Strângeți mai mulți bani vânzând sponsorizări, nu bilete

„Ar trebui să reducem prețul biletului la evenimentul nostru?” este întrebarea pe care mi-au pus-o de nenumărate ori clienții și colegii în acest an. Răspunsul meu este un NU categoric!

Există două motive principale: În primul rând, există oameni care au capacitatea de a continua să plătească prețul obișnuit al biletului (sau nivelul de sponsorizare). Prin scăderea prețului biletelor (și a nivelului de sponsorizare,) lăsați bani pe masă. În al doilea rând, reduceți așteptările pentru anii următori.

Atunci, dacă unele persoane și companii nu vor putea participa la nivelurile lor obișnuite din cauza economiei, ce faceți? Îi chemați. Vorbiți cu ei. Spuneți-le cât de mult apreciați sprijinul lor din trecut pentru evenimentul dumneavoastră. Explicați-le că ați observat că nu au reînnoit pentru anul acesta și întrebați-i dacă a fost o neglijență (în caz că a fost așa). Dacă nu, întrebați-i la ce nivel ar putea participa din nou în acest an. Urați-le bun venit la orice nivel și oferiți-le beneficiile și avantajele de la nivelul lor normal, mai ridicat, cu speranța că vor putea reveni la niveluri mai ridicate în anii următori. Faceți acest lucru cu companii și persoane fizice, pentru sponsorizări și bilete individuale.

Sfatul meu: Nu lăsați banii pe masă și nu scădeți așteptările pentru evenimentul dumneavoastră. Nu scădeți prețul biletelor în acest an.

De ce să organizăm evenimente?

Evenimentele sunt tipul de strângere de fonduri care necesită cel mai mult timp și sunt cele mai costisitoare, deci de ce le organizăm? Evenimentele sunt o oportunitate de a:

• Prezentați organizația dvs. susținătorilor dvs. actuali și membrilor comunității,
• Câștigați o mulțime de bani de la companii și persoane care altfel nu ar putea dona,
• Consolidarea bazei dvs. de date și
• Câștigarea de dolari nerestricționați, de funcționare, care sunt dificil de obținut în alte moduri.

Cred că fiecare atelier mic de dezvoltare ar trebui să aibă evenimente, dar numai unul anual, sau cel mult două. (Planificarea a mai mult de două evenimente pe an nu va lăsa timp pentru alte componente importante ale strângerii de fonduri, cum ar fi cultivarea și solicitarea individuală, scrierea de granturi, corespondența în masă etc.) În ciuda dezavantajelor evenimentelor, dacă aveți capacitatea de personal pentru a organiza un eveniment (sau două), ar trebui să merite efortul.

Comitetele pentru evenimente sunt pentru strângerea de fonduri, nu pentru planificare

Când vă planificați evenimentul, primul pas este să formați un comitet format din membri ai consiliului de administrație și din cei care nu fac parte din consiliu, care să servească drept comitet pentru eveniment. În mod ideal, ar trebui să aveți o mulțime de oameni în comitetul dvs. cu diverse poziții, titluri și conexiuni în comunitate. Anunțați de la început fiecare membru al comitetului că vă așteptați ca acesta să cumpere sau să vândă cel puțin o masă, ca o condiție pentru a face parte din comitet. Stabiliți așteptări suplimentare, cum ar fi participarea la întâlniri ocazionale și trimiterea de invitații cu note personale prietenilor și colegilor.

Un comitet de evenimente este un comitet de strângere de fonduri și nu ar trebui să se aștepte (sau să se aștepte) să planifice detaliile evenimentului. Prima dată când am organizat un eveniment major, am făcut greșeala de a include comitetul în decizii precum culorile fețelor de masă și alegerea meniului pentru cină. Deși este posibil să aveți un membru al comitetului care dorește să se implice în detaliile evenimentului (și este posibil să fie necesar să îl lăsați, din motive politice), acesta nu ar trebui să fie obiectivul principal al comitetului. Comitetul există pentru a vă ajuta să strângeți fonduri!

Membrii comitetului pentru evenimente au patru responsabilități cheie:

1. Determinarea tipului de eveniment,
2. Selectarea persoanelor onorate și a vorbitorilor,
3. Stabilirea nivelurilor de sponsorizare și
4. Vânzarea de bilete și mese.

