Creați o factură pornind de la o estimare în 3 pași simpli: A How-To for Small Businesses

Crearea unei facturi pornind de la o estimare este o idee bună, deoarece copiați elementele de linie și costurile pe care clientul dvs. le-a aprobat deja, potrivit Houston Chronicle. De asemenea, face facturarea mult mai simplă, ceea ce este important pentru că facturile sunt cheia pentru a fi plătit.

Convertirea unei estimări în factură nu trebuie să fie un proces dureros. Un software de contabilitate îl face simplu. Puteți, de asemenea, să copiați manual informațiile folosind următorii pași simpli.

În acest articol, vom acoperi:

• Copierea informațiilor
• Personalizarea facturii
• Explicarea oricăror modificări

Copierea informațiilor

Crearea unei facturi cu ajutorul unui software de contabilitate

De obicei, este destul de simplu să convertiți un deviz existent într-o factură cu ajutorul unui software de contabilitate.

În FreshBooks, intrați în pagina de estimări prin intermediul meniului, bifați estimarea pe care doriți să o convertiți și apoi faceți clic pe „Convert to Invoice”. Puteți apoi să editați noua factură pentru a se potrivi nevoilor dvs. și să o trimiteți online sau să o imprimați pentru a o trimite prin poștă.

Freshbooks are, de asemenea, caracteristici care vă permit să realizați cu ușurință estimări și facturi folosind șabloane profesionale.

Crearea manuală a unei facturi

Copiați informațiile proiectului din estimare într-un șablon de factură (puteți descărca acest șablon de factură gratuit). Dacă folosiți facturarea progresivă, ceea ce înseamnă că facturați doar pentru o parte din proiect, copiați doar elementele de linie și costurile pe care doriți să le facturați în acest moment.

Câteva întreprinderi mici preferă să factureze un procent din costurile forței de muncă sau ale materialelor. Chiar dacă convertiți o estimare în factură în mod automat cu ajutorul unui software de contabilitate, este posibil să fie nevoie să ajustați manual costurile forței de muncă sau ale materialelor, potrivit Houston Chronicle.

Puteți, de asemenea, să refaceți estimarea existentă într-o factură. Folosiți orice format pe care îl preferați, fie că este Word, Excel, Google Docs sau PDF. În pasul următor, vom discuta ce câmpuri trebuie să modificați.

Personalizați factura

Acum este timpul să personalizați informațiile din devizul dvs. pentru a le transforma într-o factură.

Întrebați-vă mai întâi:

• S-a schimbat vreunul dintre articolele de linie sau prețurile?
• Vreți să facturați pentru întregul proiect sau doar pentru o parte din el? Dacă aceasta din urmă, utilizați tehnicile de facturare progresivă din primul pas.

Următoarele informații vor rămâne aceleași:

• Informații de contact pentru dumneavoastră și clientul dumneavoastră
• Logo-ul dumneavoastră
• Serviciile și costurile din deviz pentru care doriți să facturați

Trebuie să modificați următoarele:

• Schimbați data în data de astăzi
• Schimbați numărul estimării în număr de factură
• Includeți o dată scadentă de plată (sau plăți)
• Îndepărtați orice termene sau date de finalizare a proiectului
• Verificați de două ori dacă includeți serviciile și costurile corespunzătoare
• Ștergeți orice termeni din estimare, cum ar fi durata de valabilitate a estimării
• Ștergeți orice note privind serviciile și costurile care sunt excluse din estimare
• Verificați de două ori impozitul pe vânzări și suma totală datorată
• Includeți condițiile de plată (inclusiv modul în care doriți să fiți plătit și orice taxe de întârziere)

Aveți nevoie de ajutor pentru completarea facturii? Acest articol vă spune exact cum să scrieți o factură profesională.

Iată un exemplu de factură în FreshBooks care include toate elementele cheie:

Sursa: FreshBooks: FreshBooks

Explicați orice modificări

Toate elementele sau costurile din factură care sunt diferite de cele din devizul dumneavoastră trebuie să fie clarificate în prealabil cu clientul. Pregătiți mai întâi un deviz actualizat pentru aprobarea clientului. Simpla trimitere a unei facturi cu modificări neaprobate vă va deteriora relația cu clientul și va reduce șansele de a fi plătit.

După ce clientul a aprobat modificările în domeniul de aplicare al proiectului, includeți o notă în factură care să facă referire la numărul de estimare actualizat. Includeți o rubrică separată cu taxe suplimentare, dacă este cazul.

Verificați de două ori munca dvs. și apoi trimiteți factura către clientul dvs. Trimiteți-o prin e-mail sau imprimați-o și trimiteți-o prin poștă, în funcție de ceea ce preferă clientul dvs. Puneți un memento în calendar la data scadenței plății (sau plăților) în cazul în care trebuie să urmăriți cu clientul dumneavoastră.

