Den ultimata guiden till en verkligt effektiv Procure-to-Pay-process

Processflödet för Procure-to-Pay-processen

Baserat på organisatorisk praxis och kravet i fråga väljer inköpsledare att slutföra de mest relevanta stegen i en Procure-to-Pay-process. Här är nio logiska steg i en idealisk Procure-to-pay-process.

Steg 1: Identifiera behov

Det första steget i en procure-to-pay-process är att fastställa och definiera verksamhetskraven med hjälp av tvärfunktionella intressenter. När ett giltigt behov har identifierats utarbetar upphandlingsteamen specifikationer på hög nivå för varor/produkter och specifikationer (TOR) för tjänster samt arbetsbeskrivningar (SOW).

Steg 2: Skapa rekvisitioner

När specifikationerna/TOR/SOW har färdigställts skapas en formell inköpsrekvisition. En beställare skickar in det ifyllda inköpsrekvisitionsformuläret efter att ha försäkrat sig om att alla nödvändiga administrativa krav är uppfyllda. Rekvisitioner kan skapas för alla typer av upphandlingar, från standardinköp till underleverantörer och leveranser.

Steg 3: Godkännande av inköpsrekvisition

De inlämnade inköpsrekvisitionerna granskas sedan av avdelningschefer eller inköpsansvariga. Godkännare kan antingen godkänna eller avvisa en inköpsrekvisition efter att ha utvärderat behovet, verifierat den tillgängliga budgeten och validerat inköpsrekvisitionsformuläret. Ofullständiga inköpsrekvisitioner avvisas tillbaka till initiativtagaren för korrigering och ny inlämning.

Steg 4: Skapa ett PO/spot buy

Om de begärda varorna/produkterna har egenskaper såsom oförvaltade kategoriköp, unika engångsköp eller varor med lågt värde kan ett spot buy utföras. I annat fall skapas inköpsorder från godkända inköpsrekvisitioner.

Steg 5: Godkännande av inköpsorder

Inköpsorder skickas nu genom en godkännandeslinga för att säkerställa att specifikationerna är legitima och korrekta. Godkända inköpsorder skickas sedan till leverantörer. Efter att ha granskat inköpsordern kan leverantörerna antingen godkänna, förkasta eller inleda en förhandling. När en tjänsteman godkänner en inköpsorder aktiveras ett juridiskt bindande kontrakt.

Följ med oss för att lära dig hur digital upphandling kan ge effektivitet och kostnadsbesparingar. Registrera dig nu!

Steg 6: Varumottagning

När leverantören levererar de utlovade varorna/tjänsterna inspekterar köparen de levererade varorna eller tjänsterna för att säkerställa att de uppfyller avtalsvillkoren. Varumottagningen godkänns eller förkastas sedan baserat på de standarder som anges i inköpsavtalet eller inköpsordern.

Steg 7: Leverantörens prestanda

Baserat på de uppgifter som erhållits från föregående steg utvärderas leverantörens prestanda. Ett antal faktorer som kvalitet, leverans i tid, service, efterlevnad av kontraktet, lyhördhet och total ägandekostnad (TCO). Bristande prestanda markeras i befintliga förteckningar och informationssystem för framtida referens.

Steg 8: Godkännande av faktura

När ett varukvitto är godkänt utförs en trevägsmatchning mellan inköpsordern, leverantörsfakturan och varukvittot. Om inga avvikelser upptäcks godkänns fakturan och vidarebefordras till ekonomiteamet för utbetalning av betalning. Vid felaktigheter avvisas fakturan tillbaka till leverantören med en orsak till avvisningen.

Steg 9: Leverantörsbetalning

När en godkänd faktura har mottagits behandlar ekonomiteamet betalningarna i enlighet med avtalsvillkoren. Eventuella kontraktsändringar eller översyner av likviderad finansiell säkerhet kommer att beaktas. En betalning som görs till en leverantör kommer att falla in i någon av följande fem typer: förskottsbetalning, delbetalning, delbetalning, delbetalning eller avbetalning, slutbetalning och återhållning/retentionsbetalning.

Bästa metoder i processen från inköp till betalning

De följande fem bästa metoderna kan hjälpa organisationer att förbättra effektiviteten och ändamålsenligheten i sin process från inköp till betalning:

• Implementera programvara för inköp till betalning
• Håll processen transparent
• Förbättra leverantörsengagemanget
• Optimera lagerhållningen
• Stramatisera kontraktshanteringen

Hur programvara för inköp till betalning kan effektivisera inköpen?

