Anställda som missbrukar droger på arbetsplatsen orsakar stora störningar på grund av deras bristande produktivitet, dåliga prestationer, risken för skador på arbetsplatsen och deras negativa inverkan på andra anställda. Vid utveckling och tillämpning av en effektiv policy för drogtestning bör efterlevnad av tillämpliga federala och statliga lagar ha hög prioritet för att undvika onödigt juridiskt ansvar.
Det finns olika typer av drogtestning, bland annat:
- Test före anställning som sker efter att ett villkorat erbjudande om anställning har lämnats;
- Test vid rimlig misstanke som baseras på arbetsgivarens rimliga misstanke om att den anställde är påverkad av droger, baserat på objektiva och observerbara faktorer, t.ex. den anställdes utseende, tal och/eller beteende på arbetsplatsen;
- Test efter en olycka på arbetsplatsen; och
- Slumpmässigt eller periodiskt test under anställningen.
De statliga lagarna om drogtester på arbetsplatsen varierar avsevärt, så det är viktigt att granska och följa tillämpliga statliga och lokala lagar. Detta gäller särskilt när man testar för marijuana – ett ökande antal stater legaliserar medicinskt och/eller rekreativt bruk, tillsammans med skydd på arbetsplatsen för sådana användare. Därför är det viktigt att följa den statliga lagstiftningen för att upprätthålla ett giltigt program för drogtestning. Dessutom bör efterlevnaden av följande federala lagar också vara en prioriterad fråga:
Titel VII i Civil Rights Act of 1964 (Title VII)
Titel VII gäller för arbetsgivare med 15 eller fler anställda och förbjuder diskriminering i arbetslivet på grund av ras, hudfärg, religion, nationellt ursprung och kön. Program för drogtester som tillämpas på ett inkonsekvent sätt och som riktar sig mot vissa anställda kan utgöra grunden för ett olagligt diskrimineringsmål. För att undvika detta bör arbetsgivare se till att program för drogtestning reduceras till skriftliga riktlinjer, att ledningen utbildas i dessa riktlinjer och att de tillämpas konsekvent.
The American with Disabilities Act (ADA)
Den amerikanska lagen om funktionshinder (ADA) gäller för arbetsgivare med 15 eller fler anställda och förbjuder arbetsgivare från att diskriminera en kvalificerad person med funktionshinder och är generellt sett skyldiga att tillhandahålla skäliga anpassningar (efter att ha engagerat sig i den interaktiva processen, såvida inte ett undantag för oskäligt besvär eller direkt hot gäller). ADA ger skydd för sökandes/anställdas användning av receptbelagda läkemedel som tas under överinseende av en legitimerad sjukvårdspersonal. Men den skyddar inte användning av olagliga droger. För att följa ADA bör arbetsgivaren inte ha en övergripande policy för drogtestning som omfattar lagligt förskrivna mediciner. För en arbetssökande eller anställd som testar positivt tillåter ADA att arbetsgivaren frågar om användning av receptbelagda läkemedel. Detta är ett viktigt steg innan man säger upp eller på annat sätt vidtar negativa åtgärder mot personen. Om personen tar receptbelagda mediciner för ett kvalificerat funktionshinder måste arbetsgivaren dessutom delta i den interaktiva processen för att fastställa om personen behöver anpassningar för att kunna utföra de väsentliga funktionerna i jobbet.
Occupational Safety and Health Administration (OSHA)
OSHA reviderade sin förordning om registrering och rapportering av arbetsskador och arbetssjukdomar som trädde i kraft den 1 december 2016. Förordningen innehöll bland annat skydd mot repressalier för att uppmuntra anställda att rapportera arbetsrelaterade skador. Specifikt är det förbjudet för arbetsgivare att avskräcka anställda från att rapportera en skada eller sjukdom. Förordningen förtydligar också kravet på att arbetsgivarens förfarande för rapportering av arbetsrelaterade skador och sjukdomar ska vara rimligt och inte avskräcka/avskräcka anställda från att rapportera, och införlivar det befintliga förbudet mot repressalier mot anställda som rapporterar arbetsrelaterade skador eller sjukdomar.
I inledningen till den slutliga bestämmelsen noterade OSHA att en allmän policy för drog- och alkoholtestning efter olyckor kan vara repressalier:
”Även om drogtestning av anställda kan vara en rimlig arbetsplatspolicy i vissa situationer uppfattas det ofta som ett intrång i privatlivet, så om det är mycket osannolikt att en skada eller sjukdom har orsakats av anställdas droganvändning, eller om metoden för drogtestning inte identifierar nedsatt funktionsförmåga utan endast användning vid någon tidpunkt i det senaste förflutna, kan kravet på att den anställde ska genomgå drogtestning på ett olämpligt sätt avskräcka från att rapportera… OSHA anser att bevisen i regelförfattningsmaterialet visar att generella policyer för drogtestning efter skador avskräcker från att rapportera på rätt sätt.”
OSHA klargjorde att den slutliga regeln tillåter drog- och alkoholtestning efter olyckor, men förklarade att det måste finnas en rimlig möjlighet att den anställdes droganvändning är en bidragande faktor till den rapporterade skadan eller sjukdomen för att en arbetsgivare ska kunna kräva drogtestning. (Tester som krävs enligt statliga lagar om ersättning till arbetstagare påverkas inte av denna regel). Som ett exempel noterade OSHA att det inte skulle vara rimligt att drogtesta en anställd som rapporterar ett bistick, en skada på grund av repetitiv belastning eller en skada som orsakats av bristande maskinskydd eller ett maskin- eller verktygsfel.
Med utgångspunkt i denna regel kan generella krav på drog- eller alkoholtestning efter en olycka vara en vedergällningsåtgärd och utgöra en grund för en OSHA-citering. Detta gäller inte andra typer av tester, t.ex. tester före anställning, vid rimlig misstanke och slumpmässiga tester.
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
HIPAA, som gäller för täckta enheter och affärsförbundna företag, kräver en frigivning innan skyddade hälsoinformationer (PHI), som t.ex. resultat från drogtester, kan lämnas till arbetsgivaren. Således måste en HIPAA-release undertecknas innan den anställde utsätts för drogtestning så att resultaten erhålls i enlighet med HIPAA.
Generellt sett gäller HIPAA inte för en arbetsgivare och dess anställdas journaler, även om anställdas journaler innehåller medicinska journaler. Trots detta är det viktigt att hålla arbetstagarnas hälsorelaterade information konfidentiell och arkivera den i en separat konfidentiell fil, skild från den anställdes personalakt.
Det finns fall då HIPAA är tillämplig, till exempel när arbetsgivaren är en täckt enhet och behandlar arbetssökande eller anställda som patienter. Detta inträffar om vårdgivaren bestämmer sig för att utföra drogtester internt – resultaten av drogtesterna behandlas som PHI och skyddas enligt HIPAA.