De ce au nevoie profesioniștii dvs. de resurse umane de HR Analytics

Nu este un secret că oamenii sunt cel mai valoros (și scump) activ al fiecărei companii.

De la salariile și beneficiile lor, la spațiul de birou în care stau și tehnologia pe care o folosesc. Pentru a proteja această investiție masivă, profesioniștii din domeniul resurselor umane apelează la analiza resurselor umane pentru a afla ce se întâmplă în forța lor de muncă și cum să distribuie cel mai bine resursele.

Ce este analiza resurselor umane?

Analitica resurselor umane este reprezentată de datele pe care echipele de resurse umane le colectează și le analizează pentru a înțelege forța de muncă a companiei lor. Acesta include totul, de la numărul de angajați, remunerare, titlul și funcția postului, locația de lucru (de exemplu, la birou sau la distanță), angajare, integrare, rotație, angajarea angajaților, diversitate și incluziune, învățare și dezvoltare și multe altele.

Aceste analize sunt colectate din mai multe surse, inclusiv sondaje ale angajaților, sisteme de urmărire a candidaților (ATS), sisteme informatice de resurse umane (HRIS), managementul capitalului uman (HCM) și sisteme de management al resurselor umane (HRMS).

La fel cum un specialist în marketing ar folosi date pentru a modela o campanie publicitară sau cum o companie ar folosi analize pentru a determina unde să deschidă un nou birou, echipele de resurse umane folosesc analizele de resurse umane pentru:

• Înțelegerea forței lor de muncă
• Dispunerea eficientă a resurselor
• Planificarea pentru viitor

Acest lucru este deosebit de important pentru companiile mari, cu mii de angajați și mai multe locații. Analiza resurselor umane poate ajuta echipele de resurse umane să monitorizeze performanța și implicarea angajaților pentru a reduce fluctuația de personal și pentru a construi o forță de muncă mai productivă.

Companiile sunt construite pe baza forței și inovației forței lor de muncă. Fără analiza resurselor umane, profesioniștii în resurse umane riscă să rateze tendințe importante, cum ar fi managerii slabi sau lipsa de dezvoltare profesională. Angajații nemulțumiți sau neîmpliniți vor costa scump orice companie în termeni de pierderi de productivitate și bani.

Ce fel de întrebări pot răspunde analizele de resurse umane?

Cum putem accelera procesul de angajare? Când este momentul potrivit pentru a promova pe cineva? Cum ne putem asigura că forța noastră de muncă este diversă și incluzivă? Acestea sunt doar câteva dintre multele întrebări la care analizele de resurse umane sunt concepute pentru a răspunde. De la depunerea unei cereri până la pensionare, analizele de resurse umane oferă informații despre întregul parcurs profesional al unui angajat.

Recrutare

Profesioniștii în resurse umane lucrează din greu pentru a angaja cei mai buni oameni pentru postul potrivit în cel mai scurt timp. Pentru a face acest lucru în mod eficient, recrutorii folosesc adesea analiza resurselor umane nu numai pentru a găsi talente, ci și pentru a evalua procesul de recrutare și calitatea candidaților.

Cum poate ajuta analiza resurselor umane?

Recrutorii și managerii de angajare folosesc analiza resurselor umane pentru întregul proces de recrutare. De exemplu, atunci când scriu anunțuri de angajare, ei pot folosi datele tehnice și de competențe ale HR pentru a scrie anunțuri de angajare mai bune care să atragă persoanele potrivite. Fără analiza HR, este greu de știut ce titlu de post, ce descriere și ce abilități și experiență necesare trebuie incluse într-un anunț de angajare.

Analitica HR poate ajuta, de asemenea, recrutorii și managerii de angajare să își dea seama unde ar trebui să recruteze pentru un anumit post. De exemplu, dacă ați dori să angajați dezvoltatori web la cel mai bun preț, ați putea folosi datele dintr-un instrument tehnic de HR pentru a construi o strategie de recrutare. Aceasta ar putea include remunerarea, oferta, cererea, concurența, ratele de rotație, diversitatea și multe altele – toate pentru orice regiune dată.

Dacă organizația dvs. recrutează stagiari sau angajați începători, probabil că veți avea și un plan de recrutare pentru universități. Analiza resurselor umane îi poate ajuta pe recrutori să își restrângă lista de universități pe care să le viziteze sau cu care să se asocieze, astfel încât să cheltuiască timp și bani doar pentru a recruta de la cele mai productive școli.