En färsk rapport från Gartner hävdar att år 2025 kommer mer än 50 % av alla organisationer runt om i världen att ha en molnbaserad Procure-to-pay-svit på plats. Molnbaserade inköpsverktyg som Kissflow ökar i takt med att organisationer lär sig mer om fördelarna och kostnadsbesparingsmöjligheterna med att använda inköpsmjukvara.

Procure-to-pay-mjukvara integrerar inköpsrekvisitioner, inköpsorder, varumottagningar och fakturor i ett enda gränssnitt. Automatisering av inköp till betalning kan effektivisera processen, optimera utgifterna, förbättra efterlevnaden, minska kostnaderna och minska riskerna.

Utäckande inköp till betalning-lösningar som till exempel Kissflow Procurement Cloud levererar ett antal funktioner, bland annat:

1. Inköpsbegäran och godkännanden

Den som skickar in en inköpsbegäran anger helt enkelt lämpliga uppgifter i ditt inköpsverktyg, väljer den önskade produkten/tjänsten och väljer den föredragna leverantören från en huvuddatabas.

Ett digitalt paket för inköp-till-betalning skickar också inköpsbegäran till alla intressenter och godkännare, i rätt ordning, utan att någon av dem ens skickar ett e-postmeddelande om begäran.

2. Hantering av inköpsorder

De flesta lösningar för inköp-till-betalning skapar automatiskt inköpsorder från godkända inköpsbegäranden och inleder processen för avsändning av inköpsorder. Allt från att skicka flera batchbeställningar till en enda leverantör till att skapa flera beställningar från en enda inköpsbegäran kan göras.

3. Digitaliserad leverantörshantering

Den digitala leverantörshanteringen förändrar det sätt på vilket ditt inköpsteam bedömer och värderar leverantörens prestanda. Istället för ett hoppfullt ”Jag tror att den hårdvaruleverantör vi använde 2013 erbjöd bra rabatter, men jag har glömt deras namn” kan du lita på lättillgängliga och tillförlitliga leverantörsdata från ditt upphandlingssystem.

Med ditt verktyg för inköp-till-betalning som analyserar data om leverantörens prestationer – priser, rabatter, leveransplaner, efterlevnad av policyer med mera – kan du välja den bästa leverantören för alla affärer, varje gång du behöver göra det valet.

3. Fakturamatchning

Med hjälp av programvaran för inköp-till-betalning kan organisationer bekräfta mottagandet av varor och samla in fakturainformation. Organisationer kan godkänna fakturor, hantera undantag, utföra PO-matchning och integrera med elektroniska betalningar eller ett system för leverantörsreskontra.

4. Insikter i inköp

En av de bästa delarna med att ta inköp digitalt är att rapporter och analyser hjälper dig att förstå vad som går bra och vilken ineffektivitet i processen som kostar pengar.

Då inköp är en spenderingstung avdelning är det bra att ha processtransparens och insyn i varje process, från inköpsförfrågningar till fakturabekräftelser. Du kan få fram statusen för varje uppgift direkt, analysera mätvärden för leverantörens prestanda och mycket mer genom anpassade rapporter och analyser.

Rekommenderad läsning:

• Top 6 Challenges in Procurement and How to Overcome Those
• 5 Advancements in Technology That Procurement Needs to Adopt Now
• How Manual Processes Are Killing Your Procurement Efforts

Uppnå den fulla potentialen i din Procure-to-Pay-process med Kissflow

Procure-to-pay-lösningar som kopplar samman leverantörer digitalt, organisationer, policyer och processer, och som gräver fram nya besparingsmöjligheter. Från att förhindra manuell datainmatning till att förbättra synligheten av utgifter tar automatiserad upphandlingsprogramvara itu med alla befintliga processgap.

Kissflows Procurement Cloud utnyttjar kraften i arbetsflöden, digitala formulär, molnteknik, smarta processer och detaljerade analyser för att hjälpa dig att få ut mer värde ur processflödet för inköp-till-betalning. Det täcker allt från inköpsförfrågningar och beställningar hela vägen fram till betalning. Den integreras också sömlöst med alla bokförings- eller ERP-program som du använder.

Med Kissflow kan du digitalisera hela cykeln från inköp till betalning och på ett heltäckande sätt förbättra alla inköpsprocesser. Säg hej till en digitaliserad process från inköp till betalning med Kissflow Procurement Cloud för att ta reda på varför det är det bästa alternativet för att omvandla din inköpsprocess.

.