18 strategier för intern kommunikation för 2021

Uppdaterad januari 2021.

Hur du kommunicerar ett budskap är lika viktigt som själva budskapet. När det gäller internkommunikation gäller detta verkligen. Företagskulturen kan ge din organisation en stor strategisk fördel i dessa föränderliga tider. Men vad din kultur består av – mål, värderingar och praxis – måste förmedlas effektivt i enlighet med bästa praxis om de anställda ska förstå och agera utifrån den. Därför är det viktigt att inte bara fokusera på vad du kommunicerar utan också hur du kommunicerar det.

Under 2021 är det dags att införa nya taktiker som kan förbättra din interna kommunikationsstrategi och få ditt team anslutet, engagerat och motiverat. De 18 bästa metoderna för intern kommunikation nedan kommer att hjälpa dig att göra just det.

Visa, strategisera & planera kommunikationen

Goda idéer behöver en bra strategi för att förverkliga sin potential.

Reid Hoffman, grundare, LinkedIn

Vad vill du att den interna kommunikationen ska göra för ditt team och ditt företag? Hur ska du nå dit? Hur ser det ut just nu och vad behöver förbättras? Hur snabbt vill du nå dina mål?

Använd först och främst svaren på den här typen av frågor för att skapa en strategi och/eller plan för intern kommunikation. Hur du lägger upp den är upp till dig – gör den så enkel eller detaljerad, allmän eller specifik som du vill. En välformulerad strategi bör hålla dig på rätt spår och göra dig effektivare när det gäller att nå framgång i den interna kommunikationen. Den kommer åtminstone att ge dig en idé om var du ska börja.

Använd rätt kommunikationsverktyg

Jag är en stor anhängare av att alla verktyg som förbättrar kommunikationen har djupgående effekter när det gäller hur människor kan lära av varandra.

– Bill Gates

Ditt team är upptaget, så det sista de behöver är ett internt kommunikationssystem som är besvärligt och fullt av friktion. Lyckligtvis har det ökande fokuset på bästa praxis för intern kommunikation medfört många programvaror som gör det enkelt och smärtfritt. Håll det på det sättet för att se till att dina anställda deltar och faktiskt tycker om det.

Verktyg som främjar bästa praxis för intern kommunikation är bland annat:

• Implementera chattprogramvara för företaget som Slack, Microsoft Teams eller Google Hangouts
• Användning av molnteknik som Google Drive när det är möjligt
• Användning av en plattform för all e-post, alla kalendrar, alla dokument osv. (t.ex. Google, Apple, Microsoft)
• Undervik överbelastning av e-post med visuell kommunikation genom digital skyltning

Var visuell

Visuellt material uttrycker idéer på ett smaskigt sätt.

Kim Garst, vd, Boom Social

En vanligt citerad statistik säger att 65 % av befolkningen är visuella inlärare, så chansen är stor att det finns många av dem på din arbetsplats. När det görs på rätt sätt förmedlar visuellt material information på ett lättsmält sätt och ger ett mer bestående intryck än text. Istället för att skriva ut affischer rekommenderar vi att du satsar digitalt: Montera tv-apparater på kontoret och använd dem för att visa ett roterande urval av visuella meddelanden.

Överväg att använda en molnbaserad programvara för digital skyltning – som Enplug – för att visa visuellt material på kontoret. Dessa skärmar kan tjäna en rad olika syften, t.ex:

• Informera ditt team om företagsmeddelanden, lediga jobb, försäljnings- och marknadsföringsmått eller icke företagsspecifik information som nyheter och väder
• Inspirera ditt team genom att visa mål,
• Underhålla ditt team genom att visa mål, prestationer eller motiverande citat
• Underhålla ditt team med flöden i sociala medier, levande hashtagväggar eller teamfoton

Gör kommunikationen underhållande

Skoj är kärnan i det sätt på vilket jag gillar att bedriva affärsverksamhet, och det har varit en nyckelfaktor i allt jag har gjort från första början.

Richard Branson

Det är slut med föreställningen att det kallas ”arbete” av en anledning och att det inte är meningen att det ska vara roligt. Faktum är att en undersökning från 2013 av PGi visade att 88 % av millennials vill arbeta i en ”rolig och social arbetsmiljö”. På samma sätt värdesätter 90 % av generation Z arbetsplatser som erbjuder möjligheter till mänsklig kontakt. Arbetet kan vara roligt men också produktivt, och det gäller även intern kommunikation.

Enplug har till exempel en kanal i Slack som heter ”random” där teammedlemmarna kan dela med sig av knasiga nyheter, roliga YouTube-videor och allt annat som de tycker är roligt. Det är ett roligt sätt för medarbetarna att släppa loss och samtidigt bygga upp en känsla av kamratskap.

