angajații și când au nevoie. Cu cel puțin un deceniu în urmă, pagina de pornire a intranetului IBM conținea informații despre ceea ce făcea fiecare angajat în parte în acea zi și link-uri către resurse care să îl ajute pe angajat să facă acest lucru. Astăzi, acest tip de comunicare ar trebui să fie ușor de realizat pe mai multe canale – cu ajutorul datelor care ne permit să direcționăm conținutul relevant către angajații potriviți.

Trebuie să vindem conceptul conducerii, totuși, dacă vrem să obținem bugetul necesar pentru a oferi acest tip de experiență angajaților. Relansarea vechiului intranet nu va fi suficientă. Trebuie să ne angajăm să adoptăm aceeași abordare a comunicării personalizate cu angajații pe care prietenii noștri din marketing o adoptă cu clienții.

***

Despre Enplug

Comunicatorii interni din întreaga lume folosesc Enplug pentru a transforma ecranele TV din birourile lor în instrumente de comunicare vizuală și interactivă. De la anunțuri și recunoașterea angajaților la social media și fluxuri de știri, tablouri de bord pentru măsurători și calendare pentru sălile de conferință, Enplug este suficient de puternic pentru orice întreprindere și ușor de utilizat.

.