Analitica resurselor umane ajută, de asemenea, echipele de resurse umane să determine unde să își publice posturile vacante. Ce panouri de joburi ar trebui să folosească? Unde ar trebui să își cheltuiască banii pentru ca anunțurile lor să ajungă în fața persoanelor potrivite? Urmărirea performanței postărilor de locuri de muncă din trecut le poate informa pe cele viitoare.

În cele din urmă, după ce angajații au fost angajați, recrutorii și managerii de angajare pot folosi analiza resurselor umane pentru a evalua calitatea acestor angajări. De exemplu, au existat „demisii rapide”, adică angajați care au plecat în primele șase sau 12 luni.

Time-to-hire

După cum sugerează și numele, time-to-hire este o măsurătoare pe care echipele de HR o folosesc pentru a măsura cât timp este nevoie pentru a aduce pe cineva într-un rol. Acest proces include aprobarea descrierii postului, publicarea postului, selectarea candidaților, interviurile, oferirea unei oferte, verificarea antecedentelor și, în cele din urmă, semnarea documentelor finale.

Cum poate ajuta analiza resurselor umane?

Companiile pierd bani și productivitate în fiecare zi în care un post rămâne neocupat. De aceea, este atât de important ca echipele de resurse umane să mențină timpul până la angajare cât mai mic posibil. Analizele de HR pot urmări întregul flux de lucru time-to-hire, notând cât timp a durat fiecare etapă a procesului. Folosind aceste date, echipele de resurse umane pot identifica întârzierile (cum ar fi provocările legate de programarea interviurilor cu managerii de angajare ocupați) și pot dezvolta o soluție.

De exemplu, unele companii au configurat e-mailuri automate pentru a menține candidații implicați pe parcursul procesului. Analizele de resurse umane pot ajuta la informarea sincronizării acestor e-mailuri. La cât timp după un interviu de selecție ar trebui ca candidatul să primească un e-mail de urmărire?

Procesul de angajare poate lăsa noii angajați cu un gust rău în gură sau poate crea candidați fericiți care sunt încântați să lucreze pentru dumneavoastră. Analizele de resurse umane ajută la menținerea unui proces lin și informat.

Abordarea angajaților

În timp ce noii angajați se instalează în compania dumneavoastră, aceștia vor trebui să se instaleze cu tehnologia și echipamentele, să completeze cursuri de formare, să completeze documente, să își cunoască colegii și să se pună la punct cu rolul lor. După cum știm cu toții, acest proces poate dura ceva timp. De fapt, unii profesioniști în resurse umane spun că integrarea ar trebui să dureze cel puțin trei luni. Cu atât de mult timp (și bani) investit, este logic să folosim analiza resurselor umane pentru a ne asigura că este un proces eficient.

Cum poate ajuta analiza resurselor umane?

Există multe moduri în care analiza resurselor umane poate ajuta cu onboarding, inclusiv tablouri de bord pentru a ajuta managerii să urmărească progresul unui nou angajat. Dar una din ce în ce mai populară este analiza rețelei organizaționale (ONA). Deloitte o definește ca fiind „o modalitate structurată de a vizualiza modul în care comunicațiile, informațiile și deciziile circulă într-o organizație.”

Toți avem oamenii noștri de încredere în fiecare departament, cei care știm că vor avea răspunsurile. ONA ajută echipele de resurse umane să urmărească aceste interacțiuni. Acestea își fac o idee despre modul în care angajații interacționează unii cu alții și despre cine sunt acele persoane de încredere în fiecare departament și la fiecare nivel de conducere. În acest fel, HR știe cu cine să pună în legătură noii angajați pentru a le simplifica procesul de integrare și de învățare.

Dacă vă întrebați cum urmăresc echipele de HR un lucru atât de nebulos, există două modalități. Unul (modalitatea care nu este ciudată) implică, de obicei, un sondaj de analiză a rețelei. Angajații răspund la întrebări cu privire la persoanele cu care vorbesc cel mai des, pe cine au întâlnit în echipă, care sunt oamenii lor de încredere etc. Apoi, HR creează o hartă a rețelei pe baza acestor sondaje.

