Lär dig hur du använder VMOSA för att ta en dröm och göra den till verklighet genom att utveckla en vision, sätta upp mål, definiera dem och utveckla handlingsplaner.
-
- Vad är VMOSA?
- Varför ska din organisation använda VMOSA?
- När ska du använda VMOSA?
- Vad är VMOSA?
- Varför ska din organisation använda VMOSA?
- När ska du använda VMOSA?
- Vision (drömmen)
- Mission (vad och varför)
- Mål (hur mycket av vad som ska åstadkommas när)
- Strategier (hur)
- Aktionsplan (vilken förändring som kommer att ske, vem som kommer att göra vad när för att få det att hända)
- I sammanfattning
Vad är VMOSA?
-
Varför ska din organisation använda VMOSA?
-
När ska du använda VMOSA?
VMOSA (Vision, Mission, Objectives, Strategies, and Action Plans) är en praktisk planeringsprocess som används för att hjälpa samhällsgrupper att definiera en vision och utveckla praktiska sätt att genomföra förändringar. VMOSA hjälper din organisation att fastställa och uppnå kortsiktiga mål samtidigt som den behåller sin långsiktiga vision i sikte. Genom att införa denna planeringsprocess i din grupps arbete kan du utveckla ett tydligt uppdrag, skapa samförstånd och förankra din grupps drömmar. I det här avsnittet undersöks hur och när VMOSA ska implementeras i din organisations planeringsprocess.
Vad är VMOSA?
Ett sätt att göra den resan är genom strategisk planering, den process genom vilken en grupp definierar sin egen ”VMOSA”; det vill säga sin vision, sitt uppdrag, sina mål, sina strategier och sina handlingsplaner. VMOSA är en praktisk planeringsprocess som kan användas av vilken samhällsorganisation eller vilket initiativ som helst. Detta omfattande planeringsverktyg kan hjälpa din organisation genom att tillhandahålla en plan för att gå från drömmar till åtgärder och positiva resultat för ditt samhälle.
I det här avsnittet kommer vi att ge en allmän översikt över processen och kort beröra var och en av de enskilda delarna. I Exemplen visar vi hur ett initiativ för att förhindra graviditet bland tonåringar använde VMOSA-processen på ett effektivt sätt. Sedan, i Verktyg, erbjuder vi dig en möjlig dagordning för en planeringsretreat, om din organisation bestämmer sig för att använda den här processen. Slutligen kommer de återstående avsnitten i detta kapitel att leda dig genom de steg som behövs för att fullt ut utveckla varje del av processen.
Varför ska din organisation använda VMOSA?
Varför ska din organisation använda den här planeringsprocessen? Det finns många goda skäl, bland annat följande:
- VMOSA-processen är en grund för dina drömmar. Den gör goda idéer möjliga genom att den lägger fram vad som måste hända för att uppnå din vision.
- Genom att skapa denna process i ett grupparbete (genom att se till att involvera både personer som berörs av problemet och de som har förmågan att förändra det), gör den det möjligt för din organisation att bygga upp ett samförstånd kring din inriktning och de nödvändiga åtgärder som din organisation bör vidta.
- Processen ger dig en möjlighet att utveckla din vision och ditt uppdrag tillsammans med de personer i samhället som kommer att påverkas av det du gör. Det innebär att det är mycket mer sannolikt att ditt arbete kommer att inriktas på samhällets verkliga behov och önskemål, snarare än vad du tror att de kan vara. Det innebär också att samhället äger visionen och uppdraget, vilket gör att alla är på samma sida och ökar chansen att alla insatser blir framgångsrika.
- VMOSA gör det möjligt för din organisation att fokusera på dina kortsiktiga mål samtidigt som du behåller siktet inställt på din långsiktiga vision och ditt långsiktiga uppdrag.
När ska du använda VMOSA?
Så, när ska du använda den här processen för strategisk planering? Naturligtvis är det alltid klokt för din organisation att ha den riktning och ordning som den ger dig, men det finns vissa tillfällen då det är särskilt klokt att använda den här processen. Dessa tillfällen inkluderar:
- När du startar en ny organisation.