Inkludera mätvärden när det är möjligt

Allt som mäts och ses förbättras.

Bob Parsons, grundare, GoDaddy

Att kunna kvantifiera och se hur företaget presterar kan göra underverk för arbetsmoralen hos ditt team. Mätvärden bör informera de anställda om företagets nuvarande och tidigare prestationer, trender i prestationer, mål att nå och framsteg som gjorts. Du kan använda digital skyltning för att visa mätvärden på hela kontoret. Motivera ditt team på olika nivåer genom att visa mätvärden för företaget, avdelningar eller till och med enskilda individer.

Tappa inte bort helheten

Att vädja till ett högre syfte hjälper alla att sammansvetsas och arbeta bättre tillsammans.

Fran Maier, grundare, Match.com

Att kommunicera specifik, målinriktad information är fantastiskt, men det kan ske på bekostnad av att man missar företagets övergripande mål, uppdrag och andra kulturkomponenter. Förutom dagliga frågor ska du se till att kommunicera stora idéer så att de anställda blir påminda om dem. Inkludera din vision i e-postmeddelanden, digitala skärmar eller interna nyhetsbrev för att påminna ditt team om den större bilden. De är trots allt en viktig del av något som är större än dem själva.

Förse kanaler för feedback och idéer

Vårt hemliga vapen för att bygga den bästa kulturen är öppen & ärlig feedback. Varje teammedlem bidrar till vårt liv på HelloSign, varje dag, så det är avgörande för oss att veta vad som fungerar och ännu viktigare, vad som inte fungerar så att vi ständigt kan förbättra oss.

Gina Lau, Team Operations, HelloSign

Vet du att ”feedback” är det kortaste ordet i det engelska språket som innehåller bokstäverna a-b-c-d-e-f? Bortsett från detta intressanta faktum är feedback avgörande för varje företags överlevnad och framgång. Detta inkluderar naturligtvis feedback från kunder, men även feedback från anställda.

Vad är värdet av en tanke eller idé om den aldrig uttrycks? Se till att tillhandahålla kanaler där ditt team kan ge feedback och dela idéer, oavsett om det gäller arbetsplatsen, den aktuella produkten, potentiella framtida produkter eller företaget som helhet. Det kan vara ett företagsforum, en särskild kanal i företagets chattprogram, en whiteboardtavla på kontoret eller en molnbaserad tjänst. Utan dessa kanaler kan briljanta idéer och nyttig kritik missas, vilket inget företag har råd att förlora.

Uppmuntra kommunikation och samarbete över avdelningsgränserna

Effektiv kommunikation är en väsentlig del av yrkesmässig framgång, oavsett om det sker på mellanmänsklig nivå, mellan grupper, inom grupper, organisatorisk nivå eller extern nivå.

Mike Myatt, grundare och ordförande, N2Growth

Om ett av dina interna kommunikationsmål är att få dina anställda att lära sig av varandra är kommunikation över avdelningsgränserna avgörande. Håll en Q&A-session eller ett särskilt möte mellan olika avdelningar för att få dem att kommunicera, samarbeta och dela med sig av insikter. Enplug håller till exempel regelbundna Q&A-möten mellan avdelningar där de anställda kan ställa frågor till ett annat team än det egna. Förutom vad som lärs ut hindrar det avdelningarna från att känna sig isolerade från varandra.

Undervik kommunikationsöverbelastning

Effektiv intern kommunikation kopplar inte bara samman människor med varandra, utan också med rätt information vid rätt tidpunkt.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

Internetåldern har gett oss tillgång till mer information och omedelbar korrespondens än någonsin tidigare, vilket kan vara både en välsignelse och en förbannelse. När det gäller internkommunikation bör du tänka att mindre är mer. Håll det enkelt, kortfattat och rakt på sak. Överväg att skicka ut ditt interna nyhetsbrev mer sällan eller visa färre mätvärden. Fokusera på att skicka rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt. Ditt team kommer att tacka dig.

Informera inte bara – inspirera till handling

Företag som vill förbli konkurrenskraftiga och framgångsrika måste se till att involvera, motivera och inspirera sina kollegor.

Viktoria Tegard, chef för internkommunikation, Virgin Atlantic Airways

Det är nödvändigt att först och främst informera teamet, men din interna kommunikation bör i slutänden leda till handling. Som Viktoria Tegard på Virgin Atlantic anspelar på i citatet ovan bör den interna kommunikationen involvera, motivera och inspirera ditt team att gå utöver det vanliga.