Cel de-al doilea mod (semnificativ mai înfiorător) implică echipele de HR care urmăresc calendarele angajaților pentru a vedea cu cine se întâlnesc și cât de des. Încă o reamintire că nimic nu este cu adevărat privat.

Programe de retenție și de rotație a personalului

Din moment ce personalul este cea mai mare cheltuială a majorității companiilor, este important să urmăriți cât timp rămân angajații în companie. Și dacă aceștia pleacă, de ce? Analiza resurselor umane poate ajuta echipele de resurse umane să răspundă la aceste întrebări și să creeze strategii pentru a îmbunătăți retenția și a reduce fluctuația de personal.

Cum poate ajuta analiza resurselor umane?

Cu instrumentele HRIS, echipele de resurse umane pot urmări mișcările fiecărui angajat din organizația lor. Când sunt angajați, dacă sunt promovați sau se mută la un alt departament, cât timp au fost în rolul lor, care a fost ratingul lor de performanță și când părăsesc compania. Utilizând analiza resurselor umane (combinată cu interviurile de ieșire), echipele de resurse umane pot evalua toate aceste modele pentru a identifica factorii care determină fluctuația de personal.

De exemplu, dacă angajații părăsesc în mod constant o echipă, acest lucru ar putea indica un manager rău sau un volum de muncă nerezonabil. Dacă oamenii pleacă în mod constant după un an sau doi, este posibil ca echipa de resurse umane să trebuiască să analizeze ajustarea ratelor de salarizare, a mediului de lucru, a dezvoltării profesionale și a oportunităților de promovare.

Turn-over-ul este costisitor. Nu doar din cauza pierderii de productivitate, ci și din cauza pierderii cunoștințelor instituționale. Analizele de resurse umane pot ajuta echipele de resurse umane să identifice problemele și să intervină în mod corespunzător.

Creșterea performanțelor și a abilităților necesare

Dezvoltarea profesională este una dintre cele mai bune modalități de a construi și de a păstra angajații buni. Angajații care nu simt că avansează sau că fac progrese spre obiectivele lor profesionale vor pleca în cele din urmă. Dar ce fel de dezvoltare profesională ar trebui să ofere companiile? Și cui? Și când?

Cum poate ajuta analiza resurselor umane?

Majoritatea companiilor au un fel de sistem de evaluare a performanțelor, fie că este anual, bianual sau trimestrial. Echipele de resurse umane pot folosi aceste evaluări pentru a urmări ce angajați au performanțe bune. Iar dacă aceștia nu au performanțe bune, echipele de resurse umane pot încerca să afle de ce.

Revizuirile de performanță sunt, de asemenea, o șansă pentru companie de a afla despre obiectivele angajaților lor. Cum îi poate ajuta compania să-i ajute să exceleze în rolul și cariera lor? Au nevoie de mai multe abilități și dezvoltare profesională? Multe companii folosesc sisteme de gestionare a talentelor (adesea module încorporate într-un HRIS sau o soluție separată LMS sau HCM) pentru a găzdui resurse de învățare și dezvoltare.

Câteva organizații își vor crea propriul conținut de învățare și cursuri interne. Altele se conectează la cursuri online deschise, cum ar fi Coursera, Udemy și edX sau se asociază cu furnizori de educație, colegii și universități, bootcamps etc.

Companii care analizează abilitățile actuale ale forței de muncă și oferă resurse pentru ca angajații să își dezvolte mai multe abilități vor avea rate de retenție mai bune. În plus, acest tip de dezvoltare și analiză ajută, de asemenea, la planificarea succesiunii. Cine ar putea fi pregătit pentru management? Atunci când un angajat cu vechime se pensionează, cine îi poate lua locul? Analiza resurselor umane ajută echipele de resurse umane să planifice aceste mari schimbări.

Diversitate și incluziune

Nu numai că este corect să construim o echipă diversă, dar este, de asemenea, un lucru profitabil. Potrivit unui raport McKinsey din 2018:

„Companiile din cuartila superioară în ceea ce privește diversitatea de gen în echipele de execuție au avut cu 21 % mai multe șanse de a depăși performanța în ceea ce privește profitabilitatea și cu 27 % mai multe șanse de a avea o creare de valoare superioară.” Și „Companiile din primul cuartil pentru diversitatea etnică/culturală în echipele de execuție aveau cu 33% mai multe șanse de a avea o profitabilitate de top în industrie.”