Întotdeauna luați deciziile importante, cum ar fi selectarea persoanelor de onoare și a nivelurilor de sponsorizare, în cadrul unui comitet, (cu recomandările și contribuția personalului, desigur). Acest lucru va asigura implicarea și „buy-in-ul” membrilor comitetului.

Stabilirea scenei pentru strângerea de fonduri: Puneți-vă comitetul la treabă

Determinarea tipului de eveniment

După ce comitetul pentru eveniment este format, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să selectați tipul de eveniment. Personalul ar trebui să aibă în minte una sau două sugestii pentru a ajuta la orientarea conversației. Este posibil să doriți să începeți conversația prin e-mail înainte de prima întâlnire, astfel încât membrii comitetului să aibă idei atunci când sosesc, iar dumneavoastră să puteți avansa rapid.

Unul dintre cele mai comune evenimente în rândul organizațiilor non-profit este evenimentul cu cină de premiere. Acesta funcționează bine, deoarece servește ca un eveniment de strângere de prieteni și de strângere de fonduri. Există multe alte evenimente populare, cum ar fi ieșirile la golf și cinele dansante sau galele.

În timp ce există o varietate de tipuri de evenimente din care puteți alege, concentrați-vă asupra evenimentelor care se pretează cu ușurință la oportunități de sponsorizare. Cred că orice campanie de strângere de fonduri în care vindeți lucruri unul câte unul, sunt campanii de strângere de fonduri proaste. De exemplu, vânzările de prăjituri (cu excepția cazului cercetașilor). De asemenea, vânzările de reviste, vânzările de hârtie de împachetat, vânzările de prăjituri, spălările de mașini etc., sunt evenimente de strângere de fonduri proaste pentru orice organizație mică. (Școlile sunt poate o excepție de la această regulă, deoarece au bazine uriașe de forță de muncă – elevii – pentru a face vânzările). Sponsorizările sunt esențiale pentru succesul evenimentelor de strângere de fonduri și ar trebui să stați departe de evenimentele în care lucrurile sunt vândute pe rând (fie că este vorba de un bilet, fie că este vorba de o cutie de prăjituri).

Selectarea persoanelor de onoare

Dacă organizați un dineu de premiere sau o gală, selectarea persoanelor de onoare potrivite este un pas esențial, deoarece persoanele de onoare pot cumpăra și vinde sponsorizări pentru dumneavoastră. Faceți o listă cu companii, persoane fizice, fundații și grupuri care vă sprijină organizația. Pe care ați dori să le onorați și care au capacitatea, și au capacitatea de a cumpăra și vinde sponsorizări. Folosiți contactele membrilor comitetului dvs. în comunitate pentru a asigura cei mai buni onorați posibil.

Majoritatea organizațiilor optează pentru a avea mai mult de un omagiat, pentru a mobiliza cât mai multe sponsorizări și mese. Regula mea generală este să nu fie mai mult de trei sau patru persoane onorate. Dacă aveți mai mult de patru, se diluează semnificația onoarei, atât pe invitație, cât și la eveniment. De asemenea, faptul de a avea prea mulți onorați creează un program lung și plictisitor.

Doar o notă: a avea un politician ca onorat este întotdeauna o idee bună (presupunând că veți avea mai mult de un onorat), dar el/ea va genera rareori (aproape niciodată) vânzări de bilete sau sponsorizări.

Stabilirea nivelurilor de sponsorizare

Cheia unui eveniment de succes este de a vinde sponsorizări, nu (doar) bilete. Întotdeauna am un preț al biletelor pentru cele câteva persoane care vor dori să le cumpere, dar accentul principal ar trebui să fie pus pe vânzarea de mese sau pachete de sponsorizare. Veniturile din evenimente se obțin într-o piramidă tradițională de strângere de fonduri (zece la sută dintre oameni dau nouăzeci la sută din cadouri, iar nouăzeci la sută dintre oameni dau zece la sută din cadouri). Așa că începeți acolo unde sunt banii și solicitați sponsorizări.