Det kan du göra genom att:

• Inkludera uppmaningar till handling i meddelandena
• Dela ut motiverande citat, ditt företags uppdrag och mål osv.
• Erbjuda att belöna individer eller team för vissa prestationer

Öppna kommunikationslinjerna

Kommunikation kan inte alltid följa modellen uppifrån och ner. Med den flytande information som finns i dagens näringsliv måste ledarna vara skickliga lyssnare; de måste kunna ta emot såväl som sända.

Joseph Badaracco, professor i affärsetik, Harvard Business School

Begränsar inte din ”policy om öppna dörrar” till ditt fysiska kontorsutrymme. Ditt interna kommunikationssystem bör göra det enkelt för alla anställda att kontakta någon annan i företaget, inklusive den högre ledningen. När du öppnar kommunikationslinjerna på detta sätt kommer teammedlemmarna att känna sig välkomna att prata med varandra snarare än skrämda. Oavsett om du är ett stort företag eller ett nystartat företag överbryggar denna interna kommunikationspraxis klyftor och hjälper till att bygga upp mottagliga, ärliga relationer mellan anställda.

Underhåll öppenhet

”Öppenhet börjar som en förändring av tankesättet.”

– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Som Kevan Lee på Buffer säger ovan, är öppenhet mer än bara en policy, det är ett tankesätt. Öppenhet är avgörande för din interna kommunikation eftersom det skapar förtroende, ansvarstagande och en öppen dialog. Om ditt team känner att de lämnas i mörker i vissa frågor kan de vara rädda för att ställa frågor och dela med sig av sina tankar om dessa frågor. All information kan naturligtvis inte göras tillgänglig för alla, men att upprätthålla åtminstone en viss öppenhet kan ha enorma effekter på harmonin och förhållandet inom ditt företag.

Uppmuntra företagsrelaterad användning av sociala medier

Att inte använda sociala medier på arbetsplatsen börjar faktiskt bli lika vettigt som att inte använda telefonen eller e-post.

Ryan Holmes, grundare och vd för Hootsuite

Vi vet vad du kanske tänker: ”Sociala medier har ingen plats på arbetsplatsen”. Men tänk om vi säger att det faktiskt borde uppmuntras på vissa sätt? Be ditt team dela med sig av bilder på sig själva när de arbetar och har roligt på kontoret på Facebook, Twitter, Instagram etc. och tagga den officiella företagssidan. Det är inte bara bra för medarbetarnas engagemang och moral, utan också för företagets exponering och för att sätta ett ansikte på vem ni är och vad ni gör.

Dela branschnyheter, trender och insikter

Om du inte ger människor information kommer de att hitta på något för att fylla tomrummet.

Carla O’Dell, VD, American Productivity and Quality Center

Ditt team är inte bara en del av ett företag, de är en del av en bransch. Alla medlemmar i teamet bör hålla sig uppdaterade om de senaste nyheterna i branschen, från din vd till din webbdesigner. Uppmuntra dem att dela nyheter, marknadstrender, åsiktsartiklar och andra branschrelaterade blurbs med varandra. I likhet med #6 vill du att ditt team ska känna att de bidrar till något som är större än dem själva och att de är förändringsagenter, vilket är kraftfulla motivationsfaktorer.

Använd intern kommunikation för att erkänna och berömma framgångar

Rekognition är inte en bristvara. Du kan inte förbruka den eller få slut på den.

Susan M. Heathfield, HR-expert, About.com

Den minsta mängd beröm kan räcka långt, särskilt i en tid då de anställda vill känna sig värderade och uppskattade. En undersökning från 2012 av American Psychological Association visade att anställda som känner sig uppskattade rapporterar ”högre nivåer av engagemang, tillfredsställelse och motivation”, så det är definitivt något som är värt att investera i. Det kan vara så enkelt som att tillkännage individuella eller avdelningsvisa framgångar via din chattprogramvara, ditt interna nyhetsbrev eller andra kanaler. Denna bästa praxis är fördelaktig inte bara för de anställdas moral utan även för ditt företags produktivitet och tillväxt.

Skapa ett kundcentrerat team med personas

Det bästa sättet att hjälpa teammedlemmarna att fokusera på kunderna? Ge kunderna liv.

Alison Davis, VD & Grundare, Davis & Company

Alison föreslår att du använder dig av de bästa metoderna för intern kommunikation för att anpassa dina anställda till kunderna. Skapa ”profiler av typiska kunder, komplett med foton, demografiska uppgifter, vad de gillar och inte gillar – inklusive vilka tv-program de tittar på (Walking Dead eller Downton Abbey?) och vilka snacks de föredrar (edamame eller beef jerky?). På så sätt blir kunderna levande, påtagliga och aktuella.” Dela ofta med dig av dessa personas till ditt team – i samtal, nyhetsbrev eller till och med genom digital skyltning på kontoret.