Majoritatea companiilor au inițiative de diversitate și incluziune (D&I) pentru a crește diversitatea forței de muncă, în special în ceea ce privește rasa și genul. Analiza resurselor umane joacă un rol esențial în D&I, permițând echipelor de resurse umane să stabilească obiective și să urmărească progresul.

Cum poate ajuta analiza resurselor umane?

Echipele de resurse umane folosesc analiza resurselor umane pentru a urmări datele privind diversitatea, astfel încât să știe câte femei și minorități aplică pentru locuri de muncă în cadrul companiei lor, sunt intervievate și angajate. Și, odată ce sunt angajate, câte dintre ele trec în management sau în conducerea executivă? Cât de mult sunt plătite? Cât de des sunt promovați sau li se acordă o mărire de salariu?

Dispunând de aceste date, companiile sunt responsabile și ajută echipele de resurse umane să facă toate procesele, evaluările și sistemele cât mai incluzive posibil, fie că este vorba de abordarea prejudecăților implicite în procesul de angajare sau de eliminarea oricărei inegalități salariale.

Majoritatea companiilor încep prin stabilirea unor obiective de diversitate de referință bazate pe datele demografice ale regiunii în care recrutează. Folosind datele lor privind diversitatea, echipele de resurse umane pot, de asemenea, să semnaleze codurile de locuri de muncă care sunt de obicei subreprezentate de minorități. Apoi vor lua măsuri pentru a diversifica bazinul de candidați prin postarea posturilor pe site-urile de joburi care vizează minoritățile, cum ar fi National Black MBA Association sau Women Who Code.

Înțelegerea procesului de analiză a resurselor umane

Acum că am vorbit despre diferitele moduri în care echipele de resurse umane pot utiliza analiza resurselor umane, să trecem în revistă fiecare etapă a procesului de colectare și analiză a datelor.

Colectarea datelor

Cele mai multe date de analiză a resurselor umane sunt colectate prin intermediul a trei niveluri de sisteme de resurse umane. Iată o defalcare:

• Sistemul informațional de resurse umane (HRIS). HRIS colectează și stochează date despre angajații unei companii, inclusiv numele, vârsta, adresa, salariul, beneficiile, prezența, evaluările de performanță și multe altele. De asemenea, acesta găzduiește, de obicei, sistemul de urmărire a candidaților (ATS), care este construit pentru a simplifica procesul de angajare al unei companii. Un ATS găzduiește toate datele candidaților, inclusiv cererile lor, CV-urile, scrisorile de intenție, notele de la interviu și feedback-ul din partea membrilor echipei.
• Managementul capitalului uman (HCM). O soluție HCM va include tot ceea ce se regăsește în HRIS, la care se adaugă onboarding, performanță, controlul/ urmărirea posturilor, date privind succesiunea, planificarea salariilor/bonusurilor, sisteme de recompensare etc. HCM include, de asemenea, de obicei, sistemul de gestionare a talentelor, care colectează date privind competențele angajaților, obiectivele, dezvoltarea profesională etc.
• Sistem de gestionare a resurselor umane (HRMS). HRMS găzduiește tot ceea ce se află în HRIS și HCM, plus salarizarea și urmărirea timpului și a forței de muncă.

Măsurarea și analiza datelor

Echipele de resurse umane utilizează adesea un proces de gestionare a datelor ETL (extragere, transformare, încărcare) pentru a extrage datele din sistemele de resurse umane și a le introduce într-un instrument de vizualizare a datelor. În acest fel, este mai ușor de analizat.

Câteva companii mai mari au analiști de date special dedicați găsirii perspectivelor din cifre. În timp ce companiile mai mici ar putea avea una sau două persoane care să gestioneze sistemele de resurse umane și să facă analiza și raportarea datelor. Cu cât aveți mai mulți angajați și mai multe sisteme, cu atât veți avea nevoie de mai mulți specialiști în resurse umane.

Ce măsurători cheie de resurse umane sunt monitorizate?

Metricele cheie de HR și strategiile de raportare vor varia de la o companie la alta, în funcție de mărimea, obiectivele și echipa de HR. Iată câțiva parametri generali care pot fi urmăriți prin intermediul analizei HR.

