3 viktiga tips för bra HBS-rekommendationsbrev

Ett bra MBA-rekommendationsbrev ger liv åt dina meriter genom att bekräfta hur du uppfattas av andra. Eftersom rekommendationsbreven är den enda del av MBA-ansökan som inte är skriven av dig själv kan de ge en avgörande betydelse för din ansökan. Detta innebär att de personer som du väljer att förespråka din kandidatur till HBS – och styrkan, grundligheten och entusiasmen i deras rekommendationer – är en kritisk del av din övergripande berättelse.

Harvard Business School letar efter kandidater med en djup intellektuell nyfikenhet, en vana vid ledarskap och en meritlista med positiv påverkan som talar för din framtida ledarskapspotential. HBS antagningskommitté försöker också förstå hur du står i jämförelse med din jämnåriga grupp när det gäller resultat och potential. Kommittén vill ha en rekommendationärs ärliga reflektion som backas upp av konkreta, objektiva insikter. Du vill att dina rekommendationsgivare ska ha specifika kunskaper om dig som få andra kommer att ha – någon som kan tala i detalj, med exempel, om din utveckling inom ledning och ledarskap och den inverkan du har haft på avdelningen/organisationen.

Troligt många bra sökande blir svikna av bristfälliga rekommendationer – troligen oavsiktligt – för att rekommendationsgivaren (eller kandidaten) inte visste vad som förväntades. Här är några viktiga saker att veta om vad HBS söker i dina rekommendationsbrev, tillsammans med tips för att se till att du ger dina rekommendationsbrev förutsättningar för framgång.

Tre viktiga tips för dina HBS-rekommendationsbrev:

1. Välj dina rekommendationer och förbered dem för framgång.

Ett råd som jag ofta ger när det gäller att närma sig rekommendationer är att inte bara bekräfta deras deltagande, t.ex. ”Kan du göra det här för mig?”, utan i stället förtydliga: ”Kan du förespråka mig?”. Att mäta deras reaktion på att vara en förespråkare kommer att säga en hel del. Det bästa alternativet är någon som har varit ansvarig för din tillväxt och utveckling och som kan kommentera detaljerat och med entusiasm, t.ex. en nuvarande eller nyligen anställd chef. HBS föredrar till exempel starkt två direkta handledare. Detta är inte alltid realistiskt, men det är ändå idealet (det enda undantaget är om du ansöker om 2+2-programmet). Överväg vem som står dig närmast, men är äldre, och helst din direkta handledare, handledarens chef och/eller tidigare handledare.

Ett utmärkt rekommendationsbrev handlar om detaljerna, och detaljerna är bevisen. Du vill inte att rekommendationsgivaren ska erbjuda en lista med generiska adjektiv – t.ex. ”den här personen är ambitiös och smart, har ledaregenskaper” – utan några stödjande exempel. Antagningskommittén vill veta att det sätt på vilket du presenterar dig själv och de färdigheter och förmågor som du har identifierat i din ansökan verkligen bekräftas av de mer erfarna personer som har arbetat med dig. Om en rekommenderare inte kan tala om dig med både substans och specificitet är han eller hon inte rätt person att fråga.

Om du inte kan tillhandahålla ett brev från din nuvarande handledare bör du förklara varför. Det finns scenarier där sökande känner att de inte kan fråga en direkt handledare utan att riskera sitt jobb. Det kan också vara så att din handledare bara har arbetat med dig under en kortare tid på grund av en förändring i ledningen. I de fallen måste du gå tillbaka till tidigare handledare på tidigare företag, och det kan fungera bra. Men återigen, om det är din situation vill du ge HBS en förklaring.

1. Säkerställa substans och specificitet från dina rekommendationsgivare.
   

Det är viktigt att utrusta dina utvalda rekommendationsgivare så att de kan bli dina frispråkiga förespråkare. När du väl har fått dem med på tåget kan du fråga dem vad du kan göra för att underlätta processen och vad de behöver för att kunna besvara frågorna med precision. Så många har gjort detta en miljon gånger, men utgå inte från att alla vet vad de gör. Det här är upptagna människor som gör dig en stor tjänst, så du vill tänka igenom hur du förbereder dem och håller dem på rätt spår (utan att trakassera dem, förstås).

En av de bästa sakerna du kan göra är att urskilja vilka frågor som kommer att ställas till dem. Sätt dig sedan ner med dem som rekommenderar dig och hjälp dem att komma ihåg dina prestationer och de sätt på vilka du har visat att du är duktig. Se till att de förstår dina ambitioner och mål för MBA-utbildningen. Diskutera tillsammans olika exempel för att få gehör för hur de kan förmedla dina bästa egenskaper – de kan se saker som du inte har sett, så du vill att detta ska bli ett samtal. Att förbereda dina rekommendationsgivare handlar om att underlätta en process, inte att ge dem materialet som de ska skriva (eftersom det skulle undergräva brevets äkthet).

1. Diskutera med dina rekommendationsgivare exempel på när du har misslyckats – och hur du har utvecklats.

Det kan verka kontraintuitivt att tala om eventuella misslyckanden eller brister, men det är faktiskt en fantastisk möjlighet att ge ditt rekommendationsbrev trovärdighet. Varje stor ledare är någon som inte har något emot att identifiera sina blinda fläckar. HBS vill veta hur du har vuxit och hur du har hanterat alla problem som har kommit i din väg. När en rekommendationsgivare skriver att en kandidat inte har några observerade svagheter eller inte har ställts inför några utmaningar kan det få de andra hyllningarna att verka mindre äkta.

För att få inspiration kan du titta tillbaka på prestationsbedömningar. Någon som bryr sig om dig som chef kommer att tala om för dig var du gör fel eller hur du kan pressa dig själv att växa på nya sätt (t.ex. genom att tala mer, nätverka mer aktivt internt etc.). Uppmuntra dina rekommendationsgivare att ge så många detaljer som möjligt, i stället för plattityder som ”förbättra din kommunikationsförmåga”. Kanske kan din rekommenderare dela med sig av ett exempel på när du frös innan du höll en stor presentation – hur du tog dig igenom det, förberedde dig annorlunda i framtiden och bad om feedback och coachning för att bli bättre. Även om det är ett pågående problem, hur håller du det i schack? Du kanske är bra på att se helheten men har svårt att vara uppmärksam på detaljer – vad gör du för att hantera denna tendens? Att din rekommenderare använder ett specifikt exempel räcker långt och ger även de positiva punkterna i dina rekommendationer mer kraft och tyngd.

För det sista, håll dina rekommenderare informerade om hur saker och ting fortskrider. Oavsett resultatet, se till att låta dina rekommenderare veta hur mycket du uppriktigt uppskattar deras insatser för din räkning. Bland de viktigaste ingredienserna för din framtida framgång som företagsledare är de relationer du vårdar längs vägen.

Malvina Miller Complainville är expertcoach på MBA-konsultföretaget Fortuna Admissions och tidigare biträdande direktör vid Harvard Business School. Om du vill ha en uppriktig bedömning av dina chanser att lyckas med antagningen till ett av de bästa MBA-programmen kan du anmäla dig för en kostnadsfri konsultation.