- När din organisation startar ett nytt initiativ eller ett stort projekt, eller ska börja arbeta i en ny riktning.
- När din grupp går in i en ny fas i ett pågående arbete.
- När du försöker återuppliva ett äldre initiativ som har tappat fokus eller drivkraft.
- När du ansöker om ny finansiering eller till en ny finansiär. Det är viktigt under dessa omständigheter att klargöra din vision och ditt uppdrag så att all finansiering du söker stödjer vad din organisation faktiskt står för. Annars kan det sluta med att du får strängar knutna till pengarna som kräver att du tar en riktning som inte stämmer överens med din organisations verkliga syfte eller filosofi.
Låt oss kortfattat titta på var och en av de enskilda ingredienserna som är viktiga i den här processen. Sedan kommer vi i de kommande avsnitten att titta mer ingående på var och en av dem och förklara hur man ska gå tillväga för att utveckla varje steg i planeringsprocessen.
Vision (drömmen)
Din vision kommunicerar vad din organisation anser vara de idealiska förhållandena för ditt samhälle – hur saker och ting skulle se ut om den fråga som är viktig för dig skulle hanteras på ett perfekt sätt. Denna utopiska dröm beskrivs i allmänhet av en eller flera fraser eller visionsuttalanden, som är korta proklamationer som förmedlar samhällets drömmar för framtiden. Genom att utveckla ett visionsuttalande klargör din organisation organisationens övertygelser och styrande principer för det större samhället (liksom för din egen personal, deltagare och volontärer).
Det finns vissa egenskaper som de flesta visionsuttalanden har gemensamt. I allmänhet bör visionsförklaringar vara:
- Underförstådda och delade av medlemmarna i samhället
- Genomtäckande nog för att omfatta en mängd olika lokala perspektiv
- Inspirerande och upplyftande för alla som är involverade i ert arbete
- Lätt att kommunicera – de bör till exempel vara korta nog för att rymmas på en T-shirt
Här är några visionsförklaringar som uppfyller ovanstående kriterier:
- Hälsosamma barn
- Säkra gator, säkra bostadsområden
- Varje hus ett hem
- Utbildning för alla
- Fred på jorden
Mission (vad och varför)
Utarbetandet av uppdragsbeskrivningar är nästa steg i åtgärdsplaneringsprocessen. En organisations uppdragsbeskrivning beskriver vad gruppen ska göra och varför den ska göra det. Uppdragsbeskrivningar liknar visionsbeskrivningar, men de är mer konkreta och definitivt mer ”handlingsinriktade” än visionsbeskrivningar. Uppdraget kan hänvisa till ett problem, t.ex. otillräckliga bostäder, eller ett mål, t.ex. att ge alla tillgång till hälso- och sjukvård. Och även om de inte går in på många detaljer börjar de antyda – i mycket stora drag – hur din organisation skulle kunna gå till väga för att åtgärda de problem som den har noterat. Några allmänna vägledande principer för uppdragsbeskrivningar är att de är:
- Kortfattade. Även om en uppdragsbeskrivning inte är lika kortfattad som en visionsbeskrivning bör den ändå få fram sin poäng i en enda mening.
- Resultatinriktad. Uppdragsbeskrivningar förklarar de övergripande resultat som din organisation arbetar för att uppnå.
- Inkluderande. Även om uppdragsbeskrivningar gör uttalanden om din grupps övergripande mål är det mycket viktigt att de gör det mycket brett. Bra uppdragsbeskrivningar är inte begränsande när det gäller de strategier eller sektorer i samhället som kan bli involverade i projektet.
Följande uppdragsbeskrivningar är exempel som uppfyller ovanstående kriterier.
- ”Att främja barns hälsa och utveckling genom ett heltäckande familje- och samhällsinitiativ.”
- ”Att skapa ett blomstrande afroamerikanskt samhälle genom att utveckla arbetstillfällen, utbildning, bostäder och kulturell stolthet.
