Samtidigt som man skulle kunna tro att det ligger i dina anställdas intresse att komma ihåg att stämpla in och ut, för att se till att de får betalt för den tid de har arbetat, så är det faktiskt så att människor är glömsk, och ibland glömmer arbetstagare helt enkelt bort det.
Naturligtvis kan det hända att någon glömmer att logga in, för att dölja det faktum att han eller hon kom för sent, eller att han eller hon kanske stannade för länge på sin lunchrast. För arbetsgivare är det viktigt att uppmuntra arbetstagarna att stämpla in i tid, varje gång, för att slippa kostnader för att betala ut för tid som inte arbetats. American Payroll Association (APA) uppskattar att den genomsnittlige arbetstagaren tar mellan 50 minuter och 4 minuter på sig för att stämpla in.Det är viktigt att se till att dina anställda kommer i tid och bara får betalt för de timmar de arbetar.
Även om det ibland kan vara svårt att få med sig hela teamet på en konsekvent tidtagning finns det goda nyheter att det finns saker du kan göra för att påminna dem om att stämpla in. Här är sex sätt som du kan hjälpa dem att komma ihåg.
1.Erbjud incitament
Ibland behöver dina anställda bara lite incitament. Om du erbjuder en belöning till anställda som kommer ihåg att stämpla in och ut i slutet av varje kvartal kan du uppmuntra och motivera ditt team att anstränga sig mer.
2.Uppmuntra dina anställda att ställa in e-postpåminnelser
Du kan uppmuntra dina anställda att ställa in påminnelser. Det kan vara ett larm på deras telefon eller till och med en notering i deras kalender som dyker upp på deras skärm och påminner dem om när de ska logga in. Eftersom de flesta av dina anställda kommer att ha sin telefon på sig när de går in genom dörren – eller troligen kommer att kolla sin e-post först – kan detta vara ett bra sätt att se till att de får memot.
3.Skapa ett kompissystem
Använd kompissystemet! Om du uppmuntrar de anställda att ta hand om varandra kan du se till att alla stämplar i tid. Överväg att låta alla samarbeta – för att påminna varandra om att stämpla in.
4.Gör det enkelt för dem
Överväg att göra stämplingsprocessen så enkel som möjligt. Genom att införa ett tidsregistreringssystem online med en digital åtkomstpunkt på deras datorer blir det lätt för dem att stämpla in -och svårt för dem att glömma. En modern tidsuppföljningslösning kan också förhindra att arbetstagarna överskattar den tid de har arbetat under sina skift – något som 43 procent av timanställda har erkänt att de gör, enligt en studie av konsultföretaget Software Advice.
5.Betona fördelarna
Glöm inte att förklara fördelarna med att stämpla in och ut för dina anställda. Effektivitet, förbättrad lönenoggrannhet och tillgång till aktuella tidsredovisningar är bara några av de fördelar som följer av noggrann tidtagning.
6.Överväg disciplinära åtgärder
Säkerställ slutligen att du har en disciplinär process för anställda som konsekvent försummar att stämpla in och ut. Även om du är skyldig att betala dina anställda för den tid de har arbetat finns det andra åtgärder som du kan vidta för att hjälpa dem att komma ihåg att stämpla in i framtiden. Överväg till exempel att ha en muntlig varning, följt av en skriftlig varning, sedan avstängning och i extrema fall – en eventuell uppsägning.
Till sist, även om det kan vara frestande att börja dra av lönen för anställda som inte stämplar in – vill du undvika att göra det. Fair Labor Standards Act lägger ansvaret för tidtagning på arbetsgivarna och kräver att du betalar dina anställda för de timmar de har arbetat. Om du har problem med att dina anställda glömmer att stämpla in och ut, bör du överväga att införa en disciplinär process och se till att ditt team är tydligt informerat om vikten av noggrann tidtagning och om konsekvenserna av att inte göra det.