17. Främja personalresurser och utbildning

Medarbetarna vill veta att deras företag är lika intresserat av deras personliga och yrkesmässiga utveckling som de är. Kommunicera vilka resurser ditt företag tillhandahåller så att de anställda inte missar fantastiska möjligheter.

Belén Alemán, Learning & Development Program Manager, Meltwater San Francisco

Din interna kommunikation bör konsekvent förmedla vilka förmåner och resurser som är tillgängliga för de anställda. Det kan handla om allt från grundläggande sjukförsäkring och 401K-planer till företagssponsrade seminarier, utbildningsmöjligheter utanför företaget och workshops för karriärutveckling. Använd en kombination av e-post, chatt, digital skyltning, interna bloggar eller personliga gruppmöten för att sprida informationen. Genom att uppmuntra de anställda att investera i sin egen personliga och yrkesmässiga utveckling genom ditt företag gynnas alla i det långa loppet.

Lärandemål kan också formaliseras av enskilda personer med hjälp av sina chefer. Därifrån kan aktiviteter som öppet hus eller regelbundna synkroniseringar av lärande sättas upp. Lärandesynkroniseringarna sker med vem som helst som kan erbjuda dig något i riktning mot dina lärandemål. Som chef kan du presentera dina medarbetare för dem som kan erbjuda informell coachning eller mentorskap under dessa synkroniseringar. Dessa inlärningssynkroniseringar kan också ta formen av något som en bokklubb. Ha en löpande lista över användbara böcker och ämnen som folk är intresserade av och dokumentera lärdomarna för att dela dem med en bredare publik på företaget.

Open houses kan också vara bra för informella diskussioner, särskilt om grupperna är utspridda över olika geografiska områden. SoundCloud har öppna hus som vem som helst kan tillkännage och inrätta på företagets intranät. Formatet är flexibelt där team kan kommunicera insikter med andra team som de kanske inte interagerar med ofta. Designteamen kan dela med sig av prototyper som de är entusiastiska över till marknadsföringsteamet och som kan vara användbara för en kommande lansering, eller så kanske datateamet har upptäckt några intressanta egenskaper om ett segment som verkligen kan hjälpa produktteamet.

18. Tänk som en marknadsförare

”Det är dags för medarbetarkommunikatörer att börja tänka som marknadsförare och leverera rätt information till rätt medarbetare vid rätt tidpunkt genom rätt kanal.”

– Shel Holtz, chef för internkommunikation och förespråkare

Omedelbart känns medarbetarkommunikation som en efterhandskonstruktion – att få de budgetkrumelurer som lämnats kvar av reklam, marknadsföring och PR. Ett av de mest flagranta exemplen är bristen på sofistikerade verktyg för internkommunikation. Våra kollegor inom marknadsföring kan rikta budskap och information till enskilda personer utifrån en rad olika kriterier, men det mesta av det som skickas ut till de anställda är enhetsformat.

Som Dan Woods, vd för Evolved Media, säger: ”Spotify vet vad vi lyssnar på. Netflix kan förutsäga vad vi kommer att titta på. Uber vet exakt när och var de ska hämta oss. Alla dessa verktyg gör våra liv utanför arbetet enklare. Så varför förlitar vi oss fortfarande på föråldrade metoder för att kommunicera med anställda?”

Vi måste använda data för att veta vad anställda behöver och när de behöver det. För minst tio år sedan innehöll IBM:s intranätshemsida information om vad den enskilda medarbetaren gjorde den dagen och länkar till resurser för att hjälpa medarbetaren att få det gjort. I dag borde den här typen av kommunikation vara mycket enkel i många kanaler – med data som gör det möjligt att rikta relevant innehåll till rätt medarbetare.

Vi måste dock sälja konceptet till ledningen om vi ska få den budget som krävs för att leverera den här typen av upplevelser till medarbetarna. Att återlansera det gamla intranätet räcker inte. Vi måste åta oss att ta samma strategi för personlig kommunikation med medarbetarna som våra vänner inom marknadsföring tar med kunderna.

***

Om Enplug

Interna kommunikatörer runt om i världen använder Enplug för att förvandla TV-skärmar på kontoret till visuella, interaktiva kommunikationsverktyg. Enplug är kraftfull nog för alla företag och enkel att använda, från tillkännagivanden och erkännande av anställda till sociala medier och nyhetsflöden, instrumentpaneler för mätvärden och kalendrar för konferensrum.