- ”Att utveckla ett säkert och hälsosamt grannskap genom samverkande planering, gemenskapsåtgärder och politiskt påverkansarbete.”
Och även om visions- och uppdragsbeskrivningar i sig själva bör vara korta är det ofta vettigt för en organisation att inkludera sina djupt rotade uppfattningar eller sin filosofi, som i själva verket kan definiera både dess arbete och organisationen i sig själv. Ett sätt att göra detta utan att offra visionens och uppdragets direkthet är att inkludera vägledande principer som ett tillägg till uttalandena. Dessa kan lägga fram organisationens övertygelser och samtidigt hålla visionen och uppdragsbeskrivningarna korta och direkta.
Mål (hur mycket av vad som ska åstadkommas när)
När en organisation har utvecklat sin uppdragsbeskrivning är nästa steg att utveckla de specifika mål som är inriktade på att uppnå detta uppdrag. Målen hänvisar till specifika mätbara resultat för initiativets breda mål. En organisations mål anger i allmänhet hur mycket av vad som ska åstadkommas senast när. Ett av flera mål för ett samhällsinitiativ för att främja vård och omsorg om äldre vuxna kan till exempel vara följande: ”Senast 2015 (när), öka antalet äldre som rapporterar att de har daglig kontakt med någon som bryr sig om dem med 20 % (hur mycket).”
Det finns tre grundläggande typer av mål. De är:
- Beteendemässiga mål. Dessa mål syftar till att förändra människors beteenden (vad de gör och säger) och produkterna (eller resultaten) av deras beteenden. Till exempel kan en grupp för förbättring av grannskapet utveckla ett mål som handlar om att få till stånd en ökad mängd reparationer av bostäder (beteendet) eller förbättrade bostäder (resultatet).
- Resultatmål på samhällsnivå. Dessa är besläktade med mål för beteendemässiga resultat, men är mer inriktade på samhällsnivå i stället för på individnivå. Samma grupp kan till exempel föreslå att öka andelen anständiga bostäder till rimliga priser i samhället som ett resultatmål på samhällsnivå.
- Processmål. Detta är de mål som avser genomförandet av aktiviteter som är nödvändiga för att uppnå andra mål. Gruppen kan till exempel anta en övergripande plan för att förbättra bostäderna i grannskapet.
Det är viktigt att förstå att dessa olika typer av mål inte utesluter varandra. De flesta grupper kommer att utveckla mål i alla tre kategorierna. Exempel på mål är:
- För att senast i december 2010 öka föräldrarnas engagemang (dvs. prata, leka, läsa) med 30 % med barn under 2 år. (Beteendemässiga mål)
- För 2012 ha gjort en 40-procentig ökning av antalet ungdomar som tar examen från gymnasiet. (Resultatmål på samhällsnivå)
- För år 2006 öka andelen familjer som äger sin bostad med 30 %. (Resultatmål på gemenskapsnivå)
- I december i år ha genomfört utbildningsprogrammet för volontärer för alla volontärer. (Processmål)
Strategier (hur)
Nästa steg i VMOSA-processen är att utveckla era strategier. Strategierna förklarar hur initiativet ska nå sina mål. I allmänhet kommer organisationer att ha en mängd olika strategier som inkluderar människor från alla olika delar, eller sektorer, av samhället. Dessa strategier sträcker sig från de mycket breda, som omfattar människor och resurser från många olika delar av samhället, till de mycket specifika, som syftar till noggrant definierade områden.