Anul trecut, am fost angajat de o organizație pentru a ajuta la strângerea mai multor bani la evenimentul lor anual. După ce am analizat nivelurile de sponsorizare a evenimentului, le-am recomandat să le mărească semnificativ, de la un nivel maxim de 5.000 de dolari la un nivel maxim de 15.000 de dolari. Consiliul de administrație și directorul executiv au opus o mare rezistență, dar i-am convins să încerce. Am creat niveluri de 15.000 de dolari, 10.000 de dolari și am avut 5.000 de dolari ca nivel inferior (care fusese nivelul superior în anul precedent). Cu noile niveluri de sponsorizare în vigoare, au strâns trei sponsorizări de top (15.000 de dolari fiecare) și două sponsorizări de 10.000 de dolari. De la cei cinci donatori de top, au strâns mai mulți bani decât strânseseră vreodată la acest eveniment în anii precedenți, și asta înainte de a fi vândut un singur bilet, un singur anunț în jurnal sau articole de licitație. Nu mai este nevoie să spunem că au strâns mult peste dublul sumei pe care o strânseseră vreodată la acest eveniment, pur și simplu prin simplul fapt că au avut nivelurile de sponsorizare adecvate.

Această poveste nu înseamnă că 15.000 de dolari este un nivel adecvat pentru toate organizațiile, motiv pentru care este esențial pentru comitetul dumneavoastră să vă ajute să stabiliți nivelurile de sponsorizare. Ar trebui ca mesele să fie de 1.000 de dolari? 5.000 de dolari? 25.000 de dolari? Această decizie va depinde de organizația dvs. și de consiliul de administrație. Aveți vreun director general sau vicepreședinte de corporație în comitetul sau în consiliul de administrație? Întrebați-i dacă ar fi dispuși să sponsorizeze cina pentru 25.000 de dolari – sau cel mai înalt nivel pe care îl poate concepe comitetul dumneavoastră. Dacă ei sunt de acord, atunci și alții vor fi de acord, iar acest lucru va stabili un standard ridicat pentru anii următori. Nu vă subestimați organizația. Dacă stabiliți prețuri de sponsorizare mici, va fi dificil să măriți semnificativ prețurile după primul an.

Este important să aveți aproximativ trei niveluri de sponsorizare, și le puteți numi cum doriți (binefăcător, prieten, sponsor de masă – cum doriți). Stabiliți nivelul superior suficient de sus încât să fie în regulă dacă nu obțineți niciunul, iar dacă obțineți unul, veți fi încântați.

Cu oricare dintre nivelurile pe care le alegeți, ar trebui să puteți obține 3-5 sponsorizări de nivel mediu (dacă nu reușiți, nivelurile dvs. poate sunt stabilite prea sus și, invers, dacă obțineți mai mult de 2 la nivelul superior, nivelurile dvs. pot fi stabilite prea jos). Obțineți angajamente din partea membrilor comitetului și a membrilor consiliului de administrație pentru nivelurile la care pot sponsoriza înainte de a le anunța publicului larg.

Solicitarea de sponsorizări și vânzarea de bilete

Generarea de sprijin pentru eveniment și pentru organizația dvs. este cea mai importantă responsabilitate a comitetului. După ce membrii comitetului se angajează să își sponsorizeze propria masă, aceștia ar trebui să vă ajute să le solicitați contactele (prieteni și colegi). Membrii personalului trebuie să ajute în acest proces, generând toate scrisorile, plicurile și completând trimiterile poștale. Voluntarilor (membrii comitetului) trebuie să li se ceară o listă de persoane cărora să le trimită invitații și să fie încurajați să scrie note personale pe invitația însăși sau pe o scrisoare de însoțire. De asemenea, ar trebui să li se ceară să dea telefoane înainte și după invitație pentru a încuraja participarea de pe lista lor.

Invitațiile în sine generează de fapt foarte puțini sponsori. Înainte ca invitațiile să fie trimise, este momentul în care are loc de fapt solicitarea de sponsorizare. Întotdeauna am o pre-invitație, un formular de sponsorizare și o scrisoare de intenție pentru ca membrii comitetului să le trimită contactelor lor. Aceste formulare includ doar primele două niveluri de sponsorizare. Este posibil ca membrii consiliului să se împotrivească acestei strategii, dar, prin includerea nivelurilor inferioare în formular, oferiți corporațiilor o „ieșire ușoară”. Dacă acestea refuză nivelurile superioare, reveniți la ele cu nivelul inferior de sponsorizare. Din nou, membrii comitetului ar trebui să trimită e-mailuri de urmărire și să dea telefoane de urmărire contactelor lor.

Un cuvânt final