Oamenii mai întreabă:

• Cum transformați o estimare într-o ofertă?
• Cum convertiți o estimare într-o comandă de achiziție?
• Cum transformați o factură într-o estimare?

Cum convertiți o estimare într-o ofertă?

Nu puteți converti o estimare într-o ofertă. Cu toate acestea, puteți converti o estimare într-o ofertă.

Acesta fiind spus, termenii „ofertă” și „licitație” sunt adesea folosiți interschimbabil, potrivit ThoughtBubble.

Pe definiție, o ofertă este un document produs de o companie (cumpărătorul). Acesta schițează proiectul și solicită oferte de la furnizori.

• De exemplu, o agenție guvernamentală trimite o ofertă la trei antreprenori solicitând oferte pentru renovarea birourilor lor. Antreprenorii scriu fiecare o ofertă care detaliază cât de mult vor cere pentru a finaliza proiectul. Agenția alege apoi un câștigător din cele trei oferte.

Pentru a converti o estimare într-o ofertă, faceți următoarele:

1. Revizuiți oferta cumpărătorului (numită și cerere de propuneri sau „RFP”). Este posibil să fi pregătit o estimare generală înainte de a examina cerințele specifice ale cumpărătorului. Oferta ar trebui să includă modul în care costurile ar trebui defalcate și redactate, în funcție de Info Antreprenori.
2. Adaugați o defalcare detaliată, dacă oferta solicită una. Aceasta ar putea include timpul și costurile personalului/managementului/administrației, estimări ale cheltuielilor rambursabile și costurile în fiecare etapă a proiectului (săptămânal sau lunar, de exemplu).
3. Revaluați costul total al proiectului. Dacă oferta dvs. este acceptată, va trebui să vă angajați la acest cost (spre deosebire de o estimare, care este doar atât, o aproximare).
4. Verificați de două ori dacă ați inclus taxele de vânzare, ați menționat ce monedă folosiți și scrieți costul total al proiectului atât în cuvinte, cât și în cifre.
5. Spuneți pentru cât timp sunt valabile prețurile dvs.
6. Adaugați o clauză de renunțare care să contabilizeze eventualele costuri surpriză sau munca suplimentară și detaliați de ce includeți acest lucru.

Puteți afla mai multe despre diferența dintre estimări, citate, oferte și propuneri pe blogul FreshBooks.

Cum să convertiți o estimare într-o comandă de achiziție?

Să spunem că estimarea dvs. este aprobată de clientul dvs. Trebuie să cumpărați materialele sau consumabilele enumerate în devizul estimativ de la unul dintre furnizorii dumneavoastră.

• De exemplu, un zugrav include în devizul său că va trebui să cumpere două galoane de vopsea pentru a finaliza lucrarea. Clientul aprobă devizul. Pictorul emite apoi o comandă de achiziție către magazinul său local de feronerie pentru cele două galoane de vopsea.

Software-ul de contabilitate vă va permite adesea să creați automat o comandă de achiziție pornind de la o estimare.

De asemenea, puteți face acest lucru manual dintr-un document Word, Excel sau PDF. O comandă de achiziție trebuie să includă mai multe elemente critice, potrivit InTouch Manufacturing Services, care sunt prezentate mai jos.

Pentru a converti o estimare într-o comandă de achiziție:

• Schimbați informațiile despre client în informațiile despre furnizor
• Modificați data emiterii în data de astăzi
• Schimbați numărul estimării în numărul unei comenzi de achiziție (PO)
• Adaugați o adresă de expediere pentru produsele sau bunuri
• Eliminați orice articol de linie cu excepția articolelor pe care doriți să le achiziționați
• Verificați de două ori impozitul pe vânzări și totalul
• Includeți condițiile de plată (cum și când veți plăti pentru bunuri)

Cum transformați o factură într-o estimare?

Poate că din greșeală ați făcut o factură în loc de un deviz. Doriți să transformați factura într-o estimare. Acest lucru este, de obicei, dificil de făcut automat în software-ul de contabilitate. Este posibil să trebuiască să copiați și să lipiți informațiile din factură într-un model de deviz.

FreshBooks facilitează producerea și trimiterea rapidă a unor devize profesionale.

Pentru a transforma manual o factură într-o estimare, editați factura dvs. folosind următorii pași:

• Schimbați titlul din „factură” în „deviz”
• Modificați data
• Schimbați numărul facturii într-un număr de deviz
• Adaugați orice termene și o dată de finalizare preconizată
• Modificați serviciile, dacă este necesar
• Modificați costurile, dacă este necesar
• Menționați orice excluderi (ce nu va include proiectul)
• Verificați de două ori impozitul pe vânzări și totalul
• Includeți orice termeni și condiții (de exemplu, cum vor fi tarifate costurile suplimentare)

Pentru a afla mai multe despre cum să scrieți o estimare excelentă, consultați blogul FreshBooks.

.