Recrutarea și îmbarcarea

• Efectivul: Acesta este numărul total de angajați din organizația dumneavoastră. Efectivul poate fi, de asemenea, defalcat pe departamente, echipe, funcții de muncă și altele, în funcție de raportarea la care lucrează echipa dvs: Acestea sunt caracteristicile forței dvs. de muncă, inclusiv vârsta, sexul, etnia, nivelul de educație, vechimea în muncă, starea civilă și multe altele.
• Time-to-hire: Timpul până la angajare este timpul mediu necesar pentru a angaja un nou angajat, de la publicarea postului până când candidatul acceptă oferta dumneavoastră.
• Timpul până la productivitate: Time-to-productivity (Timpul până la productivitate) măsoară viteza procesului de integrare, urmărind cât timp îi ia de obicei unui nou angajat să se familiarizeze cu rolul său și să înceapă să lucreze la capacitate maximă.
• Renunțări rapide/Rotația noilor angajați: „Demisii rapide” urmărește numărul de noi angajați care părăsesc compania într-un anumit interval de timp, de obicei între șase luni și un an.

Performanță

• Performanța angajaților: Echipele de resurse umane pot urmări performanța angajaților în mai multe moduri, inclusiv prin autoevaluări, evaluări ale managerilor și evaluări ale colegilor. Unele companii vor folosi, de asemenea, un software de monitorizare a angajaților și/sau sisteme de gestionare a proiectelor.
• Venituri per angajat: Venitul pe angajat se calculează prin împărțirea venitului total al companiei dvs. la numărul total de angajați. Aceasta este o modalitate excelentă de a măsura aproximativ cât de mult venit generează fiecare angajat.
• Urmărirea obiectivelor: Angajații își pot introduce obiectivele în modulul de gestionare a talentelor dintr-un HRIS. Echipele de resurse umane pot apoi să compare aceste obiective cu obiectivele generale ale companiei, să urmărească progresul unui angajat în raport cu obiectivele sale și să găsească modalități de a sprijini obiectivele angajaților (de exemplu, dezvoltarea profesională).
• Urmărirea timpului (rate de absență/ore suplimentare): Urmărirea timpului măsoară nu numai câte ore obișnuite lucrează un angajat pe perioadă de timp, ci și cât de des lipsește de la serviciu (absenteism) și câte ore suplimentare lucrează.

Operațiuni

• Satisfacția și implicarea angajaților: Aceasta măsoară cât de probabil sunt angajații dvs. să vă recomande compania ca fiind un loc bun de muncă. Acest lucru se măsoară de obicei în două moduri: Employee Net Promoter Scores (eNPS) sau sondajele de satisfacție a angajaților.
• Mobilitatea angajaților: Mobilitatea angajaților urmărește cum și când se mută angajații în cadrul organizației. Acest lucru ajută companiile să vadă din ce părți ale companiei se mută angajații din și spre, cât timp au fost în rolurile lor înainte de a se muta și dacă s-au mutat în sus, lateral sau în jos.
• Rata de retenție: Rata de retenție măsoară cât de bine o organizație își păstrează angajații. De obicei, se măsoară prin împărțirea numărului de angajați care au rămas în organizație pe o anumită perioadă de timp la numărul total de angajați.
• Rata de rotație: Rata de rotație este opusul retenției. Se calculează prin împărțirea numărului de angajați care părăsesc organizația dvs. în fiecare an la numărul mediu de angajați. Apoi se înmulțește cu 100.
• Formare și dezvoltare: Aceasta măsoară costul total, timpul și eficiența formării și dezvoltării pentru angajații organizației dumneavoastră. Puteți măsura costurile de formare per angajat, ratele de finalizare și timpul de finalizare și puteți administra teste pentru a măsura eficacitatea.

Concluzie

Analitica resurselor umane ajută echipele de resurse umane să stabilească obiective, să măsoare succesul și să optimizeze procesele, astfel încât compania să se poată concentra pe creșterea veniturilor. Atunci când sunt utilizate în mod responsabil și eficient, analizele de resurse umane oferă informațiile de care companiile au nevoie pentru a aborda provocări dificile, cum ar fi lipsa de diversitate sau o rată ridicată de rotație. Datele elimină presupunerile din HR, permițând echipelor de HR să devină experți în domeniu, de încredere pentru C-suite.