Deși nu există un număr magic de absențe care să echivaleze cu un absenteism excesiv, există o serie de factori care trebuie luați în considerare și care pot duce la determinarea faptului că absenteismul este excesiv. Factorii enumerați mai jos ar trebui să fie revizuiți și luați în considerare ca indicatori ai unui posibil absenteism excesiv. În cazul în care unul sau mai mulți factori indică o posibilă problemă, angajatul ar trebui să fie intervievat pentru a determina dacă există motive acceptabile pentru absenteism. Luați legătura cu angajații & Relații de muncă pentru consultanță în interpretarea factorilor și în examinarea motivelor invocate de angajat.
- Utilizarea concediului medical în anul în curs. Dacă un angajat a folosit 80% sau mai mult din concediul medical pe care l-a acumulat în anul în curs, este posibil să existe o problemă de absenteism excesiv. Evident, acest indicator devine mai îngrijorător pe măsură ce anul avansează (un angajat care lipsește o zi în a treia perioadă de plată a anului va fi utilizat mai mult de 100% din cele 7,4 ore acumulate în primele 2 perioade de plată). După cum s-a menționat mai sus, 10 absențe de o singură zi pe parcursul anului sunt mai îngrijorătoare decât o singură boală/incident care duce la o absență de 10 zile.
- Utilizarea concediului medical de la data angajării. Dacă un angajat a folosit 90% sau mai mult din concediul medical acumulat de la data angajării, este posibil să existe o problemă de absenteism excesiv. În revizuirea acestui factor, veți dori să luați în considerare orice boală majoră, rănire sau concediu de maternitate/paternitate (parental) care ar fi putut cauza utilizarea ridicată.
În revizuirea celor doi factori de mai sus, veți dori să îi analizați împreună. De exemplu, dacă un angajat a lucrat pentru județ timp de 10 ani și a folosit 95 % din concediul medical acumulat până în prezent, dar a folosit doar 50 % din concediul medical total acumulat, acest lucru ar putea indica o fluctuație unică în utilizare. Alternativ, poate indica un angajat care intenționează să demisioneze și dorește să utilizeze concediul acumulat înainte de plecare, ceea ce nu este adecvat decât dacă este justificat de un medic. Pe de altă parte, este posibil să aveți un angajat care a folosit 95% din concediul medical total, dar numai 25% din concediul acumulat în acest an. Acest lucru poate indica faptul că angajatul face un efort concertat pentru a se îmbunătăți.
- Patterned Sick Leave Usage. Dacă identificați un angajat cu un tipar de utilizare a concediului medical, trebuie să analizați această situație ca pe o potențială problemă, chiar dacă utilizarea angajatului nu atinge pragurile de 80%-90% descrise mai sus. Este posibil să găsiți angajați care apelează la concediu medical în zilele de luni sau vineri, în ziua de după o sărbătoare sau un weekend de sărbătoare, sau în zilele în care volumul de muncă este deosebit de mare sau în care trebuie îndeplinită o anumită sarcină de lucru (cum ar fi un raport lunar).
- Utilizarea concediului medical în combinație cu concediul de odihnă. Un angajat se poate declara bolnav în prima zi în care trebuie să se întoarcă dintr-o vacanță. Se recomandă cu insistență să îl anunțați pe angajat atunci când sună că trebuie să prezinte o declarație a medicului care să indice data la care a fost consultat de medic și care să certifice faptul că boala l-a împiedicat să se prezinte la locul de muncă la acea dată.
Există, de asemenea, situații în care un angajat va apela la concediu medical în zilele pentru care a solicitat anterior concediu de odihnă și cererea i-a fost respinsă. În aceste cazuri, veți dori cu siguranță să solicitați o declarație a medicului, așa cum este descris mai sus. De asemenea, ar trebui să apelați la Serviciul de relații cu angajații & pentru a determina dacă se justifică o investigație suplimentară.
- Impactul asupra operațiunilor. Ori de câte ori absenteismul unui angajat are un impact negativ asupra furnizării serviciilor, există o problemă potențială de absenteism excesiv. Pentru a determina dacă trebuie să luați măsuri, veți dori să luați în considerare factori cum ar fi motivul absențelor și dacă există o rezervă rezonabilă pentru angajatul absent. De exemplu, în cazul în care angajatul este un recepționer căruia i se atribuie responsabilitatea de a deschide biroul în fiecare zi și nu există un înlocuitor, chiar și o singură zi de concediu medical ar putea avea un impact negativ asupra furnizării serviciilor. Acest standard nu este în mod clar rezonabil și nu am putea susține o acțiune disciplinară bazată pe absențe ocazionale pentru că nu am reușit să planificăm o acoperire de rezervă. În situațiile în care absenteismul are impact asupra operațiunilor, contactați angajatul & Relații de muncă pentru îndrumare.