Ghidul suprem pentru un proces de achiziție la plată cu adevărat eficient

Fluxul procesului de achiziție la plată

În funcție de practica organizațională și de cerința în cauză, liderii de achiziții aleg să finalizeze cele mai relevante etape ale unui proces de achiziție la plată. Iată nouă etape logice ale unui proces ideal de la achiziție la plată.

Etapa 1: Identificarea nevoilor

Prima etapă a unui proces de la achiziție la plată constă în determinarea și definirea cerințelor de afaceri cu ajutorul părților interesate interfuncționale. Odată identificată o nevoie validă, echipele de achiziții schițează specificații de nivel înalt pentru bunuri/produse și termeni de referință (TOR) pentru servicii, precum și declarații de lucrări (SOW).

Etapa 2: Crearea cererilor de achiziție

După ce se finalizează specificațiile/TOR/SOW, se creează o cerere de achiziție formală. Un solicitant trimite formularul de cerere de cumpărare completat după ce se asigură că sunt îndeplinite toate cerințele administrative necesare. Cererile pot fi create pentru orice tip de achiziție, de la achiziții standard la subcontracte și consignații.

Etapa 3: Aprobarea cererii de cumpărare

Cererile de cumpărare depuse sunt apoi examinate de șefii de departament sau de responsabilii cu achizițiile. Aprobatorii pot aproba sau respinge o cerere de achiziție după ce evaluează necesitatea, verifică bugetul disponibil și validează formularul de cerere de achiziție. Cererile de cumpărare incomplete sunt respinse înapoi la inițiator pentru a fi corectate și retrimise.

Pasul 4: Creați o comandă/achiziție la fața locului

Dacă bunurile/produsele solicitate au caracteristici cum ar fi cumpărări din categorii neadministrate, achiziții unice de o singură dată sau produse de bază cu valoare redusă, atunci se poate efectua o achiziție la fața locului. În rest, comenzile de achiziție sunt create din cererile de achiziție aprobate.

Etapa 5: Aprobarea comenzilor de achiziție

Comenzile de achiziție sunt acum trimise printr-o buclă de aprobare pentru a asigura legitimitatea și acuratețea specificațiilor. Comenzile de achiziție aprobate sunt apoi expediate furnizorilor. După examinarea comenzii de achiziție, vânzătorii pot fie să aprobe, fie să respingă, fie să înceapă o negociere. Atunci când un ofițer aprobă o comandă de achiziție, este activat un contract obligatoriu din punct de vedere juridic.

Alăturați-vă nouă pentru a afla cum achizițiile digitale pot oferi eficiență și economii de costuri. Înscrieți-vă acum!

Etapa 6: Recepția bunurilor

După ce furnizorul livrează bunurile/serviciile promise, cumpărătorul inspectează produsele sau serviciile livrate pentru a se asigura că acestea sunt conforme cu termenii contractului. Recepția bunurilor este apoi aprobată sau respinsă pe baza standardelor specificate în contractul de achiziție sau în comanda de cumpărare.

Etapa 7: Performanța furnizorului

Pe baza datelor obținute în etapa anterioară, se evaluează performanța furnizorului. O serie de factori, cum ar fi calitatea, livrarea la timp, serviciile, respectarea contractului, capacitatea de reacție și costul total de proprietate (TCO). Neperformanța este marcată în listele existente și în sistemele de informații pentru referințe viitoare.

Etapa 8: Aprobarea facturii

După ce o recepție de bunuri este aprobată, se realizează o corespondență tripartită între comanda de achiziție, factura furnizorului și recepția de bunuri. Dacă nu se constată discrepanțe, factura este aprobată și transmisă echipei financiare pentru efectuarea plății. În cazul în care se constată inexactități, factura este respinsă înapoi către furnizor, cu un motiv de respingere.

Etapa 9: Plata furnizorului

La primirea unei facturi aprobate, echipa financiară va procesa plățile în conformitate cu termenii contractuali. Se va ține cont de orice modificări ale contractului sau revizuiri ale garanției financiare lichidate. O plată efectuată către un furnizor se va încadra într-unul dintre următoarele cinci tipuri: avans, plată parțială, plată progresivă sau în rate, plată finală și plăți de reținere/reținere.

Bune practici în procesul de la achiziție la plată

Cele cinci bune practici care urmează pot ajuta organizațiile să îmbunătățească eficiența și eficacitatea procesului de la achiziție la plată:

• Implementați un software de achiziție la plată
• Păstrați transparența procesului
• Îmbunătățiți implicarea furnizorilor
• Optimizați inventarul
• Formulați gestionarea contractelor

Cum poate un software de achiziție la plată să aducă eficiență în achiziții?