Exempel på breda strategier är:
- Ett barnhälsoprogram kan använda social marknadsföring för att främja vuxnas engagemang för barn
- Ett initiativ för graviditet bland tonåringar kan besluta att öka tillgången till preventivmedel i samhället
- Ett projekt för stadsrevitalisering kan förbättra samhällets konstnärliga liv genom att uppmuntra artister att uppträda i området
Fem typer av specifika strategier kan hjälpa till att vägleda de flesta insatser. De är:
- Förmedla information och förbättra färdigheter (t.ex. erbjuda färdighetsträning i konflikthantering)
- Förbättra tjänster och stöd (t.ex. starta ett mentorprogram för högriskungdomar)
- Modifiera tillgång, hinder och möjligheter (t.ex. erbjuda stipendier till studenter som annars inte skulle ha möjlighet att gå på college)
- Förändra konsekvenserna av insatser (t.ex, ge incitament för samhällsmedlemmar att arbeta som volontärer)
- Modifiera policyer (t.ex. ändra verksamhetspolicyer så att föräldrar, vårdnadshavare och volontärer kan tillbringa mer tid med små barn)
Aktionsplan (vilken förändring som kommer att ske, vem som kommer att göra vad när för att få det att hända)
Slutligt beskriver en organisations handlingsplan mycket detaljerat exakt hur strategierna kommer att genomföras för att uppnå de mål som utvecklats tidigare i denna process. Planen hänvisar till: a) specifika (samhälls- och system)förändringar som ska eftersträvas, och b) de specifika åtgärder som krävs för att åstadkomma förändringar i alla relevanta sektorer, eller delar av samhället.
De viktigaste aspekterna av interventionen eller (samhälls- och system)förändringarna som ska eftersträvas beskrivs i handlingsplanen. I ett program vars uppdrag är att öka ungdomars intresse för politik kan en av strategierna till exempel vara att lära eleverna om valsystemet. Några av åtgärderna kan då vara att utveckla åldersanpassat material för eleverna, att hålla låtsasval för kandidater i lokala skolor och att inkludera viss undervisningstid i läroplanen.
Åtgärdssteg utarbetas för varje del av interventionen eller de (samhälls- och system)förändringar som ska eftersträvas. Dessa omfattar:
- Aktionssteg: Vad kommer att hända
- Person(er) som är ansvarig(a): Vem kommer att göra vad
- Datum för slutförande: Tidpunkt för varje åtgärd
- Resurser som krävs: Resurser och stöd (både vad som behövs och vad som finns tillgängligt)
- Hinder eller motstånd, och en plan för att övervinna dem!
- Samarbetspartners: Här är två exempel på åtgärdstrappor som är grafiskt utformat så att du enkelt kan följa flödet:
Åtgärdssteg Person(er) som är ansvarig(a) Datum för genomförande Resurser som krävs Potentiella hinder eller motstånd Samarbetspartners - Utarbeta en plan för social marknadsföring
Terry McNeil (från marknadsföringsföretaget) April 2006 15 dollar,000 (resterande donerat) Ingen beräknad Medlemmar i företagsgruppen - Befordra lokala företag att införa flextid för föräldrar och mentorer
Maria Suarez (från företagsgruppen) September 2008 5 timmar; 2 timmars förberedelse av förslaget, 3 timmar för möte och transport Företag: kan se detta som dyrt; måste övertyga dem om att planen är bra för företaget Ledamöter i företagsgruppen och skolgruppen När du väl är klar med att utforma den strategiska planen eller ”VMOSA” för din organisation har du förstås bara börjat med detta arbete. Din handlingsplan kommer att behöva prövas och testas och revideras, och sedan prövas och testas och revideras igen. Du kommer att behöva få feedback från medlemmarna i samhället och lägga till och dra bort delar av din plan baserat på den feedbacken.
I sammanfattning
Alla människor har en dröm. Men de mest framgångsrika individerna – och samhällsorganisationerna – tar den drömmen och hittar ett sätt att förverkliga den. VMOSA hjälper grupper att göra just det. Denna strategiska planeringsprocess hjälper samhällsgrupper att definiera sin dröm, sätta upp sina mål, definiera sätt att uppfylla dessa mål och slutligen utveckla praktiska sätt att åstadkomma nödvändiga förändringar.
I det här avsnittet har du fått en allmän förståelse för den strategiska planeringsprocessen. Om du tror att din organisation kan ha nytta av att använda den här processen, uppmanar vi dig att gå vidare till nästa avsnitt i det här kapitlet, som förklarar mer ingående hur du utformar och utvecklar din egen strategiska plan.