În procesul de salarizare al companiei dumneavoastră, este posibil ca ocazional să aveți un angajat care vrea să ceară scutirea de la reținere la sursă. Faptul de a cunoaște faptele vă va ajuta să faceți față acestui proces.
Procesul de reținere la sursă
Reținerea la sursă este un termen general pentru sumele prelevate din salariul angajaților pentru impozitele federale și de stat pe venit și pentru impozitele FICA (Social Security și Medicare). Este posibil ca unii angajați să nu fie obligați să li se rețină din salariu impozitul federal pe venit dacă venitul lor este sub un anumit nivel.
IRS permite angajaților să solicite o scutire de reținerea la sursă a impozitului pe venit într-un anumit an dacă se aplică aceste două situații:
- În anul precedent, au avut dreptul la o rambursare a tuturor impozitelor federale pe venit reținute pentru că nu au avut nicio obligație fiscală
- Pentru anul în curs, se așteaptă la o rambursare a tuturor impozitelor federale pe venit reținute pentru că se așteaptă să nu aibă nicio obligație fiscală
Câteva tipuri de angajați pot fi scutiți: studenții, lucrătorii cu fracțiune de normă, cei peste 65 de ani și angajații nevăzători.
Oricărei scutiri de reținere la sursă i se aplică doar impozitelor federale pe venit, nu și impozitelor de stat sau impozitelor FICA (Social Security/Medicare).
Solicitarea scutirii de reținere la sursă începând cu 1 ianuarie 2020
Un nou formular W-4 este acum în vigoare, începând cu 1 ianuarie 2020, pentru toți noii angajați și pentru angajații care doresc să își schimbe formularele W-4. Dacă un angajat dorește să solicite scutire, trebuie să scrie „Scutit” pe formularul W-4 în spațiul de sub pasul 4(c) și să completeze pașii 1 și 5.
Un angajat care dorește o scutire pentru un an trebuie să vă dea noul W-4 până la data de 15 februarie a acelui an. Dacă un angajat care primește în prezent o scutire de impozit se așteaptă să datoreze impozit pentru anul următor, acesta trebuie să schimbe W-4 până la data de 10 decembrie a anului în curs.
Cum să știți dacă un angajat este scutit de reținere la sursă
Puteți schimba reținerea la sursă numai pe baza documentelor pe care vi le oferă angajatul. Până când angajatul vă dă formularul sau formularele corecte, trebuie să continuați să rețineți impozitul federal, statal și local pe baza celor mai recente formulare completate de angajat. Nu puteți să credeți cuvântul angajatului cu privire la cererea de scutire.
În cazul în care angajatul pretinde o scutire, iată cum ar trebui să arate formularul W-4:
- Linia 5 – Numărul total de indemnizații – va fi în alb
- Linia 6 – Suma suplimentară care trebuie reținută – va fi în alb
- Linia 7 – Cererea de scutire – va afișa cuvântul „Exempt.”
Este posibil ca dumneavoastră (angajatorul) să trebuiască să trimiteți formularul W-4 la IRS pentru ca acesta să analizeze cererea. Nu trebuie să trimiteți formularul decât dacă IRS vă trimite în mod specific o scrisoare prin care vă cere să faceți acest lucru.
Mai multe despre scutirile de reținere la sursă
O cerere de scutire de reținere la sursă nu scutește angajatul de plata cotei sale de impozit FICA, inclusiv a impozitului suplimentar Medicare. Toate impozitele FICA trebuie să fie plătite atât de dumneavoastră, în calitate de angajator, cât și de angajat. Reținerea la sursă a angajatului pentru Securitatea Socială se oprește la nivelul maxim al Securității Sociale, dar contribuția dvs. la Securitatea Socială în calitate de angajator continuă pentru toate salariile.
Dacă credeți că scutirea de reținere la sursă W-4 a unui angajat este incorectă, nu o puteți schimba, dar îl puteți sfătui pe angajat că scutirea poate fi pusă la îndoială de IRS. Indiferent de ceea ce susține angajatul, trebuie să folosiți numai formularul W-4 semnat pentru a reține din salariul angajatului.
Declarația de scutire pentru impozitul federal pe venit nu are nimic de-a face cu impozitul pe venitul de stat al angajatului și cu reținerea impozitului local. Angajatul va trebui să verifice cu agențiile fiscale de stat și locale pentru a afla cum funcționează această scutire în acele jurisdicții. După cum s-a menționat mai sus, până când angajatul vă va da documentele semnate pentru cererea de scutire de impozite de stat sau locale, trebuie să continuați să rețineți aceste impozite.
Dacă angajatul dorește să ceară scutirea de reținere la sursă, dar i s-a reținut deja din salariu în cursul anului, nu îi puteți rambursa acești bani. La momentul impozitării, veți notifica angajatul cu privire la reținerile efectuate pe formularul W-2 pentru anul respectiv. Angajatul poate apoi solicita suma reținută.
De exemplu, Carlton vine la dumneavoastră în februarie și spune că vrea să solicite scutirea de reținere la sursă pentru acest an. El completează un nou formular W-4 în care solicită scutirea, dar dumneavoastră ați reținut deja 276 de dolari din impozitul federal pe venit din salariul său în ianuarie. El va trebui să aștepte să-și depună declarația de impozit și să ceară cei 276 de dolari.
Nu presupuneți că un student, un lucrător cu fracțiune de normă sau un lucrător sezonier va fi scutit de reținerea la sursă. Toți angajații trebuie să completeze un formular W-4 la angajare, iar acest formular este cel pe care angajatul trebuie să îl folosească pentru a solicita o scutire.
Avocatul dvs. vă va spune să nu îi ajutați pe angajați să completeze formulare. Dar, dacă un angajat vă cere, îi puteți da informații pentru a-l ajuta să ia singur decizia. Publicația 505 a IRS are o diagramă de flux (pagina 8) care ar putea ajuta angajatul să vadă dacă poate solicita scutirea de reținere la sursă.
Dacă primiți o scrisoare de blocare de la IRS
Nu trebuie să predați formularele W-4 la IRS, dar acesta poate examina cererea de scutire a unui angajat și vă poate cere să prezentați formularul W-4 al unui angajat. În unele cazuri, dacă IRS consideră că cererea de scutire nu este valabilă, ar putea trimite o „scrisoare de blocare” către întreprinderea dvs., împreună cu o copie pentru angajat. O scrisoare de blocare blochează reținerile la sursă ale angajatului pe baza analizei IRS.
Această scrisoare specifică numărul maxim de scutiri de reținere permis pentru angajat. Odată ce primiți această scrisoare de blocare, trebuie să începeți să utilizați aceste informații pentru a reține impozitul federal pe venit din salariul angajatului, începând cu data stabilită de IRS. Nu puteți modifica suma reținută până când nu primiți permisiunea de la IRS; nu puteți accepta un nou W-4 de la angajat pentru a modifica suma reținută.
Vă veți primi, de asemenea, o copie a acestei scrisori pentru angajat, în care se explică cum să furnizați IRS informații suplimentare. Puteți încuraja angajatul să contacteze IRS pentru a solicita o modificare a reținerii.
Dacă nu modificați reținerea angajatului pe baza reținerii din scrisoarea de blocare, întreprinderea dumneavoastră este răspunzătoare pentru plata sumei suplimentare de impozit care ar fi trebuit reținută.
.