Un raport recent al Gartner susține că, până în 2025, mai mult de 50% dintre organizațiile din întreaga lume vor dispune de o suită de achiziții la plată bazată pe cloud. Instrumentele de achiziții bazate pe cloud, cum ar fi Kissflow, câștigă teren, pe măsură ce organizațiile învață mai multe despre beneficiile și oportunitățile de economisire a costurilor pe care le oferă utilizarea software-ului de achiziții.

Software-ul de achiziții la plată integrează cererile de achiziție, comenzile de achiziție, recepțiile de bunuri și facturile într-o singură interfață. Automatizarea procesului de achiziție la plată poate eficientiza procesul, optimiza cheltuielile, îmbunătăți conformitatea, reduce costurile și atenua riscurile.

Soluțiile complete de achiziție la plată, cum ar fi Kissflow Procurement Cloud, oferă o serie de funcționalități, inclusiv:

1. Cereri de achiziție și aprobări

Cineva care trimite o cerere de achiziție introduce pur și simplu detaliile corespunzătoare în instrumentul dvs. de achiziții, selectează produsul/serviciul necesar și își alege furnizorul preferat dintr-o bază de date principală.

O suită digitală de achiziție la plată direcționează, de asemenea, cererea de achiziție către toate părțile interesate și aprobatorii, în ordinea corectă, fără ca vreunul dintre aceștia să trimită măcar un e-mail cu privire la cerere.

2. Gestionarea comenzilor de achiziție

Majoritatea soluțiilor de achiziție la plată creează automat comenzi de achiziție din cererile de achiziție aprobate și inițiază procesul de expediere a comenzii. Se poate face orice, de la trimiterea mai multor comenzi pe loturi către un singur furnizor până la crearea mai multor OP dintr-o singură cerere de achiziție.

3. Gestionarea digitalizată a furnizorilor

Digitizarea gestionării furnizorilor schimbă modul în care echipa dvs. de achiziții măsoară și evaluează performanța furnizorilor. În loc de un „cred că acel furnizor de hardware pe care l-am folosit în 2013 a oferit niște reduceri grozave, dar i-am uitat numele” plin de speranță, vă puteți baza pe datele furnizorului accesibile și fiabile în mod convenabil din sistemul dvs. de achiziții.

Cu ajutorul instrumentului dvs. de achiziție la plată care prelucrează datele privind performanța furnizorului – prețuri, reduceri, respectarea programului de livrare, respectarea politicilor și multe altele – puteți alege cel mai bun furnizor pentru orice afacere, de fiecare dată când trebuie să faceți această alegere.

3. Potrivirea facturilor

Software-ul de achiziție la plată permite organizațiilor să confirme primirea bunurilor și să captureze informații despre facturi. Organizațiile pot aproba facturile, pot gestiona excepțiile, pot efectua corelarea cu PO și se pot integra cu plățile electronice sau cu sistemul de conturi de plată.

4. Informații despre achiziții

Una dintre cele mai bune părți ale digitalizării achizițiilor, rapoartele și analizele vă ajută să înțelegeți ce merge bine și ce ineficiență a procesului vă costă bani.

Din moment ce achizițiile sunt un departament cu multe cheltuieli, este bine să aveți transparență și vizibilitate a procesului în fiecare proces, de la cererile de achiziție până la aprobările facturilor. Puteți extrage instantaneu starea oricărei sarcini, puteți analiza parametrii de performanță ai furnizorilor și multe altele prin intermediul rapoartelor și analizelor personalizate.

Lectură recomandată:

• Top 6 provocări în domeniul achizițiilor și cum să le depășiți
• 5 progrese în tehnologie pe care achizițiile trebuie să le adopte acum
• Cum procesele manuale vă omoară eforturile de achiziție

Descoperiți întregul potențial al procesului de achiziție la plată cu Kissflow

Soluții de achiziție la plată care conectează digital furnizorii, organizații, politici și procese scot la iveală noi oportunități de economisire. De la prevenirea introducerii manuale a datelor până la îmbunătățirea vizibilității cheltuielilor, software-ul automatizat de achiziții abordează toate lacunele existente în procese.

Kissflow’s Procurement Cloud valorifică puterea fluxurilor de lucru, a formularelor digitale, a tehnologiei cloud, a proceselor inteligente și a analizelor detaliate pentru a vă ajuta să obțineți mai multă valoare din fluxul procesului de la achiziție la plată. Acoperă totul, de la cererile de cumpărare și comenzi până la plată. De asemenea, se integrează perfect cu orice software de contabilitate sau ERP pe care îl utilizați, de asemenea.

Cu Kissflow, puteți digitaliza întregul ciclu de la achiziție la plată, îmbunătățind în mod cuprinzător toate procesele de achiziție. Salutați un proces digitalizat de la achiziție la plată cu Kissflow Procurement Cloud pentru a afla de ce este cea mai bună opțiune pentru a vă transforma procesul de achiziție.

.